Gruppen
Mit Gruppen sind in Clubway Einheiten innerhalb des Vereins gemeint, die in hierarchischen Verhältnissen zueinander stehen, z.B. Abteilungen und Mannschaften.
Innerhalb des Portals sind Gruppen insbesondere im Hinblick auf Zugriffsrechte von Bedeutung. Beispielsweise können Mannschaftsbetreuer oder Kassenwarte einzelner Abteilungen zur Verwaltung von Rechnungen und Terminen ihrer eigenen Gruppe berechtigt sein, um diese Aufgaben selbständig wahrzunehmen.
Eingegangene Zahlungen sowie Teilnahmestatistiken werden in Clubway automatisch der betreffenden Gruppe zugeordnet. Auch die für die Mitglieder sichtbaren Benachrichtigungen und Termine sind abhängig von ihrer Gruppenzugehörigkeit.
Ein Mitglied kann mehreren Gruppen angehören. Im Mitgliederverzeichnis des Vereins ist es jedoch nur einmal registriert.
Um eine Aktion für eine bestimmte Gruppe auszuführen, wähle diese über den Gruppennavigator links oben aus. Auf dem Bildschirm erscheinen die Daten der Gruppe und deine Maßnahmen werden automatisch nur auf sie angewendet. Bevor du Rechnungen, Termine oder Benachrichtigungen erstellst, denke stets daran, die richtige Gruppe auszuwählen.
Hinweis
Hauptgruppe (Stammgruppe) des Vereins
Der Administrator kann jederzeit auf die übergeordnete Hauptgruppe des Vereins zugreifen (sog. Stammgruppe). Dieser sind alle anderen Gruppen des Vereins untergeordnet. Die Stammgruppe entsteht automatisch, wenn der Verein Clubway abonniert.
Beim Einrichten einer neuen Untergruppe werden die Einstellungen der Stammgruppe als Standard übernommen. Sie sollten daher möglichst universell gewählt werden, sodass in den Untergruppen nicht allzu viele Anpassungen erforderlich sind.
Untergruppe erstellen
Klicke auf „Neue Untergruppe“.
Ein neues Fenster öffnet sich, in dem du die Einstellungen der Untergruppe definieren kannst (standardmäßig erscheinen in den Feldern die Einstellungen der übergeordneten Gruppe):
Name Am praktischsten ist ein dauerhafter Name, der sich nicht von Jahr zu Jahr ändert oder das regelmäßige Wechseln der Mitglieder erfordert. So bleibt die Gruppe eine dauerhafte Kostenstelle innerhalb des Clubs.
Ein einleuchtendes Beispiel sind Jugendmannschaften: im Gegensatz zu „E-Jugend“ ist etwa „Junioren-2013“ ein „mitwachsender“ Name, der seine Gültigkeit auch dann behält, wenn der Jahrgang zur D-Jugend geworden ist.
Übergeordnete Gruppe Gib an, zu welcher Gruppe die Untergruppe gehört.
Versandadresse für E-Mail-Benachrichtungen Allgemeine E-Mail-Adresse der Gruppe, von der aus Mitteilungen an die Mitglieder versendet werden und an die geantwortet werden kann. Beispiele: buero@[vereinsname].de, junioren-2013@[vereinsname].de.
Versandadresse für Rechnungen E-Mail-Adresse, von der aus Rechnungen an die Mitglieder versendet werden und an die geantwortet werden kann. Beispiele: buero@[vereinsname].de, kassenwart@[vereinsname].de. (Falls du dieses Feld leer lässt, wird für Rechnungen dieselbe E-Mail-Adresse verwendet wie für Benachrichtigungen.)
Mitgliedschaftslevel In der Gruppe verwendete Mitgliedschaftslevel.
Kostenstelle Die Angabe einer Kostenstelle ist erforderlich, falls der Verein das Buchhaltungs-Zusatzmodul nutzt.
Mitglieder können selbst aus der Gruppe austreten Sofern diese Option aktiviert ist, können die Mitglieder sich selbst über ihre Mitgliederseite aus der Gruppe abmelden. Der Austritt wird automatisch an die E-Mail-Adresse der betreffenden Gruppe sowie der Hauptgruppe gemeldet.
Gruppennamen in E-Mails anzeigen In versendeten E-Mails erscheint der Gruppenname als Absender. So sehen beispielsweise Eltern, deren Kinder in unterschiedlichen Mannschaften spielen, auf Anhieb, wen die Mail betrifft.
Neue Mitglieder können der Gruppe selbst beitreten Sofern diese Option aktiviert ist, können sich Mitglieder über den Link „Als neues Mitglied anmelden“ auf der Gruppenhomepage selbst in der Gruppe anmelden.
Derzeitige Mitglieder können der Gruppe selbst beitreten Sofern diese Option aktiviert ist, können sich eingeloggte Mitglieder direkt in der Gruppe anmelden.
