Verträge - Einführung

Das Verträge-Zusatzmodul ermöglicht eine automatische Abrechnung von Mitgliedsbeiträgen und fälligen Gebühren. Hierbei wird die Rechnungsgrundlage für das Mitglied einmalig definiert; danach erfolgt die Rechnungsstellung automatisch.

Der zugrundeliegende Vertrag definiert, welche vom Verein angebotenen Dienstleistungen dem Mitglied in Rechnung gestellt werden, ob das Vertragsverhältnis befristet oder unbefristet ist sowie im letzteren Fall die Kündigungsbedingungen. Zahlungsintervalle und -tage (Monatsanfang, -mitte oder -ende) können flexibel vereinbart werden.

Jedes Mitglied erhält einen eigenen Vertrag, der automatisch verlängert werden kann und die Zahlungen gemäß den individuellen Einstellungen vom Teilnehmerkonto abbucht. Auf diese Weise können wir eine maßgeschneiderte Abrechnung für jedes Mitglied sicherstellen.

Einem Mitglied kann eine Mitgliedsart und basierend auf dieser ein Tarif zugeordnet werden. Die Mitgliedsart steht hierbei für die Art der Mitgliedschaft und der Tarif definiert beispielsweise das Sportangebot bzw. das Leistungsangebot, das im Verein verfügbar ist.

Reguläre Tarifverträge können mit einem Mitgliedschaftsvertrag verknüpft werden. Wenn das Mitglied einen aktiven Mitgliedsvertrag hat, kann ein neuer Tarifvertrag mit der Mitgliedsart verknüpft werden, wenn der Dienst in dieser Mitgliedsart verfügbar ist - der korrekte Preis wird für den Dienst berechnet. Wenn ein Vertrag, der auf einer Mitgliedsart basiert, gekündigt wird, werden auch die damit verbundenen Tarifverträge gekündigt.

Bestellung des Zusatzmoduls

Das Verträge-Zusatzmodul kann von einem Administrator für den Verein bestellt werden, danach sind die Funktionen für Benutzer mit den Rollen Administrator und Schatzmeister verfügbar.

Grundeinstellungen

Unter Verträge > Einstellungen können die Grundeinstellungen für Verträge vorgenommen werden.

• Veröffentlichung von Vertragsrechnungen:
  • Rechnungen als Entwurf erstellen: Die Rechnungen werden als Entwurf erstellt und müssen dann noch selbst veröffentlicht werden. Diese Einstellung wird empfohlen, wenn Vertragsrechnungen zum ersten Mal erstellt werden, und gibt dem Verein die Möglichkeit, noch Änderungen an den Rechnungen vorzunehmen.
  • Rechnungen automatisch veröffentlichen: Die Rechnungen werden auf Grundlage des Vertrags automatisch zur richtigen Zeit versendet. Diese Einstellung wird empfohlen, wenn die ersten Rechnungsläufe erfolgreich durchgeführt wurden, ab diesem Zeitpunkt läuft dann alles automatisch ab.
• Gruppe für Rechnungen:  Verträge derselben Gruppe werden immer in eine Rechnung zusammengefasst, d. h. für mehrere Verträge desselben Mitglieds in einer Gruppe wird nur eine Rechnung erstellt. Wird dieses Feld leer gelassen, werden die Rechnung immer in der Gruppe des Vertrages erstellt.
• Verpflichtendes SEPA-Mandat: Das Mitglied muss spätestens beim nächsten Login ein SEPA Mandat hinterlegen, um Clubway weiterhin benutzen zu können. Mit dieser Einstellung kann sichergestellt werden, dass auch alle Rechnungen via SEPA-Mandat eingezogen werden können.
• Rechnungen im Voraus erstellen: Hier kann individuell eingestellt werden, wie viele Tage im Voraus die Rechnungen erstellt werden sollen.
• Preis automatisch aktualisieren: Hier kann festgelegt werden, ob der Preis für den Vertrag bei Vertragsverlängerung oder bei jeder Rechnungsstellung aktualisiert wird.
• Selbstregistrierung erlaubt: Bestehende und neue Mitglieder können selbst Vertragsanträge erstellen. Die Anträge müssen dann noch vom Verein akzeptiert werden.
• Zugang zur Selbstregistrierung: Wenn die Option Link und offenes Anmeldeformular ausgewählt wird, erscheint auf der Vereins-Startseite ein Button Anmelden und Mitglied werden. Der erzeugte Link kann zudem vom Verein auf der eigenen Homepage eingebunden oder über E-Mail und soziale Medien geteilt werden.
• Text für Begrüßungsseite: Dieser Text wird auf der Startseite der Selbstregistrierung angezeigt. Er sollte allgemeine Informationen über den Verein sowie die verschiedenen Tarife und Mitgliedsarten enthalten.
• Text für Bestätigungsseite: Dieser Text wird nach dem erfolgreichen Absenden des Vertragsantrags angezeigt. Er sollte Informationen zum weiteren Ablauf enthalten, z. B. dass die Geschäftsstelle die Anträge einmal pro Woche bearbeitet.

Verträge importieren

Bestehende Verträge können vom Clubway-Support für den Verein aus einer Excel-Datei importiert werden. Zuvor müssen die entsprechenden Mitgliedsarten und Tarife vom Verein selbst in Clubway erstellt werden. Beim Vertragsimport können auch Mitglieder direkt erstellt werden, falls die Mitglieder schon in Clubway existieren, ist die Angabe vom E-Mail und Adresse optional.

Die Datei im Excel-Format sollte folgende Informationen beinhalten.

Schritte für den Import

• Mitgliedsarten und Tarife in Clubway anlegen
• Excel-Datei mit Vertragsdaten erstellen (Beispieldatei)
• Datei unter Einstellungen > Allgemein > Uploads hochladen
• Clubway-Support importiert die Datei und meldet sich, wenn der Import fertig ist

Weiterführende Anleitungen

• Mitgliedsarten und Tarife

Selbstregistrierung von Mitgliedern im Verein

Zudem kann der Verein die Selbstregistrierung zu Verträgen durch Mitglieder ermöglichen. Mehr zur besagten Einstellung findest du hier.

Mitglieder können dem Verein beitreten, indem sie selbst einen Vertrag beantragen. Nur Mitgliedsarten und Tarife mit dem Status „aktiviert“ sind bei der Selbstregistrierung wählbar.

Das Mitglied wählt zunächst eine der verfügbaren Mitgliedsarten aus (sofern vorhanden) und kann dann eine beliebige Anzahl von Tarifen auswählen, die im Rahmen der gewählten Mitgliedsart verfügbar sind.

Anschließend füllen die Mitglieder ihre persönlichen Informationen aus und senden den Vertrag zur Überprüfung an den Verein.

Vereinsverantwortliche sehen die ausstehenden Vertragsanträge und können sie annehmen oder ablehnen.