Familien - Mitglieder

Einzelne Mitglieder können in Clubway zu Familien zusammengefasst werden. Die zusammengefassten Familien können dann gefiltert werden, z. B. nach bestimmten Familien oder nach Mitgliedern, die mindestens ein Familienmitglied haben.

Erstellen einer Familie

Jeder Mitarbeiter, dem entweder die Rolle eines Administrators, Account-Managers oder Coach zugewiesen wurde, kann Mitglieder zu einer Familie zusammenführen. Der Vereinsverantwortliche kann nur Mitglieder zusammenführen, auf die er Zugriff hat. Beispiel: Ein Account-Manager, der Admin-Rechte in der Gruppe A-Junioren hat, kann nur Familien innerhalb der A-Junioren Gruppe erstellen.

1. Öffne die Mitgliedskarte des ersten Mitglieds, das zusammengeführt werden soll, und wähle den Tab “Familie”.
2. Klicke auf “Familienmitglieder hinzufügen”. Suche die Mitglieder, die du mit dem offenen Mitglied zu einer Familie zusammenführen möchtest, und wähle sie aus. Klicke dann auf “Auswählen”. Die Familie wird nun erstellt. Der Familienname ist der Nachname aller Mitglieder der Familie. Wenn die Mitglieder unterschiedliche Nachnamen haben, werden diese zusammengeführt, zum Beispiel “Müller/Schulze”.
3. Familien können bearbeitet werden, indem du die Mitgliedskarte eines der Familienmitglieder öffnest und den Tab “Familie” auswählst. Du kannst Familienmitglieder entfernen oder neue Mitglieder zur Familie hinzufügen, indem du “Weitere Familienmitglieder” wählst.

Selbstverwaltung für Familien aktivieren

Der Verein kann seinen Mitgliedern erlauben, selbst Familien zu gründen und so die Basis für Familienrabatte zu schaffen. Wenn diese Funktion aktiviert ist, sehen die Mitglieder den Tab “Familienrabatt” und können Mitglieder zu ihrer Familie hinzufügen oder aus ihr entfernen. Der Verein kann hierbei eine Genehmigung verlangen, bevor eine Familie gebildet wird, um zu verhindern, dass die Funktion missbräuchlich verwendet wird, z. B. wenn Mitglieder eine Familie mit den 10 besten Freunden bilden und sich dadurch Rabatte sichern möchten.

Die Einstellung kann wie folgt vorgenommen werden:

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen und öffne den Reiter “Familienrabatte”.
2. Klicke auf den Bleistift “Bearbeiten”, um Einstellungen oder Änderungen vorzunehmen.
3. Du kannst nun zunächst wählen, ob du Familienrabatte aktivieren möchtest oder nicht, indem du den Haken bei dem entsprechenden Feld setzt (“In Verwendung” oder “Nicht in Verwendung”).
4. Anschließend kannst du entscheiden, ob die Mitglieder ihre Familien selbst verwalten dürfen:
   1. Nicht erlaubt: Die Mitglieder können ihre Familien nicht selbst verwalten.
   2. Bestätigung durch Verein erforderlich: Die Mitglieder können ihre Familien zwar selbst anlegen, die Einstellung muss anschließend allerdings vom Verein bestätigt werden, bevor die Familie aktiv ist.
   3. Änderungen werden automatisch bestätigt: Es ist keine Bestätigung durch den Verein erforderlich und alle Familien bzw. Änderungen sind automatisch aktiv.
5. Klicke auf “Speichern”.

Die Einstellungen für die Selbstverwaltung von Familien sind nun aktualisiert.

Filtern von Familienmitgliedern

Es können auch Mitglieder herausgefiltert werden, die zumindest ein Familienmitglied haben oder z. B. ein Mitglied von einer Familie mit mindestens 3 Mitgliedern sind. Dies kann auf der Seite Mitglieder > Verwaltung wie folgt durchgeführt werden:

1. Klicke auf + Filter hinzufügen und wähle die Anzahl der Familienmitglieder in der Spalte „Mitglieder“.
2. Wähle die Zahlen, nach denen gefiltert werden soll. Beispiel: Die Filterung „2-2 Familienmitglieder“ zeigt Mitglieder an, die zu einer exakt zweiköpfigen Familie gehören. Mit der Filterung „3-“ werden Mitglieder angezeigt, die zu einer Familie mit drei oder mehr Mitgliedern gehören.

Festlegen der Reihenfolge von Familienmitgliedern

Die Reihenfolge der Familienmitglieder kann vom Vereinsverantwortlichen jederzeit angepasst werden. Standardmäßig werden Familienmitglieder in Clubway nach ihrem Alter sortiert (vom ältesten bis zum jüngsten).

Diese Reihenfolge ist besonders dann wichtig, wenn du gestaffelte Familienrabatte über unsere Rabattgruppen automatisieren möchtest (z. B. 1. Mitglied zahlt voll, 2. Mitglied zahlt 50 %, 3. Mitglied zahlt 0 €).

So funktioniert die Anpassung der Reihenfolge:

1. Öffne die Mitgliedskarte eines Familienmitglieds und wechsle zum Tab Familie.
2. Die aktuelle Reihenfolge der Familienmitglieder wird angezeigt.
3. Um die Reihenfolge zu ändern, klicke auf Reihenfolge bearbeiten und verschiebe die Mitglieder an die gewünschte Position (per Drag-and-Drop). Speichere deine Eingabe.

Familienrabatte vollständig automatisieren

Clubway bietet dir zwei smarte Wege, um Familienrabatte (egal ob bei Produkten oder Verträgen) völlig automatisch zu berechnen, ohne manuell in Rechnungen eingreifen zu müssen:

• Über die Reihenfolge: Nutze in den Rabattgruppen den Filter „Reihenfolge in der Familie“, um Rabatte basierend auf der oben festgelegten Position zu gewähren (z. B. ab dem 2. Familienmitglied greift der Rabatt).
• Über Verträge: Nutze den speziellen Filter „Familienmitglied hat Vertrag“. Bucht ein Familienmitglied einen bestimmten Tarif (z. B. den Familientarif), erhalten alle weiteren Familienmitglieder automatisch einen Rabatt von 100 %.

Wie du diese Automatisierungen im Detail einrichtest und den Familien-Gesamtpreis konfigurierst, erfährst du in den Artikeln Rabattgruppen einrichten und Abrechnung und Rabatte - Verträge.