Einführung
Die folgenden Anweisungen richten sich an Verantwortungspersonen des Vereins, die Zugriff auf die Administrationsschnittstelle und die Clubway Coach-App haben. Sie erleichtern den Einstieg in Clubway, helfen beim Definieren der vereinsspezifischen Einstellungen (Administrator) und erläutern Funktionen, Optionen und die verfügbaren Clubway-Zusatzmodule.
Vereinsverantwortliche (Angestellte, Vorstandsmitglieder, Mannschaftsleiter, Trainer, Kursveranstalter, Kassenwarte usw.) können über die Administrationsschnittstelle beispielsweise folgende Aufgaben erledigen:
Mitgliederverwaltung und Aktualisierung der Mitgliederliste
Rechnungen, Zahlungsverfolgung und Finanzverwaltung
Terminmanagement (Terminerstellung und Anwesenheitskontrolle)
Kommunikation (E-Mails und andere Benachrichtigungen)
Hinweis
Anweisungen für Nutzer ohne erweiterte Zugriffsrechte (reguläre Vereinsmitglieder und ggf. deren Eltern) findest du hier.
Nutzung der Hilfeseiten
Über das Menü am linken Rand findest du die übergeordneten Hilfethemen. Wähle aus dem jeweiligen Dropdown-Menü das gewünschte Unterthema. Am rechten Rand der Hilfeseite siehst du Kapitelüberschriften und Struktur. Durch Anklicken einer Überschrift gelangst du direkt zum gesuchten Thema.
Am unteren Seitenrand kannst du jeweils zur vorigen und nächsten Seite blättern.
Zusätzliche Hilfe
Falls du auf den Hilfeseiten keine Antwort auf deine Frage(n) findest, solltest du den Clubway-Administrator des Vereins fragen. Der Administrator hat beispielsweise direkten Zugriff auf die vereinsspezifischen Einstellungen.
Falls du selbst Administrator bist und/oder es sich um ein technisches Problem handelt, wende dich bitte an support@myclub.de.
Häufig gestellte Fragen
Sichtbarkeit von Mitgliederdaten (Datenschutzeinstellungen)
Aktualisierung von Mitgliederdaten
Die Mitglieder aktualisieren ihre Daten in der Regel selbst, was den Vereinsverantwortlichen Zeit und Mühe spart. Über die Administrationsschnittstelle kannst du aber auch in der Mitgliederliste auf den Namen der gewünschten Person klicken, um deren Mitgliedskarte zu bearbeiten.
Aktualisierung von Rechnungsinformationen
Falls sich Rechnungsinformationen des Vereins (z. B. E-Mail-Adresse des Kassenwarts) ändern, können sie in den allgemeinen Einstellungen aktualisiert werden. Auf derselben Seite kannst du auch eure Zahlungsinformationen bearbeiten.
Rollen zuweisen
Vereinsmitglieder mit besonderen Verantwortungsbereichen erhalten in Clubway entsprechende Rollen (Schatzmeister, Coach, Assistent), die mit erweiterten Zugriffsrechten verbunden sind. Die Zuweisung wird vom Administrator über Einstellungen > Rollen vorgenommen.
Zu beachten ist, dass Rolle und Mitgliedschaftslevel zwei unterschiedliche Konzepte sind. Auch wenn beispielsweise dein **Mitgliedschaftslevel „Coach“ ** lautet, brauchst du zusätzlich die Rolle „Coach“, um auf die Administrationsschnittstelle zugreifen zu können.
Termin ist für die falschen Mitglieder sichtbar
Falls du einen Termin für eine bestimmte Gruppe von Mitgliedern erstellt hast, diese ihn aber nicht sehen können, prüfe, ob du ihn für die richtige Gruppe definiert hast (Änderung über Gruppen-Navigator links oben). Vergewissere dich auch, dass die richtigen Sichtbarkeitseinstellungen gewählt sind und die Möglichkeit zur Anmeldung aktiviert wurde.
Zusatzfelder für Termine
Falls für einen Termin besondere Teilnehmerinformationen erforderlich sind, können dem Anmeldeformular entsprechende Zusatzfelder hinzugefügt werden. Diese Informationen werden nach Ablauf eines vordefinierten Zeitraums automatisch gelöscht. Beispielsweise kannst du über ein Zusatzfeld die Teilnehmenden an einer Turnierreise nach möglichen Allergien fragen.
Rechnungen an Sponsoren und Mannschaften
Auch für die Verwaltung von Partnern und Mannschaften (einschließlich Rechnungswesen) werden Mitgliedskonten genutzt. Erstelle dazu für den Partner oder die Mannschaft ein Mitgliedskonto (ggf. ohne Login-Möglichkeit) und sende die Rechnungen in gleicher Weise wie an reguläre Mitglieder.
Gemeinsames Training unterschiedlicher Mannschaften
Falls zwei Mannschaften des Vereins gelegentlich gemeinsam trainieren, kann der Administrator sie zwecks Vereinfachung des Terminmanagements als Untergruppe zusammenfassen.
Beispiel:
Jungen 2009
Jungen 2010 & 2011
Jungen 2010
Jungen 2011
Jungen 2012
...
Die gemeinsamen Trainingstermine werden für die Kombigruppe „Jungen 2010 & 2011“ erstellt. Ansonsten bleiben die beiden Mannschaften separate Untergruppen (Jungen 2010 bzw. Jungen 2011) mit jeweils eigenem Terminkalender, Rechnungswesen usw., wodurch auch den Eltern unnötige Kalendervermerke erspart bleiben.
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