Wallet - Finanzen

Mit dem Wallet verwaltest du für jedes Mitglied ein Guthaben beim Verein. Zahlt ein Mitglied eine Rechnung zu hoch, überträgst du die Überzahlung in sein Wallet. Clubway verrechnet das Guthaben dann automatisch mit den nächsten Rechnungen, die auf dasselbe Bankkonto laufen.

Jedes Wallet gehört zu genau einem Bankkonto des Vereins. Richtest du für mehrere Bankkonten ein Wallet ein, hat ein Mitglied entsprechend mehrere Wallets. Optional kannst du deinen Mitgliedern zusätzlich einen Kreditrahmen einräumen.

Wie deine Mitglieder ihr Wallet in Clubway und in der App sehen und nutzen, erfährst du im Artikel Wallet - Vereinsmitglied.

Wallet einrichten

Du richtest ein Wallet einmal pro Bankkonto ein.

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen.
2. Öffne den Reiter Wallets.
3. Klicke auf + Wallet hinzufügen.
4. Fülle die folgenden Felder aus:
   • Bankkonto: Wähle das Bankkonto, für das das Wallet gilt.
   • Aktiviert: Wähle Ja, damit das Wallet genutzt werden kann.
   • Name: Gib einen Namen für das Wallet ein, z. B. „Vereinskonto“. Deine Mitglieder sehen diesen Namen.
   • Rechnungskategorie: Wähle die Rechnungskategorie für Einzahlungsrechnungen.
   • Rechnungsgruppe: Wähle die Rechnungsgruppe für Einzahlungsrechnungen.
   • Kredit aktiviert: Lass Nein ausgewählt, wenn du nur Überzahlungen und Guthaben verwalten willst. Wie der Kreditrahmen funktioniert, erfährst du unter „Optional: Kreditrahmen nutzen“.
5. Klicke auf Speichern.

Das neue Wallet erscheint im Reiter Wallets mit dem Status In Verwendung. Rechnungskategorie und Rechnungsgruppe nutzt Clubway als Standardwerte, wenn Mitglieder selbst eine Einzahlung anfordern.

Überzahlung ins Wallet übertragen

Hat ein Mitglied eine Rechnung zu hoch bezahlt, zeigt Clubway die Rechnung mit dem Status Zuviel bezahlt und einem negativen offenen Betrag. Die Überzahlung landet nicht automatisch im Wallet – du überträgst sie selbst.

So überträgst du die Überzahlung einer einzelnen Rechnung:

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen.
2. Klicke bei der Rechnung auf das Drei-Punkte-Menü.
3. Wähle Überzahlung ins Wallet übertragen.
4. Prüfe im Fenster Rechnungsnummer und Mitglied und klicke auf Bestätigen.

So überträgst du die Überzahlungen mehrerer Rechnungen auf einmal:

1. Markiere die Rechnungen in der Liste.
2. Klicke auf Funktion auswählen > Überzahlung ins Wallet übertragen.
3. Klicke auf Bestätigen.

Nach dem Bestätigen ist die Rechnung ausgeglichen und erscheint nicht mehr bei den offenen Rechnungen. Im Wallet des Mitglieds steht die Gutschrift mit dem Kommentar „Überzahlung aus Rechnung … dem Wallet gutgeschrieben“.

Rechnungen mit dem Wallet bezahlen

Guthaben im Wallet verrechnet Clubway automatisch mit neuen Rechnungen. Bei Rechnungen, die schon offen sind, rechnest du das Guthaben selbst an.

Automatische Verrechnung

Sobald eine Rechnung veröffentlicht wird, prüft Clubway, ob das Mitglied im Wallet für das Bankkonto der Rechnung ein Guthaben hat. Das gilt für alle Rechnungen, die Clubway ausstellt.

• Guthaben deckt die Rechnung: Clubway rechnet den vollen Betrag an, die Rechnung ist bezahlt.
• Guthaben ist kleiner als die Rechnung: Clubway rechnet das gesamte Guthaben an. Der Rest der Rechnung bleibt offen.

Beispiel: Ein Mitglied hat 50,00 € im Wallet. Du veröffentlichst eine Rechnung über 100,00 €. Clubway rechnet 50,00 € an, offen bleiben 50,00 € und das Wallet steht danach auf 0,00 €.

