E-Mails

Verantwortungspersonen mit entsprechenden Zugriffsrechten können über Clubway bequem E-Mails an den ganzen Verein, einzelne Gruppen oder ausgewählte Mitglieder senden. Die E-Mail-Adressen der Mitglieder werden von diesen selbst auf dem aktuellen Stand gehalten.

Falls ein Mitgliedskonto von mehreren Personen genutzt wird, legen diese selbst fest, an wen von ihnen die Rundschreiben des gesendet werden (beispielsweise nur an einen von zwei Erziehungsberechtigten eines Kindes). Die Mitteilungseinstellungen können auch über die Administrationsschnittstelle geändert werden.

Je nach Situation können Rundmails auf unterschiedliche Art versendet werden. Oft ist es am einfachsten, die zu benachrichtigenden Mitglieder direkt aus der Mitgliederliste zu wählen oder die Mail an alle Teilnehmenden eines Termins zu senden. Es geht aber auch vom Kommunikationsbereich aus.

Hinweis

Falls der ausgewählte Empfängername in Rot erscheint und beim Daraufzeigen mit der Maus die Fehlermeldung „Die Mitteilung konnte nicht zugestellt werden“ eingeblendet wird, ist auf der Mitgliedskarte unter „Clubmitteilungen“ keine Adresse vermerkt.

Dies bedeutet, dass das Mitglied in seinen Mitteilungseinstellungen gewählt hat, keine Vereinsmitteilungen zu empfangen. Falls davon auszugehen ist, dass diese Einstellung versehentlich gewählt wurde, kannst du sie selbst auf Mitgliedskarte unter „Mitteilungseinstellungen “ ändern.

Tipp

Falls E-Mails nicht erwartungsgemäß zugestellt werden, findest du nähere Hinweise unter Probleme beim E-Mail-Empfang

E-Mail-Versand ausgehend von der Mitglieder-Seite

1. Gehe zu „Mitglieder“, wähle die gewünschte Gruppe aus und filtere sie nach den Mitgliedern, die du benachrichtigen möchtest.

2. Wähle die Mitglieder aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Neue E-Mail“.

3. Bei Bedarf kannst du Mitglieder zur Empfängerliste hinzufügen oder aus dieser entfernen.

4. Lege fest, ob die Mitteilung für andere Vereinsverantwortliche sichtbar sein soll.

5. Wähle unter dem Reiter "Abgrenzung der Nachrichtenzustellung" aus, ob die E-Mail an das Mitglied selbst, die Erziehungsberechtigten oder an das Mitglied und die Erziehungsberechtigten geschickt werden soll.

6. Gib Betreff und Inhalt ein, wähle eventuelle Anhänge aus und formatiere ggf. den Text. Nutze bei Bedarf die Vorschau.

7. Klicke auf „Senden“ ODER wähle „Entwurf speichern“, falls du die Mail erst später versenden möchtest. Das Versenden der E-Mail kann auch für einen späteren Zeitpunkt geplant werden. Wähle hierfür einfach die Option „Späterer Zeitpunkt“ und wähle im Anschluss das Datum und die Uhrzeit des Tages aus, an dem die E-Mail verschickt werden soll. Die E-Mail kann bis zu diesem Zeitpunkt bearbeitet werden, bevor sie versendet wird. Wenn dieser Zeitpunkt in der Vergangenheit liegt, wird die E-Mail sofort gesendet.

E-Mail-Versand ausgehend von der Termine-Seite

1. Gehe zur Termine-Seite und öffne den gewünschten Termin.

2. Wähle die Mitglieder aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Neue E-Mail“.

3. Bei Bedarf kannst du Mitglieder zur Empfängerliste hinzufügen oder aus dieser entfernen.

4. Lege fest, ob die Mitteilung für andere Vereinsverantwortliche sichtbar sein soll.

5. Wähle unter dem Reiter "Abgrenzung der Nachrichtenzustellung" aus, ob die E-Mail an das Mitglied selbst, die Erziehungsberechtigten oder an das Mitglied und die Erziehungsberechtigten geschickt werden soll.

6. Gib Betreff und Inhalt ein, wähle eventuelle Anhänge aus und formatiere ggf. den Text. Nutze bei Bedarf die Vorschau.

7. Klicke auf „Senden“ ODER wähle „Entwurf speichern“, falls du die Mail erst später versenden möchtest. Das Versenden der E-Mail kann auch für einen späteren Zeitpunkt geplant werden. Wähle hierfür einfach die Option „Späterer Zeitpunkt“ und wähle im Anschluss das Datum und die Uhrzeit des Tages aus, an dem die E-Mail verschickt werden soll. Wenn dieser Zeitpunkt in der Vergangenheit liegt, wird die E-Mail sofort gesendet.

E-Mail-Versand ausgehend von der Kommunikation-Seite

1. Gehe zu Kommunikation > Mitteilungen und aktiviere die gewünschte Gruppe.

2. Klicke auf „Neue E-Mail“.

3. Klicke auf „Empfänger hinzufügen“ und wähle die zu benachrichtigenden Mitglieder aus der Liste (evtl. mit Hilfe der Filterfunktion).

