Die Bestellung des Clubway-Abonnements ist schnell und einfach. Die Person, die sie aufgibt, wird automatisch erster Administrator des Vereins.

2. Gib deine E-Mail-Adresse in das Feld ein. Falls du bereits eine persönliche Clubway-ID hast, logge dich mit ihr ein. Andernfalls musst du sie zuerst erstellen.

3. Gib als nächstes die Vereinsinformationen ein:

   • Name Vergewissere dich, dass der Name keine Tippfehler enthält.

   • Adresse Postanschrift des Vereins (Straße und Hausnummer)

   • Postleitzahl

   • Postbezirk

   • Internetadresse Wähle den Namen, der in der Clubway-Adresse des Vereins verwendet werden soll (z.B. unserverein oder mutterverein-unserverein) Die vollständige Form der Adresse lautet entsprechend z.B. https://unserverein.clubway.de oder https://mutterverein-unserverein.clubway.de

   • Standardsprache des Vereins Sprache, in der euer Verein Clubway in normalerweise verwendet (standardmäßig deutsch). Die Clubmitglieder können ihre persönlichen Spracheinstellungen später ändern.

4. Klicke auf „Weiter“.

5. Akzeptiere die Servicebedingungen.

6. Bestätige die Bestellung.

7. Du erhältst per E-Mail einen Bestätigungslink. Klicke darauf, um auch die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren und die Bestellung des Abonnements zu bestätigen.

Video zur Unterstützung der Konfigurierung

Während der Testphase hast du vollen Zugriff auf alle Funktionen von Clubway, inklusive Mitgliederverwaltung, Kurs- und Terminveraltung, Finanzverwaltung mit SEPA-Integration und Kommunikationsfunktionen. Auch die Add-ons wie der Webshop und die Buchhaltungsfunktion stehen dir zur Verfügung.

Wie kann ich die Testversion abonnieren?

Video zum Start der Testversion

Konfiguriere deine Testversion

Video zur Clubway Testversion Konfiguration

Teste unsere Zusatzmodule

Video zum testen der Zusatzmodule

Verlängere deine Testversion

Nach 14 Tagen, kannst du deine Testversion selbstständig verlängern. Du kannst die Testversion jeweils 3 Mal für eine Woche verlängern.

Video zur Verlängerung der Testversion

Wähle das passende Clubway-Abo aus

Video zum Auswählen des passenden Clubway-Abos

Wo melde ich mich wenn ich Hilfe brauche?

Unser Support-Team steht Dir während der gesamten Testphase zur Seite. Du kannst uns jederzeit per E-Mail (support@clubway.de) kontaktieren. Außerdem bieten wir eine umfangreiche Hilfeseite mit Anleitungen und FAQs, um Dir den Einstieg so einfach wie möglich zu machen.

Auf dieser Seite erhältst du eine Übersicht über alle neuen Funktionen, Änderungen und Aktualisierungen, die in Clubway hinzugefügt werden. Die Liste wird stetig aktualisiert, sodass die neuesten Aktualisierungen als Erstes zu finden sind.

Dezember 2024

• Integrierte Kamera im CheckIn-Modus verwenden Die integrierte Kamera des Geräts (Tablet, PC, Smartphone) kann jetzt zum Scannen von Mitgliedskarten verwendet werden. Dadurch wird kein separater Scanner mehr benötigt und der Verein kann auswählen, welche Eingabemethoden (manuelle Eingabe, Scannen mit Kamera) erlaubt sind.

November 2024

Oktober 2024

• Kurs-Anzeige in Listenform Wir haben einen neuen Tab hinzugefügt, über den jetzt alle Kurse des Vereins in einer Liste angezeigt werden. Admins können hier die entsprechenden Spalten auswählen, die zur besseren Übersicht der Kurse direkt auf den ersten Blick angezeigt werden sollen. Neue Spalten enthalten u.a. Informationen über die maximale Teilnehmeranzahl, die Anzahl der Mitglieder auf der Warteliste und Zahlungen.

September 2024

August 2024

• Offene Rechnungen können nach Bankkonto sortiert werden Diese Funktion kann für Buchhaltungsberichte genutzt werden, um die genaue Anzahl von offenen Rechnungen pro Bankkonto einsehen zu können.

• Die Namen von Dateien können in der Materialbank geändert werden Dateien können nun umbenannt werden, nachdem sie bereits in die Materialbank hochgeladen wurden. Dadurch müssen die betroffenen Dateien nicht noch einmal herausgenommen und erneut hochgeladen werden, sondern können direkt in Clubway umbenannt werden.

Juli 2024

• SEPA-Mandate können reaktiviert werden Gekündigte SEPA-Mandate können jetzt wieder reaktiviert und als Basis für die Lastschriften verwendet werden. Zuvor konnten gekündigte Mandate nicht länger genutzt werden.

• Neue Massenfunktion: Rechnungen als bezahlt markieren Es ist nun möglich mehrere Rechnungen auf einmal über die Massenfunktion als bezahlt zu markieren. Clubway achtet dabei direkt darauf, ob zuvor bereits Zahlungen eingegangen sind und passt den Restbetrag individuell und automatisch an jede Rechnung an. Zuvor musste der entsprechende Betrag manuell für jede Rechnung einzeln eingetragen werden.

• Abmelden von Email-Benachrichtigungen Die meisten Emails, die von Clubway versendet werden, enthalten nun einen Link, der es Mitgliedern ermöglicht, sich von Email-Benachrichtigungen abzumelden, ohne sich extra ins eigene Clubway-Konto einzuloggen. Dies gilt nicht für Emails, die Rechnungen enthalten.

Juni 2024

• Verbesserungen beim Mitgliederimport Beim Import der Mitglieder mithilfe einer Excel-Datei kann nun direkt eine Gruppe und ein Mitgliedschaftslevel ausgewählt werden. Die Excel-Datei muss somit keine separaten Spalten für die Gruppen und Mitgliedschaftslevel mehr enthalten, wenn diese Informationen noch nicht verfügbar sind.