Guthaben manuell anrechnen

Rechnungen, die schon vor dem Guthaben offen waren, verrechnet Clubway nicht automatisch. In diesem Fall rechnest du das Guthaben selbst an.

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen.
2. Klicke auf die Rechnungsnummer, um die Rechnung zu öffnen.
3. Öffne den Reiter Eingegangene Zahlungen. Unter der Tabelle siehst du den aktuellen Wallet-Saldo des Mitglieds.
4. Klicke auf + Zeile hinzufügen.
5. Wähle bei Zahlungsart die Option Wallet-Guthaben.
6. Gib bei Betrag ein, wie viel Guthaben du anrechnen willst.
7. Klicke auf Speichern.

Der offene Betrag der Rechnung sinkt um den angerechneten Betrag, der Wallet-Saldo entsprechend.

Guthaben aufladen

Mitglieder können Geld auch direkt ins Wallet einzahlen, z. B. als Vorauszahlung für künftige Rechnungen. Clubway erstellt dafür eine Einzahlungsrechnung.

Einzahlung anlegen

1. Gehe zu Finanzen > Wallets.
2. Klicke auf + In Wallets einzahlen.
3. Fülle die folgenden Felder aus:
   • Empfänger: Wähle ein Mitglied oder über Mehrere Empfänger hinzufügen mehrere Mitglieder.
   • Bankkonto: Wähle das Bankkonto, zu dem das Wallet gehört.
   • Betrag: Gib den Betrag ein, der ins Wallet eingezahlt werden soll.
   • Rechnungen zustellen: Lass das Häkchen gesetzt, damit die Mitglieder die Einzahlungsrechnung erhalten.
   • Zahlungsfrist (Tage), Fälligkeitsdatum, Verzugszins: Lege die Zahlungsbedingungen wie bei jeder anderen Rechnung fest.
   • Begleitmitteilung der Rechnung: Gib optional einen Text für die Rechnung ein.
   • Interner Kommentar: Gib optional eine Notiz für den Verein ein.
4. Wähle die Art der Einzahlung:
   • Standard-Einzahlung: Clubway schreibt dem Wallet gut, was auf die Einzahlungsrechnung bezahlt wird – auch Teilzahlungen. Zahlt ein Mitglied z. B. 40,00 € auf eine Einzahlungsrechnung über 50,00 €, erhält das Wallet 40,00 € und 10,00 € bleiben offen.
   • Sofort-Einzahlung: Clubway schreibt den Betrag sofort gut. Zahlungen auf die Einzahlungsrechnung wirken sich nicht mehr auf den Saldo aus.
5. Klicke auf Speichern.

Im Reiter Einzahlungen des Wallets siehst du jede Einzahlung mit Status, Betrag, eingezahltem Betrag, Abschlussdatum, Kennzeichen für Sofort-Einzahlung und der zugehörigen Rechnung.

Nicht zugeordnete Zahlung als Einzahlung buchen

Geht auf dem Vereinskonto eine Zahlung ein, die zu keiner Rechnung passt, buchst du sie direkt als Guthaben ins Wallet eines Mitglieds.

1. Gehe zu Finanzen > Zahlungen.
2. Klicke bei der Zahlung mit dem Status Nicht zugeordnet auf das Drei-Punkte-Menü.
3. Wähle Wallet-Einzahlung erstellen.
4. Fülle die folgenden Felder aus:
   • Empfänger: Suche das Mitglied, dem das Guthaben gutgeschrieben wird.
   • Bankkonto: Prüfe das Bankkonto des Wallets.
   • Betrag: Clubway übernimmt den Betrag aus der Zahlung.
   • Rechnungen zustellen: Setze das Häkchen, wenn das Mitglied die Einzahlungsrechnung erhalten soll.
5. Klicke auf Speichern.

Clubway erstellt eine Einzahlungsrechnung, ordnet ihr die Zahlung zu und schreibt den Betrag sofort dem Wallet gut.

Ausstehende Einzahlung stornieren

Wird eine Einzahlungsrechnung nicht mehr gebraucht, stornierst du die Einzahlung. Clubway erstellt dabei automatisch eine Gutschrift für die Einzahlungsrechnung.

