Erstellung und Einstellungen
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Vereinsverantwortlicher
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Termine können von den zuständigen Personen sowohl in der Browserversion als auch in der Clubway Coach-App erstellt werden.
Hinweis
Falls der Termin kostenpflichtig ist (ePayment oder Zahlung bei Anmeldung) oder der Anmeldungszeitraum befristet ist, muss die Erstellung im Browser erfolgen. Gewöhnliche Alltagstermine wie Training oder Spiele können mobil in Clubway Coach erstellt werden.
Bei der Terminerstellung im Browser musst du neben den Basisinformationen (Name, Ort und Zeit) auch Einstellungen für Anmeldung und Sichtbarkeit festlegen. Nach Bedarf kannst Du außerdem Zahlungen, Zusatzfelder und Karten definieren.
Gehe zu Termine > Verwaltung und aktiviere die gewünschte Gruppe.
Klicke auf „Neuer Termin“.
Definiere auf dem ersten Tab die Basisinformationen:
Terminkategorie Wähle die zutreffende Kategorie aus der Liste. Die Kategorisierung erleichtert Filterung und Statistik.
Name
Ort Wähle den Ort aus der Liste oder erstelle einen neuen.
Dauer Definiere Anfangs- und Enddatum einschließlich Uhrzeiten. Falls es sich um einen regelmäßigen Termin handelt (z.B. wöchentliches Training), klicke auf „Wiederkehrender Termin“ und definiere die Wiederholungseinstellungen.
Beschreibung Teilnehmerinformationen, z.B. benötigte Ausrüstung.
Trainer Du kannst hier den Trainer oder die Trainerin des Termins hinzufügen und einstellen, ob dieser oder diese den Teilnehmenden des Termins angezeigt werden soll. Zu diesem Zweck kann ausgewählt werden, wer in der jeweiligen Gruppe Adminrechte hat. Ein Mitglied, das sich für diesen Termin anmeldet, sieht den Namen und die Kontaktdaten, sofern der Kursleiter oder die Kursleiterin dies in den eigenen Datenschutzeinstellungen zugelassen hat und die Einstellungen so vorgenommen wurden, dass die Kursleitenden für Teilnehmende sichtbar sind. Dadurch können Mitglieder die Trainerinnen und Trainer direkt kontaktieren, wenn sie bspw. zu spät kommen.
Die Trainer und Trainerinnen können in der Clubway Coach App die Veranstaltungen filtern, bei denen sie selbst als Kursleitende hinzugefügt wurden.
Der Verein kann auch in der Adminschnittstelle Veranstaltungen nach Trainern und Trainerinnen filtern.
Bild Du kannst für den Termin ein Bild aussuchen oder das vorhandene wechseln (auf „Ändern“ klicken. Wähle das Bild aus den Standardfotos oder lade ein eigenes hoch. Es erscheint als Terminillustration in der mobilen App.
Notizen Du kannst eine interne Notiz hinzufügen die nur für Vereinsverantwortliche sichtbar ist (im Gegensatz zur Beschreibung). Zum Beispiel kann der Cheftrainer vor der Veranstaltung detaillierte Übungesanweisugen für Co-Trainer angeben oder nach dem Termin Anmwerkungen zu Leistungen einzelner Spieler machen.
Definiere auf dem ersten Tab die Einstellungen für Anmeldung und Sichtbarkeit:
Anmeldung Wähle die zur Anmeldung berechtigten Personen aus:
Offen für alle Termin steht auch Nichtmitgliedern offen (z.B. Kurse, Sommerlager)
Für Gruppenmitglieder Termin steht ausschließlich Gruppenmitgliedern offen (z.B. Mannschaftstraining)
Für ausgewählte Personen Lege fest, wer sich zu dem Termin anmelden kann (nach Erstellung des Termin auf dem Tab „Berechtigte Personen“ auswählen).
Keine Anmeldung
Sichtbarkeit des Termins Definiere, für wen und in welcher Form der erstellte Termin zu sehen ist. Beim Festlegen der Anmeldungseinstellungen wird automatisch eine Sichtbarkeitseinstellung vorgeschlagen, die du aber nach Belieben ändern kannst. Hinweis Die Auswahl für Verein und für alle steht nur zur Verfügung wenn du eine Rolle in der Haupgruppe hast.
Sichtbar für alle Termin ist in Clubway bzw. im Internet uneingeschränkt sichtbar
Sichtbar für Verein Termin ist für alle eingeloggten Mitglieder in Clubway sichtbar
Sichtbar für Gruppe Termin ist nur für Gruppenmitglieder sichtbar
Termin ausgeblendet Der Termin wird zwar erstellt aber zunächst niemandem angezeigt. Diese Einstellung ist optimal, um die Einstellungen nochmal von anderen Admins überprüfen zu lassen, ohne dass bereits erste Anmeldungen eingehen können.
