Verwaltung - Verträge

Erstellen

Dieser Abschnitt beschreibt die Erstellung neuer Verträge durch Vereinsverantwortliche.

Falls das Mitglied schon in Clubway angelegt ist, kann ein neuer Vertrag unter Verträge > Verwaltung erstellt werden.

Für neue Mitglieder, müssen zuerst die Mitgliedsdaten unter Mitglieder > Verwaltung erfasst werden, danach steht im 3-Punkte-Menü die Aktion Neuer Vertrag zur Verfügung.

Bei der Erstellung werden folgende Informationen benötigt bzw. angezeigt:

Grundinformationen

• Mitglied: Ein Vertrag ist immer an ein Mitgliedskonto in Clubway gebunden.
• Vertrag gehört zu Gruppe: Verträge werden in der gewählten Gruppe erstellt, nur Vereinsverantwortliche mit der Rolle Schatzmeister in dieser Gruppe oder übergeordneten Gruppen können Verträge einsehen und bearbeiten.
• SEPA Mandat: Falls für das Mitglied schon ein SEPA Mandat hinterlegt ist, wird diese hier angezeigt. Bei Bedarf kann auch hier direkt ein neues Mandat erstellt werden.

Vertragspartner

Diese Daten werden aus den Mitgliedsdaten übernommen, können aber noch verändert werden. Für minderjährige Mitglieder können hier die Daten der Erziehungsberechtigten angegeben werden.

Aktive Verträge

Hier werden die Details aller bereits bestehenden, aktiven Verträge des Mitglieds angezeigt.

Tarif und Preis

• Mitgliedsart oder Tarif: Hier kann die gewünschte Mitgliedsart oder Tarif ausgewählt werden. Pro Mitglied kann gleichzeitig nur eine Mitgliedsart aktiv sein. Die Details zum gewählten Tarif erscheinen nach der Auswahl. Tarif, die in einer Mitgliedsart nicht verfügbar sind, sind mit einem Warndreieck gekennzeichnet.
• Mit Mitgliedsvertrag verknüpfen: Diese Auswahl erschein, wenn ein Tarif gewählt wurde, der mit einer Mitgliedsart verknüpft werden kann. Hier kann der gewünschte Mitgliedsvertrag ausgewählt werden.
• Bankkonto: Bei für den Vertrag ausgestellten Rechnungen, wird dieses Bankkonto verwendet.
• Gültigkeitszeitraum: Bei Tarifen mit fixen Vertragszeiträumen, kann gewählt werden, ob der Vertrag noch im aktuellen oder erst im nächsten Zeitraum beginnt.
• Vertragsbeginn: Kann entsprechend den Einstellungen des Tarifs geändert werden
• Vertragsende: Wird automatisch berechnet und angezeigt, kann nicht verändert werden.
• Preise
  • Bei Dynamischer Preis wird der Preis entsprechend Preisliste und Rabattgruppen berechnet
  • Bei Festpreis, kann der gewünschte Preis unabhängig von der Preisliste angegeben werden. Dieser Preis wird auch bei einer Vertragsverlängerung automatisch übernommen.
• Abrechnungszeitraum: Wenn der Tarif mehrere Optionen für den Abrechnungszeitraum hat, kann hier eine ausgewählt werden.
• Rechnungsdatum: Fälligkeitstag der ausgestellten Rechnungen.
• Aktivierungsgebühr: Wird vom Tarif übernommen und kann manuell angepasst werden

Anhänge

Hier können Dokumente (z.B. ein Scan des Papiervertrags) hinzugefügt werden.

Zeitplan für die Rechnungsstellung

Hier wird der Rechnungsplan angezeigt, der die Fälligkeitstermine, die Abrechnungszeiträume und den Preis für die einzelnen Rechnungen angibt. Die Daten werden automatisch angepasst.

Einsehen

Durch klick auf die Vertragsnummer, werden die Vertragsdaten, der Zeitplan für die Rechnungsstellung und das Änderungsprotokoll angezeigt.

Falls für den Vertrag bereits Rechnungen als Entwurf ausgestellt wurden, können diese hier überprüft und bei Bedarf entfernt werden. Rechnungen, die bereits veröffentlicht sind, können nicht mehr entfernt werden. Es kann immer nur die Rechnung für den zuletzt abgerechneten Zeitraum entfernt werden.

Bearbeiten

Änderungen können durch Auswahl von Bearbeiten im 3-Punkte-Menü vorgenommen werden.

Eine eventuelle Änderung in der Preisliste wird hier angezeigt, und kann bei Bedarf manuell übernommen werden. Das kann vorkommen, wenn das Mitglied z.B. die Voraussetzungen für einen Rabatt nicht mehr erfüllt.

Pausieren

Ein Vertrag kann für einen gewählten Zeitraum pausiert werden, dadurch werden für diesen Zeitraum keine Rechnungen erstellt. Dies ist z.B. bei Verletzungen sinnvoll, wenn das Mitglied nicht am Vereinsleben teilnehmen kann.

Um eine Pause festzulegen, wählen im 3-Punkte-Menü  Auf Pause stellen für den gewünschten Vertrag aus.

Im Zeitplan der Rechnungsstellung werden alle abgerechneten Beträge angezeigt. Wenn eine Pause eingetragen ist, wird automatisch ein entsprechender Gutschriftbetrag hinzugefügt.

Geplante Pausen werden in der Anzeige-Ansicht des Vertrags aufgeführt und können dort auch entfernt werden.

Kündigen

Das Mitglied kann den Vertrag jederzeit von seiner Mitgliedsseite oder der mobilen App aus kündigen, wobei die in den Vertragsbedingungen des Tarifs festgelegten Kündigungsfristen einzuhalten sind.

Bei einer Kündigung durch den Verein kann der Kündigungszeitpunkt frei gewählt werden, das frühestmögliche Datum, das sich aus der Kündigungsfrist des Vertrags ergibt, wird im Formular vorausgefüllt. Kündigungen können durch den Verein widerrufen werden.

Verlängerung

Verträge werden automatisch nach den Einstellungen des Tarifs oder der Mitgliedsart verlängert. Die manuelle Verlängerung eines Vertrages ist nicht möglich.