Kontaktinformationen von Gruppenmitgliedern sind für andere Mitglieder sichtbar Sofern diese Option aktiviert ist, kann das Mitglied bei Bedarf Kontakt zu Mannschaftskameraden (oder ggf. deren Eltern), Trainern und Betreuern aufnehmen.
Die Mitglieder können selbst bestimmen, welche Informationen sie ihrer Gruppe zugänglich machen möchten. Zu finden sind die Angaben im eigenen Clubway-Profil des Mitglieds unter „Kontaktinformationen“.
Gruppenorganisation (Hierarchie)
Um die Organisationshierarchie der Gruppen zu ändern, klicke auf „Gruppen organisieren“. Zeige mit der Maus auf die drei türkisfarbenen Striche neben der zu verschiebenden Gruppe und ziehe sie an die gewünschte Stelle innerhalb der Hierarchiestruktur.
Beachte, dass mit der Gruppe auch deren eventuelle Untergruppen verschoben werden. Im folgenden Beispiel werden zusammen mit der Gruppe „Erwachsene“ auch deren Untergruppen „Herren“ und „Damen “verschoben werden.
Klicke nach dem Verschieben auf „Senden“.
Beispielorganisation
Im folgenden Beispiel hat die Stammgruppe, Basketball e.V., fünf Untergruppen (Erwachsene, Junioren, Bambini, Vorstand, Partner), die ihrerseits ebenfalls Untergruppen haben.
Basketball e.V.
Erwachsene
Herren
Damen
Junioren
Jungen
Jungen 08
Jungen 09
Mädchen
Mädchen 08
Mädchen 09
Bambini
Schlümpfe
Teletubbies
Vorstand
Partner
Videoanleitung zu den Gruppen
Schaue dir das passende Video an und stoppe zur gewünschten Stelle.
Gruppenmitgliedschaft
Vereinsmitglieder können sich auf folgende Weisen Gruppen anschließen:
Durch Anmeldung zu einem Termin (automatisch).
Durch direkte Anmeldung bei der Gruppe (automatisch).
Durch Anwesenheitsvermerk bei einem Termin (automatisch).
Durch Auswahl der Person auf der Mitglieder-Seite und Wahl der Option „Einer Gruppe zuordnen “(manuell)
Durch Aktivierung der Gruppe und Wahl der Option „Mitglieder zur Gruppe hinzufügen“ auf der Mitglieder-Seite (manuell).
Gruppe entfernen
Um eine nicht mehr benötigte Gruppe zu löschen, klicke auf die drei Punkte neben dem Gruppennamen und wähle die Menüoption „Gruppe entfernen“. Ein neues Fenster öffnet sich. Wähle aus diesem die Gruppe, der du die Verweise (Termine, Rechnungen, Benachrichtigungen usw.) der zu löschenden Gruppe zuordnen möchtest.
Meldekategorien hinzufügen
Wenn der Verein die Mitgliederzahlen nach Sportart oder Aktivität berichten muss, kann dies mit den Meldekategorien erfolgen. Beim Erstellen eines Berichts werden die Gruppe des Mitglieds und die der Gruppe zugewiesene Meldekategorie im Bericht berücksichtigt. So kann aufgeschlüsselt werden, wie viele Teilnehmer es beispielsweise im Fußball, Eishockey und anderen Abteilungen gibt
Hinzufügen einer Meldekategorie
Gehe zu Einstellungen > Gruppen > Meldekategorien.
Klicke auf "+Neue Meldekategorie".
Füge einen Namen und die Nummer hinzu und klicke auf Speichern.
Löschen einer Meldekategorie
Gehe zu Einstellungen > Gruppen >Meldekategorien.
Wähle die zu löschende Kategorie in der Tabellenzeile aus.
Klicke auf "Funktion auswählen" und dann Löschen.
Zuweisen einer Meldekatgorie zu einer Gruppe
Damit die Meldekategorien in der Kollektion berücksichtigt werden, muss den Gruppen eine Meldekategorie zugewiesen werden. Wenn einer Gruppe eine Meldekategorie zugewiesen wird, verwenden die Untergruppen automatisch die Meldekategorie der übergeordneten Gruppe. Wenn einer Untergruppe eine eigene Meldekategorie zugewiesen wird, wird diese bei der Berichtserstellung verwendet.
Gehe zu Einstellungen > Gruppen.
Wähle die Gruppe aus und klicke auf die 3-Punkte-Schaltfläche Bearbeiten.
Wähle die passende Meldekategorie und klicke auf Speichern.
Zugriffsrechte für Gruppen
Reguläre Vereinsmitglieder haben automatisch ein begrenztes Zugriffsrecht. Dieses umfasst Anmeldung zu eigenen Terminen, Aktualisierung der eigenen Mitgliedsdaten, Lesen von Gruppenbenachrichtigungen sowie Einsicht der eigenen Aktivitäten und Rechnungen (vorausgesetzt, es ist Mitglied in der betreffenden Gruppe und zum Login berechtigt).
Verantwortungspersonen kann der Administrator gruppenspezifisch erweiterte Zugriffsrechte erteilen (Einstellungen > Rollen).
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