Einstellungen der Verträge

Bevor du startest und Beiträge deinen Mitgliedern zuordnest, solltest du erst die Standardeinstellungen festlegen.

Veröffentlichung von Vertragsrechnung

1. Gehe zu Verträge > Einstellungen

2. Stelle deine Präferenzen ein.

   • Veröffentlichung von Vertragsrechnungen:

     • Rechnungen als Entwurf erstellen: Die Rechnungen werden als Entwurf erstellt und müssen dann noch selbst veröffentlicht werden.

     • Rechnungen automatisch veröffentlichen: Die Rechnungen werden auf Grundlage des Vertrags automatisch zur richtigen Zeit versendet.

   • Gruppe für Rechnungen: Wähle hier eine Gruppe aus, in der die Rechnungen generiert werden sollen. Dabei kannst du zwischen einer spezifischen Gruppe oder der jeweiligen Gruppe, in der sich der Vertrag befindet, wählen. Wenn du eine Gruppe wählst, werden alle Verträge automatisch auf einer Rechnung gebündelt. Sonst werden Rechnungen nach der Gruppenzugehörigkeit des Vertrages zusammengefasst.

   • Verpflichtendes SEPA-Mandat: Hier kann mit der entsprechenden Auswahl (ja oder nein) eingestellt werden, ob Mitglieder ein gültiges SEPA-Mandat hinterlegen müssen, wenn ihnen aktive Verträge zugeteilt werden. Wenn ein Mitglied noch kein SEPA-Mandat hinterlegt hat, wird es beim nächsten Login gebeten, dies nachzuholen.

   • Rechnungen im Voraus erstellen: Hier kann individuell eingestellt werden, wie viele Tage im Voraus die Rechnungen erstellt werden sollen.

   • Selbstregistrierung erlaubt: Wenn hier "Ja" ausgewählt wird, können Mitglieder selbst bei der Registrierung die entsprechenden Tarife wählen. Hier ist auch der Link zur Selbstregistrierung zu finden. Dieser kann kopiert und an entsprechende Externe weitergegeben werden.

Erstellung von Mitgliedsarten

Für ein Mitglied kann nur ein Mitgliedsvertrag gleichzeitig aktiv sein. Ein neuer Mitgliedsvertrag kann nach Beendigung der derzeit aktiven Mitgliedschaft erstellt werden.

So können Mitgliedsarten definiert werden:

1. Gehe zu Verträge > Mitgliedsarten.

2. Klicke auf "+ Neue Mitgliedsart".

3. Lege die Basisdaten der Mitgliedsart fest

   1. Name: Wähle hier eine treffende Bezeichnung aus, anhand derer du die Verträge und Preise später zuordnen kannst.

      1. Aktiv: Wähle, ob die Mitgliedsart derzeit in Verwendung sein soll oder nicht

      2. Kurzbeschreibung: Definiere hier wichtige Informationen, wie bspw. Altersgrenzen, die für diese Mitgliedsart von Bedeutung sind.

      3. Beschreibung: Erkläre hier wofür die Mitgliedsart verwendet werden soll

      4. Abrechnungseinstellungen und Aktivierungsgebühr

         1. Bankkonto: Wähle hier eines der in Clubway hinterlegten Bankkonten aus.

         2. Rechnungskategorie: Hier kann die einschlägige Rechnungskategorie ausgewählt werden, die vorher in Clubway definiert wurde.

         3. MwSt: Trage hier den entsprechenden Mehrwertsteuer-Satz ein.

         4. Standard-Rechnungsdatum: Tag der Rechnungsstellung, der erste, die Mitte (15.) oder der letzte des Monats.

         5. Aktivierungsgebühr: Bei Bedarf kann hier eine Aktivierungsgebühr eingetragen werden, die einmalig erhoben wird.

      5. Gültigkeitszeitraum

         1. Vertragstyp: Wähle hier zwischen einfachen Verträgen (mit oder ohne automatische Verlängerung) und Verträgen über einen fixen Zeitraum (mit oder ohne Verlängerung)

         2. Vertragsdauer: 1, 3, 6 oder 12 Monate.

         3. Kündigungsfrist: Lege hier die individuelle Kündigungsfrist vom Kündigungszeitpunkt oder vor Ende der Vertragslaufzeit fest.

      6. Folgezeiträume

         1. Vertragsverlängerung: Verlängerung des Vertrages um 1, 3, 6 oder 12 Monate.

         2. Abrechnungszeitraum: In welchem Intervall Rechnungen erstellt werden sollen - 1, 3, 6 oder 12 Monate.

         3. Preis für die Rechnungsperiode: Der Preis für eine Rechnungsperiode in €.

   2. Füge unter “Ermässigungen” die entsprechenden einschlägigen Rabatte hinzu, die auf den Rabattgruppen basierend hier zutreffen können, wenn Mitglieder bestimmte Kriterien erfüllen.

   3. Klicke auf “Speichern”.

Die Mitgliedsart wurde nun erstellt und kann unter Verträge > Mitgliedsarten eingesehen und für die Erstellung von Verträgen verwendet werden.