Zulässige Anmeldungsalternativen Lege fest, ob wahlweise mit Ja oder Nein geantwortet werden kann, oder nur mit einer der beiden Alternativen. Bei der Frage nach der Trainingsteilnahme beispielsweise kann das Mitglied typischerweise mit Ja oder Nein antworten, bei der Anmeldung zu einem Lager meist nur mit Ja.
Teilnehmer Beschränkungen Definiere ggf. die maximale Teilnehmerzahl, die Möglichkeit, sich im Falle der Ausbuchung auf die Warteliste zu setzen, die Sichtbarkeit der Teilnehmerliste und die Möglichkeit, den Termin zu kommentieren. ℹ️ Hinweis: Beschränkung der Teilnehmer durch Mitgliedschaftslevel: Der Administrator kann z. B. festlegen, dass 3 Trainer und 15 Spieler an der Veranstaltung teilnehmen können. Das bedeutet, dass die Trainer, die sich anmelden, den Spielern keine Plätze wegnehmen und umgekehrt.
Beginn und Ende der Anmeldefrist Definiere bei Bedarf ein Zeitfenster, innerhalb dessen die Anmeldung möglich ist.
Bestätigung Lege fest, ob die Anmeldung per E-Mail bestätigt wird. Bei Kursen empfiehlt sich normalerweise die Bestätigung, beim regelmäßigen Training ist sie dagegen vermutlich nicht nötig. Du kannst dabei zwischen der Clubway-Standardnachricht und einer eigenen, individuell erstellten Nachricht wählen.
Standard-Nachricht: Die "alte" eingespeicherte Nachricht wird verschickt.
Eigene Nachricht: Die E-Mail kann frei formuliert werden. Hierbei werden immer die Teilnahme-Informationen hinzugefügt und auch die Nummer auf der Warteliste wird im Falle einer Teilnehmer-Begrenzung in dieser E-Mail angegeben.
Über angemeldete Personen benachrichtigen Hier kannst du festlegen, ob die Anmeldung neuer Teilnehmer per E-Mail an Vereinsverantwortliche gemeldet wird.
Definiere auf dem dritten Tab die Zahlungsinformationen:
Keine Zahlungen Standardeinstellung
Barzahlung Eintrittsgeld/Teilnahmegebühr wird vor Ort bezahlt
Rechnung Das Mitglied erhält nach der Anmeldung eine Rechnung. Definiere in diesem Fall obligatorische Zahlungen (eine oder mehrere) und ggf. optionale Zahlungen, wähle das korrekte Bankkonto und lege die Zahlungsfrist fest.
Definiere auf dem vierten Tab die Kommunikation nach dem Ende des Termins:
Keine Nachricht Nach dem Termin wird keine Nachricht an die Teilnehmenden gesendet.
Eigene Nachricht Die Vereinsverantwortlichen können eine Nachricht verfassen, die am Tag nach dem Termin an alle gesendet wird, die teilgenommen haben. Diese Funktion kann genutzt werden, um sich bei Teilnehmenden zu bedanken oder nach deren Feedback zu fragen (z. B. wie ihnen die Veranstaltung gefallen hat oder was verbessert werden könnte). Es können auch Anhänge beigefügt werden.
Klicke auf „Speichern“. Um die Termininformationen nachträglich zu ändern, klicke in der entsprechenden Zeile Terminliste auf die drei Punkte und wähle die Menüoption „Bearbeiten“.
Hinweis
Falls dein Verein mögliche Zusatzfelder für das Anmeldeformular definiert hat, findest du sie bei der Terminerstellung auf dem vierten Tab. Falls keine Zusatzfelder definiert wurden, ist dieser Tab nicht zu sehen.
Hinweis
Falls dein Verein das Karten-Zusatzmodul nutzt und der Termin beispielsweise nur für Personen gedacht ist, die eine Zehner- oder Saisonkarte erworben haben, kannst du dies auf dem fünften Tab festlegen. Falls keine Karten definierbar sind, ist dieser Tab nicht zu sehen.
Wähle die Gruppe, für die der Termin bestimmt ist (gegebenenfalls zuerst Verein und Mitgliedskonto auswählen). In manchen Fällen ist die Erstellung nur im Browser möglich, z.B. falls der Termin kostenpflichtig ist oder die Anmeldung auf Warteliste möglich ist.
