Mitglieder
Mitgliedschaftslevel
Der Administrator kann in Clubway sog. Mitgliedschaftslevel definieren, um die Mitgliederverwaltung übersichtlicher zu gestalten. Die Kategorien sind frei wählbar, beispielsweise: Feldspieler, Torhüter, Trainer, Mannschaftsleiter, Kassenwart, Kursteilnehmer, Vorstandsmitglied, Partner, Inaktiv, Gast usw.
Dadurch wird es einfacher, beispielsweise bei der Trikotbestellung für die Mannschaft nach Feldspielern zu filtern
oder eine Rundmail nur an Trainer und Mannschaftsleiter zu schicken.
Die Einteilung erleichtert auch die Einladung zu zielgruppenspezifischen Terminen, z.B. Torwarttraining oder Vorstandssitzung.
Nicht zuletzt bringt sie mehr Übersicht in die Berichterstattung.
Die Mitgliedschaftslevel werden in Listen zusammengefasst. Der Administrator legt in den Gruppeneinstellungen fest, welche dieser Listen in der jeweiligen Gruppe verwendet werden. Beispielsweise können die Leichtathletik- und die Fußballabteilung jeweils eigene Listen verwenden. Falls sich der Verein nur auf eine Sportart konzentriert, reicht oft auch eine einzige Liste.
Neue Mitgliedschaftslevel-Liste
Klicke auf „Neue Liste“.
Gib einen Namen für die Liste ein.
Füge der Liste die gewünschten Mitgliedschaftslevel hinzu und definiere:
Farbe Farben helfen bei der schnellen Unterscheidung der Level.
Name Wähle einen beschreibenden Namen für das Mitgliedschaftslevel.
Beschreibung Hier kannst du z.B. angeben, für welche Mitglieder das Level gedacht ist.
Vom Mitglied wählbar Sofern diese Option aktiviert ist, kann das Mitglied beim Gruppenbeitritt sein Level selbst wählen. Hinweis: Nicht empfehlenswert, falls Rechnungen auf Basis des Mitgliedschaftslevels ausgestellt werden.
Mitgliedschaftslevel-Liste bearbeiten
Um ein Element der Liste zu ändern, klicke auf neben diesem auf „Bearbeiten“. Du kannst Level hinzufügen oder entfernen und Farbe, Name, Beschreibung sowie die Selbstwahl-Option ändern.
Du kannst auf „Mitgliedschaftslevel sortieren“ und die Liste in der gewünschten Reihenfolge sortieren.
Nicht mehr benötigte Level können gelöscht werden.
Videoanleitung zu dem Mitgliedschaftsleveln
Schaue dir das passende Video an und stoppe zur gewünschten Stelle.
Mitgliederfelder
In die Mitgliederfelder werden auf der Mitgliedskarte erscheinenden Informationen eingetragen (vom Mitglied selbst oder der zuständigen Person).
Sie werden in allen Gruppen verwendet und können daher nicht gruppenspezifisch definiert werden.
Beim Definieren der anzugebenden Informationen sind die Datenschutzgesetze zu beachten.
Status
Definiert, wie das jeweilige Feld auszufüllen ist und durch wen. Um den Status direkt in der Tabelle zu ändern, klicke auf die gewünschte Spalte in der betreffenden Zeile.
Erforderlich Das Mitglied muss einen Wert in dieses Feld eingeben, um Clubway verwenden zu können.
Auf dem Formular Das Feld muss auf dem Anmeldeformular ausgefüllt werden und kann später vom Mitglied geändert werden.
Bearbeitbar Feldwert kann vom Mitglied geändert werden, erscheint aber nicht im Anmeldeformular.
Sichtbar Mitglied sieht den Feldwert, kann ihn aber nicht bearbeiten.
In Verwendung Feldwert kann nur von Vereinsverantwortlichen geändert werden. Das Feld ist für das Mitglied nicht sichtbar.
Nicht in Verwendung Feld ist nicht in Verwendung.
Standardfelder
Der Verein kann wählen, welche Standardfelder er verwenden möchte. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind stets obligatorisch, denn ohne sie kann das Mitglied sich nicht in Clubway einloggen.
Vorname Vorname des Mitglieds. Obligatorisches Feld.