März 2024

• E-Mail-Benachrichtigungen über Änderungen in der Vereinsmitgliedschaft Admins können sich im Clubway-System des Vereins für automatische E-Mail-Benachrichtigungen über bestimmte Ereignisse und Änderungen anmelden.

• Individuellere Anpassung von Datumsfiltern Für datumsbasierte Filter kann jetzt die Anzahl der gefilterten Tage, Wochen, Monate und Jahre individuell angepasst werden. So kann z. B. nach Mitgliedern gefiltert werden, die in den letzten 26 Tagen aktiv waren oder innerhalb der nächsten 16 Tage Geburtstag haben. Zuvor waren die Zahlen und Einheiten fest vorgegeben.

• Leichteres Hinzufügen von Bildern Das Hinzufügen eigener Fotos ist jetzt einfacher geworden. Admins können ein Bild von ihrem eigenen Gerät aus hinzufügen - zum Beispiel zu einer Terminbeschreibung, einem Newsletter oder einer E-Mail. Ein Foto kann immer dann hochgeladen werden, wenn der Clubway-Texteditor verfügbar ist.

Februar 2024

• Filtern nach Anwesenheit

  Es wurde ein Filter hinzugefügt, mit dem die Anwesenheit eines Mitglieds nach einem im Mitgliederfeld angegebenen Datum angezeigt werden kann, z. B. dem Datum einer früheren Gürtelprüfung.

Januar 2024

• Verarbeitung von Mitgliedern mit demselben Namen im Vereinsregister
• Veranstaltungen mit einer Excel-Datei importieren
• Massenkonvertierung von Rechnungsentwürfen Es ist jetzt möglich, Rechnungen auch in der Entwurfsphase massenhaft zu bearbeiten. Die Massenbearbeitung kann für die Zahlungsbedingungen, die Nachricht und die interne Nachricht von Rechnungen verwendet werden.

• Mitgliederbericht nach Geburtsjahr

  Neben der altersbasierten Mitgliedermeldung gibt es jetzt auch eine Meldung nach Geburtsjahren.

• Dankesnachricht für Kurse und Veranstaltungen
• Kurs- und veranstaltungsspezifische Newsletter

  Für Teilnehmende an Kursen und Veranstaltungen kannst du Newsletter erstellen, die nur für Interessenten sichtbar sind, die sich dafür angemeldet haben. Eine praktische Möglichkeit, die Teilnehmer mit detaillierteren Informationen zu versorgen.

Du kannst die allgemeinen Einstellungen von Clubway flexibel an die Bedürfnisse deines Vereins und seiner Mitglieder anpassen.

Vorlage für die Mitgliederinformation

Wenn dein Verein Clubway in Gebrauch nimmt, solltet ihr natürlich alle Mitglieder darüber informieren. Je klarer und verständlicher die Information, desto weniger Fragen bleiben offen. Verfasse beispielsweise unter Zuhilfenahme der folgenden Vorlage eine Benachrichtigung und veröffentliche sie auf der Vereinshomepage und/oder in den sozialen Medien.

Mitglieder in das System eingeben

Das Hinzufügen neuer Mitglieder ist in Clubway auf mehrere einfache Arten möglich. Bei der Hinzufügung (oder eigenen Anmeldung) erhalten sie gleichzeitig die Mitgliedschaft in der gewünschten Gruppe.

Je nach Situation können die Mitglieder sich selbst als Vereinsmitglieder registrieren und ihr Mitgliedskonto in Gebrauch nehmen (z.B. bei Anmeldung zu einem Kurs) oder durch Verantwortungspersonen des Vereins hinzugefügt werden (z.B. durch die Trainerin zum Saisonstart).

Rollenzuweisung an Mitglieder mit Sonderaufgaben

Aus Datenschutzgründen dürfen mit den Rollen nur diejenigen erweiterten Zugriffsrechte verbunden sein, die für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich sind.

Diese Information beschreibt die grundsätzlichen Anforderungen an das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für Verantwortliche gemäß Art. 30 Abs. 1 EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und bietet im Anschluss ein Muster für eine in einem Sportverein anwendbare Datenschutzerklärung zur Erfüllung der Informationspflichten gemäß Art. 13, 14 DSGVO (Teil 2).

Die Datenschutzerklärung kann in Clubway unter Einstellungen > Datenschutz > Datenschutzerklärung hinzugefügt werden.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Ein Sportverein (als der Verantwortliche) muss ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen und führen für die in seine Verantwortlichkeit fallende Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies ist ein grundlegendes Element zur Erfüllung der Dokumentations- und Rechenschaftspflicht. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten kann dazu beitragen, dass der Verantwortliche nachweisen kann, dass seine Verarbeitungstätigkeiten datenschutzkonform sind. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten kann schriftlich oder elektronisch geführt werden und ist den Datenschutzaufsichtsbehörden auf Verlangen ggf. in Papierform vorzulegen.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss die folgenden Angaben enthalten:

1. Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten;

2. die Zwecke der Verarbeitung;

3. eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten;

4. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen;

5. gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, einschließlich der Angabe des betreffenden Drittlands oder der betreffenden internationalen Organisation, sowie bei den in Art. 49 Abs. 1 UAbs. 2 DSGVO genannten Datenübermittlungen die Dokumentierung geeigneter Garantien;

6. wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien;

7. wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO.

Informationen zur Datenschutzerklärung

Verantwortliche sind verpflichtet den Betroffenen, wie z. B. Mitgliedern eines Sportvereins, bei der Erhebung personenbezogener Daten klar und verständlich die Verarbeitung personenbezogener Daten zu erläutern. Außerdem muss diese Information (die Datenschutzerklärung) für den Betroffenen immer leicht zugänglich sein.

