Einstellungen: Finanzen

Allgemein

In den allgemeinen Finanzeinstellungen kannst Du Grundlegendes wie die Zahlungsfrist, Verzugszinsen, Mehrwertsteuersätze und Standardtexte für Rechnungen festlegen. Um die standardmäßigen Rechnungseinstellungen zu ändern, klicke auf Bearbeiten.

• Zahlungsfrist

  Definiere die standardmäßige Zahlungsfrist für vom Verein ausgestellte Rechnungen. Sie kann beim Erstellen einer neuen Rechnung individuell angepasst werden.

• Verzugszins

  Gib den standardmäßigen Verzugszins (in %) für überfällige Rechnungen ein.

• Standardtext der Rechnung

  Dieser Text erscheint automatisch auf jeder ausgedruckten oder versendeten PDF-Rechnung (z. B. „Bitte verwende bei der Überweisung die angegebene Referenznummer.“).

• Verwendete Mehrwertsteuersätze

  Wähle die Mehrwertsteuersätze aus, die für die Leistungen Deines Vereins relevant sind.

Zahlungserinnerungen

Richte automatische oder manuelle Zahlungserinnerungen ein, um überfällige Rechnungen in Deinem Verein zuverlässig nachzuverfolgen. So stellst Du sicher, dass ausstehende Beträge pünktlich eingereicht werden, ohne jede Rechnung einzeln im Blick behalten zu müssen.

Zahlungserinnerung erstellen oder bearbeiten

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen zum Bereich Zahlungserinnerung.

2. Klicke auf + Neue Zahlungserinnerung oder wähle bei einer bestehenden Erinnerung das Drei-Punkte-Symbol und klicke auf Bearbeiten.

   Definiere die folgenden Felder:

   • Versand (Modus): Wähle zwischen Automatisch und Manuell.
     • Automatisch: Clubway versendet die Erinnerung nach Ablauf der eingestellten Tage selbstständig im Hintergrund.
     • Manuell: Die Erinnerung wird nicht automatisch verschickt. Du kannst sie gezielt aus der Rechnungsliste heraus versenden.
   • Versand nach Fälligkeitsdatum: Gib an, wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung die Erinnerung greifen soll (z. B. 8 Tage).
   • Betreff: Trage den Betreff der E-Mail ein (z. B. „Erste Zahlungserinnerung“ oder „Letzte Warnung“).
   • Begleittext: Verfasse den Text der E-Mail. Dieser dient als Vorlage für den automatischen sowie manuellen Versand.
3. Klicke auf Speichern.

Manuelle Zahlungserinnerung versenden

Falls Du den Versand auf Manuell gestellt hast oder Rechnungen vorab selbst prüfen möchtest, kannst Du die Erinnerung direkt aus der Rechnungsverwaltung verschicken:

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen.
2. Filtere nach überfälligen Rechnungen und markiere die gewünschten Rechnungen in der linken Spalte.
3. Klicke auf Funktion auswählen und wähle Zahlungserinnerung senden.
4. Wähle im nächsten Schritt aus, welche der angelegten Zahlungserinnerungen verwendet werden soll, und bestätige den Versand.

Bankkonten

In den Bankkonto-Einstellungen hinterlegst Du die Bankverbindungen Deines Vereins, die automatisch für die Rechnungsstellung verwendet werden. Dein Verein benötigt mindestens ein aktives Bankkonto, um Rechnungen in Clubway erstellen zu können.

Bankkonto hinzufügen oder bearbeiten

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen und öffne den Reiter Bankkonten.

2. Klicke auf + Neues Bankkonto oder wähle bei einem bestehenden Konto die drei Punkte und klicke auf Bearbeiten.

   Definiere die folgenden Felder:

   • Name: Trage eine eindeutige Bezeichnung ein (z. B. „Hauptkonto“ oder „Jugendkasse“). Dies hilft Dir, das richtige Konto bei der Rechnungsstellung schnell zu identifizieren.
   • IBAN: Gib die internationale Kontonummer Deines Vereinskontos ein.
   • BIC: Gib die internationale Bankleitzahl (BIC) der jeweiligen Bank ein.
   • Buchhaltungskonto: Trage das entsprechende Buchhaltungskonto ein. Dieses Feld wird für den Export von Buchhaltungsunterlagen genutzt, sofern das Zusatzmodul Buchhaltung aktiviert ist.
   • Rechnungslayout: Wähle das gewünschte Layout aus, das das Aussehen und das Logo auf den Rechnungen dieses Kontos bestimmt.
   • E-Mail: Gib die E-Mail-Adresse an, an die Antworten und Rückfragen von Mitgliedern zu Rechnungen gesendet werden sollen (z. B. geschaeftsstelle@verein.de ). Lässt Du dieses Feld leer, wird automatisch die E-Mail-Adresse der jeweiligen Rechnungsgruppe verwendet.
3. Klicke auf Speichern.