Nachname Nachname des Mitglieds. Obligatorisches Feld.
E-Mail E-Mail-Adresse des Mitglieds. Obligatorisches Feld.
Geburtsdatum Datumsfeld. Kann nicht deaktiviert werden, da es für Mitgliederberichte benötigt wird. (Empfehlung: Erforderlich)
Geschlecht Männlich oder weiblich. Kann nicht deaktiviert werden, da es für Mitgliederberichte benötigt wird. (Empfehlung: Erforderlich)
Mobiltelefon In dieses Feld können nur Mobiltelefonnummern eingegeben werden. Wird für die Kommunikation benötigt. (Empfehlung: Auf dem Formular)
Postanschrift Auf der .pdf-Rechnung erscheinende Straße und Hausnummer. (Empfehlung: Auf dem Formular)
Postleitzahl Auf der .pdf-Rechnung erscheinende Postleitzahl. Ermöglicht die Mitgliedersuche nach Postleitzahlen. (Empfehlung: Auf dem Formular)
Ort Auf der .pdf-Rechnung erscheinende Ortsangabe. Ermöglicht die Mitgliedersuche nach Postbezirken. (Empfehlung: Auf dem Formular)
Land Auf der .pdf-Rechnung erscheinendes Land. (Empfehlung: Nicht in Verwendung)
Eigene Rechnungsadresse Es kann eine separate Rechnungsadresse angegeben werden, diese erscheint auf Rechnungen für das Mitglied. (Empfehlung: Auf dem Formular)
Gewicht Ermöglicht die Mitgliedersuche nach Gewicht (kg), z.B. für Kampfsportarten.
Größe Ermöglicht die Suche nach Größe (z.B. für Ausflüge mit Kindermannschaften in Freizeitparks mit größenabhängiger Nutzungserlaubnis für Fahrgeschäfte).
Nr. Ermöglicht die Mitgliedersuche nach Spielernummer.
Kleidergröße Textfeld.
Lizenz-ID z.B. ID-Nummer des Verbandes. Ermöglicht die Mitgliedersuche nach Lizenznummer.
In den Verein eingetreten Datumsfeld.
Aus dem Verein ausgetreten Datumsfeld.
Foto-/Videogenehmigung Ja oder Nein. Ermöglicht die Mitgliedersuche nach diesen Kriterien.
Notizen Textfeld. Dieses Feld kann nicht für die Mitgliedersuche genutzt werden.
Rechnungsinformation Textfeld. Hier können Admins zusätzliche Informationen zur Rechnungsstellung (z.B. Infos zu Rabatten) eintragen.
Weitere Informationen für meine Organisation Textfeld.
Bild Foto des Mitglieds. Wird für Anmeldungen, Diskussionen und die Mitgliedskarte verwendet. Für dieses Feld sind die Statusoptionen „Erforderlich“ und „Auf dem Formular“ nicht verfügbar. (Empfehlung: Bearbeitbar)
Erziehungsberechtigte
Der Verein bestimmt, bis zu welchem Alter für minderjährige Mitglieder mindestens ein Vormund eingetragen werden muss. Du kannst auch festlegen, dass die Erziehungsberechtigten nicht vermerkt werden müssen.
Zusätzliche Felder
Der Verein kann nach Bedarf zusätzliche Felder definieren. Klicke dazu auf „Neues Zusatzfeld“.
Um ein Zusatzfeld nachträglich zu bearbeiten, klicke einfach in der Liste auf das Feld. Hinweis: Der Feldtyp kann nicht nachträglich geändert werden.
Nicht mehr benötigte Zusatzfelder können durch Anklicken des Papierkorb-Symbols entfernt werden, sofern kein Mitglied das betreffende Feld ausgefüllt hat. Falls das Feld von einem oder mehreren Mitgliedern ausgefüllt wurde, kann es nicht mehr gelöscht werden, aber du kannst es auf den betreffenden Mitgliedskarten leeren oder seinen Status zu „Nicht in Verwendung“ ändern.