Datenschutzerklärung - „Verständlich, aktuell, leicht zugänglich, unentgeltlich“

Clubway unterstützt Sportvereine bei der Erstellung, Aufbewahrung und Veröffentlichung der Datenschutzerklärung

Muster für Datenschutzerklärung

Clubway hat, um Sportvereine bei der Erstellung einer Datenschutzerklärung zu unterstützen, zusammen mit Datenschutzsachverständigen ein Muster für eine Datenschutzerklärung erstellt, die strukturell die Bedingungen der DSGVO erfüllt. Ein Sportverein kann dieses Muster als Grundlage verwenden und die den eigenen Verein betreffenden Daten und Methoden bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ergänzen. Nach der Erstellung der Datenschutzerklärung muss der Sportverein die Datenschutzerklärung in Clubway speichern und den Betroffenen zur Verfügung stellen. Die Datenschutzerklärung muss die tatsächlichen Verarbeitungstätigkeiten des Sportvereins beschreiben.

Das untenstehende Muster für eine Datenschutzerklärung dient zur Information der registrierten Vereinsmitglieder, der ehrenamtlichen Mitarbeiter und Kooperationspartner. Es ist sinnvoll, eine Datenschutzerklärung für die personenbezogenen Daten des gesamten Mitglieder- und Kooperationspartnerregisters zu erstellen, nicht ausschließlich für den Clubway-Service.

Ergänze in den eckigen Klammern die erbetenen Daten für deine eigene Erklärung und lösche in den eckigen Klammern entsprechend überflüssige Hinweise.

Speicherung und Pflege der Datenschutzerklärung

Euer Verein kann seine eigene Datenschutzerklärung in Clubway unter Einstellungen > Datenschutz > Datenschutzerklärunge speichern und pflegen. Die Datenschutzerklärung des Vereins kann ins Textfeld einfügt oder als PDF-Datei hochgeladen werden. Wenn ein Verein die Datenschutzerklärung in Clubway gespeichert hat, steht sie automatisch zur Verfügung: digital, aktuell, jederzeit leicht zugänglich und unentgeltlich.

Der Link für die vom Verein erstellte Datenschutzerklärung findet sich bei folgenden Nutzungsvorgängen:

• Formular für Registrierung – Registrierung eines neuen Mitglieds im Clubway-Mitgliedsservice des Vereins

• Mitgliederseiten – wenn ein Vereinsmitglied den Clubway-Mitgliederservice des Vereins nutzt

• E-Mail – wenn ein Vereinsmitglied E-Mails vom Clubway-Mitgliederservice des Vereins bekommt

Mit Gruppen sind in Clubway Einheiten innerhalb des Vereins gemeint, die in hierarchischen Verhältnissen zueinander stehen, z.B. Abteilungen und Mannschaften.

Innerhalb des Portals sind Gruppen insbesondere im Hinblick auf Zugriffsrechte von Bedeutung. Beispielsweise können Mannschaftsbetreuer oder Kassenwarte einzelner Abteilungen zur Verwaltung von Rechnungen und Terminen ihrer eigenen Gruppe berechtigt sein, um diese Aufgaben selbständig wahrzunehmen.

Eingegangene Zahlungen sowie Teilnahmestatistiken werden in Clubway automatisch der betreffenden Gruppe zugeordnet. Auch die für die Mitglieder sichtbaren Benachrichtigungen und Termine sind abhängig von ihrer Gruppenzugehörigkeit.

Ein Mitglied kann mehreren Gruppen angehören. Im Mitgliederverzeichnis des Vereins ist es jedoch nur einmal registriert.

Um eine Aktion für eine bestimmte Gruppe auszuführen, wähle diese über den Gruppennavigator links oben aus. Auf dem Bildschirm erscheinen die Daten der Gruppe und deine Maßnahmen werden automatisch nur auf sie angewendet. Bevor du Rechnungen, Termine oder Benachrichtigungen erstellst, denke stets daran, die richtige Gruppe auszuwählen.

Untergruppe erstellen

1. Klicke auf „Neue Untergruppe“.

2. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem du die Einstellungen der Untergruppe definieren kannst (standardmäßig erscheinen in den Feldern die Einstellungen der übergeordneten Gruppe):

   • Name Am praktischsten ist ein dauerhafter Name, der sich nicht von Jahr zu Jahr ändert oder das regelmäßige Wechseln der Mitglieder erfordert. So bleibt die Gruppe eine dauerhafte Kostenstelle innerhalb des Clubs.

     Ein einleuchtendes Beispiel sind Jugendmannschaften: im Gegensatz zu „E-Jugend“ ist etwa „Junioren-2013“ ein „mitwachsender“ Name, der seine Gültigkeit auch dann behält, wenn der Jahrgang zur D-Jugend geworden ist.

   • Übergeordnete Gruppe Gib an, zu welcher Gruppe die Untergruppe gehört.

   • Versandadresse für E-Mail-Benachrichtungen Allgemeine E-Mail-Adresse der Gruppe, von der aus Mitteilungen an die Mitglieder versendet werden und an die geantwortet werden kann. Beispiele: buero@[vereinsname].de, junioren-2013@[vereinsname].de.

   • Versandadresse für Rechnungen E-Mail-Adresse, von der aus Rechnungen an die Mitglieder versendet werden und an die geantwortet werden kann. Beispiele: buero@[vereinsname].de, kassenwart@[vereinsname].de. (Falls du dieses Feld leer lässt, wird für Rechnungen dieselbe E-Mail-Adresse verwendet wie für Benachrichtigungen.)

   • Mitgliedschaftslevel In der Gruppe verwendete Mitgliedschaftslevel.

   • Kostenstelle Die Angabe einer Kostenstelle ist erforderlich, falls der Verein das Buchhaltungs-Zusatzmodul nutzt.

   • Mitglieder können selbst aus der Gruppe austreten Sofern diese Option aktiviert ist, können die Mitglieder sich selbst über ihre Mitgliederseite aus der Gruppe abmelden. Der Austritt wird automatisch an die E-Mail-Adresse der betreffenden Gruppe sowie der Hauptgruppe gemeldet.

   • Gruppennamen in E-Mails anzeigen In versendeten E-Mails erscheint der Gruppenname als Absender. So sehen beispielsweise Eltern, deren Kinder in unterschiedlichen Mannschaften spielen, auf Anhieb, wen die Mail betrifft.