4. Lege fest, ob die Mitteilung für andere Vereinsverantwortliche sichtbar sein soll.

5. Wähle unter dem Reiter "Abgrenzung der Nachrichtenzustellung" aus, ob die E-Mail an das Mitglied selbst, die Erziehungsberechtigten oder an das Mitglied und die Erziehungsberechtigten geschickt werden soll.

6. Gib Betreff und Inhalt ein, wähle eventuelle Anhänge aus und formatiere ggf. den Text. Nutze bei Bedarf die Vorschau.

7. Klicke auf „Senden“ ODER wähle „Entwurf speichern“, falls du die Mail erst später versenden möchtest. Das Versenden der E-Mail kann auch für einen späteren Zeitpunkt geplant werden. Wähle hierfür einfach die Option „Späterer Zeitpunkt“ und wähle im Anschluss das Datum und die Uhrzeit des Tages aus, an dem die E-Mail verschickt werden soll. Wenn dieser Zeitpunkt in der Vergangenheit liegt, wird die E-Mail sofort gesendet.

Hinweis

Die Signatur, die am Ende der oben beschriebenen E-Mails erscheint, kann unter "Eigene Einstellungen" (zu finden, indem man in der Browserversion auf das Profilbild klickt) angepasst werden. Sie kann auch im Textfeld der Mitteilung vor dem Versenden angepasst werden.

Versendete E-Mails filtern

Wenn mehrere Admins im Verein aktiv sind, kommt eine Menge an versendeten E-Mails zusammen. Um dabei genau den Überblick zu behalten, bietet es sich an, regelmäßig zu schauen wer welche Mitteilungen versendet hat, welche Mitglieder welche E-Mails erhalten haben und welche E-Mails derzeit in Planung sind.

Clubway kann sämtliche Mitteilungen nach unterschiedlichen Kriterien filtern und gewährleistet somit einen genauen Überblick über den aktuellen Mitteilungsstatus des Vereins. Im Folgenden erfährst du wie du die versendeten E-Mails nach Mitgliedern filtern kannst:

1. Gehe zu Kommunikation > Mitteilungen. Dir werden jetzt alle Mitteilungen (sowohl E-Mails als auch SMS) angezeigt.

   1. OPTIONAL: Wähle bei Bedarf die Gruppe aus, in der die E-Mails versendet wurden, um die Ergebnisse auf eine bestimmte Personengruppe zu beschränken.

2. Klicke auf "Filter hinzufügen".

3. Wähle die Option "Empfänger" und setze das Häkchen bei "ist", um nach einer bestimmten Person zu filtern.

4. Suche nun in der Liste das Mitglied heraus, deren Mitteilungen du einsehen möchtest. Bei Bedarf kannst du auch "Alle auswählen" anklicken, um die Mitteilungen aller Mitglieder einzusehen (dies ist empfehlenswert, wenn vorher eine bestimmte Gruppe ausgewählt wurde).

5. Klicke auf "Speichern". Dir werden nun alle Mitteilungen angezeigt, die an diese Person geschickt werden.

6. Gehe nun erneut auf "Filter hinzufügen" und wähle den Filter "Typ".

7. Setze hier das Häkchen vor "E-Mail", damit nur E-Mails angezeigt werden und klicke erneut auf "Speichern".

Dir werden nun alle E-Mails angezeigt, die an dieses Mitglied geschickt wurden.

Nach dem gleichen Prinzip können E-Mails auch nach bestimmten Absenderinnen und Absendern gefiltert werden. Zudem können die E-Mails auch nach dem Erstellungs- oder Versanddatum, nach zugehörigen Kollektionen, dem Mitteilungsstatus, der Sichtbarkeit und dem Typ der Mitteilung gefiltert werden. Auch eine Filterung nach E-Mails, die einen Anhang enthalten ist möglich.

Tipp

Du kannst die Mitteilungen, die an ein bestimmtes Mitglied geschickt wurden, auch direkt über die Mitgliederverwaltung einsehen. Mehr dazu erfährst du hier.

Technischen Details des Email Prozess

Der E-Mail-Versand über Clubway erfolgt über den Amazon-E-Mail-Client. Das bedeutet, dass alle E-Mails, die du über Clubway verschickst, nicht direkt über die eigene E-Mail-Adresse des Vereins laufen, sondern über den Amazon-Service. Dadurch wird sichergestellt, dass das E-Mail-Ranking deines Vereins oder der privaten Email nicht beeinträchtigt wird und die Zustellrate hoch bleibt. Wenn die Mitglieder auf die Email antworten, kommt diese in das Postfach der gesendeten Email.

E-Mail-Adresse verschwindet aus den Mitgliedsdaten

Falls ein Mitglied eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat und diese nach Versenden einer Nachricht verschwindet, ist die Adresse fehlerhaft. Der E-Mail Betreiber des Empfängers informiert Clubway über fehlerhafte oder ungültige Adressen. Wenn der Verein E-Mails sendet und die Rückmeldung erhält, dass die Empfängeradresse dauerhaft nicht erreichbar ist (z. B. falsche E-Mail-Adresse oder gelöschte Adresse), wird diese E-Mail-Adresse automatisch aus den Mitgliedsdaten entfernt.