Es gibt folgende Typen von Zusatzfeldern:
Kurztext Anwendungsbeispiele: Familienmitglieder im Verein, Tanzpartner/in
Ausführlicher Text Anwendungsbeispiele: Gürtelhistorie, Absolvierte Kurse und Schulungen, Pokale und Auszeichnungen
Ganzzahl Anwendungsbeispiele: Spielerpassnummer, Bonuspunkte
Dezimalzahl Möglich sind ein oder zwei Dezimalstellen.
Ja / Nein Anwendungsbeispiele: Clubzeitschrift abonniert, Geschwisterrabatt
Datum Anwendungsbeispiele: Ablauf des Vertrags, Karte gültig bis, Geburtsdatum des Hundes
Auswahlliste Nur eine Wahlmöglichkeit. Anwendungsbeispiele: Rabattgruppe, Händigkeit, Spielposition, Trikotgröße, Hunderasse
Die Optionen dürfen nicht nachträglich geändert werden, da sonst die von den Mitgliedern gewählten Felder eventuell nicht mehr auffindbar sind. Es können aber weitere Alternativen hinzugefügt werden.
Mehrfachauswahl Mehrere Wahlmöglichkeiten. Anwendungsbeispiele: Absolvierte Schiedsrichterkurse, Abgelegte Prüfungen.
Die Optionen dürfen nicht nachträglich geändert werden, da sonst die von den Mitgliedern gewählten Felder eventuell nicht mehr auffindbar sind. Es können aber weitere Alternativen hinzugefügt werden.
Sensible Daten
Enthält Sensible Daten: Sensible Daten können nicht zur Anzeige für andere Mitglieder ausgewählt werden. Die Daten werden auch in Veröffentlichungen und im Clubway-API ausgeblendet. Dies stellt sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben und nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.
Bei der Veröffentlichung von Daten oder der Nutzung der Clubway-API werden diese sensiblen Informationen automatisch ausgeblendet. Dies bedeutet, dass sie in öffentlichen Berichten, Veröffentlichungen oder anderen Schnittstellen, die auf die Daten zugreifen, nicht angezeigt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sensible Daten nicht versehentlich offengelegt werden und die Privatsphäre der Mitglieder geschützt wird.
Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Privatsphäre und der Schutz sensibler Daten gewährleistet sind, insbesondere in Bezug auf geltende Datenschutzgesetze und -richtlinien. Durch die Ausblendung sensibler Daten in Veröffentlichungen und APIs trägt Clubway dazu bei, die Sicherheit und Vertraulichkeit der Mitgliedsdaten zu gewährleisten und potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der Offenlegung persönlicher Informationen zu minimieren.
Videoanleitung zu den Mitgliederfeldern
Schaue dir das passende Video zu den Mitgliederfeldern und Zusatzfeldern an und stoppe, wo du noch ein wenig Hilfe benötigst.
Allgemein
In diesem Reiter kann eingestellt werden, ob mehrere Mitglieder, die den gleichen Vor- und Nachnamen haben, im System registriert werden können. Standardmäßig wird zunächst nach eindeutigen Namen gefragt, wodurch jede Namenskombination nur einmal vertreten sein darf. Wenn diese Funktion allerdings mit einem Klick auf die Option "Nein" deaktiviert wird, können auch mehrere Mitglieder mit den gleichen Namen mit jeweils separaten Mitgliedskonten registriert werden.
Falls versehentlich mehrere Konten für dasselbe Mitglied erstellt wurden, können diese in der Mitgliederverwaltung mit der Funktion "Zusammenführen" zu einem Konto vereint werden.
Mitgliederimporte
Der Administrator des Vereins kann Mitgliedsdaten direkt aus einer Datei in Clubway importieren. Dies ist praktisch bei der Ingebrauchnahme von Clubway oder um eine große Anzahl von Mitgliedern auf einmal hinzuzufügen.
Wichtig
Vor dem Mitgliederimport müssen die Gruppen definiert werden, damit die Mitglieder problemlos importiert werden können. Mehr zur Erstellung von Gruppen findest du hier.
Dateiformat und -inhalt
Der Import muss aus einer Excel-Datei (.xlsx) erfolgen.
Die erste Zeile der Datei muss die Spaltenüberschriften enthalten.
Jedes zu importierende Mitgliedskonto muss in einer eigenen Zeile erscheinen, die sämtliche zugehörige Informationen enthält.