Bankkonten deaktivieren

Bankkonten können nach der Erstellung nicht vollständig aus dem System gelöscht werden, um bestehende Finanzdaten nicht zu verfälschen.

• Um ein nicht mehr benötigtes Konto abzuschalten, wähle aus dem drei Punkte Menü Deaktivieren
• Für ein deaktiviertes Bankkonto können keine neuen Rechnungen mehr erstellt werden.
• Bereits erstellte Rechnungen und Zahlungsdaten bleiben im System weiterhin vollständig erhalten.

Rechnungslayouts

Mit Rechnungslayouts gestaltest Du das Aussehen der von Clubway erstellten PDF-Rechnungen individuell. Du bestimmst, welche Logos, Absenderdaten, Mitgliedsinformationen und Fußzeilen auf Deinen Rechnungen angezeigt werden.

Ein Rechnungslayout kann für genau ein oder mehrere Bankkonten verwendet werden. So kannst Du für alle Konten dasselbe Design festlegen oder verschiedenen Konten ein eigenes Layout zuweisen.

Rechnungslayout anlegen oder bearbeiten

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen > Rechnungslayouts.
2. Klicke auf + Neues Rechnungslayout oder wähle bei einem bestehenden Layout die drei Punkte und klicke auf Bearbeiten.

Reiter „Basisdaten“ konfigurieren

In den Basisdaten legst Du die grundlegenden Zuordnungen und Absenderinformationen fest:

• Name: Gib eine eindeutige Bezeichnung ein, um das Layout in der Übersicht schnell wiederzuerkennen.
• Bankkonten: Wähle die Bankkonten aus, die dieses Layout verwenden sollen.
• Zahlungsempfänger: Trage den Namen des offiziellen Zahlungsempfängers ein (z. B. Vereinsname oder Abteilung).
• Adresse: Gib die vollständige Adresse des Zahlungsempfängers ein.

Reiter „Layout“ konfigurieren

Im Reiter Layout steuerst Du das visuelle Erscheinungsbild Deiner Rechnungen.

Kopfbereich

• Logo-Typ: Wähle zwischen Vereinslogo und Eigenes Logo. Beim Vereinslogo werden das in Clubway hinterlegte Vereinslogo und die Standardadresse verwendet. Beim eigenen Logo wählst Du eine eigene Bilddatei aus.
• Datenfelder auf der Rechnung: Klicke auf das Zahnrad-Symbol, um auszuwählen, welche Informationen oben rechts auf der Rechnung abgedruckt werden (z. B. Mitglied, Mitgliedsnummer, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Referenznummer).

Rechnungsempfänger

• Nach unten verschieben / Nach rechts verschieben: Passe die Position der Empfängeradresse in Millimetern an. Dies ist hilfreich, um die Adresse exakt im Sichtfenster von Fensterkuverts zu platzieren, wenn Du Rechnungen ausdrucken und per Post versenden möchtest.

Fußbereich

• Stil der Fußzeile: Wähle zwischen einer ein-, zwei- oder dreispaltigen Fußzeile.
• Inhalt der Fußzeile: Trage alle rechtlich erforderlichen Informationen oder Bankverbindungen in die Textfelder ein. Der Text wird klein am unteren Rand der Rechnung abgedruckt.

Layout per Vorschau prüfen

1. Klicke am unteren Rand des Fensters auf Vorschau, um eine Beispiel-Rechnung im PDF-Format herunterzuladen.
2. Überprüfe in der Vorschau, ob Platzierung, Schriftbild und Datenfelder Deinen Wünschen entsprechen.
3. Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu sichern.

Rechnungskategorien

Mit Rechnungskategorien gliederst Du einzelne Rechnungszeilen im Verein übersichtlich. Sie ermöglichen detaillierte Finanzberichte und ordnen Einnahmen bei aktiviertem Buchhaltungsmodul automatisch den korrekten Buchhaltungskonten zu.

Neue Rechnungskategorie anlegen oder bearbeiten

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen > Rechnungskategorien.

2. Klicke auf + Neue Rechnungskategorie oder wähle bei einer bestehenden Kategorie die drei Punkte und klicke auf Bearbeiten.

   Definiere die folgenden Felder:

   • Rechnungskategorie: Gib einen eindeutigen Namen für die Kategorie ein (z. B. „Mitgliedergebühren“ oder „Kursgebühren“).
   • Buchhaltungskonto: Trage die entsprechende Kontonummer ein (z. B. „3000“). Dieses Feld steuert die Verbuchung auf das jeweilige Buchhaltungskonto, sofern das Zusatzmodul Buchhaltung aktiviert ist.
3. Klicke auf Speichern.