1. Gehe zu Finanzen > Wallets und klicke auf den Namen des Mitglieds.
2. Wechsle in den Reiter Einzahlungen.
3. Markiere die Einzahlung mit dem Status Ausstehend.
4. Klicke auf Funktion auswählen > Einzahlungen stornieren.
5. Prüfe die Einzahlungen im Fenster und klicke auf Ausgewählte Einzahlungen stornieren.

Die Einzahlung erhält den Status Storniert, das Datum steht in der Spalte Storniert am.

Guthaben auszahlen

Möchte ein Mitglied sein Guthaben zurück, zahlst du es aus. Clubway zieht den Betrag sofort vom Wallet ab, sobald du die Auszahlung anlegst. Die Überweisung selbst führst du über deine Bank aus.

Auszahlungskonto hinterlegen

Damit klar ist, wohin der Verein überweist, hinterlegst du im Wallet die Bankverbindung des Mitglieds.

1. Gehe zu Finanzen > Wallets und klicke auf den Namen des Mitglieds.
2. Klicke auf Bearbeiten.
3. Gib unter Auszahlungskonto die IBAN und den Kontoinhaber ein.
4. Klicke auf Speichern.

Auszahlung für ein Mitglied anlegen

1. Gehe zu Finanzen > Wallets und klicke auf den Namen des Mitglieds.
2. Wechsle in den Reiter Auszahlungen und klicke auf + Neue Auszahlung.
3. Gib den Betrag ein. Oben im Fenster siehst du den aktuellen Saldo.
4. Gib optional eine Notiz ein.
5. Klicke auf Speichern.

Die Auszahlung erscheint mit dem Status Entwurf.

Auszahlungen für mehrere Mitglieder anlegen

1. Gehe zu Finanzen > Wallets.
2. Markiere die Wallets, deren Guthaben du auszahlen willst.
3. Klicke auf Funktion auswählen > Auszahlungen erstellen.
4. Prüfe die Liste im Fenster. Klicke auf einen Eintrag, um den Grund für einen Fehler oder eine Warnung zu sehen.
5. Klicke auf Auszahlungen für ausgewählte Wallets erstellen.

Auszahlungen bestätigen

Mit dem Bestätigen schließt du eine Auszahlung ab. Clubway erstellt dabei die Zahlung für die Buchhaltung und auf Wunsch eine SEPA-Überweisungsdatei für dein Online-Banking.

1. Gehe zu Finanzen > Wallets und öffne den Reiter Auszahlungen.
2. Markiere die Auszahlungen mit dem Status Entwurf.
3. Klicke auf Funktion auswählen > Auszahlungen bestätigen.
4. Wähle das Auszahlungsdatum.
5. Lass das Häkchen bei Überweisungsdatei erstellen gesetzt, wenn du die Überweisungen als Datei in dein Online-Banking hochladen willst.
6. Klicke auf Ausgewählte Auszahlungen bestätigen.

Die Auszahlungen erhalten den Status Bestätigt.

Auszahlung stornieren

Eine Auszahlung im Status Entwurf kannst du stornieren, z. B. wenn sie versehentlich angelegt wurde.

1. Gehe zu Finanzen > Wallets und öffne den Reiter Auszahlungen.
2. Markiere die Auszahlung.
3. Klicke auf Funktion auswählen > Auszahlungen stornieren.

Clubway schreibt den Betrag dem Wallet wieder gut.

Optional: Kreditrahmen nutzen

Mit einem Kreditrahmen dürfen Mitglieder ihr Wallet bis zu einem festen Betrag ins Minus ziehen. Clubway bezahlt eine neue Rechnung dann automatisch, wenn Guthaben und freier Kreditrahmen zusammen den ganzen Rechnungsbetrag decken.

• Betrag ist gedeckt: Clubway bezahlt die Rechnung vollständig, zuerst aus dem Guthaben, den Rest aus dem Kredit.
• Betrag ist nicht gedeckt: Clubway bezahlt die Rechnung nicht, auch nicht anteilig. Die Rechnung bleibt offen.

Beispiel: Ein Mitglied hat 30,00 € Guthaben und einen Kreditrahmen von 100,00 €. Eine Rechnung über 99,00 € wird vollständig bezahlt: 30,00 € aus dem Guthaben, 69,00 € aus dem Kredit. Der Saldo steht danach auf -69,00 €.

