Eingegangene Zahlungen
Aktuelle Informationen über eingegangene und ausstehende Zahlungen sind für den Vereinshaushalt von essentieller Bedeutung. Clubway bietet folgende zwei Möglichkeiten der Zahlungsverfolgung.
Eingegangene Überweisungen importieren
Die Zahlungsinformationen können auch aus externen Dateien in Clubway importiert werden. Der Verein bestellt dazu bei seiner Bank elektronische Belege über die eingegangenen Überweisungen und erhält das Material jeweils für alle Vereinskonten auf einmal. Dadurch kann der/die Schatzmeister/in des Vereins die Zahlungsinformationen für sämtliche Abteilungen und Mannschaften in einem Durchgang in das System laden – mühelos und fehlerfrei.
Die von der Bank erhaltenen Dateien werden zuerst auf der Festplatte des Vereinscomputers abgespeichert und danach von dort aus in Clubway hochgeladen:
Gehe zu Finanzen > Zahlungen.
Klicke auf „Unterlagen importieren“ und wähle die von der Bank erhaltene Datei aus.
Klicke auf „Senden“.
Hinweis
Die Aktualisierung sollte möglichst oft und regelmäßig erfolgen, damit die bezahlten Rechnungen in Clubway nicht länger als fällig erscheinen (und möglicherweise in unnötigen Erinnerungen oder Doppelüberweisungen resultieren). Die Vereinsmitglieder sollten darüber informiert werden, wie häufig die Daten aktualisiert werden.
Bestellung der Unterlagen bei der Bank
Die Zusammenfassung der eingegangenen Überweisungen (maschinenlesbarer Kontoauszug) kann bei der Bank bestellt werden. Die Gebühr für diesen Service sowie eventuell damit verbundene Formalitäten sind bei der Bank zu erfragen.
Alle Bankkonten in einer Datei
Falls der Verein separate Abteilungs- oder Mannschaftskonten unterhält, sollte er seine Bank darum bitten, die Zahlungsinformationen für alle Konten in einer Datei zusammenzufassen. Dadurch können die Daten für den gesamten Verein gleichzeitig aktualisiert werden.
Falls dein Verein später zusätzliche Konten eröffnet, bittet die Bank darum, auch deren Überweisungsdaten in die Zusammenfassung aufzunehmen.
Keine persönlichen Referenznummern
Jede Rechnung hat eine eigene Referenznummer, die bei der Überweisung anzugeben ist. Ohne sie kann die Zahlung in der Buchhaltung nicht zugeordnet werden. Die rechnungsspezifische Referenznummer ersetzt eventuelle persönliche Referenznummern, falls der Verein bisher mit solchen arbeitete.
Eingehende Zahlungen von Hand verbuchen
Einzelne Beträge und Zahlungen eintragen
Falls dein Verein weder das Banking- noch das Forderungsmanagement-Zusatzmodul abonniert hat und auch keine importierbaren Überweisungsinformationen von seiner Bank erhält, müssen die eingegangenen Zahlungen im Online-Banking-Portal des Vereins überprüft und manuell in Clubway vermerkt werden. Manuelle Aktualisierung der Zahlungsinformationen:
Gehe zu Finanzen > Rechnungen.
Suche die Rechnung, die du als bezahlt verbuchen möchtest. Nutze gegebenenfalls Filter oder das Suchfeld.
Klicke auf die Rechnungsnummer oder auf die drei Punkte in der Rechnungszeile und wähle "Bearbeiten".
Ein neues Fenster öffnet sich. Gehe zum Tab „Eingegangene Zahlungen“.
Klicke auf „Zeile hinzufügen“. Gib Zahlungsart, Zahlungsdatum, ggf. den Verwendungszweck und den Betrag der überwiesenen Geldsumme ein. Bei Bedarf kannst du einen internen Kommentar hinzufügen. Falls du versehentlich einen falschen Betrag eingegeben hast, gib zur Korrektur die gleiche Summe mit negativem Vorzeichen und demselben Zahlungsdatum ein.
Zum Schluss auf „Speichern“ klicken.
Der Rechnungsstatus ändert sich in „Bezahlt“, vorausgesetzt, dass Rechnungs- und überwiesener Betrag übereinstimmen. Ist die gezahlte Summe zu hoch, erscheint die Statusmeldung „Zuviel bezahlt“.
Rechnung schnell als bezahlt markieren
Die oben geschilderte Vorgehensweise eignet sich besonders für das Eintragen von (Teil-)Beträgen.
Wenn eine Rechnung einfach nur den Status "Bezahlt" erlangen soll, genügt es die drei Punkte vor der betroffenen Rechnung anzuklicken und dort die Option "als bezahlt markieren" auszuwählen. So muss nicht erst überprüft werden, welcher Betrag hier in Rechnung gestellt wurde bzw. welcher Betrag noch offen ist, da Clubway selbstständig den Restbetrag als neue Zahlung hinterlegt.
Mehrere Rechnungen als bezahlt markieren
Es können auch mehrere Rechnungen mit einem Klick als bezahlt markiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob bereits Teilbeträge für bestimmte Rechnungen eingegangen sind oder nicht - Clubway errechnet in diesem Fall den Restbetrag und markiert diesen als beglichen. Mit dieser Funktion können viele Rechnungen, die z. B. in bar bezahlt wurden, mit einem Mal den Status "Bezahlt" erlangen. Dies kann wie folgt umgesetzt werden:
Gehe zu Finanzen > Rechnungen.
Suche die Rechnungen, die du als bezahlt verbuchen möchtest. Nutze gegebenenfalls Filter oder das Suchfeld, um die richtigen Rechnungen zu finden.
Markiere die Rechnungen, indem du das erste Feld ganz links anklickst und somit mit einem Haken versiehst.
Klicke auf "Funktion auswählen" und anschließend auf "als bezahlt markieren".
Es öffnet sich ein Fenster, indem noch einmal das Zahlungsdatum (für alle Rechnungen das gleiche) und die Zahlungsart, sowie ggf. der Verwendungszweck bestätigt werden muss.
Klicke auf "Speichern"
Die Rechnungen haben nun den Status "Bezahlt".
Es kann eingesehen werden, welche Rechnungen von einem/einer Vereinsverantwortlichen als bezahlt markiert wurden, indem die entsprechende Rechnung geöffnet und der Reiter "Eingegangene Zahlungen" angeklickt wird. Die verbuchte Zahlung besitzt das Aktenzeichen "MARKED-PAID [Datum] [Name des/der verbuchenden Vereinsverantwortlichen]".
Wenn ein Mitglied eine Rechnung vorher schon bezahlt, wird das Geld nicht mehr über SEPA Lastschrift eingezogen.
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