SEPA Lastschriften

Mit dem SEPA-Lastschriften-Zusatzmodul erledigst du die Zahlungsabwicklung in deinem Verein einfach, sicher und voll integriert in Clubway. Durch die Automatisierung werden Mitgliedsbeiträge und Gebühren automatisch eingezogen, und Zahlungen sowie eventuelle Rücklastschriften lassen sich direkt in Clubway nachverfolgen.

Je nach Bedarf stehen dir verschiedene Service Levels zur Verfügung – vom manuellen bis zum vollständig automatisierten Modus.

Bestellung des Zusatzmoduls

Das SEPA-Lastschriften-Zusatzmodul kann von einem Administrator für den Verein bestellt werden, danach sind die Funktionen für Benutzer mit den Rollen Administrator und Schatzmeister verfügbar.

Bei der Bestellung wird das gewünschte Service-Level ausgewählt, dieses kann später noch geändert werden, es stehen die folgenden Service-Levels zur Verfügung

Einstellungen

Der Administrator kann unter Zusatzmodule > SEPA Lastschriften die Einstellungen für das Zusatzmodul einsehen und ändern.

• Grundeinstellungen:
  • Gläubiger-Identifikationsnummer: Die Gläubiger-ID ist eine eindeutige Kennung für deinen Verein als Lastschrift-Einziehenden. Sie ist für SEPA-Lastschriften gesetzlich vorgeschrieben und wird in Deutschland von der Deutschen Bundesbank vergeben.
  • Frist für Vorabinformation in Tagen: Clubway versendet automatisch eine E-Mail-Vorabinformation über einen bevorstehenden SEPA-Lastschrifteinzug an das Mitglied. Diese Frist kann mit dem Mitglied vereinbart werden, muss aber mindestens 3 Tage betragen.
  • Mandat Standardstatus:
    • Aktiv: Ein vom Mitglied selbst erstelltes SEPA Mandate wird automatisch aktiviert
    • Anstehend: Von Mitgliedern erstellte Mandate müssen erst von Verein überprüft und dann aktiviert werden (unter Finanzen > SEPA > Mandate)
  • Verpflichtendes SEPA-Mandat: Damit sich Mitglieder in Clubway anmelden können, müssen sie – je nach Einstellung – ein SEPA-Mandat hinterlegt haben. So stellt der Verein sicher, dass nur Mitglieder Zugriff erhalten, die ihre Zahlungsdaten bereits angegeben haben.
    • Nein: Ein SEPA-Mandat ist nicht erforderlich
    • Bei kostenpflichtiger Anmeldung: Ein SEPA-Mandat ist nur bei Anmeldung zu einem Termin oder Kurs erforderlich, wenn dieser Kurs Zahlungen erfordert.
    • Immer: Ein Mandat muss immer hinterlegt werden.
• Einstellungen für Lastschriften
  • Format der Lastschriften: Hier kann das gewünschte Dateiformat gewählt werden, diese kann je nach Bank unterschiedlich sein.
  • Sammellastschrift: Lastschriften können gesammelt an die Bank übermittelt werden. Dadurch entsteht in der Regel nur eine einzige Buchungszeile, statt für jede einzelne Lastschrift eine eigene. Das reduziert sowohl Aufwand als auch Kosten.
  • Format des Kontoauszugs: Hier kann zwischen dem modernen CAMT oder dem fast nicht mehr verwendete MT Format gewählt werden.
  • Maximale Anzahl Transaktionen / Datei: Von manchen Banken können zu große Dateien nicht bearbeitet werden, in diesem Fall kann hier die maximale Anzahl der Transaktionen eingestellt werden. Von Clubway werden dann mehrere Dateien erstellt.

Einrichtung der Bankverbindung

Für Service Level 2 (halb-automatisch) und Service Level 3 (voll-automatisch) ist noch eine gesonderte, einmalige Einrichtung der Bankverbindung erforderlich.

