Übungsleiterabrechnung

Mit dem Zusatzmodul Übungsleiterabrechnung erfasst dein Verein die Arbeits- und Einsatzzeiten von Trainern, Übungsleitern und Helfern direkt und transparent bei den jeweiligen Terminen. Dadurch entfällt das mühsame Nachhalten von manuellen Stundenzetteln oder Tabellen, und die geleisteten Stunden stehen direkt für Berichte sowie die Honorar- oder Aufwandsentschädigung bereit.

Zusatzmodul aktivieren

Die Hauptverantwortlichen eures Vereins können das Zusatzmodul mit wenigen Klicks aktivieren.

1. Gehe zu Einstellungen > Zusatzmodule.
2. Wähle das Modul Übungsleiterabrechnung aus.
3. Klicke auf Dienst erwerben bzw. Aktivieren.

Tätigkeitsprofile verwalten

Tätigkeitsprofile beschreiben die verschiedenen Aufgaben und Funktionen, die Personen bei Terminen ausüben (z. B. Haupt-Trainer, Assistenz-Trainer, Helfer). Da für unterschiedliche Aufgaben oft verschiedene Vergütungssätze gelten, hilft diese Zuordnung bei einer genauen Abrechnung.

Neue Tätigkeitsprofile anlegen

1. Gehe zu Zusatzmodule > Übungsleiterabrechnung.
2. Klicke auf + Neues Tätigkeitsprofil.
3. Gib den Namen des Profils ein (z. B. Haupt-Trainer).
4. Speichere deine Eingabe.

Standard-Tätigkeitsprofile festlegen

Um das Erstellen von Terminen zu beschleunigen, kannst du für Personen oder Rollen ein gruppenspezifisches Standard-Tätigkeitsprofil hinterlegen.

1. Gehe zu Einstellungen > Rollen.
2. Klicke auf den Namen der gewünschten Person oder wähle die entsprechende Rolle aus.
3. Lege das gewünschte Standard-Tätigkeitsprofil für die jeweilige Gruppe fest.
4. Klicke auf Speichern.

Arbeitszeiten und Tätigkeitsprofile bei Terminen erfassen

Du kannst deinen Terminen in Clubway gezielt Trainer mit ihren jeweiligen Zeiten und Tätigkeitsprofilen zuordnen.

1. Gehe zu Termine > Verwaltung und erstelle einen neuen Termin oder öffne einen bestehenden Termin zur Bearbeitung.
2. Navigiere auf dem Reiter Basisdaten zum Bereich Trainer.
3. Klicke auf + Trainer hinzufügen.
4. Wähle die gewünschte Person aus dem Dropdown-Menü aus. Es stehen alle Personen zur Auswahl, die in dieser Gruppe eine entsprechende Rolle besitzen.
5. Wähle das passende Tätigkeitsprofil aus. Falls für die Person ein Standardprofil hinterlegt ist, wird dieses automatisch ausgewählt. Du kannst es bei Bedarf manuell anpassen.
6. Überprüfe die Arbeitszeit. Standardmäßig entspricht diese der Dauer des Termins. Du kannst die Start- und Endzeit der Arbeitszeit jedoch unabhängig vom Termin anpassen (z. B. für Vor- und Nachbereitungszeiten).
7. Klicke auf Speichern.

Arbeitszeiten bestätigen

Damit die Abrechnung korrekt durchgeführt werden kann, lassen sich geleistete Arbeitszeiten bestätigen. So unterscheidet der Verein zwischen geplanter Anwesenheit und tatsächlich geleistetem Einsatz.

Bestätigung in der Clubway Coach App

Trainer können ihre geleisteten Zeiten direkt vor Ort über das Smartphone bestätigen:

1. Öffne die Clubway Coach App.
2. Gehe zum Bereich Termine und wähle den Termin aus, bei dem du als Trainer eingetragen bist.
3. Wenn du als Trainer für den Termin hinterlegt bist, siehst du unter Arbeitszeiten die für dich geplante Arbeitszeit.
4. Klicke auf Bestätigen.

Bestätigung im Web-Browser

Jede Person mit Berechtigung zur Einsicht des Termins kann die Arbeitszeiten im Browser bestätigen:

1. Gehe zu Termine > Verwaltung und öffne den gewünschten Termin.
2. Öffne den Reiter Trainer.
3. Klicke bei den entsprechenden Personen auf Bestätigen.

Arbeitszeitenberichte und Export

Alle erfassten und bestätigten Arbeitszeiten fließen automatisch in die Berichterstattung ein.

1. Gehe zu Termine > Berichte.

2. Wähle den Reiter Arbeitszeiten der Trainer.

   Nutze die Filter auf der linken Seite, um die Ansicht anzupassen:

   • Zeitraum: Wähle z. B. Letzte Woche oder Laufender Monat.
   • Bestätigt: Filtere gezielt nach bereits bestätigten Zeiten (Ja).
3. Klicke auf In Datei exportieren, um die gefilterte Zusammenfassung als Excel-Datei herunterzuladen.