Bestimme und Erstelle deine Tarife

Bevor ein Vertrag überhaupt erstellt werden kann, müssen Tarife bestimmt werden. Diese Tarife sind die Beiträge des Vereins. Das heißt zum Beispiel: Tennis Erwachsene, Tennis Kinder usw.

Reguläre Tarife können so eingestellt werden, dass sie nur in bestimmten Mitgliedsarten verfügbar sind (z. B. Kanufahren nur für Senioren). Tarife können somit je nach Mitgliedschaft unterschiedliche Preise haben.

Tarife werden wie folgt erstellt:

1. Gehe zu Verträge > Tarife.

2. Klicke auf "+ Neuer Tarif".

3. Definiere Abrechnungseinstellungen und Aktivierungsgebühr.

   • Name: Finde eine passende Beschreibung für deinen Tarif.

   • Bankkonto: Stelle ein auf welches Bankkonto das Geld gehen soll.

   • Rechnungskategorie: Stelle ein, um welche Rechnungskategorie es sich handelt. Denk dran in den Einstellungen kannst du auch noch mehr Rechnungskategorien bestimmen.

   • MwSt: Stelle ein, ob du MwSt zu diesem Tarif hinzufügst. Wähle zwischen 0,0% und 19,0%

   • Standard-Rechnungsdatum: Wähle hier zwischen Erster des Monats, 15. des Monats und Letzter des Monats. Das ist das Datum an dem die Rechnung rausgeht.

   • Aktivierungsgebühr: Stelle ein, ob dieser Beitrag eine Art Startgebühr hat.

4. Stelle den Gültigkeitszeitraum ein:

   • Vertragstyp: Wähle hier zwischen Einmalig, automatische Verlängerung, Fixer Zeitraum und Fixer Zeitraum mit Verlängerung.

     • Die Option Einmalig ist für Verträge vorgesehen, die nicht automatisch erneuert werden sollen.

     • Wenn du automatische Verlängerung auswählst, müssen Kündigungsfrist und Folgezeitraum auch noch bestimmt werden.

     • Wenn du die Option Fixer Zeitraum auswählst, kannst du den genauen Start- und Endmonat für den Vertrag festlegen.

     • Die Option Fixer Zeitraum, mit Verlängerung ist besonders nützlich, wenn dein Verein bestimmte Verträge regelmäßig in Rechnung stellen und sichergehen möchte, dass die Verträge automatisch erneuert werden. Je nach Dauer werden jeweils die Startdaten der Vertragsperioden angezeigt (z. B. 01.01. und 01.07. für einen Halbjahresvertrag) und es können für jede Vertragsdauer Teilzeiträume berechnet werden, wenn ein Mitglied beispielsweise erst nach Beginn der Vertragsperiode Teil des Vereins wird (z. B. 08.02. - 30.06.).

   • Vertragsdauer: Bestimme wie viele Monate dein Vertrag laufen soll.

5. Bestimme den Abrechnungszeitraum: Du kannst mehrere Abrechnungszeiträume hinzufügen und so auch z.B. einen Rabatt für Teilnehmer anbieten, die zum Beispiel für ein ganzes Jahr zahlen statt monatlich.

   • Wähle hier zwischen 1,3,6,12 Monaten

   • 1 Monat: Das Mitglied bezahlt jeden Monat zum Standard-Rechnungsdatum

   • 3 Monate: Das Mitglied bezahlt viertel-jährlich.

   • 6 Monate: Das Mitglied bezahlt zwei Mal im Jahr.

   • 12 Monate: Das Mitglied bezahlt für alle 12 Monate auf einen Schlag.

6. Bestimme den Preis für die Abrechnungsperiode. Wichtig hier: Wenn du 3 Monate auswählst, trage den Gesamtpreis für die 3 Monate ein. Clubway veranschaulicht einen monatlichen Preis. Es wird jedoch nur alle 3 Monate abgebucht.

7. Hier kannst du auch Rabattgruppen hinzufügen. Lese mehr hier.
8. Klicke auf "Speichern"

Erstelle so viele Tarife wie du brauchst!

Bearbeite deine Tarife

Du kannst die erstellten Tarife jederzeit bearbeiten. Änderungen an den Tarifen wirken sich nicht auf bereits erstellte Verträge für diese Tarife aus, mit Ausnahme der Änderung der Rechnungskategorie.

Wenn du bereits zugewiesene Verträge ändern möchtest, musst du sie direkt bearbeiten oder sie kündigen und neue Verträge erstellen.

1. Gehe zu Verträge > Tarife

2. Klicke auf die 3 Punkte neben dem Tarif, den du bearbeiten möchtest.

3. Klicke auf "Bearbeiten".

4. Bearbeite deinen Tarif und Klicke auf "Speichern".

Videoanleitung zu der Tariferstellung

Schaue dir das Video an um zu erfahren, wie man Tarife/Beiträge erstellt.