Inhaltsbeispiel:
| Vorname | Nachname | Geschlecht | E-Mail d. Erziehungsberechtigten #1 | Gruppe #1 | Mitgliedschaftslevel #1 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
Leo | Müller | Männlich | jan@clubway.de | papa@clubway.de | A-Junioren | Mitglied |
Lena | Maier | Weiblich | lena@clubway.de | mutti@clubway.de | B-Juniorinnen | Mitglied |
Tipp
Nach der Auswahl der Datei kann eine Standard-Gruppe und ein Standard-Mitgliedschaftslevel für alle Mitglieder in der Tabelle ausgewählt werden. Diese Informationen und die dazugehörigen Spalten müssen also nicht zwangsläufig in der Datei hinterlegt werden.
Datei importieren
Gehe zu Einstellungen > Mitglieder > Mitgliederimporte.
Wähle „Neuer Mitgliederimport“.
Suche die Datei auf deiner Festplatte und klicke auf „Senden“.
Eine Vorschau der importierten Daten öffnet sich.
Definition der Spalten
Clubway erkennt die Spalten automatisch an ihren Titeln. Falls die Spalten in der Datei anders benannt sind als in Clubway, kannst du selbst bestimmen, in welches Tabellenfeld der Spalteninhalt übernommen werden soll.
Wähle „Spalten bearbeiten“.
Links siehst du die Spalten der Datei.
Vergewissere dich, dass auf der rechten Seite das gewünschte Clubway-Feld ausgewählt ist.
Falls eine der importierten Spalten in Clubway nicht benötigt wird, lasse das Feld frei.
Klicke auf „Speichern“. Eine Vorschau der in Clubway übernommenen Daten öffnet sich.
Wenn alles stimmt, klicke auf „Import bestätigen“. Die neuen Mitgliedskonten werden daraufhin erstellt. Wenn die Verarbeitung der Daten abgeschlossen ist, erscheint eine Zusammenfassung des Imports.
Beachte:
Wenn die Mitglieder per Excel-Import ins System übernommen werden, werden die neu erstellten Konten nicht automatisch aktiviert. Es muss danach trotzdem noch per Email ein Aktivierungslink an die Mitglieder gesendet werden, damit diese ihr Konto in Betrieb nehmen können!
Klicke hier, um zu erfahren, wie der Aktivierungslink zugestellt werden kann.
Verarbeitung fehlerhafter Daten
Falls der Import fehlerhafte Daten enthält (z.B. Gruppe nicht gefunden, fehlender Vorname) kannst du die betroffenen Zeilen mit „Fehlerhafte laden“ zurück auf deinen PC laden.
Die Fehlermeldungen erscheinen direkt in der Zeile. Korrigiere die Zeilen und lade die berichtigte Datei wieder mit „Neuer Mitgliederimport“ hoch.
Videoanleitung zu dem Mitgliederimport
Schaue dir einfach das Video an und stoppe an gewünschter Stelle.
Mitgliederimport löschen
Deinen Import kannst du so direkt erst einmal nicht löschen. Dennoch gibt es eine Möglichkeit die Teilnehmer, die du durch diesen Import hinzugefügt hast, zu löschen.
Dafür klicke auf den Mitgliederimport.
Klicke auf "Hinzugefügte Mitglieder anzeigen"
Wähle die Mitglieder aus.
Klicke auf "Funktion auswählen" und wähle die Funktion "aus der Gruppe entfernen"
Hierbei ist es wichtig, dass du die Teilehmer aus allen Untergruppen entfernst.
Nachdem du die Teilnehmer entfernt hast, sind diese archiviert. Gehe jetzt zu Mitglieder > Archiv.
Hier findest du nun die Mitglieder, die du aus der Gruppe entfernt hast. Wähle diese aus.
Klicke auf "Funktion auswählen" und dann auf "Mitglieder löschen"
Jetzt sind die Mitglieder von deinem Mitgliederimport gelöscht.
Der Mitgliederimport wird innerhalb von 2 Wochen archiviert.
Videoanleitung zum Löschen der Mitglieder
Hier ist es anschaulicher erklärt. Schaue dir das Video an und stoppe zur gewünschten Stelle.
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