Hinzufügen des Bankkontos in den Einstellungen

Bevor die Bankverbindung hergestellt werden kann, muss ein bestehendes Bankkonto unter SEPA Lastschriften > Verbunden Konten hinzugefügt werden.

Level 2 - Halb-automatisch

In diesem Level werden Kontoauszüge automatisch von der Bank abgeholt und in Clubway verarbeitet. Die Verbindung erfolgt über unseren Partner Konfipay und ist für die meisten Banken Deutschland verfügbar.

Es sind folgende Schritte erforderlich:

1. Im Drei-Punkte-Menü Vertrag herunterladen auswählen
2. Den Vertrag ausgefüllt zur Bank senden
3. Sobald Clubway den ersten Kontoauszug von der Bank erhält, ändert sich der Status auf aktiv. Die Aktivierung hängt von der Bank ab, dauert aber im Normalfall nur einige Tage.

Level 3 - Voll-automatisch

In diesem Level werden sowohl Kontoauszüge von der Bank abgeholt als auch Lastschriften zur Bank übermittelt. Die Verbindung zur Bank erfolgt über EBICS und wird über unserem Partner Konfipay abgewickelt.

Die Aktivierung der Verbindung erfolgt direkt über die Bank, außerhalb von Clubway in folgenden Schritten:

1. Beantrage eine EBICS Verbindung bei deiner Bank mit der Kategorie E (Einzelberechtigung) und den folgenden Auftragsarten:
   1. CDD (für den Versand von SEPA-Lastschriften)
   2. C53 (für den Abruf von Kontoauszügen)
2. Von der Bank erhältst du sowohl eine EBICS ID als auch eine Teilnehmer-ID.
3. Sende diese beiden Informationen an den Clubway Kundendienst (support@clubway.de)
4. Wir initialisieren die Verbindung und stellen dir einen Ini-Brief für deine Bank als PDF zur Verfügung. Dieser Brief enthält alle notwendigen Informationen, damit deine Bank eine sichere Verbindung zu Clubway einrichten kann.
5. Unterschreibe alle Seiten des Ini-Briefes und sende ihn an deine Bank.
6. Sobald Clubway den ersten Kontoauszug von der Bank erhält, ändert sich der Status auf aktiv. Die Aktivierung hängt von der Bank ab, dauert aber im Normalfall nur einige Tage.

Verwaltung von SEPA Mandaten

Damit Lastschriften von Bankkonten der Mitglieder eingezogen werden können, muss für jedes Mitglied ein SEPA Mandate in Clubway hinterlegt werden. Von Mitgliedern oder Vereinsverantwortlichen erstellte SEPA Mandate können unter Finanzen > SEPA > Mandate verwaltet werden.

Für eine SEPA Mandat sind folgende Daten erforderlich:

• Mitglied: Das Mitglied, für das dieses Mandat gilt, jedes Mitglied kann nur ein aktives Mandat gleichzeitig haben.
• Kontoinhaber: Kann entweder das Mitglied selbst oder ein Erziehungsberechtigter sein, diese Information wird eventuell von der Bank bei Ausführung der Lastschrift überprüft.
• Mandatsreferenz: Kann manuell vergeben oder automatisch generiert werden. Die manuelle Vergabe ist erforderlich, wenn SEPA Mandate von einem bestehenden System importiert werden.
• IBAN: Die Kontonummer des Bankkontos
• Datum der Unterschrift: Das Datum an dem das SEPA Mandat erstellt wurde, diese Information wird zur Bank übermittelt und eventuell dort überprüft.
• Status: Nur aktive Mandate werden bei der Rechnungsstellung berücksichtigt.

Ablauf der Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung über SEPA Lastschrift besteht aus mehreren Schritten, die hier genauer vorgestellt werden.

Rechnungen zustellen

Wenn eine Rechnung erstellt wurde und an den Empfänger zugestellt wird, werden für Mitglieder, die ein aktives SEPA Mandate haben, automatisch Lastschriften (Zahlungsinitiierungen) generiert. Falls ein Mitglied kein aktives SEPA Mandat hat, wird die Rechnung normal per E-Mail zugestellt. Die Zustellungsarten können vor der Versendung noch im Dialog überprüft werden.

