Verwaltung - Verträge

Erstellen

Dieser Abschnitt beschreibt die Erstellung neuer Verträge durch Vereinsverantwortliche.

Falls das Mitglied schon in Clubway angelegt ist, kann ein neuer Vertrag unter Verträge > Verwaltung erstellt werden.

Für neue Mitglieder, müssen zuerst die Mitgliedsdaten unter Mitglieder > Verwaltung erfasst werden, danach steht im 3-Punkte-Menü die Aktion Neuer Vertrag zur Verfügung.

Bei der Erstellung werden folgende Informationen benötigt bzw. angezeigt:

Grundinformationen

• Mitglied: Ein Vertrag ist immer an ein Mitgliedskonto in Clubway gebunden.
• Vertrag gehört zu Gruppe: Verträge werden in der gewählten Gruppe erstellt, nur Vereinsverantwortliche mit der Rolle Schatzmeister in dieser Gruppe oder übergeordneten Gruppen können Verträge einsehen und bearbeiten.
• SEPA Mandat: Falls für das Mitglied schon ein SEPA Mandat hinterlegt ist, wird diese hier angezeigt. Bei Bedarf kann auch hier direkt ein neues Mandat erstellt werden.

Vertragspartner

Diese Daten werden aus den Mitgliedsdaten übernommen, können aber noch verändert werden. Für minderjährige Mitglieder können hier die Daten der Erziehungsberechtigten angegeben werden.

Aktive Verträge

Hier werden die Details aller bereits bestehenden, aktiven Verträge des Mitglieds angezeigt.

Tarif und Preis

• Mitgliedsart oder Tarif: Hier kann die gewünschte Mitgliedsart oder Tarif ausgewählt werden. Pro Mitglied kann gleichzeitig nur eine Mitgliedsart aktiv sein. Die Details zum gewählten Tarif erscheinen nach der Auswahl. Tarif, die in einer Mitgliedsart nicht verfügbar sind, sind mit einem Warndreieck gekennzeichnet.
• Mit Mitgliedsvertrag verknüpfen: Diese Auswahl erschein, wenn ein Tarif gewählt wurde, der mit einer Mitgliedsart verknüpft werden kann. Hier kann der gewünschte Mitgliedsvertrag ausgewählt werden.
• Bankkonto: Bei für den Vertrag ausgestellten Rechnungen, wird dieses Bankkonto verwendet.
• Vertragsbeginn: Kann entsprechend den Einstellungen des Tarifs geändert werden
• Vertragsende: Wird automatisch berechnet und angezeigt, kann nicht verändert werden.
• Preise
  • Bei Dynamischer Preis wird der Preis entsprechend Preisliste und Rabattgruppen berechnet
  • Bei Festpreis, kann der gewünschte Preis unabhängig von der Preisliste angegeben werden. Dieser Preis wird auch bei einer Vertragsverlängerung automatisch übernommen.
• Abrechnungszeitraum: Wenn der Tarif mehrere Optionen für den Abrechnungszeitraum hat, kann hier eine ausgewählt werden.
• Rechnungsdatum: Fälligkeitstag der ausgestellten Rechnungen.
• Aktivierungsgebühr: Wird vom Tarif übernommen und kann manuell angepasst werden

Anhänge

Hier können Dokumente (z.B. ein Scan des Papiervertrags) hinzugefügt werden.

Zeitplan für die Rechnungsstellung

Hier wird der Rechnungsplan angezeigt, der die Fälligkeitstermine, die Abrechnungszeiträume und den Preis für die einzelnen Rechnungen angibt. Die Daten werden automatisch angepasst.