Rechnungslayouts

Individualisierte Rechnungslayouts ermöglichen es dem Verein, die von Clubway generierten Rechnungen nach den eigenen Bedürfnissen zu gestalten. Durch das Hinzufügen eines benutzerdefinierten Logos und bis zu drei Spalten am Ende der Rechnung, können die entsprechenden Informationen den Vereinswünschen angepasst werden.

Jedem Bankkonto kann ein anderes Layout zugeordnet, das unter Einstellungen > Finanzen > Rechnungslayouts konfiguriert werden kann.

Neue Rechnungslayouts erstellen

Die Rechnungslayouts können wie folgt erstellt werden:

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen > Rechnungslayouts.

2. Klicke auf “+ Neues Rechnungslayout”.

3. Trage im Reiter “Basisdaten” die passenden Informationen ein:

   1. Name: Wähle einen eindeutigen Namen, um das Rechnungslayout wiederzuerkennen.

   2. Bankkonto: Suche in der Liste das Bankkonto heraus, dem du dieses neue Layout zuordnen möchtest.

   3. Zahlungsempfänger: Trage hier den Namen des offiziellen Zahlungsempfängers ein.

   4. Adresse: Überprüfe die Adresse des Zahlungsempfängers.

4. Wechsle nun zum Reiter “Layout” und nimm die gewünschten Einstellungen vor:

   1. Logo: Hier kannst du zwischen dem bereits in Clubway hinterlegten Vereinslogo und einem individuellen anderen Logo wählen, das auf den Rechnungen angezeigt werden soll. Hier wird dir eine Vorschau angezeigt.

      • Wenn du das eigene Logo wählst, musst du im Anschluss auf “Ändern” oder in die Mitte des leeren Rechtecks klicken, um das entsprechende Logo auszuwählen.

      • Hierbei kannst du zwischen allen Dateien auf deinem Gerät wählen.

   2. Datenfelder auf der Rechnung: Die hier aufgeführten Informationen werden auf den generierten Rechnungen angezeigt. Du kannst mit einem Klick aufs Zahnrad rechts festlegen, welche Informationen angezeigt werden sollen, indem du das jeweilige Feld auswählst und mithilfe des Pfeils in der Mitte das Feld auf die entsprechende Seite verschiebst.

      • Mitglied: Name des Mitglieds, an das die Rechnung ausgestellt wird.

      • Mitgliedsnummer: Die in den Basisdaten hinterlegte Mitgliedsnummer zur besseren Zuordnung.

      • Rechnung Nr.: Nummer der Rechnung zur besseren Zahlungsverfolgung.

      • Buchungsdatum: Datum, an dem die Rechnung erstellt bzw. generiert wurde.

      • Fälligkeitsdatum: Fälligkeitsdatum der Rechnung.

      • Zahlungsfrist (Tage): Zeigt die unter Einstellungen > Finanzen > Allgemein festgelegte Zahlungsfrist, berechnet ab dem Buchungsdatum, in Tagen an.

      • Verzugszins (%): Zeigt den unter Einstellungen > Finanzen > Allgemein festgelegten Prozentsatz des Verzugszinses.

      • Referenznummer: Zeigt die Referenznummer der Rechnung an zur Zuordnung der eingegangenen Zahlungen.

      • Ausgedruckt: Zeigt das Datum, an dem die Rechnung als PDF-Datei generiert und heruntergeladen wurde.

      • Zustellungsart: Zeigt an, in welcher Form bereits erhaltene Zahlungen eingegangen sind.

   3. Stil der Fußzeile: Hier kann gewählt werden, ob die Fußzeile in ein, zwei oder drei Spalten unterteilt werden soll.

   4. Inhalt der Fußzeile: Basierend auf dem Stil der Fußzeile kannst du hier die entsprechenden Inhalte in die Spalte(n) einfügen.

5. Um eine Beispielrechnung in diesem Layout anzusehen, kannst du unten auf “Vorschau” klicken.

6. Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, kannst du unten auf “Speichern” klicken, um das Rechnungslayout abzuspeichern.

Dein Layout wurde nun erstellt und wird für alle künftigen Rechnungen verwendet, die vom gewählten Bankkonto ausgehen.

Falls dir später ein Fehler im Layout auffällt, oder du etwas ändern möchtest, kannst du neben dem Rechnungslayout auf die drei Punkte klicken und dort “bearbeiten” auswählen.

Videoanleitung zur Erstellung von Rechnungslayouts

Nutze auch unsere Videoanleitung an, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der Layouts anzusehen: