Rabattgruppen
Dieses Feature ist in den Paketen Silber und Gold verfügbar. Klicke hier, um mehr Informationen zu den Paketen zu erhalten.
Durch die Funktion "Rabattgruppen" spart der Verein wertvolle Zeit und reduziert Fehler bei der Erstellung von Rechnungen. Mit diesem Feature können verschiedene Rabattgruppen definiert werden - z. B. Junioren, Erwachsene, Senioren, Gäste und Familien - und diesen Gruppen unterschiedliche Preise für Dienstleistungen wie Mitgliedsbeiträge, Anmeldegebühren und Saisongebühren zugewiesen werden.
Wenn für ein Mitglied eine Rechnung erstellt wird, prüft das System automatisch seine potenzielle Rabattgruppe und wendet den ermäßigten Preis an, sodass die Rechnung korrekt ist. Gehört ein Mitglied zu mehr als einer Rabattgruppe, wählt das System automatisch den niedrigsten Preis aus, sodass für jedes Mitglied der bestmögliche Preis erzielt wird.
Rabattgruppen ermöglichen es dem Club, automatisch Rabatte für berechtigte Mitglieder zu gewähren. Diese Rabatte werden direkt in das Rechnungsprodukt implementiert (Rechnungen > Produkte). Somit können überall dort, wo Rechnungsprodukte verwendet werden, Rabatte gewährt werden:
Rechnungen
Termine/Kurse
Monatliche Kosten
Schritte zur Aktivierung der automatischen Rabatte:
Rabattgruppen erstellen
Rabattgruppen zum Rechnungsprodukt hinzufügen
Rabattiertes Rechnungsprodukt verwenden
1. Erstellen von Rabattgruppen (Einstellungen > Finanzen > Rabattgruppen)
Rabattgruppen legen fest, welche Mitglieder für den Rabatt in Frage kommen. Die Auswahl der anspruchsberechtigten Mitglieder funktioniert genauso wie in den Kollektionen. Es können auch hier mittels Filter einfach die berechtigten Mitglieder herausgefiltert werden, die im Anschluss einen bestimmten Rabatt erhalten sollen.
Die berechtigten Mitglieder werden immer dann automatisch berechnet, wenn sie benötigt werden (z.B. bei der Erstellung der Rechnung). Die angezeigten Mitglieder sind also nur die in Frage kommenden Mitglieder, die im Anschluss direkt den Rabatt zugeteilt bekommen.
Rabattgruppen können wie folgt erstellt werden:
Gehe zu Einstellungen > Finanzen.
Öffne den Reiter "Rabattgruppen".
Klicke auf "+ Rabattgruppe hinzufügen".
Trage einen eindeutigen Namen für die Rabattgruppe ein - z.B. "Unter 18 Jahre".
Füge mit Hilfe von Filtern Rabattbedingungen hinzu (z.B. Alter 0-18 Jahre).
Da nur eine begrenzte Anzahl von Filtern genutzt werden kann, können Kollektionen verwendet werden, um mehr Filter-Möglichkeiten zu schaffen.
Hinweis
Rabattgruppen werden anhand der Filter automatisch aktualisiert. Wenn ein Mitglied später die Bedingungen jeder Rabattgruppe erfüllt, erhält es den Rabatt erst, wenn eine Rechnung für dieses Mitglied erstellt wurde. Bei der Erstellung der Rabattgruppen werden nach der Filterung nur die Namen angezeigt, die derzeit für den Rabatt in Frage kommen.
2. Rabattkategorie zum Rechnungsprodukt hinzufügen (Rechnungsstellung > Produkte)
Sobald Rabattgruppen erstellt wurden, können sie zu Rechnungsprodukten hinzugefügt werden. Durch das Hinzufügen von Rabattgruppen werden die automatischen Rabatte für dieses spezifische Produkt aktiviert. Ein Rechnungsprodukt, das einen Rabatt enthält kann entweder durch Bearbeiten eines bestehenden Rechnungsproduktes oder durch Erstellen eines völlig neuen Rechnungsproduktes kreiert werden.
Gehe zu Finanzen > Produkte.
Wähle das Produkt, das bearbeitet werden soll, oder klicke auf "+ Neues Produkt".
Ordne dem Produkt einen Namen (z.B. "Mitgliedsbeitrag") und die Rechnungskategorie zu und lege den Preis fest. Der gewählte Preis ist zu diesem Zeitpunkt der Standard-Preis ohne Rabatte.