   • Neue Mitglieder können der Gruppe selbst beitreten Sofern diese Option aktiviert ist, können sich Mitglieder über den Link „Als neues Mitglied anmelden“ auf der Gruppenhomepage selbst in der Gruppe anmelden.

   • Derzeitige Mitglieder können der Gruppe selbst beitreten Sofern diese Option aktiviert ist, können sich eingeloggte Mitglieder direkt in der Gruppe anmelden.

   • Kontaktinformationen von Gruppenmitgliedern sind für andere Mitglieder sichtbar Sofern diese Option aktiviert ist, kann das Mitglied bei Bedarf Kontakt zu Mannschaftskameraden (oder ggf. deren Eltern), Trainern und Betreuern aufnehmen.

     Die Mitglieder können selbst bestimmen, welche Informationen sie ihrer Gruppe zugänglich machen möchten. Zu finden sind die Angaben im eigenen Clubway-Profil des Mitglieds unter „Kontaktinformationen“.

Gruppenorganisation (Hierarchie)

Um die Organisationshierarchie der Gruppen zu ändern, klicke auf „Gruppen organisieren“. Zeige mit der Maus auf die drei türkisfarbenen Striche neben der zu verschiebenden Gruppe und ziehe sie an die gewünschte Stelle innerhalb der Hierarchiestruktur.

Beachte, dass mit der Gruppe auch deren eventuelle Untergruppen verschoben werden. Im folgenden Beispiel werden zusammen mit der Gruppe „Erwachsene“ auch deren Untergruppen „Herren“ und „Damen “verschoben werden.

Klicke nach dem Verschieben auf „Senden“.

Videoanleitung zu den Gruppen

Schaue dir das passende Video an und stoppe zur gewünschten Stelle.

Gruppenmitgliedschaft

Vereinsmitglieder können sich auf folgende Weisen Gruppen anschließen:

• Durch Anmeldung zu einem Termin (automatisch).

• Durch direkte Anmeldung bei der Gruppe (automatisch).

• Durch Anwesenheitsvermerk bei einem Termin (automatisch).

• Durch Auswahl der Person auf der Mitglieder-Seite und Wahl der Option „Einer Gruppe zuordnen “(manuell)

• Durch Aktivierung der Gruppe und Wahl der Option „Mitglieder zur Gruppe hinzufügen“ auf der Mitglieder-Seite (manuell).

Gruppe entfernen

Um eine nicht mehr benötigte Gruppe zu löschen, klicke auf die drei Punkte neben dem Gruppennamen und wähle die Menüoption „Gruppe entfernen“. Ein neues Fenster öffnet sich. Wähle aus diesem die Gruppe, der du die Verweise (Termine, Rechnungen, Benachrichtigungen usw.) der zu löschenden Gruppe zuordnen möchtest.

Sportart der Gruppe hinzufügen

Um einer Gruppe eine Sportart zuzuweisen, folge diesen Schritten:

1. Gehe zu Einstellungen > Gruppen.

2. Wähle die gewünschte Gruppe aus.

3. Füge der Gruppe eine oder mehrere Sportarten hinzu.

Wenn einer Gruppe Sportarten hinzugefügt werden, werden bei der Terminerstellung automatisch passende Bilder angezeigt.

Meldekategorien hinzufügen

Wenn der Verein die Mitgliederzahlen nach Sportart oder Aktivität berichten muss, kann dies mit den Meldekategorien erfolgen. Beim Erstellen eines Berichts werden die Gruppe des Mitglieds und die der Gruppe zugewiesene Meldekategorie im Bericht berücksichtigt. So kann aufgeschlüsselt werden, wie viele Teilnehmer es beispielsweise im Fußball, Eishockey und anderen Abteilungen gibt

Hinzufügen einer Meldekategorie

1. Gehe zu Einstellungen > Gruppen > Meldekategorien.

2. Klicke auf "+Neue Meldekategorie".

3. Füge einen Namen und die Nummer hinzu und klicke auf Speichern.

Löschen einer Meldekategorie

1. Gehe zu Einstellungen > Gruppen >Meldekategorien.

2. Wähle die zu löschende Kategorie in der Tabellenzeile aus.

3. Klicke auf "Funktion auswählen" und dann Löschen.

Zuweisen einer Meldekatgorie zu einer Gruppe

Damit die Meldekategorien in der Kollektion berücksichtigt werden, muss den Gruppen eine Meldekategorie zugewiesen werden. Wenn einer Gruppe eine Meldekategorie zugewiesen wird, verwenden die Untergruppen automatisch die Meldekategorie der übergeordneten Gruppe. Wenn einer Untergruppe eine eigene Meldekategorie zugewiesen wird, wird diese bei der Berichtserstellung verwendet.

1. Gehe zu Einstellungen > Gruppen.

2. Wähle die Gruppe aus und klicke auf die 3-Punkte-Schaltfläche Bearbeiten.

3. Wähle die passende Meldekategorie und klicke auf Speichern.

Zugriffsrechte für Gruppen

Reguläre Vereinsmitglieder haben automatisch ein begrenztes Zugriffsrecht. Dieses umfasst Anmeldung zu eigenen Terminen, Aktualisierung der eigenen Mitgliedsdaten, Lesen von Gruppenbenachrichtigungen sowie Einsicht der eigenen Aktivitäten und Rechnungen (vorausgesetzt, es ist Mitglied in der betreffenden Gruppe und zum Login berechtigt).

Datenschutzerklärung

Kontaktinformationen des Datenregisters

Gib die Kontaktinformationen (Name, E-Mail, Telefon) der Person ein, die in eurem Verein für Registerangelegenheiten zuständig ist. So finden Mitglieder bei Fragen zum Mitgliederverzeichnis diese Informationen direkt zusammen mit der Datenschutzerklärung.

Datenschutzerklärung

Die auf der Website des Vereins zu veröffentlichende Datenschutzerklärung wird ebenfalls hier hinzugefügt. Formuliere sie dazu in einer separaten Datei und speichere diese in Clubway.

