Rechnungsstellung

Rechnungen für Verträge werden automatisch erstellt. Das Erstellungsdatum hängt vom Tag der Rechnungsstellung des Vertrags und von den Einstellungen des Vereins ab. Wenn der Verein das Add-on Sepa-Lastschrift aktiviert hat, werden die Rechnungen so viele Tage vor dem Tag der Rechnungsstellung des Vertrags erstellt, wie der Verein in seinen SEPA-Einstellungen die Tage vor dem Versand der Vorankündigung festgelegt hat.

Wenn ein Mitglied mehrere Verträge mit demselben Rechnungstag hat, werden diese zu derselben Rechnung hinzugefügt, solange beide Verträge dasselbe Bankkonto haben, auf das die Rechnungen bezahlt werden, und zur selben Gruppe gehören.

Wenn du dich dafür entschieden hast, die Rechnungen als Entwürfe zu erstellen, werden sie im Bereich "Rechnungsstellung" -> "Rechnungen" mit dem Status "Entwurf" angezeigt. Du kannst sie dann ausstellen und zustellen, wenn du es für richtig hältst.

Wenn ein Vertrag eine Gebühr von 0 € hat, wird keine Rechnung erstellt.

So bleibt die Übersicht über Rechnungen klarer, und unnötige Dokumente werden vermieden.

Manuelle Rechnungsstellung

Wenn der Administrator vor dem automatischen Rechnungsdatum Verträge in Rechnung stellen möchte, kann dies entweder Vertrag für Vertrag oder für mehrere Verträge auf einmal geschehen.

Für einen einzelnen Vertrag können folgende Schritte ausgeführt werden:

1. Wähle den Vertrag aus und klicke auf "Funktion auswählen"

2. Klicke auf "Neue Rechnung".

3. Wähle das Fälligkeitsdatum für die Rechnung und das Datum, bis zu dem der Vertrag in Rechnung gestellt werden soll.

   • Du erhältst eine Vorschau des Rechnungsbetrags und kannst den tatsächlichen Zahlungsplan einsehen.

   • Wenn der Vertrag bereits für den ausgewählten Zeitraum in Rechnung gestellt wurde, passiert nichts mit diesem Vertrag

Für mehrere Verträge auf einmal kann folgender Massenprozess angewendet werden:

1. Wähle die Verträge aus, die du in Rechnung stellen möchtest und auf "Funktion auswählen".

2. Klicke auf "Neue Rechnung".

3. Wähle das Fälligkeitsdatum und das Datum, bis zu dem die Verträge in Rechnung gestellt werden sollen.

   • Da die Verträge möglicherweise unterschiedliche Abrechnungszeiträume, Preise usw. haben, gibt es keine Vorschau.

Zeitraum eines Vertrags als bezahlt markieren

Wenn Verträge aus einem anderen System in Clubway importiert werden, kann es passieren, dass sich die Vertragszeiträume überschneiden. Um sicherzustellen, dass ein Zeitraum dem Mitglied nicht doppelt berechnet wird, kann ein Vertrag bis zu einem bestimmten Zeitpunkt als "bezahlt" markiert werden. So können die Zahlungen bis zu diesem Datum über das alte System abgerechnet werden, bis der Wechsel zu Clubway finalisiert wurde.

So funktioniert es:

1. Gehe zu "Verträge" > "Verträge".

2. Suche den Vertrag heraus für den du den Zeitraum als berechnet markieren möchtest und klicke auf die drei Punkte. ODER: Setze den Haken vor die Verträge, bei denen der Zeitraum als bezahlt markiert werden soll und klicke auf "Funktion auswählen".

3. Klicke auf "Zeitraum als abgerechnet markieren".

4. Ein Pop-Up Fenster öffnet sich. Wähle hier unter "Abgerechnet bis" das Datum, bis zu dem keine Rechnungen für diesen Vertrag erstellt werden sollen.

5. Klicke auf "Bestätigen".

Für diese Verträge werden nun bis zum gewählten Datum keine Rechnungen erstellt.