Füge nun die gewünschte(n) Rabattkategorie(n) für dieses Rechnungsprodukt hinzu, indem du auf "+ Rabatt hinzufügen" klickst.
Gib nun die ermäßigten Preise für die einzelnen Rabattkategerien an und speichere deine Einstellungen.
Ein Produkt kann mehrere Rabattgruppen enthalten. So kann ein Rechnungsprodukt für Mitglieder Rabattgruppen enthalten, die sowohl auf dem Alter als auch auf der Anzahl der Familienmitglieder basieren.
3. Rabattiertes Rechnungsprodukt verwenden
Rabattierte Rechnungsprodukte können für Rechnungen, Termine, Kurse und monatliche Gebühren verwendet werden.
Eine Rechnung mit Rabatt wird auf die gleiche Weise erstellt wie eine reguläre Rechnung mit Festpreisen. Dies kann entweder auf der Seite Mitglieder > Verwaltung oder auf der Seite Finanzen > Rechnungen geschehen.
Beginne mit der Erstellung der Rechnung nach deinen Wünschen und wähle die gewünschten Empfänger aus.
Wähle im Menü "Produkte" das Rechnungsprodukt aus, dem du den Rabatt zuordnen möchtest. Der Rechnungstitel, die Rechnungskategorie und der Preis werden dann automatisch ausgefüllt. HINWEIS! Der Preis kann an dieser Stelle nicht manuell aktualisiert werden, da der Preis für jedes Mitglied einzeln festgelegt wird, je nachdem, wer für den ermäßigten Preis und wer für den vollen Preis in Frage kommt. Wenn du auf den Link "Preisliste anzeigen" klickst, werden die verschiedenen Preise des in Rechnung gestellten Produkts angezeigt, wenn das Produkt verschiedene Preise enthält.
Wähle das Bankkonto, das Fälligkeitsdatum, die Rechnungsgruppe und gib die Rechnungsnachricht ein. Klicke abschließend auf "Speichern".
Die Rechnungen befinden sich nun im Entwurfsstatus und können veröffentlicht werden. Der Preis wurde anhand der Angaben jedes Rechnungsempfängers ermittelt und ist korrekt. Für diejenigen, die für einen Rabatt in Frage kommen, wird die Rabattgruppe auf jedem Teil der Rechnungszeile angezeigt.
Wenn ein Rechnungsprodukt z. B. zu einer Rechnung hinzugefügt wird, sind die Preise nicht mehr anpassbar. Das liegt daran, dass keine genauen Preise angezeigt werden können, da diese von den Mitgliedern abhängen, die die Rechnung erhalten. Beim Speichern der Rechnung berechnet das System automatisch die Rabatte für jedes Mitglied, das die Rechnung erhält.
Wenn nun die Rechnung mit dem Mitglied existiert, können genaue Preise für jedes Produkt berechnet werden, das der Admin der Rechnung hinzufügt. Wenn der Admin also ein neues rabattiertes Produkt zur Rechnung hinzufügt, wird der rabattierte Preis automatisch in der Rechnung berechnet.
Bei Veranstaltungen und Kursen funktioniert dies auf die gleiche Weise, obwohl es dort keinen Schritt „Entwurf“ gibt. Die Rabatte werden für das sich registrierende Mitglied an Ort und Stelle berechnet und in der anschließend zugestellten Rechnung berücksichtigt.
Bei monatlichen Gebühren funktioniert es genauso, indem der ermäßigte Preis in jeder monatlichen Gebühr verwendet wird.
Was das Mitglied sieht (wenn ermäßigte Rechnungsprodukte in Terminen/Kursen verwendet werden)
Das System zeigt den genauen Preis an, wann immer dies möglich ist.
Auf der Website kann der genaue Preis angezeigt werden, wenn das Mitglied eingeloggt ist, aber in der App ist dies nicht möglich. Das liegt daran, dass ein Nutzer bzw. eine Nutzerin mehrere Mitglieder verwalten kann, die an der Veranstaltung teilnehmen können. Sie können also unterschiedliche Preise haben.
Auf dem Bestätigungsbildschirm (sowohl auf der Website als auch in der App) wird immer der ermäßigte Preis angezeigt, wenn das Mitglied an einer kostenpflichtigen Veranstaltung teilnimmt.
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