Als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO hat der Sportverein eine Datenschutzerklärung zu verfassen, welche die Verordnungskonformität der von ihm betriebenen Verarbeitung personenbezogener Daten dokumentiert, und diese jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten.

Verwaltung der Aufbewahrungsdauer

Automatische Löschung archivierter Mitglieder

Diese Einstellung ist in Clubway unter dem Reiter "Lebenszyklusverwaltung" zu finden. Du kannst eine Aufbewahrungsdauer definieren, nach deren Ablauf archivierte Mitglieder automatisch gelöscht werden.

Die automatische Löschung sorgt dafür, dass die Mitgliedsdaten nicht länger als nötig im Verzeichnis aufbewahrt werden. Dieses integrierte Clubway-Feature vereinfacht dem Verein die Konformität mit den Einschränkungen des Datenschutzgesetzes bezüglich der Aufbewahrung personenbezogener Daten.

Wenn ein Mitglied aus dem Verein austritt, hat dieser nicht länger ein begründetes Interesse an der Verarbeitung der diese Person betreffenden Daten und ist verpflichtet, diese innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu löschen.

Bei der Löschung werden alle personenbezogenen Daten des ehemaligen Mitglieds entfernt. Rechnungen und statistische Informationen bleiben erhalten. So definierst du die automatische Löschung:

1. Gehe zu Einstellungen > Datenschutz

2. Gehe zum Aufbewahrungsdauer-Tab.

3. Wähle unter „Automatische Löschung archivierter Mitglieder“ die Option „Bearbeiten“.

4. Wähle „In Verwendung“.

5. Gib an, wie viele Monate die Mitgliedsdaten aufbewahrt werden, bevor sie automatisch gelöscht werden.

6. Klicke zum Schluss auf „Speichern“.

Falls du z.B. eine Aufbewahrungsdauer von 6 Monaten festlegst, wird das Mitglied 6 Monate nach dem Verlassen der letzten aktiven Gruppe aus dem Archiv gelöscht.

Erinnerung an die Überprüfung der Mitgliedsdaten

Du kannst ein Zeitintervall festlegen, nach dem die Mitglieder beim Clubway-Login dazu aufgefordert werden, ihre Mitgliedsdaten zu überprüfen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitglieder daran denken, ihre Informationen auf dem neuesten Stand zu halten.

1. Gehe zu Einstellungen > Datenschutz

2. Gehe zum Aufbewahrungsdauer- Tab.

3. Wähle unter „Erinnerung an die Überprüfung der Mitgliedsdaten“ die Option „Bearbeiten“.

4. Gib das Erinnerungsintervall in Monaten ein.

5. Klicke zum Schluss auf „Speichern“.

Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Mitglieder in den festgelegten Abständen an die Aktualisierung ihrer Mitgliedsdaten erinnert.

Sichtbarkeit der Mitgliedsfelder

Du kannst den Mitgliedern die Wahl überlassen, wem sie bestimmte Informationen zugänglich machen möchten. Die Alternativen sind: Für den Verein (nur für andere Vereinsmitglieder in Clubway) oder Öffentlich (im Internet, z.B. auf der Vereinshomepage). Beim Definieren der Felder kannst du Ausfüllempfehlungen hinzufügen. Dies hilft den Mitgliedern beim Wählen ihrer Einstellungen und erhöht die Einheitlichkeit.

Die Empfehlungen können von den Mitgliedern beim Clubway-Login mit einem Klick akzeptiert werden, um Zeit und Mühe zu sparen. Ebenso gut ist es aber auch möglich, die Empfehlungen zu ignorieren und eigene Einstellungen zu wählen.

Die Alternativen zu den Empfehlungen lauten:

• Für den Verein Die Option „Für den Verein“ bedeutet, dass der Inhalt dieses Feldes in Clubway für alle Mitglieder deiner Gruppe/Abteilung zu sehen sind. Für den Verein sichtbare Daten können hier erscheinen:

  • auf terminspezifischen Teilnehmerlisten

  • im Kommentarbereich von Terminseiten

  • im Kommentarbereich von Benachrichtigungen

  Falls z.B. für die Telefonnummer die Option „Für den Verein“ gewählt wird, können die Gruppenmitglieder sie in den Kontaktinformationen finden.

• Nicht erlaubt Feldinhalt wird nirgendwo veröffentlicht (auch nicht intern).

Definition der Empfehlungen

Definiere Felder, für welche zwischen den Optionen „Für den Verein“ und „Öffentlich“ gewählt werden kann, wie folgt:

1. Gehe zu Einstellungen > Datenschutz.

2. Gehe zum Aufbewahrungsdauer-Tab.

3. Klicke auf „Mitgliedsfelder auswählen“.

4. Wähle aus der Liste rechts die Felder, die du verwenden möchtest, indem du sie mit einem Klick auf den Pfeil in das linke Listenfeld verschiebst.

5. Speichere deine Auswahl.

6. Wähle danach aus der Tabelle die Empfehlungen zu den einzelnen Datenschutzeinstellungen. Die Mitglieder können die empfohlenen Einstellungen übernehmen oder nach Belieben ändern.

   Klicke für jedes Feld auf zu empfehlende Alternative, d.h. „Für den Verein“, „Öffentlich“ oder „Nicht erlaubt“.

Mit einem Klick auf „Standardeinstellungen zurücksetzen“ werden die standardmäßigen Systemeinstellungen als Empfehlungen übernommen.

Wenn der Verein seine Empfehlungen aktualisiert, muss den Mitgliedern bei ihrer nächsten Clubway-Sitzung die Möglichkeit gegeben werden, die Einstellungen zu überprüfen und zu akzeptieren. Falls keine Empfehlungen definiert werden, muss das Mitglied die Datenschutzeinstellung für jedes Feld von Hand wählen.

Verwaltungsberechtigungen

Der Administrator kann Verantwortungspersonen des Vereins bestimmte Rollen zuweisen („Schatzmeister “, „Coach“, „Assistent“) und die mit diesen Rollen verbundenen Rechte zum Einsehen und Bearbeiten von Mitgliedsdaten definieren. Der Administrator selbst hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Vereins- und Mitgliedsdaten.

