Halb-Automatisierter Modus
Im halbautomatisierten Modus werden die Zahlungsinitiierungen weiterhin manuell an die Bank übermittelt, aber der Kontostand bei Clubway ist sichtbar und wird täglich aktualisiert.
Zahlungsinitiierung
Nachdem Rechnungen erstellt wurden, müssen diese heruntergeladen werden.
Gehe zu Rechnungen -> Lastschriften -> Zahlungsinitiierungen.
Wähle die Rechnungen die du initiieren möchtest aus.
Klicke auf "Funktion auswählen" und dann auf "Herunterladen".
Die heruntergeladene Datei enthält die Zahlungsanweisungen für die ausgewählten Rechnungen.
Lade diese Datei bei deiner Bank hoch, um die Zahlungen einzuleiten.
Durch diesen Prozess werden die Rechnungen, die über Clubway erstellt wurden, von den Teilnehmern per Lastschriftverfahren eingezogen. Stelle sicher, dass du die heruntergeladene Datei entsprechend den Anweisungen deiner Bank hochlädst, um die Zahlungsinitiierung abzuschließen.
WICHTIG
Die heruntergeladene XML-Datei darf nicht verändert bzw. ergänzt werden, da sonst der Einzug nicht funktioniert! Falls weitere Rechnungen bzw. Zahlungen ergänzt werden sollen, muss dies manuell im System erfolgen und nicht anhand der Datei.
Kontostand einsehen automatisieren
Um den Kontostand über Clubway einzusehen, muss zuerst ein Vertrag unterschriben werden.
Gehe zu Zusatzmodule -> SEPA-Lastschriften
Wähle das Bankkonto aus, das du für die SEPA-Lastschriften nutzen möchtest.
Klicke auf die drei Punkte neben dem Bankkonto und wähle "Vertrag herunterladen" aus.
Lade den Vertrag herunter und unterschreibe ihn.
Sende den Vertrag an deine Bank danach ist das Konto nach ein paar Tagen einsatzbereit.
Wichtig! Es können auch mehrere Konten verbunden werden.
Sobald deine Bank den Vertrag bearbeitet hat, werden Kontoauszüge automatisch in Clubway angezeigt. Dies ist hilfreich, um zu verfolgen, wer bereits bezahlt hat und wer noch nicht.
Bitte beachte, dass dieser Prozess dennoch eine manuelle Unterschrift und den Versand des Vertrags erfordert, aber der Rest des Vorgangs wird automatisiert.
Kontostand einsehen
Sobald dein Vertrag bei der Bank eingegangen und bearbeitet wurde, kannst du deinen Kontostand in Clubway einsehen.
Gehe zu Rechnungen -> Zahlungen > SEPA-Importe
Die Lastschriften werden automatisch den entsprechenden Rechnungen zugeordnet.
Durch die Zuordnung der Rechnung können die Zahlungen verfolgt werden.
Mit diesem einfachen Prozess kannst du den aktuellen Stand deines Kontos in Clubway überprüfen und behältst den Überblick über deine Zahlungen.
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