Einführung

Die folgenden Anweisungen richten sich an Verantwortungspersonen des Vereins, die Zugriff auf die Administrationsschnittstelle und die Clubway Coach-App haben. Sie erleichtern den Einstieg in Clubway, helfen beim Definieren der vereinsspezifischen Einstellungen (Administrator) und erläutern Funktionen, Optionen und die verfügbaren Clubway-Zusatzmodule.

Vereinsverantwortliche (Angestellte, Vorstandsmitglieder, Mannschaftsleiter, Trainer, Kursveranstalter, Kassenwarte usw.) können über die Administrationsschnittstelle beispielsweise folgende Aufgaben erledigen:

  • Mitgliederverwaltung und Aktualisierung der Mitgliederliste

  • Rechnungen, Zahlungsverfolgung und Finanzverwaltung

  • Terminmanagement (Terminerstellung und Anwesenheitskontrolle)

  • Kommunikation (E-Mails und andere Benachrichtigungen)

Hinweis

Anweisungen für Nutzer ohne erweiterte Zugriffsrechte (reguläre Vereinsmitglieder und ggf. deren Eltern) findest du hier.

Nutzung der Hilfeseiten

Über das Menü am linken Rand findest du die übergeordneten Hilfethemen. Wähle aus dem jeweiligen Dropdown-Menü das gewünschte Unterthema. Am rechten Rand der Hilfeseite siehst du Kapitelüberschriften und Struktur. Durch Anklicken einer Überschrift gelangst du direkt zum gesuchten Thema.

Am unteren Seitenrand kannst du jeweils zur vorigen und nächsten Seite blättern.

Zusätzliche Hilfe

Falls du auf den Hilfeseiten keine Antwort auf deine Frage(n) findest, solltest du den Clubway-Administrator des Vereins fragen. Der Administrator hat beispielsweise direkten Zugriff auf die vereinsspezifischen Einstellungen.

Falls du selbst Administrator bist und/oder es sich um ein technisches Problem handelt, wende dich bitte an support@myclub.de.

Häufig gestellte Fragen

Sichtbarkeit von Mitgliederdaten (Datenschutzeinstellungen)

Aktualisierung von Mitgliederdaten

Die Mitglieder aktualisieren ihre Daten in der Regel selbst, was den Vereinsverantwortlichen Zeit und Mühe spart. Über die Administrationsschnittstelle kannst du aber auch in der Mitgliederliste auf den Namen der gewünschten Person klicken, um deren Mitgliedskarte zu bearbeiten.

Aktualisierung von Rechnungsinformationen

Falls sich Rechnungsinformationen des Vereins (z. B. E-Mail-Adresse des Kassenwarts) ändern, können sie in den allgemeinen Einstellungen aktualisiert werden. Auf derselben Seite kannst du auch eure Zahlungsinformationen bearbeiten.

Rollen zuweisen

Vereinsmitglieder mit besonderen Verantwortungsbereichen erhalten in Clubway entsprechende Rollen (Schatzmeister, Coach, Assistent), die mit erweiterten Zugriffsrechten verbunden sind. Die Zuweisung wird vom Administrator über Einstellungen > Rollen vorgenommen.

Zu beachten ist, dass Rolle und Mitgliedschaftslevel zwei unterschiedliche Konzepte sind. Auch wenn beispielsweise dein **Mitgliedschaftslevel „Coach“ ** lautet, brauchst du zusätzlich die Rolle „Coach“, um auf die Administrationsschnittstelle zugreifen zu können.

Termin ist für die falschen Mitglieder sichtbar

Falls du einen Termin für eine bestimmte Gruppe von Mitgliedern erstellt hast, diese ihn aber nicht sehen können, prüfe, ob du ihn für die richtige Gruppe definiert hast (Änderung über Gruppen-Navigator links oben). Vergewissere dich auch, dass die richtigen Sichtbarkeitseinstellungen gewählt sind und die Möglichkeit zur Anmeldung aktiviert wurde.

Zusatzfelder für Termine

Falls für einen Termin besondere Teilnehmerinformationen erforderlich sind, können dem Anmeldeformular entsprechende Zusatzfelder hinzugefügt werden. Diese Informationen werden nach Ablauf eines vordefinierten Zeitraums automatisch gelöscht. Beispielsweise kannst du über ein Zusatzfeld die Teilnehmenden an einer Turnierreise nach möglichen Allergien fragen.

Kurse und Termine pausieren

Immer mal wieder müssen Termine und Kurse z.B. aufgrund von Schulferien oder Vereinsexkursionen unterbrochen werden. Wenn einzelne Termine einfach entfernt werden, wird die Terminkette unterbrochen, wodurch Fehler für nach der Pause folgende Termine auftreten können. Wir empfehlen daher, ebendiese Termine, die während einer Pause stattgefunden hätten, bestehen zu lassen und eindeutig umzubenennen. Mit einem eindeutigen Namen wie beispielsweise "ENTFÄLLT" oder "KEIN TRAINING" können Mitglieder direkt auf den ersten Blick erkennen, dass der aktuelle Termin nicht stattfindet.

Rechnungen an Sponsoren und Mannschaften

Auch für die Verwaltung von Partnern und Mannschaften (einschließlich Rechnungswesen) werden Mitgliedskonten genutzt. Erstelle dazu für den Partner oder die Mannschaft ein Mitgliedskonto (ggf. ohne Login-Möglichkeit) und sende die Rechnungen in gleicher Weise wie an reguläre Mitglieder.

Gemeinsames Training unterschiedlicher Mannschaften

Falls zwei Mannschaften des Vereins gelegentlich gemeinsam trainieren, kann der Administrator sie zwecks Vereinfachung des Terminmanagements als Untergruppe zusammenfassen.

Beispiel:

  • Jungen 2009

  • Jungen 2010 & 2011

    • Jungen 2010

    • Jungen 2011

  • Jungen 2012

  • ...

Die gemeinsamen Trainingstermine werden für die Kombigruppe „Jungen 2010 & 2011“ erstellt. Ansonsten bleiben die beiden Mannschaften separate Untergruppen (Jungen 2010 bzw. Jungen 2011) mit jeweils eigenem Terminkalender, Rechnungswesen usw., wodurch auch den Eltern unnötige Kalendervermerke erspart bleiben.

Last updated