Beispielsweise kann festgelegt werden, dass die Coaches die Adressen der Mitglieder nicht sehen können oder keine Änderungen an vom Verein selbst definierten Zusatzfeldern (z.B. Familienrabatt) vornehmen können.

Die mit spezifischen Rollen verknüpften Rechten werden wie folgt definiert:

1. Gehe zu Einstellungen > Datenschutz.

2. Gehe zum Verwaltungsberechtigungs-Tab. In der Tabelle findest du alle normalen Mitgliederfelder, Betreuerfelder und die selbstdefinierten Zusatzfelder des Vereins.

3. Bestimme für jedes Feld die mit den oben genannten Rollen (Schatzmeister, Coach, Assistent) verbundenen Zugriffsrechte. Die Alternativen sind

   • Feldwert kann geändert werden

   • Feldwert ist sichtbar

   • Feldwert ist nicht sichtbar

Beim Anklicken in der Tabelle wird die Auswahl sofort übernommen.

„Nicht sichtbar“ bedeutet entweder, dass das betreffende Feld komplett ausgeblendet ist, oder dass in ihm statt eines Werts nur ***- erscheint.

Multi-Faktor-Authentifizierung

Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) bietet erhebliche zusätzliche Sicherheit zum Schutz von Benutzerkonten und persönlichen Daten. Durch diese zusätzliche Sicherheitsebene wird bei jedem Login neben dem herkömmlichen Passwort eine zweite Bestätigung in Form eines einmalig verwendbaren Codes aus einer speziellen Authentifizierungs-App, wie z.B. Google Authenticator, abgefragt. Dies verhindert effektiv Anmeldeversuche durch Unbefugte, selbst wenn das Passwort des Benutzers kompromittiert wurde.

Durch die Multi-Faktor-Authentifizierung wird das Risiko von Datenschutzverletzungen und Hackerangriffen erheblich verringert. Der Verein (bzw. der Haupt-Admin des Clubway-Vereins) kann die MFA für bestimmte Rollen verpflichtend machen und so die Sicherheit der Vereinskonten erhöhen. Dabei kann festgelegt werden, ab welchem Datum die betroffenen Rollen MFA aktiviert haben müssen.

Der Vereinsadministrator kann die Verpflichtung zur MFA-Nutzung für alle Admins wie folgt aktivieren:

1. Gehe zu Einstellungen > Datenschutz und wähle die Registerkarte Multi-Faktor-Authentifizierung aus.

2. Klicke auf Bearbeiten und aktiviere die Option Zwingende Multi-Faktor-Authentifizierung für die gewünschten Rollen.

3. Lege das Datum fest, ab dem die Authentifizierung für diese Rollen erforderlich ist, und trage es in das entsprechende Feld ein.

4. Klicke auf Speichern. Die MFA ist nun für die ausgewählten Rollen obligatorisch.

Die Admins sehen dann auf der Verwaltungsoberfläche eine Warnung und das Datum, bis zu dem sie die MFA aktivieren müssen. Ein direkter Link zur Aktivierung ist ebenfalls vorhanden.

Aktivierung der MFA fürs eigene Admin-Konto

1. Klicke direkt nach dem Login auf das Feld oben rechts, das den eigenen Namen anzeigt. ODER Wähle ausgehend von der Administrationsschnittstelle die persönlichen Informationen (Klick auf das Bild/Icon oben rechts und anschließend Auswahl des Reiters).

2. Öffne aus dem Dropdown-Menü den Reiter "Clubway-ID".

3. Gehe zu Multi-Faktor-Authentifizierung und klicke auf "Aktivieren".

4. Gib nun den per E-Mail erhaltenen Verifizierungscode ein und klicke auf "Bestätigen".

5. Anschließend wird ein QR-Code generiert und dir angezeigt, den du mit deiner Authentifizierungs-App einscannen kannst.

Anleitungen zu Authentifizierungs-Apps

Für die Multifaktor-Authentifizierung können ganz viele unterschiedliche Apps genutzt werden. Weiter unten findest du die Anleitungen zu einigen der gängigsten Authentifizierungs-Apps.

Aktivieren der Multi-Faktor-Authentifizierung mit Google Authenticator

Im Folgenden findest du eine komprimierte Anleitung zur Aktivierung der MFA mithilfe der Google Authenticator App:

1. Lade die Google-Authenticator-App herunter und öffne die App.

2. Klicke auf die Schaltfläche „+“ in der unteren rechten Ecke und wähle „QR-Code scannen“.

3. Scanne den QR-Code über den Clubway-Browser. Achtung: Das Clubway-QR-Code-Fenster darf während des gesamten Prozesses der Multi-Faktor-Authentifizierung nicht geschlossen werden.

4. Dir wird in der App nun ein 6-stelliger Zahlencode angezeigt, der sich alle 30 Sekunden ändert. Gib diesen gültigen Einmal-Zugangscode in das dafür vorgesehene Feld (im Clubway-Browser unter 2.) ein und klicke auf „Aktivieren“.

5. Die Multi-Faktor-Authentifizierung über Google Authenticator ist nun aktiviert.

Über die folgenden Links findest du die offiziellen Anleitungen der gängigsten Anbieter:

Was ist zu tun, wenn der Code im Clubway-QR-Code-Fenster ungültig ist?

Lösche alle Clubway-bezogenen Codes aus der Authentifizierungs-Anwendung und aktiviere die Multi-Faktor-Authentifizierung erneut.

Mitteilungen an Mitglieder

Wochenübersicht

Der Verein legt fest, ob die Mitglieder eine Wochenübersicht automatisch per E-Mail erhalten können und was mit der Übersicht geschickt wird. Die Wochenübersicht wird den Mitgliedern jeden Montagmorgen zugestellt. Klicke auf „Bearbeiten“, um die Einstellungen für die Wochenübersicht aufzurufen.

• Wochenübersicht per E-Mail Diese Option kann aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn diese Option „in Verwendung“ ist, wird die Nachricht an die Mitglieder zugestellt, die dies in ihren Kommunikationseinstellungen wünschen.

