Neue Funktionen

Auf dieser Seite erhältst du eine Übersicht über alle neuen Funktionen, Änderungen und Aktualisierungen, die in Clubway hinzugefügt werden. Die Liste wird stetig aktualisiert, sodass die neuesten Aktualisierungen als Erstes zu finden sind.

Mai 2025

Unterstützung von SEPA-Überweisungen
Wenn eine Rechnung eine Überzahlung aufweist, kann der Verein eine SEPA-Überweisung erstellen. Ausstehende Überweisungen können von Clubway als XML-Dateien heruntergeladen und an die Bank übermittelt werden. Clubway ordnet die Zahlungen automatisch den Rechnungen zu, sobald diese von der Bank bearbeitet wurden.
Rückläufer automatisch erkennen:
SEPA-Rückläufer (z. B. Rückbuchungen) und zugehörige Gebühren werden automatisch erfasst und als eigene Zahlungsarten angezeigt.
Familien-Selbstverwaltung
Vereine können jetzt erlauben, dass Mitglieder selbst Familien anlegen und verwalten.
Mitglieder sehen den entsprechenden Reiter und können Personen hinzufügen oder entfernen. Mehr Informationen dazu findest du hier.

April 2025

Mitgliederselbstverwaltung der Verträge
Mitglieder können sich jetzt selbst für Mitgliedschaften und Sportangeboteregistrieren.
- Mitgliedsarten: z. B. Junior, Regulär, Senior
- Tarife: z. B. Tischtennis, Basketball, Kanufahren
- Tarife können an bestimmte Mitgliedsarten gebunden sein (z. B. Kanufahren nur für Senioren) und unterschiedliche Preise haben.
- Mitglieder wählen ihre Mitgliedschaft und passende Tarife aus – der korrekte Preis wird automatisch berechnet.
- Vertragsanträge landen zur Freigabe in der Verwaltung. Bei Annahme wird der neue Mitgliedseintrag automatisch erstellt.
- Mitglieder sehen und verwalten ihre Verträge direkt in der Web- oder Mobile-App.
Gruppen vom DOSB-Bericht ausschließen
In den Gruppeneinstellungen kannst du Gruppen jetzt vom DOSB-Bericht ausschließen – z. B. Sponsoren oder Unterstützergruppen, die nicht offiziell gemeldet werden sollen.
Diskussionen bei Terminen folgen/entfolgen
In der Terminliste kannst du jetzt mehrere Termine auf einmal auswählen und per Massenaktion Diskussionen folgen oder entfolgen – spart Zeit bei der Event-Kommunikation

März 2025

DATEV-Export
Es ist nun möglich, Buchhaltungsunterlagen in eine Datei zu exportieren, die für DATEV-Schnittstellen verwendet werden kann. Mehr zu den Grundeinstellungen, die für den Export nötig sind, erfährst du hier.
Mehr Personalisierung bei E-Mails
Du kannst ab sofort in deinen E-Mail-Vorlagen fast alle Mitgliederfelderverwenden – auch selbst angelegte (außer Text-, Datei- und Bildfelder).
Das macht eure Kommunikation deutlich persönlicher und zielgerichteter.

Februar 2025

Automatische Entfernung ungültiger E-Mail-Adressen
Wenn Clubway feststellt, dass eine E-Mail-Adresse dauerhaft nicht erreichbar ist (z. B. durch Tippfehler oder gelöschte Konten), wird sie automatisch aus den Mitgliedsdaten entfernt. So bleibt eure Kommunikation immer aktuell!
Multifaktor-Authentifizierung für bestimmte Rollen aktivieren
Ab sofort kannst du die Multifaktor-Authentifizierung (MFA) aktivieren, z. B. für Trainer:innen und Verwaltungsmitglieder, um sensible Daten noch besser zu schützen. Ihr könnt festlegen, dass die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) nur für bestimmte Rollen verpflichtend ist (z. B. nur für Administratoren und Schatzmeister). So bleibt euer System sicher, ohne alle Nutzer:innen zu beeinträchtigen.

Januar 2025

Überzahlungen flexibel zuweisen
Wenn eine Rechnung überzahlt wurde, kannst du den überschüssigen Betrag jetzt einer anderen offenen Rechnung zuweisen. Das geht ganz einfach über das 3-Punkte-Menü der Rechnung.

Dezember 2024

Rechnungslayouts
Jeder Verein kann nun seine eigenen Rechnungslayouts mit einem benutzerdefinierten Logo und bis zu drei Spalten im Fußnotenbereich erstellen. Die unterschiedlichen Layouts können jeweils einem Bankkonto zugeordnet werden und werden für zukünftig erstellte Rechnungen verwendet. Klicke hier, um mehr über diese Funktion zu erfahren.
Integrierte Kamera im CheckIn-Modus verwenden
Die integrierte Kamera des Geräts (Tablet, PC, Smartphone) kann jetzt zum Scannen von Mitgliedskarten verwendet werden. Dadurch wird kein separater Scanner mehr benötigt und der Verein kann auswählen, welche Eingabemethoden (manuelle Eingabe, Scannen mit Kamera) erlaubt sind.

