Datenschutzerklärung

Diese Information beschreibt die grundsätzlichen Anforderungen an das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für Verantwortliche gemäß Art. 30 Abs. 1 EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und bietet im Anschluss ein Muster für eine in einem Sportverein anwendbare Datenschutzerklärung zur Erfüllung der Informationspflichten gemäß Art. 13, 14 DSGVO (Teil 2).

Die Datenschutzerklärung kann in Clubway unter Einstellungen > Datenschutz > Datenschutzerklärung hinzugefügt werden.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Ein Sportverein (als der Verantwortliche) muss ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen und führen für die in seine Verantwortlichkeit fallende Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies ist ein grundlegendes Element zur Erfüllung der Dokumentations- und Rechenschaftspflicht. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten kann dazu beitragen, dass der Verantwortliche nachweisen kann, dass seine Verarbeitungstätigkeiten datenschutzkonform sind. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten kann schriftlich oder elektronisch geführt werden und ist den Datenschutzaufsichtsbehörden auf Verlangen ggf. in Papierform vorzulegen.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss die folgenden Angaben enthalten:

  1. Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten;

  2. die Zwecke der Verarbeitung;

  3. eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten;

  4. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen;

  5. gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, einschließlich der Angabe des betreffenden Drittlands oder der betreffenden internationalen Organisation, sowie bei den in Art. 49 Abs. 1 UAbs. 2 DSGVO genannten Datenübermittlungen die Dokumentierung geeigneter Garantien;

  6. wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien;

  7. wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO.

Informationen zur Datenschutzerklärung

Verantwortliche sind verpflichtet den Betroffenen, wie z. B. Mitgliedern eines Sportvereins, bei der Erhebung personenbezogener Daten klar und verständlich die Verarbeitung personenbezogener Daten zu erläutern. Außerdem muss diese Information (die Datenschutzerklärung) für den Betroffenen immer leicht zugänglich sein.

Datenschutz-Grundverordnung | Leitlinien für Transparenz gemäß der Verordnung 2016/679

Datenschutzerklärung - „Verständlich, aktuell, leicht zugänglich, unentgeltlich“

Clubway unterstützt Sportvereine bei der Erstellung, Aufbewahrung und Veröffentlichung der Datenschutzerklärung

Muster für Datenschutzerklärung

Clubway hat, um Sportvereine bei der Erstellung einer Datenschutzerklärung zu unterstützen, zusammen mit Datenschutzsachverständigen ein Muster für eine Datenschutzerklärung erstellt, die strukturell die Bedingungen der DSGVO erfüllt. Ein Sportverein kann dieses Muster als Grundlage verwenden und die den eigenen Verein betreffenden Daten und Methoden bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ergänzen. Nach der Erstellung der Datenschutzerklärung muss der Sportverein die Datenschutzerklärung in Clubway speichern und den Betroffenen zur Verfügung stellen. Die Datenschutzerklärung muss die tatsächlichen Verarbeitungstätigkeiten des Sportvereins beschreiben.

Das untenstehende Muster für eine Datenschutzerklärung dient zur Information der registrierten Vereinsmitglieder, der ehrenamtlichen Mitarbeiter und Kooperationspartner. Es ist sinnvoll, eine Datenschutzerklärung für die personenbezogenen Daten des gesamten Mitglieder- und Kooperationspartnerregisters zu erstellen, nicht ausschließlich für den Clubway-Service.

Ergänze in den eckigen Klammern die erbetenen Daten für deine eigene Erklärung und lösche in den eckigen Klammern entsprechend überflüssige Hinweise.

Speicherung und Pflege der Datenschutzerklärung

Euer Verein kann seine eigene Datenschutzerklärung in Clubway unter Einstellungen > Datenschutz > Datenschutzerklärunge speichern und pflegen. Die Datenschutzerklärung des Vereins kann ins Textfeld einfügt oder als PDF-Datei hochgeladen werden. Wenn ein Verein die Datenschutzerklärung in Clubway gespeichert hat, steht sie automatisch zur Verfügung: digital, aktuell, jederzeit leicht zugänglich und unentgeltlich.

Der Link für die vom Verein erstellte Datenschutzerklärung findet sich bei folgenden Nutzungsvorgängen:

  • Formular für Registrierung – Registrierung eines neuen Mitglieds im Clubway-Mitgliedsservice des Vereins

  • Mitgliederseiten – wenn ein Vereinsmitglied den Clubway-Mitgliederservice des Vereins nutzt

  • E-Mail – wenn ein Vereinsmitglied E-Mails vom Clubway-Mitgliederservice des Vereins bekommt

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