Anwendungsbeispiele

Nachfolgend einige Anpassungsbeispiele für die Terminverwaltung. Vom Turnier bis zum Trainingslager, Clubway deckt die gesamte Bandbreite der Verwaltungsaufgaben ab: Anmeldungen, Info und Kommunikation sowie die Finanzen.

Organisation einer Turnierreise

Eure Mannschaft nimmt an einem Auswärtsturnier teil? Mit der Clubway-Terminverwaltung erledigst du das Organisatorische im Handumdrehen. In diesem Beispiel wird das Management von Reiseanmeldungen, Kommunikation und Finanzen erklärt.

Anmeldungen entgegennehmen

1. Gehe zu Termine > Verwaltung.

2. Klicke auf „Neuer Termin“ und definiere die benötigten Einstellungen. (Bei Mannschaftsreisen sind vermutlich besondere Aspekte wie Verpflegung, Fahrten, Gebühren und Beschränkung der Teilnehmerzahl zu berücksichtigen. Falls du ein benötigtes Feld nicht im Auswahlmenü findest, bitte den Administrator darum, es neu zu erstellen.)

3. Prüfe die Informationen und klicke auf „Speichern“.

Damit ist der Termin erstellt und für die Mitglieder in Clubway sichtbar.

Tipp

Du kannst auch per E-Mail zur Teilnahme einladen! Öffne dazu den Termin und klicke auf „Als E-Mail senden“.

Tipp

Wenn die Teilnehmenden im Voraus bekannt sind, z.B. in diesem Fall die Mitglieder deiner Mannschaft, kannst du die Teilnehmerliste schon bei der Terminerstellung hinzufügen.

Mitteilungen an die Teilnehmenden

Kommunikation per E-Mail

Du kannst die an der Reise teilnehmenden Mitglieder leicht per E-Mail informieren:

1. Öffne den Termin, um zur Teilnehmerliste zu gelangen.

2. Wähle in der linken Spalte alle bzw. die gewünschten Mitglieder aus.

3. Wähle die Aktion „Neue E-Mail“.

4. Verfasse deine Mitteilung, wähle eventuelle Anhänge aus (z.B. Programm) und klicke auf „Senden “.

Kommunikation im Kommentarbereich

Der Kommentarbereich der Terminseite ist ein praktisches Forum für den schnellen Informationsaustausch zwischen den Teilnehmenden. Die mobile Clubway-App benachrichtigt die Nutzer automatisch, falls zu einem ihrer Termine ein neuer Kommentar gepostet wird.

Im Browser muss auf der Seite des Termins der Kommentare-Tab geöffnet werden, um Kommentare lesen und beantworten zu können.

Um in der App einen neuen Kommentar zu verfassen, öffne den Termin und tippe auf das Kommentarsymbol am oberen Rand.

Reiserechnungen

So kannst du den Teilnehmenden ihre Anteile an den Reisekosten in Rechnung stellen:

1. Öffne den Termin.

2. Wähle in der linken Spalte die gewünschten Mitglieder aus.

3. Wähle die Aktion „Rechnung erstellen“.

4. Gebe die Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“. Die Rechnungen werden als Entwürfe gespeichert.

5. Überprüfe die Rechnungen von der Liste aus und klicke auf „Veröffentlichen“.

Die Empfänger enthalten die Rechnung per E-Mail und finden sie auch in der Clubway-App.

Organisation eines Lagers

Deine Abteilung organisiert ein Sommerlager, das auch Nicht-Vereinsmitgliedern offensteht? Kein Problem − auch in diesem Fall sind Anmeldungen, Kommunikation und Rechnungen über Clubway möglich. Die folgenden Anweisungen lassen sich natürlich auch auf interne Veranstaltungen anwenden.

Lagertermin erstellen

Falls das Lager auch Nichtmitgliedern offensteht, solltest du es als eigene Gruppe definieren. So kannst du interne und externe Teilnehmende leichter auseinander halten. (Handelt es sich dagegen um eine interne Veranstaltung, z.B. das Trainingslager deiner Mannschaft, kannst du den Termin einfach innerhalb der Gruppe erstellen.)