Falls du in mehreren Vereinen/Gruppen bist oder mehrere Mitgliedskonten verwaltest, vergewissere dich, dass die für die Terminerstellung erforderliche Alternative aktiv ist (ggf. über „Mitgliedskonto auswählen“ im Menü links oben wechseln).
Tippe auf die drei Punkte rechts oben und wähle „Neuer Termin“.
Gib die Termininformationen ein (Name, Ort, Zeit und ggf. Wiederholung, Gruppe und Kategorie) und speichere sie.
Regelmäßig stattfindende Termine können in Clubway als wiederkehrend definiert werden, um sie nicht jedesmal aufs Neue erstellen zu müssen. Ein typisches Beispiel ist das wöchentliche Training auf demselben Platz der Sportanlage.
Wiederkehrende Termine können sowohl in der Browserversion als auch in der Clubway Coach-App erstellt werden.
Gehe zu Termine > Verwaltung und aktiviere die gewünschte Gruppe.
Klicke auf „Neuer Termin“.
Definiere die Basisdaten und die Einstellungen für Anmeldung und Sichtbarkeit. Beachte, dass kostenpflichtige oder mehrere Tage umfassende Termine nicht als wiederkehrend definiert werden können.
Aktiviere auf dem Basisdaten-Tab die Option „Wiederkehrend“, um die Wiederholungseinstellungen definieren zu können:
Wiederholt Häufigkeit bzw. Dauer der Wiederholungen
Bis Datum, bis zu dem der Termin wiederholt wird.
Mal Anzahl der Wiederholungen
Klicke auf „Speichern“.
Der wiederkehrende Termin ist hiermit erstellt. Bei der nachträglichen Bearbeitung eines wiederkehrenden Termins ist wählbar, ob sich die Änderung auf ein einzelnes Mal oder auf die ganze Serie bezieht.
Tipp
Du kannst wiederkehrenden Terminen fertige Teilnehmerlisten hinzufügen. So können beispielsweise die Mannschaftsmitglieder auf einfache Weise Bescheid geben, falls sie an einem Trainingstag verhindert sind.
Um eine Teilnehmerliste hinzuzufügen, öffne den ersten Termin der Serie und wähle „Mitglieder zum Termin hinzufügen“.
Tipp
Nach dem Speichern der Liste kannst du die Teilnehmenden als standardmäßig anwesend vermerken: markiere alle Personen der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Anmeldungsstatus 'Ja' wählen“.
Dadurch braucht das (anzunehmende) Erscheinen beispielsweise des gesamten Fußballteams nicht jedes Mal bestätigt zu werden, aber ein Mannschaftsmitglied kann sich mit einem Klick abwesend melden, etwa im Krankheitsfall.
Falls du in mehreren Vereinen/Gruppen bist oder mehrere Mitgliedskonten verwaltest, vergewissere dich, dass die für die Terminerstellung erforderliche Alternative aktiv ist (ggf. über „Mitgliedskonto auswählen“ im Menü links oben wechseln).
Tippe auf die drei Punkte rechts oben und wähle „Neuer Termin“.
Gib die Termininformationen ein (Name, Ortszeit, Gruppe und Kategorie) und aktiviere die Option „Wiederholung“.
Definiere die Wiederholungseinstellungen und speichere sie.
Ein Vereinsverantwortlich kann einem Mitglied, das an der Veranstaltung teilgenommen hat, einen internen Kommentar hinzufügen, der nur für Vereinsverantwortliche sichtbar ist (nicht also für das Mitglied selbst oder für andere Mitglieder).
Ein interner Kommentar kann beispielsweise verwendet werden, um die Spielleistung aufzuzeichnen oder andere Informationen mit Vereins- oder Gruppenverantwortlichen zu teilen.
In der Browser-Version kann ein interner Kommentar hinzugefügt werden, indem die Veranstaltung und das Drei-Punkte-Menü in der Teilnehmerliste für den gewünschte Teilnehmer geöffnet werden. Klicke dann auf Bearbeiten und aktualisieren.
In myClub Coach kannst du einen internen Kommentar hinzufügen, indem du die Veranstaltung öffnest und auf den Namen des gewünschten Mitglieds klickst. Danach im Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke Anwesenheit bearbeiten wählen. Jetzt kannst du einen internen Kommentar hinzufügen und speichern.
Der Administrator kann auf Vereinsebene für Zusatzfelder für die Terminanmeldung definieren. Die in diese Felder eingegebenen Informationen werden nur für den spezifischen Termin genutzt und gehen nicht ins Vereinsregister ein, sondern werden nach Ablauf eines festgesetzten Zeitraums automatisch gelöscht.