November 2024

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Um mehr Sicherheit im Verein zu schaffen, kann von allen Vereinsverantwortlichen nun eine Multi-Faktor-Authentifizierung erfragt werden. Durch diese zusätzliche Sicherheitsebene wird neben dem herkömmlichen Passwort bei der Anmeldung eine zweite Bestätigung in Form eines einmalig verwendbaren Codes aus einer speziellen Authentifizierungs-App abgefragt.
Eine Anleitung zur Aktivierung und den Vorteilen der MFA findest du hier.

Oktober 2024

Verpflichtendes SEPA-Mandat für Vertragsmodul
Admins können nun in den Vertragseinstellungen festlegen, ob ein gültiges SEPA-Mandat für Mitglieder mit mindestens einem aktiven Vertrag verpflichtend angegeben werden muss. Mehr Informationen dazu, findest du hier.
Kurs-Anzeige in Listenform
Wir haben einen neuen Tab hinzugefügt, über den jetzt alle Kurse des Vereins in einer Liste angezeigt werden. Admins können hier die entsprechenden Spalten auswählen, die zur besseren Übersicht der Kurse direkt auf den ersten Blick angezeigt werden sollen. Neue Spalten enthalten u.a. Informationen über die maximale Teilnehmeranzahl, die Anzahl der Mitglieder auf der Warteliste und Zahlungen.

September 2024

Rechnungsstellung der Verträge
Admins können nun in den Vertragseinstellungen festlegen, in welcher Gruppe Rechnungen generiert werden. Dabei kann entweder eine Gruppe für alle Verträge oder immer die Gruppe des Vertrages gewählt werden. Wenn eine Gruppe ausgewählt wurde, werden alle Verträge auf einer Rechnung erscheinen. Mehr Informationen dazu findest du hier.

August 2024

Offene Rechnungen können nach Bankkonto sortiert werden
Diese Funktion kann für Buchhaltungsberichte genutzt werden, um die genaue Anzahl von offenen Rechnungen pro Bankkonto einsehen zu können.
Die Namen von Dateien können in der Materialbank geändert werden
Dateien können nun umbenannt werden, nachdem sie bereits in die Materialbank hochgeladen wurden. Dadurch müssen die betroffenen Dateien nicht noch einmal herausgenommen und erneut hochgeladen werden, sondern können direkt in Clubway umbenannt werden.

Juli 2024

Selbstständige Verlängerung der Testversion
Die Dauer der Testversion kann jetzt selbstständig im Reiter “Clubway Abo” mit einem Klick auf “Testversion verlängern” verlängert werden, sodass Vereine jetzt insgesamt bis zu fünf Wochen lang die Software austesten können. Mehr dazu, erfährst du hier.
Zusatzmodule sind nun auch in der Testversion verfügbar
Zusatzmodule können nun bereits abonniert und ausprobiert werden, während sich der Verein noch in der Testphase befindet. Eine Anleitung zum Erwerben von Zusatzmodulen findest du hier.
SEPA-Mandate können reaktiviert werden
Gekündigte SEPA-Mandate können jetzt wieder reaktiviert und als Basis für die Lastschriften verwendet werden. Zuvor konnten gekündigte Mandate nicht länger genutzt werden.
Neue Massenfunktion: Rechnungen als bezahlt markieren
Es ist nun möglich mehrere Rechnungen auf einmal über die Massenfunktion als bezahlt zu markieren. Clubway achtet dabei direkt darauf, ob zuvor bereits Zahlungen eingegangen sind und passt den Restbetrag individuell und automatisch an jede Rechnung an. Zuvor musste der entsprechende Betrag manuell für jede Rechnung einzeln eingetragen werden.
Verträge können als “bezahlt bis” markiert werden
Wenn Verträge aus einem anderen System in Clubway importiert werden, kann ein Admin nun angeben, bis zu welchem Punkt diese Verträge bereits in Rechnung gestellt und bezahlt wurden. Clubway wird bis zum eingestellten Datum nichts in Rechnung stellen. Mehr Informationen dazu findest du hier.
Abmelden von Email-Benachrichtigungen
Die meisten Emails, die von Clubway versendet werden, enthalten nun einen Link, der es Mitgliedern ermöglicht, sich von Email-Benachrichtigungen abzumelden, ohne sich extra ins eigene Clubway-Konto einzuloggen. Dies gilt nicht für Emails, die Rechnungen enthalten.