• Inhalt der Wochenübersicht

  • Termine und Kurse Wenn diese Einstellung mit dem Haken aktiviert wurde, wird das Mitglied über die Veranstaltungen und Kurse informiert, an denen es in der kommenden Woche teilnehmen kann.

  • Offene und überfällige Rechnungen Wenn diese Option ausgewählt ist und ein Mitglied offene oder überfällige Rechnungen hat, ist ein Vermerk darüber in der Wochenübersicht zu finden.

  • Neue Pinnwand-Beiträge Falls ausgewählt, erhält das Mitglied eine Zusammenfassung der in dieser Woche veröffentlichten Pinnwand-Beiträge.

Mitteilungen an Vereinsverantwortliche

Neue Gruppenmitgliedschaften

Der Verein bestimmt, an welche E-Mail-Adressen oder an welche Vereinsverantwortliche neue Gruppenmitgliedschaften mitgeteilt werden oder ob überhaupt eine Mitteilung darüber erfolgt. Klicke auf „Bearbeiten“, um die Einstellungen aufzurufen.

• An die E-Mail-Adresse des Vereins Wenn diese Option ausgewählt ist, werden neue Gruppenmitgliedschaften an die Adresse geschickt, die in den Basisinformationen als E-Mail Adresse des Vereins angegeben ist.

• An die E-Mail-Adresse der Gruppe Bei Aktivierung dieser Option werden neue Gruppenmitgliedschaften an die E-Mail-Adresse gesendet, die in den Einstellungen als E-Mail-Adresse der Gruppe angegeben ist.

• Für ausgewählte Empfänger Alle Personen, die offiziell eine administrative Funktion in der Hauptgruppe des Vereins innehaben, können ausgewählt werden. Sollte der Verein beispielsweise Vereinsverantwortliche haben, die für die Aufnahme neuer Mitglieder zuständig sind, kann diesen eine Nachricht über neue Mitgliedschaften geschickt werden.

Allgemein

Um die standardmäßigen Rechnungseinstellungen zu ändern, klicke auf „Bearbeiten“:

• Zahlungsfrist Definiere die standardmäßige Zahlungsfrist für vom Verein ausgestellte Rechnungen. Sie kann beim Erstellen einer neuen Rechnung individuell angepasst werden. Die Zahlungsfrist muss mindestens 7 Tage betragen, da der Rechnungsempfänger über den Bankeinzug informiert werden muss.

• Verzugszins Gib den standardmäßigen Verzugszins ein.

• Standardtext der Rechnung Standardmäßig auf der Rechnung erscheinender Text, z.B. „Bitte die angegebene Referenznummer verwenden.“

• Verwendete Mehrwertsteuersätze Wähle die für die Leistungen eures Vereins zu berechnenden MwSt-Sätze.

Bankkonten

Füge die Vereinskonten wie folgt hinzu:

• Name Beim Erstellen einer Rechnung wählbares Mannschafts- oder sonstiges Konto, beispielsweise „Jungen 09“.

• In Verwendung Um das Konto für eine Rechnung auswählen zu können, muss diese Option aktiviert sein.

• IBAN Auf der Rechnung erscheinende Kontonummer im internationalen Format.

• BIC Internationale Kennung der Bank.

• Buchhaltungskonto Die Angabe eines Buchhaltungskontos ist erforderlich, falls der Verein das Buchhaltungs-Zusatzmodul nutzt.

• Empfänger Auf der Rechnung erscheinender Empfängername, beispielsweise [Vereinsname]/Jungen 09.

• Körperschaftsnr. Auf der Rechnung erscheinende VR-oder sonstige Körperschaftsnummer.

• Steuernummer Auf der Rechnung erscheinende Steuernummer, die für das Bankkonto konfiguriert wurde.

• Adresse Auf der Rechnung erscheinende Empfängeradresse.

• E-Mail Auf der Rechnung erscheinende E-Mail-Adresse für Rückfragen.

Löschen

Wenn ein Konto nicht mehr benötigt wird, sollte es aus der Liste entfernt werden, damit es nicht versehentlich für Rechnungen gewählt werden kann. (Hinweis: Bankkonten können nicht vollständig aus dem System gelöscht werden.)

Klicke neben dem Kontonamen auf die drei Punkte und wähle „Bearbeiten“. Entferne im Bearbeitungsfenster das Häkchen aus dem Kästchen „In Verwendung“ und speichere die Änderung.

Rechnungskategorien

Definiere die in eurem Verein verwendeten Rechnungskategorien (z.B. Monatsgebühr, Mitgliedsbeitrag, Kursgebühr, Ausrüstungsbeitrag). Kategorien machen die Vereinswirtschaft übersichtlicher und erleichtern die Berichterstattung.

Klicke auf „Neue Rechnungskategorie“ und gib einen Namen für die Kategorie ein.

Die Kategorien der in der Buchhaltung verwendeten Einteilung entsprechen, um den Export von Rechnungs- und Zahlungsberichten zu erleichtern.

Löschen

Nicht mehr benötigte Einzelkategorien werden nicht komplett gelöscht, sondern in andere integriert. Dazu beide (oder mehrere) Kategorien in der linken Tabellenspalte markieren und die Option „Ausgewählte zusammenführen“ wählen). Ein neues Fenster öffnet sich. Wähle hier, in welche Kategorie die übrigen integriert werden sollen, und klicke auf „Speichern“.

So gehen die Statistiken der entfernten Kategorie (z.B. Rechnungsberichte) nicht verloren, sondern werden lediglich neu zugeordnet.

Videoanleitung zu den allgemeinen Einstellungen der Finanzen

Schaue dir das passende Video an und stoppe zur gewünschten Stelle.

Das Hinzufügen neuer Mitglieder ist in Clubway auf mehrere einfache Arten möglich. Bei der Hinzufügung (oder eigenen Anmeldung) erhalten sie gleichzeitig die Mitgliedschaft in der gewünschten Gruppe.

