Einführung - Verträge
Das Verträge-Zusatzmodul ermöglicht eine automatische Abrechnung von Mitgliedsbeiträgen und fälligen Gebühren. Hierbei wird die Rechnungsgrundlage für das Mitglied einmalig definiert; danach erfolgt die Rechnungsstellung automatisch.
Der zugrundeliegende Vertrag definiert, welche vom Verein angebotenen Dienstleistungen dem Mitglied in Rechnung gestellt werden, ob das Vertragsverhältnis befristet oder unbefristet ist sowie im letzteren Fall die Kündigungsbedingungen. Zahlungsintervalle und -tage (Monatsanfang, -mitte oder -ende) können flexibel vereinbart werden.
Jedes Mitglied erhält einen eigenen Vertrag, der automatisch verlängert werden kann und die Zahlungen gemäß den individuellen Einstellungen vom Teilnehmerkonto abbucht. Auf diese Weise können wir eine maßgeschneiderte Abrechnung für jedes Mitglied sicherstellen.
Einem Mitglied kann eine Mitgliedsart und basierend auf dieser ein Tarif zugeordnet werden. Die Mitgliedsart steht hierbei für die Art der Mitgliedschaft und der Tarif definiert beispielsweise das Sportangebot bzw. das Leistungsangebot, das im Verein verfügbar ist.
Reguläre Tarifverträge können mit einem Mitgliedschaftsvertrag verknüpft werden. Wenn das Mitglied einen aktiven Mitgliedsvertrag hat, kann ein neuer Tarifvertrag mit der Mitgliedsart verknüpft werden, wenn der Dienst in dieser Mitgliedsart verfügbar ist - der korrekte Preis wird für den Dienst berechnet. Wenn ein Vertrag, der auf einer Mitgliedsart basiert, gekündigt wird, werden auch die damit verbundenen Tarifverträge gekündigt.
Bestellung des Zusatzmoduls
Das Verträge-Zusatzmodul kann von einem Administrator für den Verein bestellt werden, danach sind die Funktionen für Benutzer mit den Rollen Administrator und Schatzmeister verfügbar.
Grundeinstellungen
Unter Verträge > Einstellungen können die Grundeinstellungen für Verträge vorgenommen werden.
- Veröffentlichung von Vertragsrechnungen:
- Rechnungen als Entwurf erstellen: Die Rechnungen werden als Entwurf erstellt und müssen dann noch selbst veröffentlicht werden. Diese Einstellung wird empfohlen, wenn Vertragsrechnungen zum ersten Mal erstellt werden, und gibt dem Verein die Möglichkeit, noch Änderungen an den Rechnungen vorzunehmen.
- Rechnungen automatisch veröffentlichen: Die Rechnungen werden auf Grundlage des Vertrags automatisch zur richtigen Zeit versendet. Diese Einstellung wird empfohlen, wenn die ersten Rechnungsläufe erfolgreich durchgeführt wurden, ab diesem Zeitpunkt läuft dann alles automatisch ab.
- Gruppe für Rechnungen: Verträge derselben Gruppe werden immer in eine Rechnung zusammengefasst, d. h. für mehrere Verträge desselben Mitglieds in einer Gruppe wird nur eine Rechnung erstellt. Wird dieses Feld leer gelassen, werden die Rechnung immer in der Gruppe des Vertrages erstellt.
- Rechnungen im Voraus erstellen: Hier kann individuell eingestellt werden, wie viele Tage im Voraus die Rechnungen erstellt werden sollen.
- Preis automatisch aktualisieren: Hier kann festgelegt werden, ob der Preis für den Vertrag bei Vertragsverlängerung oder bei jeder Rechnungsstellung aktualisiert wird.
- Verpflichtendes SEPA-Mandat: Das Mitglied muss spätestens beim nächsten Login ein SEPA Mandat hinterlegen, um Clubway weiterhin benutzen zu können. Mit dieser Einstellung kann sichergestellt werden, dass auch alle Rechnungen via SEPA-Mandat eingezogen werden können.
- Kündigung durch Mitglieder erlauben: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Mitglieder bestehende Verträge entsprechend den eingestellten Kündigungsfristen selbst kündigen.
- Selbstregistrierung erlaubt: Bestehende und neue Mitglieder können selbst Vertragsanträge erstellen. Die Anträge müssen dann noch vom Verein akzeptiert werden.
- Zugang zur Selbstregistrierung: Wenn die Option Link und offenes Anmeldeformular ausgewählt wird, erscheint auf der Vereins-Startseite ein Button Anmelden und Mitglied werden. Der angezeigte Link kann auf der eigenen Homepage eingebunden oder über E-Mail und soziale Medien geteilt werden.
- Text für Begrüßungsseite: Dieser Text wird auf der Startseite der Selbstregistrierung angezeigt. Er sollte allgemeine Informationen über den Verein sowie die verschiedenen Tarife und Mitgliedsarten enthalten.
- Text für Bestätigungsseite: Dieser Text wird nach dem erfolgreichen Absenden des Vertragsantrags angezeigt. Er sollte Informationen zum weiteren Ablauf enthalten, z. B. dass die Geschäftsstelle die Anträge einmal pro Woche bearbeitet.