Reihenfolge der Kategorien ändern

Sortiere Deine Rechnungskategorien nach Nutzungshäufigkeit. So erscheinen die am häufigsten verwendeten Kategorien bei der manuellen Erstellung einer neuen Rechnung direkt an erster Stelle in der Auswahlliste.

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen > Rechnungskategorien.
2. Klicke oben rechts auf Reihenfolge ändern.
3. Verschiebe die Kategorien an die gewünschte Position.
4. Klicke auf Speichern.

Rechnungskategorien zusammenführen

Bereits angelegte und in Rechnungen verwendete Kategorien können nicht gelöscht werden, damit historische Finanzberichte und Auswertungen konsistent bleiben. Du kannst veraltete oder doppelte Kategorien jedoch nahtlos mit einer Ziel-Kategorie zusammenführen.

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen > Rechnungskategorien.
2. Markiere in der linken Tabellenspalte die Kategorien, die Du zusammenführen möchtest (z. B. „Mitgliedsgebühren A“ und „Mitgliedsgebühren B“).
3. Klicke auf das Dropdown-Menü Funktion auswählen und wähle Ausgewählte zusammenführen.
4. Wähle im neuen Fenster die Ziel-Kategorie aus, auf die alle bisherigen Rechnungszeilen und Auswertungen übertragen werden sollen.
5. Bestätige die Zusammenführung.

Zahlungsarten

Verwalte die Zahlungsarten Deines Vereins, um manuell erfasste Zahlungen – wie Barzahlungen oder Zahlungen über externe Systeme – Rechnungen korrekt zuzuordnen. Bei aktiviertem Buchhaltungsmodul kannst Du für jede Zahlungsart ein spezifisches Buchhaltungskonto hinterlegen.

Neue Zahlungsart hinzufügen

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen > Zahlungsarten.
2. Klicke oben rechts auf + Neue Zahlungsart.
3. Gib den Namen für die Zahlungsart ein und trage optional das zugehörige Buchhaltungskonto ein.
4. Klicke auf Speichern.

Zahlungsart bearbeiten, deaktivieren oder löschen

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen > Zahlungsarten.

2. Klicke neben der gewünschten Zahlungsart auf die drei Punkte (oder das Zahnrad).

   Wähle Bearbeiten, um die Eigenschaften der Zahlungsart anzupassen:

   • Aktiv: Wähle JA oder NEIN, um festzulegen, ob diese Zahlungsart bei der manuellen Erfassung von Zahlungen zur Auswahl stehen soll.
   • Buchhaltungskonto: Gib das zugehörige Gegenkonto für die Buchhaltung ein, sofern das Zusatzmodul Buchhaltung genutzt wird.
3. Klicke auf Speichern.

Rabattgruppen

Siehe eigener Artikel: Rabattgruppen

Familienrabatte

Aktiviere Familienrabatte in Clubway, damit Mitglieder ihre Angehörigen selbstständig zu einer Familie zusammenfassen können. Dadurch schaffst Du die Grundlage für automatische Beitragsermäßigungen und reduzierst den manuellen Verwaltungsaufwand im Verein.

Familienrabatte konfigurieren

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen und öffne den Reiter Familienrabatte.

2. Klicke auf Bearbeiten.

   Passe die folgenden Einstellungen an:

   • Funktion: Wähle In Verwendung, um die Familienfunktionen für Deinen Verein zu aktivieren. Wählst Du Nicht in Verwendung, wird der Bereich für Mitglieder komplett ausgeblendet.
   • Selbstverwaltung der Familie durch Mitglieder: Bestimme, wie flexibel Mitglieder Familien verwalten dürfen:
     • Nicht erlaubt: Mitglieder können keine eigenen Familienstrukturen anlegen. Die Verknüpfung von Familienmitgliedern erfolgt ausschließlich durch Vereinsverantwortliche in der Mitgliederverwaltung.
     • Bestätigung durch Verein erforderlich: Mitglieder können Anträge zur Familienverknüpfung stellen. Vereinsverantwortliche müssen diese Anträge prüfen und freigeben, bevor der Rabatt greift.
     • Änderungen werden automatisch bestätigt: Mitglieder können Familienmitglieder eigenständig hinzufügen oder entfernen. Die Anpassungen werden ohne vorherige Prüfung durch den Verein sofort aktiv.
3. Klicke auf Speichern.

Videoanleitung zu den allgemeinen Einstellungen der Finanzen

Schaue dir das passende Video an und stoppe zur gewünschten Stelle.