Kreditrahmen einrichten

So aktivierst du den Kreditrahmen für ein Wallet.

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen und öffne den Reiter Wallets.
2. Öffne das Wallet bzw. klicke auf + Wallet hinzufügen.
3. Wähle bei Kredit aktiviert die Option Ja.
4. Fülle die zusätzlichen Felder aus:
   • Kreditrahmen: Gib den Betrag ein, um den der Saldo höchstens unter null fallen darf.
   • Automatische Kreditabrechnung: Wähle Ja, wenn Clubway den genutzten Kredit jeden Monat automatisch in Rechnung stellen soll.
   • Rechnungstag: Wähle den Tag im Monat (1–31), an dem der genutzte Kredit in Rechnung gestellt wird.
   • Zahlungsfrist (Tage): Gib die Zahlungsfrist für die Kreditrechnung ein.
   • Verzugszins: Gib den Verzugszins in Prozent ein.
   • Nachricht: Gib optional einen Text ein, der auf der automatischen Kreditrechnung erscheint.
5. Klicke auf Speichern.

Kreditrahmen für ein Mitglied anpassen

Der Kreditrahmen aus den Wallet-Einstellungen gilt für alle Mitglieder. Für einzelne Mitglieder kannst du einen anderen Betrag festlegen.

1. Gehe zu Finanzen > Wallets und klicke auf den Namen des Mitglieds.
2. Klicke auf Bearbeiten.
3. Gib bei Kreditrahmen den Betrag für dieses Mitglied ein. Lass das Feld leer, damit der Standardwert des Bankkontos gilt.
4. Klicke auf Speichern.

Genutzten Kredit in Rechnung stellen

Ein negativer Saldo zeigt, wie viel Kredit ein Mitglied genutzt hat. Diesen Betrag stellt Clubway am Rechnungstag automatisch in Rechnung, wenn die automatische Kreditabrechnung aktiv ist. Du kannst den genutzten Kredit aber auch jederzeit selbst abrechnen.

1. Gehe zu Finanzen > Wallets.
2. Markiere die Wallets, deren genutzten Kredit du abrechnen willst.
3. Klicke auf Funktion auswählen > Genutzten Kredit in Rechnung stellen.
4. Prüfe die Felder im Fenster:
   • Rechnungen zustellen: Lass das Häkchen gesetzt, damit die Mitglieder die Rechnung erhalten.
   • Zahlungsfrist (Tage), Verzugszins: Lege die Zahlungsbedingungen fest.
   • Begleitmitteilung der Rechnung: Gib optional einen Text für die Rechnung ein.
5. Prüfe die Liste der Wallets und klicke auf Genutzten Kredit der ausgewählten Wallets in Rechnung stellen.

Clubway erstellt eine Einzahlungsrechnung über den genutzten Kredit. Sie steht im Reiter Einzahlungen mit dem Status Ausstehend. Der Saldo steigt erst, wenn die Rechnung bezahlt wird – nicht schon beim Erstellen.

Guthaben und Buchungen einsehen

Unter Finanzen > Wallets siehst du die Wallets aller Mitglieder auf einen Blick, z. B. um das aktuelle Guthaben eines Mitglieds zu prüfen.

1. Gehe zu Finanzen > Wallets.
2. Prüfe im Reiter Wallets die Angaben zu jedem Mitglied:
   • Bankkonto: Das Bankkonto, zu dem das Wallet gehört.
   • Saldo: Das aktuelle Guthaben. Ein negativer Saldo zeigt genutzten Kredit.
   • Kreditrahmen: Der Betrag, um den der Saldo unter null fallen darf.
   • IBAN für Auszahlungen: Das Konto, auf das Guthaben ausgezahlt wird.
3. Klicke auf den Namen eines Mitglieds, um sein Wallet zu öffnen.

Im Wallet eines Mitglieds stehen oben Saldo und Kreditrahmen. Darunter findest du diese Reiter:

• Buchungen: Alle Bewegungen mit Datum, Betrag, Saldo nach Buchung, zugehöriger Rechnung und Kommentar.
• Einzahlungen: Die Einzahlungen in das Wallet.
• Auszahlungen: Die Auszahlungen aus dem Wallet.
• Änderungsprotokoll: Änderungen an IBAN, Kontoinhaber und Kreditrahmen mit Datum und Bearbeiter.