Finanzen

Allgemein

Um die standardmäßigen Rechnungseinstellungen zu ändern, klicke auf „Bearbeiten“:

• Zahlungsfrist Definiere die standardmäßige Zahlungsfrist für vom Verein ausgestellte Rechnungen. Sie kann beim Erstellen einer neuen Rechnung individuell angepasst werden. Die Zahlungsfrist muss mindestens 7 Tage betragen, da der Rechnungsempfänger über den Bankeinzug informiert werden muss.

• Verzugszins Gib den standardmäßigen Verzugszins ein.

• Standardtext der Rechnung Standardmäßig auf der Rechnung erscheinender Text, z.B. „Bitte die angegebene Referenznummer verwenden.“

• Verwendete Mehrwertsteuersätze Wähle die für die Leistungen eures Vereins zu berechnenden MwSt-Sätze.

Bankkonten

Füge die Vereinskonten wie folgt hinzu:

• Name Beim Erstellen einer Rechnung wählbares Mannschafts- oder sonstiges Konto, beispielsweise „Jungen 09“.

• In Verwendung Um das Konto für eine Rechnung auswählen zu können, muss diese Option aktiviert sein.

• IBAN Auf der Rechnung erscheinende Kontonummer im internationalen Format.

• BIC Internationale Kennung der Bank.

• Buchhaltungskonto Die Angabe eines Buchhaltungskontos ist erforderlich, falls der Verein das Buchhaltungs-Zusatzmodul nutzt.

• Empfänger Auf der Rechnung erscheinender Empfängername, beispielsweise [Vereinsname]/Jungen 09.

• Körperschaftsnr. Auf der Rechnung erscheinende VR-oder sonstige Körperschaftsnummer.

• Steuernummer Auf der Rechnung erscheinende Steuernummer, die für das Bankkonto konfiguriert wurde.

• Adresse Auf der Rechnung erscheinende Empfängeradresse.

• E-Mail Auf der Rechnung erscheinende E-Mail-Adresse für Rückfragen.

Hinweis

Falls dein Verein mehrere Bankkonten nutzt, kannst du diese nach Bedarf sortieren. Klicke dazu auf „Bankkonten organisieren“ und ändere die Reihenfolge über das Listensymbol am rechten Rand des sich öffnenden Fensters.

An erster Stelle sollte das Hauptkonto des Vereins stehen. Falls z.B. der Mannschaftsführer auf einer Rechnung versehentlich das falsche Konto wählt, wird die eingehende Zahlung auf dem Hauptkonto verbucht (und nicht auf dem einer anderen Mannschaft). Dies macht es dem Vereinskassenwart leicht, die Überweisung zu korrigieren.

Hinweis

Beim Erstellen der ersten Rechnung einer Gruppe muss eine Kontonummer ausgewählt werden. Bei späteren Rechnungen wird standardmäßig die zuletzt verwendete gewählt (bei Bedarf ändern).

Löschen

Wenn ein Konto nicht mehr benötigt wird, sollte es aus der Liste entfernt werden, damit es nicht versehentlich für Rechnungen gewählt werden kann. (Hinweis: Bankkonten können nicht vollständig aus dem System gelöscht werden.)

Klicke neben dem Kontonamen auf die drei Punkte und wähle „Bearbeiten“. Entferne im Bearbeitungsfenster das Häkchen aus dem Kästchen „In Verwendung“ und speichere die Änderung.

Rechnungskategorien

Definiere die in eurem Verein verwendeten Rechnungskategorien (z.B. Monatsgebühr, Mitgliedsbeitrag, Kursgebühr, Ausrüstungsbeitrag). Kategorien machen die Vereinswirtschaft übersichtlicher und erleichtern die Berichterstattung.

Klicke auf „Neue Rechnungskategorie“ und gib einen Namen für die Kategorie ein.

Die Kategorien der in der Buchhaltung verwendeten Einteilung entsprechen, um den Export von Rechnungs- und Zahlungsberichten zu erleichtern.

Hinweis

Du kannst die Rechnungskategorien in der gewünschten Reihenfolge sortieren. Wenn die am häufigsten benötigte Kategorie (z.B. Monatsgebühr) an erster Stelle erscheint, verringert sich die Fehlerwahrscheinlichkeit. Klicke dazu auf „Rechnungskategorien organisieren“ und ändere die Reihenfolge über das Listensymbol am rechten Rand des sich öffnenden Fensters.

Löschen

Nicht mehr benötigte Einzelkategorien werden nicht komplett gelöscht, sondern in andere integriert. Dazu beide (oder mehrere) Kategorien in der linken Tabellenspalte markieren und die Option „Ausgewählte zusammenführen“ wählen). Ein neues Fenster öffnet sich. Wähle hier, in welche Kategorie die übrigen integriert werden sollen, und klicke auf „Speichern“.

So gehen die Statistiken der entfernten Kategorie (z.B. Rechnungsberichte) nicht verloren, sondern werden lediglich neu zugeordnet.

Videoanleitung zu den allgemeinen Einstellungen der Finanzen

Schaue dir das passende Video an und stoppe zur gewünschten Stelle.