Anwendungsbeispiele: Rechnungen

Du kannst die Rechnungsfunktionen in vielfältiger Weise an deine Bedürfnisse anpassen. Nachfolgend einige Beispiele und Tipps zur Vereinfachung des Rechnungswesens.

Mitgliedsrechnung erstellen

Die Einzelheiten des Rechnungswesens sind von Verein zu Verein verschieden. Schon der Mitgliedsbeitrag selbst kann variieren, z.B. infolge von Familienrabatten. Nachfolgend einige Beispiele für die Erstellung von Rechnungen in Clubway. Sie erläutern die Grundprinzipien und lassen sich den Bedürfnissen eures Vereins entsprechend abwandeln.

Gleicher Mitgliedsbeitrag für alle

In diesem Beispiel zahlen alle Vereinsmitglieder denselben Mitgliedsbeitrag. Vergewissere dich vor dem Erstellen von Rechnungen, dass in den Vereinseinstellungen die Rechnungskategorie Mitgliedsbeitrag definiert ist. Außerdem empfiehlt es sich, den Mitgliedsbeitrag unter Finanzen > Produkte als Produkt zu definieren, z.B. Mitgliedsbeitrag 2021.

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Stammgruppe.
2. Filtere die Mitglieder, denen du die Beitragsrechnung senden möchtest.
   • Beispielsweise findest du mit dem Filter Rechnung > Mitglied hat keine Rechnungen Mitgliedsbeitrag 2021 alle Mitglieder, die noch keine Beitragsrechnung für 2021 erhalten haben.
   • Mit Filtern kannst du auch Personen ausblenden, die keine Beitragsrechnung erhalten (z.B. Vereinspersonal).
3. Markiere die Mitglieder in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Rechnung erstellen“.
4. Gib im Titel-Feld die Produktbezeichnung Mitgliedsbeitrag 2021 und die sonstigen Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“.
5. Gehe zur Finanzen-Seite und überprüfe die Rechnungen. Markiere die Rechnungen in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.

Unterschiedliche Mitgliedsbeiträge für Jugendliche und Erwachsene

In diesem Beispiel zahlen minderjährige Vereinsmitglieder einen anderen Mitgliedsbeitrag als Erwachsene. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, die Mitgliedsbeiträge für die beiden Altersgruppen als separate Produkte zu definieren, z.B Mitgliedsbeitrag Minderjährige 2021 und Mitgliedsbeitrag Erwachsene 2021.

Erstelle die Rechnung am besten in zwei separaten Durchgängen. Voraussetzung für altersgruppenspezifische Rechnungen ist, dass die Altersinformationen im Mitgliederverzeichnis gespeichert sind.

Beitragsrechnung für Minderjährige

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Stammgruppe.

2. Filtere die Mitglieder nach Alter, beispielsweise

   Rechnung > Mitglied hat keine Rechnungen Mitgliedsbeitrag Minderjährige 2021 Alter 0-17 Jahre

3. Markiere die Mitglieder in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Rechnung erstellen“.
4. Gib im Titel-Feld die Produktbezeichnung Mitgliedsbeitrag Minderjährige 2021 und die sonstigen Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“.
5. Gehe zur Finanzen-Seite und überprüfe die Rechnungen. Markiere die Rechnungen in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.

Beitragsrechnung für Erwachsene

In diesem Schritt reicht die Filterung nach nicht erhaltenen Rechnungen, da jetzt nur noch erwachsene Mitglieder übrig sind (auch hier wieder vorausgesetzt, dass das Mitgliederverzeichnis korrekte Altersangaben enthält).

Rechnungen an Sponsoren oder Mannschaften

Neben den gewöhnlichen Rechnungen für Mitgliedschaft und sportliche Aktivitäten kann es auch vorkommen, dass der Verein beispielsweise einer Mannschaft Platzgebühren in Rechnung stellt oder einem Partnerunternehmen eine Rechnung ausstellen muss. Um dies möglichst einfach zu gestalten, werden in Clubway auch für die Verwaltung von Partnern und Mannschaften Mitgliedskonten genutzt.

Um dir die Arbeit zusätzlich zu erleichtern, solltest du in der Organisationsstruktur des Vereins eigene Gruppen für Partner und Mannschaften einrichten, sodass deren Konten nicht mit denen der ordentlichen Mitglieder durcheinander geraten können.

Außerdem solltest du für sie zum schnellen Filtern eigene Mitgliedschaftslevel definieren.

Rechnungen an Partner

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Gruppe Partner.
2. Suche die gewünschten Partner (ggf. filtern) und markiere sie in der linken Tabellenspalte.
3. Wähle die Option „Rechnung erstellen“, gib die Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“.
4. Die Finanzen-Seite öffnet sich. Markiere die Rechnungen in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.

Rechnungen an Mannschaften

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Gruppe Mannschaftsrechnungen.
2. Suche die gewünschten Mannschaften (ggf. filtern) und markiere sie in der linken Tabellenspalte.
3. Wähle die Option „Rechnung erstellen“, gib die Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“.
4. Die Finanzen-Seite öffnet sich. Markiere die Rechnungen in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.

Ermäßigungen und Familienrabatte

Rabatte müssen in Clubway nicht mehr manuell als separate Rechnungsposten mit negativen Preisen abgezogen werden. Nutze stattdessen unsere automatisierten Rabattgruppen. So werden Ermäßigungen (wie Geschwister- oder Seniorenrabatte) völlig automatisch beim Erstellen einer Rechnung berücksichtigt. Wie du eine Rabattgruppe grundsätzlich anlegst, erfährst du im Artikel Rabattgruppen

Familienrabatte

Für Familienrabatte auf wiederkehrende Beiträge empfehlen wir dir die Nutzung unserer Vertragsfunktion. Anstatt Familienbeiträge händisch auf Einzelrechnungen anzupassen, kannst du dies über Verträge und den speziellen Familien-Filter vollständig automatisieren.

Wie du Familien-Gesamtpreise oder Rabatte für weitere Familienmitglieder perfekt einrichtest, erfährst du im Detail im Artikel Abrechnung und Rabatte.