Terminspezifische Zusatzfelder können nur vom Administrator definiert werden.
Gehe zu Einstellungen > Termine. Unter „Zusatzfelder für den Termin“ findest du die verfügbaren Felder.
Klicke auf „Neues Zusatzfeld für den Termin“.
Definiere die Feldwerte:
Name
Typ
Kurztext: z.B. Allergie, Zimmerkamerad/in
Ausführlicher Text: z.B. Anweisungen für die Lagerleiter
Ja/Nein: z.B. Teilnahme am Abendessen
Ganzzahl: z.B. gewünschte Spielernummer.
Datum: z.B. Fälligkeitsdatum.
Mehrfachauswahl: mehrere wählbare Alternativen, z.B. an welchen Mahlzeiten das Mitglied teilnimmt
Auswahlliste: nur eine Alternative wählbar, z.B. Trikotgröße
Standardstatus Lege fest, ob die Angabe erforderlich oder freiwillig ist.
Standardmäßige Aufbewahrungsdauer Lege fest, für wie viele Tage nach Ende des Termins die Informationen aufbewahrt werden.
Anleitung zum Ausfüllen der Felder
Prüfe die Informationen und klicke auf „OK“. Vergewissere dich, dass das Kästchen „In Verwendung“ markiert ist. Andernfalls kann das Feld bei der Terminerstellung nicht verwendet werden. (Falls du das Feld nur für den möglichen späteren Gebrauch definierst und es vorerst nicht sichtbar sein soll, lasse das Kästchen „In Verwendung“ leer.)
Die erstellten und zur Verwendung verfügbaren Zusatzfelder sind bei der Terminerstellung auf dem Tab „Zusätzliche Felder“ zu finden.
Die für den Termin verantwortliche Person (z.B. Coach) kann auf dem Tab „Zusätzliche Felder“ die für die Anmeldung benötigten Zusatzfelder auswählen. Falls du ein für den geplanten Termin erforderliches Feld nicht findest, bitte den Administrator darum, ein entsprechendes neues Zusatzfeld zu definieren.
Zusatzfelder können nicht für wiederkehrende Termine verwendet werden.
Über die Administrationsschnittstelle können die Informationen mehrerer Termine gleichzeitig aktualisiert werden. Dies ist beispielsweise in dem Fall praktisch, wenn das wöchentliche Training mehrerer Mannschaften mitten in der Saison auf einen anderen Platz verlegt wird.
Gehe zu Termine > Verwaltung.
Wähle in der linken Spalte die gewünschten Termine aus.
Wähle die Aktion „Termine bearbeiten“.
Nimm die Änderungen vor und speichere sie.
Bei der Erstellung eines Termins sollte am Anfang darauf geachtet werden, dass oben links die richtige Gruppe für den Termin ausgewählt wird, damit die richtigen Personengruppen und Mannschaften informiert werden. Falls dabei ein Fehler aufgetreten ist, kann der Termin aber jederzeit in eine andere Gruppe verschoben werden. Wie das genau funktioniert, erfährst du im Folgenden:
Gehe zu Termine > Verwaltung.
Öffne die für dich beste Ansicht - am besten die Zeitleiste oder Liste.
Wähle die betroffenen Termine aus, indem du diese links mit dem Haken markierst.
Klicke auf "Funktion auswählen" und gehe anschließend auf "In Gruppe verschieben".
Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster. Oben links kannst du nun die Gruppe auswählen, der du die gewählten Termine zuordnen möchtest.
Bestätige deine Einstellung mit einem Klick auf "Einer Gruppe zuordnen".
Die Termine sind nun in der anderen Gruppe zu finden.
Für jeden Termin wird ein individueller Anmeldelink und QR Code generiert. Diese können jederzeit heruntergeladen und zum Beispiel für eine leichtere Anmeldung der Mitglieder zu Terminen auf Ausschreibungen oder andere Dokumente gedruckt werden. Der Link bzw. der QR Code kann wie folgt abgerufen werden:
Gehe zu Termine > Verwaltung.
Wähle aus der Übersicht den Termin, für den du den Anmeldelink oder den QR Code teilen möchtest und klicke auf "anzeigen".
Öffne nun den Reiter "Basisdaten" und scrolle nach unten. Der Link kann auf der rechten Seite unter der Rubrik "Anmeldung" mit einem Klick auf "Link kopieren" abgerufen werden.
Der Link und der QR Code werden nun angezeigt und können über die jeweilige Schaltfläche kopiert bzw. heruntergeladen und im Anschluss einem Dokument beigefügt werden.