Abrechnung und Rabatte - Verträge
Rechnungsstellung
Automatische Abrechnung
Rechnungen für Verträge werden automatisch von Clubway basierend auf den Vertragseinstellungen erstellt, der Zeitpunkt für die Rechnungsstellung kann in den Einstellungen gewählt werden. Zusätzlich kann ausgewählt werden, dass die Rechnungen als Entwurf erstellt werden, oder sofort veröffentlicht werden.
Rechnungen, die als Entwurf erstellt werden, können noch vom Verein überprüft werden, und müssen dann manuell veröffentlicht werden.
Hinweis
Werden für ein Mitglied zu einem Zeitpunkt mehrere Verträge abgerechnet, werden diese auf eine gemeinsame Rechnung gesetzt. Voraussetzung ist, dass die Verträge dasselbe Bankkonto verwenden und zur gleichen Gruppe gehören.
Bei Verträgen mit einer Gebühr von 0 €, wird keine Rechnung erstellt.
Manuelle Abrechnung
Bei Bedarf können Verträge auch schon im Voraus abgerechnet werden, z.B. wenn ein Mitglied den Beitrag für das gesamte Jahr auf einmal zahlen möchte. Die manuelle Abrechnung erfolgt durch Auswahl von Neue Rechnung entweder im 3-Punkte-Menü oder als Massenfunktion.
Bei Verwendung der Massenfunktion kann zusätzlich ausgewählt werden, ob die Abrechnung bis zum angegeben Datum oder für den gesamten Zeitraum stattfinden soll. In diesem Fall wird ja nach Vertrag das Abrechnungsdatum angepasst.
Als Bezahlt markieren
Wenn Verträge aus einem anderen System in Clubway importiert werden, ist es wahrscheinlich, dass die Verträge schon zum Teil im alten System angerechnet wurden. Um sicherzustellen, dass ein Zeitraum Mitgliedern nicht doppelt berechnet wird, kann ein Vertrag bis zu einem bestimmten Zeitpunkt als bezahlt markiert werden.
Die Funktion steht im 3-Punkte-Menü oder als Massenfunktion zur Verfügung.
Rabatte
Bei der Erstellung von Verträgen können Rabattgruppen verwendet werden, um den Mitgliedern ermäßigte Preise zuzuordnen. Bevor Rabatte zu Verträgen hinzugefügt werden können, müssen zunächst die Rabattgruppen definiert werden.
Rabattgruppen können sowohl für Mitgliedsarten als auch Tarifen im Reiter Ermäßigungen hinzugefügt werden. Für jede Rechnungsperiode können verschieden Rabattgruppen definiert werden.
Preisänderungen
Es kann vorkommen, dass sich im Laufe eines Vertrags die Voraussetzung für einen Rabatt ändert. Zum Beispiel könnte ein Mitglied zu Beginn des Vertrags unter 18 Jahre alt gewesen sein und daher den Rabatt für Minderjährige erhalten haben. Wenn dieses Mitglied jedoch älter wird und der Rabatt nicht mehr zutrifft, wird der Preis entsprechend den Einstellungen entweder bei Vertragsverlängerung oder der nächsten Rechnungsstellung angepasst.
Anwendungsbeispiele
Die folgenden Videos zeigen ein paar klassische Beispiele für die Verwendung von Rabattgruppen in Verträgen.
Unter 18 Jahre
Um zwischen Erwachsenen und minderjährigen Sportlerinnen und Sportlern zu unterscheiden, bietet es sich an, einen Rabatt für Minderjährige einzurichten.
Vereinsmitglied vs. Externe
In diesem Video wird gezeigt, wie preislich zwischen vereinsinternen Mitgliedern und Externen unterschieden werden kann. Dies kann vor allem hilfreich sein, wenn Vereinsmitglieder durch die Vereinsangehörigkeit einen Rabatt erhalten sollen und externen Teilnehmenden ein anderer Preis zugeordnet werden soll.
Familienrabatt
Hier erfährst du, wie Familienrabatte in Verträge eingebaut werden können. Dies kann vor allem hilfreich sein, wenn zusätzlich zur Unterscheidung von z.B. Minderjährigen und Erwachsenen auch ein Rabatt ab einer bestimmten Anzahl an Familienmitgliedern erteilt werden soll.