Gutschriften

Falls versehentlich eine gegenstandslose Rechnung an ein Mitglied, einen Sponsor o.a. gesendet wurde, kann der Fehler durch eine Gutschrift behoben werden. Hierdurch wird die ursprüngliche Rechnung/Rechnungszeile nichtig gemacht, ohne dass Fehler in der Buchhaltung zurückbleiben.

Gesamte Rechnung gutschreiben

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die gutzuschreibende Rechnung.

2. Wähle die Rechnung aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Gutschrift erstellen “.

3. Passe bei Bedarf das Buchungsdatum (= das Datum, an dem die Gutschrift verbucht werden soll) an, indem du auf das Datumsfeld klickst und das passende Datum im Kalender auswählst.

4. Um die Gutschrift zuzustellen, markiere die Option „An Empfänger senden“ und klicke auf „Bestätigen“.

Hiermit wird die Rechnung gutgeschrieben. Vergiss nicht, auch die Geldsumme zurück zu überweisen, falls die gegenstandslose Rechnung bereits bezahlt wurde!

Einen Teil der Rechnung gutschreiben

Es ist auch möglich, nur einen Teil der ursprünglichen Rechnungssumme gutzuschreiben.

Hinweis: Falls der eingegebene Gutschriftsbetrag höher ist als die Gesamtsumme der Rechnung, erscheint eine Fehlermeldung.

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die gutzuschreibende Rechnung.

2. Klicke auf die drei Punkte in der Rechnungszeile und wähle die Menüoption „Gutschrift erstellen “.

3. Erstelle die Gutschrift für die fehlerhafte(n) Zeile(n) der ursprünglichen Rechnung.

4. Passe bei Bedarf das Buchungsdatum an, indem du auf das Datumsfeld klickst und das passende Datum im Kalender auswählst.

5. Vermerke bei Bedarf einen internen Kommentar. Um die Gutschrift zuzustellen, aktiviere die Option „An Empfänger senden“.

6. Klicke zum Schluss auf „Speichern“.

Hiermit wird der von dir gewählte Teilbetrag der Rechnung gutgeschrieben. Falls sich der Rechnungsstatus daraufhin in „Zuviel bezahlt“ ändert, bedeutet dies, dass der/die Rechnungsempfänger/-in den fälschlich in Rechnung gestellten Betrag bereits beglichen hat. Verbuche in diesem Fall von Hand die (negative) Korrektursumme, wodurch der Rechnungsstatus in „Bezahlt“ geändert wird. Vergiss nicht, auch den überzähligen Geldbetrag zurück zu überweisen!