Verträge importieren

Mit der Import-Funktion kannst du ganz einfach bestehende Verträge deiner Mitglieder aus einer Excel- oder CSV-Datei massenhaft in Clubway übertragen. Das spart dir wertvolle Zeit bei der Ersteinrichtung oder wenn du viele neue Verträge auf einmal anlegen möchtest.

Wichtig vor dem Start:

Mitglieder zuerst: Importiere oder lege zuerst die Mitglieder in Clubway an. Der Vertragsimport ordnet die Daten anhand von Vorname und Nachname zu. Einfache Profile können zwar beim Import miterstellt werden, aber für komplexe Daten (wie z. B. ein SEPA-Mandat) muss das Mitglied bereits im System existieren.
Die richtige Reihenfolge: Wenn du sowohl Mitgliedschafts- als auch Tarifverträge importieren möchtest, musst du zuerst die Mitgliedschaften in einem eigenen Import und erst danach die Tarife in einem zweiten Import hochladen.
Tarife & Mitgliedsarten anlegen: Die entsprechenden Tarife (z. B. "Schwimmen") und Mitgliedsarten (z. B. "Aktives Mitglied") müssen zwingend vorab im System erstellt worden sein, damit der Import sie zuordnen kann.

Verträge vorbereiten und hochladen

Gehe zu Verträge > Verwaltung und wechsle auf den Reiter Verträge importieren.
Klicke auf Beispieldatei herunterladen. Diese Datei zeigt dir genau, welche Struktur und welche Informationen das System für den Import benötigt.

Fülle die Datei mit den Vertragsdaten aus und speichere sie ab.
Klicke auf + Verträge importieren und lade deine fertige Datei hoch.

Tipp für gekoppelte Tarife: Wenn du einen Tarifvertrag an einen Mitgliedsvertrag binden möchtest, lege in deiner Excel-Tabelle eine Spalte für den Tarif und eine weitere für die Verbindung an. Trage bei der Verbindung exakt den Namen des zuvor importierten Mitgliedschaftsvertrages ein.

Felder zuordnen und Import abschließen

Sobald du die Datei hochgeladen hast, analysiert Clubway die Daten. Im Fenster "Felder bearbeiten" musst du nun den Spalten deiner Datei die passenden Felder in Clubway zuweisen.

Achte dabei auf die mit einem roten Stern (*) markierten Pflichtfelder sowie auf spezielle Zuordnungen:

Vorname & Nachname: Zur genauen Identifizierung des Mitglieds (Pflichtfelder).
Tarif / Mitgliedschaft: Der gebuchte Tarif oder die Art der Mitgliedschaft (Pflichtfeld).
Vertragsbeginn: Das Startdatum des Vertrags (Pflichtfeld).
Verbindung zu Mitgliedschaft: Nutze dieses Feld beim Import von Tarifen, die an eine Mitgliedschaft gebunden sind. Weise hier die entsprechende Spalte aus deiner Excel-Datei zu, damit Clubway weiß, an welchen Hauptvertrag der Tarif gekoppelt werden soll.
Abgerechnet bis: Gib hier das Datum an, bis zu dem dieser Vertrag bereits in eurem vorherigen System abgerechnet wurde. So stellst du sicher, dass der Vertrag nicht versehentlich nochmals für dieselbe Periode berechnet wird.

So schließt du den Vorgang ab:

Klicke unten rechts auf Speichern, nachdem du alle Spalten zugewiesen hast.
Clubway erstellt nun eine Vorschau. Prüfe hier, wie die Daten in Clubway importiert werden.
Bestätige den Import. Clubway legt die Verträge nun an.

Import-Ergebnis prüfen und Fehler beheben

Sobald der Import abgeschlossen ist, zeigt dir Clubway eine Übersicht. Hier siehst du genau, wie viele Verträge erfolgreich importiert wurden und bei wie vielen ein Fehler aufgetreten ist.

Fehlerhafte Einträge korrigieren: Lade dir die fehlerhaften Importe als Excel-Datei herunter. In dieser Datei findest du für jede betroffene Zeile eine genaue Fehlermeldung. So kannst du die Daten direkt in der Tabelle korrigieren und sie im Anschluss einfach erneut hochladen.
Erfolgreiche Verträge prüfen: Die erfolgreich angelegten Verträge kannst du dir direkt in Clubway bei den jeweiligen Mitgliedern ansehen.
Import rückgängig machen: Falls du nach dem Import feststellst, dass die Daten falsch zugeordnet oder fehlerhaft importiert wurden, ist das kein Problem. Du kannst die betroffenen Verträge jederzeit einfach direkt in Clubway wieder löschen.

Alternativ: Den Clubway-Kundendienst beauftragen

Wenn du den Import der Verträge nicht selbst durchführen möchtest, übernimmt unser Support-Team das gerne für dich.

Wichtig: Sende uns Dateien mit Mitgliederdaten aus Datenschutzgründen niemals per E-Mail. Nutze stattdessen immer den sicheren Upload-Bereich direkt in Clubway.

So stellst du uns deine Datei zur Verfügung:

Bereite deine Excel-Datei mit den Vertragsdaten genau wie oben beschrieben (anhand der Beispieldatei) vor.
Gehe in Clubway zu Einstellungen > Allgemein und öffne den Reiter Uploads.
Klicke auf Datei hochladen und wähle deine Excel-Datei aus.

Sobald die Datei hochgeladen ist, wird unser Kundendienst automatisch informiert. Wir führen den Import dann für dich durch und melden uns bei dir, sobald alles erledigt ist oder falls wir noch Rückfragen zu deinen Daten haben.