Definiere die Einstellungen in der gleichen Weise wie auch sonst beim Erstellen eines neues Termins:

1. Gehe zu Termine > Verwaltung.

2. Wähle die gewünschte Gruppe aus und klicke auf „Neuer Termin“.

3. Gebe die allgemeinen Informationen des Lagers ein (Name, Beschreibung, Zeitraum, ggf. Anhänge).

4. Wähle auf dem Tab „Anmeldung und Sichtbarkeit“ folgende Einstellungen:

   • Anmeldung: Offen für alle

   • Sichtbarkeit: Sichtbar für alle

   • Zulässige Anmeldungsalternativen: Ja

   • Beschränkungen: Definiere ggf. die maximale Teilnehmerzahl und die Möglichkeit, sich im Falle der Ausbuchung auf die Warteliste zu setzen.

5. Definiere auf dem Zahlungen-Tab die Teilnahmegebühr und ggf. sonstige zu zahlende Beträge.

6. Auf dem Tab „Zusätzliche Felder“ kannst du bei Bedarf terminspezifische Zusatzfelder definieren (z.B. die Frage nach Allergien).
7. Zum Schluss auf „Speichern“ klicken. Hiermit ist der Termin erstellt und die Anmeldung kann beginnen.

Ankündigung des Lagers

So bewirbst du das Lager innerhalb und außerhalb des Vereins:

1. Öffne den Termin und gehe zum Basisdaten-Tab.

2. Wähle unter „Anmeldelink“ die Option „Link kopieren“.

3. Den kopierten Link kannst du beispielsweise in den sozialen Medien, im Newsletter oder auf eurer Website posten.

Die Ankündigung eines öffentlichen Lagers kannst du auch direkt in die Vereinshomepage einbetten.

Tipp

Um die eigenen Mitglieder über das Lager zu informieren, kannst du direkt auf der Terminseite auf „Als E-Mail senden“ klicken. Die Mitteilung enthält automatisch einen Anmeldelink. Du brauchst nur noch die Empfänger auszuwählen, einen Begleittext verfassen und auf „Senden“ klicken.

Rechnung über die Teilnahmegebühr

Du kannst bei der Terminerstellung automatische Rechnungen wählen (auf dem Zahlungen-Tab) oder die Rechnung von der Terminseite aus an die Teilnehmenden senden. Wähle die Personen aus der linken Tabellenspalte aus und wähle die Option „Neue Rechnung“.

Mitteilungen an die Lagergäste

Du kannst den Teilnehmenden des Lagers bequem per E-Mail oder SMS Nachrichten senden.

1. Öffne die Terminseite des Lagers.

2. Markiere die Teilnehmenden in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Neue E-Mail“ oder „Neue SMS“ (sofern der Verein die SMS-Option abonniert hat).

3. Verfasse den Mitteilungstext und klicke auf „Senden“.

Anwesenheitsvermerk

Der oder die Lagerleiter/in kann zur Bestätigung der Teilnahme in Clubway Coach die Terminseite des Lagers öffnen und die Namen der Anwesenden markieren. Dadurch erhält der Verein verifizierte Teilnahmestatistiken und kann sicherstellen, dass eventuelle nachträgliche Mitteilungen nur an die Personen gehen, die tatsächlich dabei waren.

Pausierung von Terminen

Termine und regelmäßige Trainings müssen immer mal wieder z.B. aufgrund von Schulferien pausiert werden. Wenn ein Training ausfällt, darf der Termin bei wiederkehrenden Terminen nicht einfach gelöscht werden, da sonst die Terminkette unterbrochen wird und dies negative Auswirkungen auf die kommenden Termine haben kann. Stattdessen sollten abgesagte Termine einen neuen Namen erhalten. Hierbei bietet es sich an, vor den bestehenden Namen ein "Abgesagt" oder "Fällt aus" zu ergänzen, damit alle Mitglieder direkt auf den ersten Blick sehen, dass der Termin entfällt. Beispiel: "ABGESAGT Fußballtraining Junioren B"

So änderst du den Namen des Termins:

1. Gehe zu "Termine" > "Verwaltung" und öffne den entsprechenden Termin.

2. Wähle "Bearbeiten" aus.

3. Gehe zur Rubrik "Basisdaten" und gehe dort zu der Zeile "Name".

4. Klicke auf den bestehenden Namen des Termins und setze die für dich passende Bezeichnung (z.B. "ABGESAGT" oder "ENTFÄLLT") vor den Terminnamen.

5. Klicke ganz unten auf "Speichern".

Der Termin wurde nun umbenannt und alle Mitglieder sehen dies in der Übersicht. Wenn du die Teilnehmenden trotzdem noch einmal über die Änderung benachrichtigen möchtest, bietet es sich an, diese noch einmal per Email oder über die Chatfunktion des Termins zu kontaktieren.