Rollen (erweiterte Zugriffsrechte)

Der Administrator kann den Verantwortungspersonen des Vereins gruppenspezifisch erweiterte Zugriffsrechte (sog. Rollen) erteilen. Sie ermöglichen die Einsicht in und Bearbeitung von Mitgliedsdaten, Terminen, Informationsmitteilungen und Rechnungen. Folgende Rollen sind wählbar:

• Administrator Zugriff auf alle Komponenten (Einstellungs-, Rechnungs-, Termin-, Kommunikations- und Mitgliedermanagement).

• Schatzmeister (=Mannschaftsleiter/in, Kassenwart/in, Schatzmeister/in) Zugriff auf alle Komponenten außer Einstellungsbearbeitung (Rechnungs-, Termin-, Kommunikations- und Mitgliedermanagement).

• Coach Zugriff auf alle Komponenten außer Einstellungs- und Rechnungsbearbeitung (Termin-, Kommunikations- und Mitgliedermanagement).

• Assistent Terminerstellung und -bearbeitung einschließlich Anmeldungen und Anwesenheitskontrolle sowie Mitteilungsversand und Verfassen von Informationen. Der Assistent kann bestimmte Mitgliederdaten einsehen.

• Webshop-Admin Berechtigung zur Verwaltung von Webshop-Bestellungen.

• Karten-Admin Berechtigung zur Verwaltung von Kartenbestellungen.

Rolle hinzufügen

1. Klicke auf „Rolle hinzufügen“ und suche das Mitglied, dem du die Rolle zuteilen möchtest.

2. Klicke auf „Rolle hinzufügen“. (Eventuelle vorhandene Rollen des Mitglieds erscheinen in dieser Ansicht.)

3. Wähle die Gruppe aus, auf die sich die Rolle bezieht. Beachte, dass Gruppenrollen stets auch für Untergruppen gelten.

4. Wähle die Rolle aus dem Menü und klicke auf „Speichern“. Die Rollenvergabe ist sofort wirksam.

Hinweis

Über den Gruppennavigator am oberen Rand kannst du nachsehen, wer in welcher Gruppe welche Rolle belegt. Außerdem kannst du die Verantwortungspersonen nach Gruppe, Rolle oder Definitionsdatum filtern.

Beispielverein

• Schwimmverein e.V.

  • Kursteilnehmer

  • Wettkampfteilnehmer

Falls du einem Mitglied die Schatzmeister-Rolle für die Hauptgruppe Schwimmverein e.V. zuweist, erhält es Schatzmeister-Rechte für alle Gruppen des Vereins.

Falls du ihm die Schatzmeister-Rolle stattdessen für die Wettkampfteilnehmer zuweist, erstrecken sich die Schatzmeister-Rechte nur auf die Gruppe Wettkampfteilnehmer.

Hinweis

Schatzmeister können auch Rechnungen für Einzelpersonen außerhalb ihrer eigenen Gruppe erstellen. Dazu muss die Person über das Suchfeld der Rechnungserstellungsseite ausgewählt werden. Dies macht es beispielsweise Mannschaften möglich, einem Sponsor oder einer anderen Mannschaft eine Rechnung auszustellen.

Hinweis

Wenn ein Mitglied seine Sonderrolle nicht mehr benötigt (z.B. beim Wechsel des Kassenwarts) muss die Rollenzuweisung aufgehoben werden. Nur Personen mit spezifischen Verantwortungsbereichen sind beispielsweise zur Einsicht Mitglieder- und Rechnungsdaten berechtigt.

Markiere den Namen der betreffenden Person in der Tabelle und klicke auf das Papierkorb-Symbol, um die Rolle zu entfernen.

Videoanleitung zu den Rollen

Schaue dir das passende Video an und stoppe zur gewünschten Stelle.

Datenschutzgesetz

Bei der Verwaltung von Rollen und Zugriffsrechten ist auf die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes zu achten (einzusehen hier). Mit den Rollen der Vereinsverantwortlichen dürfen nur diejenigen erweiterten Zugriffsrechte verbunden sein, die für die Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe erforderlich sind. Außerdem muss das Zugriffsrecht aufgehoben werden, sobald die Person die jeweilige Verantwortungsposition nicht länger bekleidet.

Es empfiehlt sich, die Verwaltung der Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten genau zu definieren und zu dokumentieren.

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