Von Clubway wird automatisch eine Vorabinformation über den bevorstehenden Einzug per E-Mail versendet, damit weiß das Mitglied schon im Voraus, dass in Kürze ein Betrag abgebucht wird und kann für entsprechende Deckung auf dem Konto sorgen.

Lastschriften an die Bank übermitteln

Die anstehenden Lastschriften können unter Finanzen > SEPA > Lastschriften ausgewählt und in eine Datei herunterladen werden. Diese Datei wird dann manuell in das Online-Banking hochgeladen und die Bank verarbeitet die Lastschriften.

Die Übertragung zur Bank sollte zeitnah stattfinden, z.b. einmal täglich. Wenn das Fälligkeitsdatum der Lastschrift schon in der Vergangenheit liegt, wird dieses automatisch von Clubway angepasst und auf den nächsten Tag geändert.

Kontoauszüge von der Bank abholen

Vom Online-Banking wird der Kontoauszug im Camt.053-Format heruntergeladen, und kann dann unter Finanzen > SEPA Importe > Unterlagen importieren hochgeladen werden.

Clubway liest den Kontoauszug ein, und weist alle erkannten Zahlungen und SEPA Rücklastschriften den entsprechenden Rechnungen zu. Gleichzeitig wird auch der Rechnungsstatus automatisch angepasst.

Nicht zugeordnete Zahlungen überprüfen

Die meisten Zahlungen werden von Clubway automatisch erkannt und den passenden Rechnungen zugeordnet. In einigen Fällen – zum Beispiel bei Überweisungen durch Mitglieder – kann jedoch eine manuelle Zuordnung nötig sein.

Nicht zugeordnete Zahlungen findest du unter Finanzen > Zahlungen > SEPA Importe. Wenn du auf die Anzahl der offenen Zahlungen klickst, werden dir alle einzelnen Buchungen angezeigt. Dort kannst du sie entweder einer Rechnung zuordnen oder bei Bedarf ausblenden.

Sonderfälle

Rücklastschriften

Wenn das Konto eines Mitglieds keine Deckung aufweist oder das Mitglied der Lastschrift widerspricht, werden diese Vorfälle auf dem Kontoauszug vermerkt.

Clubway erkennt Rücklastschriften und damit verbunden Gebühren automatisch und ordnet diese den entsprechenden Rechnungen zu. Die Rücklastschriftgebühr wird von den Banken zusätzlich zum ürspünglichen Betrag verrrechnet.

So kanst du alle Rücklastschriften sehen:

1. Gehe zu Finanzen > Zahlungen > Bearbeitung
2. Wähle den Filter Zahlungsart: SEPA Rücklastschrift oder SEPA Rücklastschriftgebühr

Überweisung für überbezahlte Rechnung

Wenn eine Rechnung eine Überzahlung aufweist, z.B. weil das Mitglied die selbe Rechnung zweimal bezahlt hat, kannst du eine Überweisung für diesen Betrag erstellen. Ausstehende Überweisungen können von Clubway als XML-Dateien heruntergeladen und an die Bank übermittelt werden. Clubway ordnet die Zahlungen automatisch den Rechnungen zu, sobald diese von der Bank bearbeitet wurden.

So funktioniert’s:

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen.
2. Markiere die überbezahlten Rechnungen, indem du in der linken Spalte den Haken bei den entsprechenden Rechnungen setzt.
3. Klicke auf “Funktion auswählen” und wähle die Option “Rückzahlung”.
4. Überprüfe, ob es sich um die korrekten Rechnungen handelt.
5. Klicke zum Speichern auf “Bestätigen”.

Anschließend können die ausstehenden Überweisungen unter Finanzen > SEPA > Überweisung als XML-Datei heruntergeladen und im Anschluss an die Bank weitergeleitet werden.