Juni 2024

Neues Zusatzmodul: Materialbank
Tolle Neuigkeiten! Die Entwickler haben das neue Zusatzmodul “Materialbank” hinzugefügt. Damit können Dokumente von Mitgliedern und Vereinsverantwortlichen in Clubway hochgeladen werden. Weitere Informationen dazu findest du hier.
Verbesserungen beim Mitgliederimport
Beim Import der Mitglieder mithilfe einer Excel-Datei kann nun direkt eine Gruppe und ein Mitgliedschaftslevel ausgewählt werden. Die Excel-Datei muss somit keine separaten Spalten für die Gruppen und Mitgliedschaftslevel mehr enthalten, wenn diese Informationen noch nicht verfügbar sind.

März 2024

E-Mail-Benachrichtigungen über Änderungen in der Vereinsmitgliedschaft
Admins können sich im Clubway-System des Vereins für automatische E-Mail-Benachrichtigungen über bestimmte Ereignisse und Änderungen anmelden.
Individuellere Anpassung von Datumsfiltern
Für datumsbasierte Filter kann jetzt die Anzahl der gefilterten Tage, Wochen, Monate und Jahre individuell angepasst werden. So kann z. B. nach Mitgliedern gefiltert werden, die in den letzten 26 Tagen aktiv waren oder innerhalb der nächsten 16 Tage Geburtstag haben. Zuvor waren die Zahlen und Einheiten fest vorgegeben.
Leichteres Hinzufügen von Bildern
Das Hinzufügen eigener Fotos ist jetzt einfacher geworden. Admins können ein Bild von ihrem eigenen Gerät aus hinzufügen - zum Beispiel zu einer Terminbeschreibung, einem Newsletter oder einer E-Mail. Ein Foto kann immer dann hochgeladen werden, wenn der Clubway-Texteditor verfügbar ist.

Februar 2024

Filtern nach Anwesenheit

Es wurde ein Filter hinzugefügt, mit dem die Anwesenheit eines Mitglieds nach einem im Mitgliederfeld angegebenen Datum angezeigt werden kann, z. B. dem Datum einer früheren Gürtelprüfung.
Familienunterstützung
Vereinsverantwortliche können Mitglieder zu Familien zusammenfassen, um die Bearbeitung und Verwaltung zu erleichtern. Es können sowohl einzelne als auch bestimmte Familien gefiltert werden und auch auf einzelne Mitglieder kann der Filter angewendet werden. Mehr über diese Funktion erfährst du hier.
Kollektionen
Mit der Funktion “Kollektionen” kann ein Admin ausgewählte oder automatisch aktualisierte Mitgliederlisten zum späteren Nachschlagen speichern. Die Verwendung einer Kollektion erleichtert und beschleunigt die Verwaltung eines Vereins, wenn ein Admin immer wiederkehrende Aufgaben für dieselbe Gruppe von Mitgliedern ausführen muss. Diese Aufgaben können sich auf die Kommunikation, die Rechnungsstellung, die Verwaltung der Mitgliederdaten und die Meldung von Mitgliedern beziehen. Amtsträger können auch die von ihnen gespeicherten Kollektionen gemeinsam nutzen. Mehr über diese Funktion erfährst du hier.

Januar 2024

Verarbeitung von Mitgliedern mit demselben Namen im Vereinsregister

Der Verein kann nun wählen, ob er die Registrierung von Mitgliedern mit demselben Namen in den Vereinsaktivitäten zulassen will. In der Standardeinstellung ist dies nicht erlaubt. Mehr über die Änderung der Verordnung kannst du hier lesen.
Veranstaltungen mit einer Excel-Datei importieren

Admins können Veranstaltungen in großer Zahl mit einer Excel-Datei in Clubway importieren. Die Datei kann Veranstaltungen für mehrere Gruppen enthalten. Wie du Veranstaltungen importieren kannst, erfährst du hier.
Massenkonvertierung von Rechnungsentwürfen
Es ist jetzt möglich, Rechnungen auch in der Entwurfsphase massenhaft zu bearbeiten. Die Massenbearbeitung kann für die Zahlungsbedingungen, die Nachricht und die interne Nachricht von Rechnungen verwendet werden.
Mitgliederbericht nach Geburtsjahr

Neben der altersbasierten Mitgliedermeldung gibt es jetzt auch eine Meldung nach Geburtsjahren.
Dankesnachricht für Kurse und Veranstaltungen

Die Kurs- und Veranstaltungsdanksagung ist eine Nachricht, die automatisch an die Teilnehmer gesendet wird, nachdem der Kurs oder die Veranstaltung beendet wurde. Die Dankesnachricht kann genutzt werden, um nach Feedback zur Veranstaltung zu fragen oder um über zukünftige Kurse zu informieren, an denen die Teilnehmenden interessiert sein könnten. Weitere Infos dazu, findest du hier und hier.
Kurs- und veranstaltungsspezifische Newsletter

Für Teilnehmende an Kursen und Veranstaltungen kannst du Newsletter erstellen, die nur für Interessenten sichtbar sind, die sich dafür angemeldet haben. Eine praktische Möglichkeit, die Teilnehmer mit detaillierteren Informationen zu versorgen.