Je nach Situation können die Mitglieder sich selbst als Vereinsmitglieder registrieren und ihr Mitgliedskonto in Gebrauch nehmen (z.B. bei Anmeldung zu einem Kurs) oder durch Verantwortungspersonen des Vereins hinzugefügt werden (z.B. durch die Trainerin zum Saisonstart).

Mitglied von Hand hinzufügen

Vereinssekretär/-in und Mitglieds-/Mannschaftsverantwortliche können Mitgliedsdaten von Hand eingeben (praktisch, wenn es nur um eine oder wenige Personen geht).

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Gruppe, der du das Mitglied hinzufügen möchtest.

2. Klicke auf „Neues Mitglied“.

3. Trage mindestens Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse in die Mitgliedskarte ein. Weitere Informationen können von den Mitgliedern selbst ergänzt werden.

4. Wähle „Aktivierungslink senden“, falls du das Mitglied sofort zur Nutzung seines Kontos einladen möchtest.

5. Bestätige die Erstellung der Mitgliedskarte mit „Speichern“.

Mitglieder melden sich zu einem Termin an und tragen ihre Informationen selbst ein

Die für den Termin verantwortliche Person kann ein Anmeldeformular für die ausgewählte Gruppe erstellen und die Mitglieder einladen, sich anzumelden. Bei der Anmeldung tragen die Mitglieder ihre Daten ein und werden automatisch der Gruppe hinzugefügt, für die der Termin erstellt wurde:

1. Öffne die Seite „Termine“ und aktiviere die Gruppe, der du Mitglieder hinzufügen möchtest.

2. Klicke auf „Neuer Termin“, definiere die Anmeldeinformationen und speichere sie.

Einstellungsbeispiel für ein Anmeldeformular

Dauer: 1.8.2020 00:00 - 30.4.2021 00:00

Name: Anmeldung zur Saison 2020-2021

Sichtbarkeit des Termins: Sichtbar für alle

Anmeldung: Offen für alle

Zulässige Anmeldungsalternativen: Ich nehme teil

Beginn und Ende der Anmeldefrist: - 30.8.2020

Mitglieder registrieren sich selbst bei der gewünschten Gruppe

Mitglieder können bei der Eingabe ihrer Mitgliedsinformationen auch direkt der gewünschten Gruppe beitreten. Dies ist über den Link „Als neues Mitglied anmelden“ auf der Homepage des Vereins möglich.

Import von Mitgliedsdaten aus externer Datei

Der Administrator des Vereins kann Mitgliedsdaten direkt aus einer Datei in Clubway importieren. Dies ist praktisch, wenn viele Mitglieder auf einmal hinzugefügt werden müssen.

Aktivierungslink senden

Nach dem Hinzufügen eines neuen Mitglied zum System musst du ihm noch seinen persönlichen Aktivierungslink senden. Dieser ist erforderlich, damit das Mitglied seine Clubway-ID aktivieren, sein Kundenkonto mit ihr verknüpfen und das Konto verwalten kann.

Aktivierungslink an neue Mitglieder senden

1. Gehe zu „Mitglieder“ und aktiviere die gewünschte Gruppe.

2. Filtere oder suche das/die Mitglied/-er, dem/denen du den Aktivierungslink senden möchtest.

3. Markiere die gefundenen Personen und wähle die Option „Aktivierungslink senden“.

4. Ein Bestätigungsfenster öffnet sich. Klicke in diesem auf „Senden“.

Häufig gestellte Fragen: Versenden eines Aktivierungslinks

Das Versenden eines Aktivierungslinks hilft neuen Nutzern, ihr Mitgliedskonto in Betrieb zu nehmen. Sollten alle hinterlegten Mitglieder-E-Mail-Adressen bereits einen Nutzer haben, wird der Aktivierungslink nicht mehr gesendet.

Problem: Das Mitglied kann sich nicht in die Clubway-Seiten des Vereins einloggen. Die Versendung des Aktivierungslinks ist nicht möglich?

Lösung 1

• Überprüfe, ob die E-Mail-Adresse der Person zu dem jeweiligen Mitgliedskonto hinzugefügt wurde (E-Mail-Feld oder E-Mail-Feld des Erziehungsberechtigten).

• Sollte die E-Mail-Adresse nicht im Mitgliedskonto hinterlegt sein, füge sie zu den Basisdaten hinzu und sende den Aktivierungslink erneut.

Lösung 2

• Überprüfe im jeweiligen Mitgliedskonto in der Menüleiste unter “Benutzer”, ob der Benutzer bereits mit einer Clubway-Mitgliedskarte verknüpft ist. Überprüfe, welche E-Mail-Adresse für die Verbindung verwendet wurde.

Problem: Das Mitglied meldet, dass der Aktivierungslink nicht ankommt

Siehe Lösung 1

Lösung 3

• Bitte das neue Mitglied, im Spam oder Junk- Ordner nachzusehen. Einige E-Mailprogramme haben auch noch ein Werbung oder Angebote Tab, wo die E-Mail sein könnte.

• Wenn die Nachricht weder da noch dort zu finden ist, finde heraus, ob das Mitglied eine Firmen-E-Mail verwendet. Oft sind die Sicherheitsvorkehrungen in Unternehmen so streng, dass Privat-E-Mails nicht einmal im Spam-Ordner landen. In diesem Fall solltest du das Mitglied bitten, eine private E-Mailadresse zu verwenden (z. B. eine Gmail-Adresse).

Problem: Das Mitglied meldet, dass die E-Mail-Adresse deaktiviert wurde und er/sie sich nicht einloggen kann.

Lösung 4

• Falls nötig, kann der Administrator des Vereins die E-Mail-Adresse des Mitglieds im Mitgliederregister ändern.

• Sollte sich das Mitglied nicht mehr an das Passwort des eigenen Mitgliederkontos erinnern und kann die Funktion "Passwort vergessen?" nicht nutzen - weil es zum Beispiel keinen Zugriff auf das E-Mail-Postfach mehr hat - muss es einen neuen Clubway-Account für sich erstellen.

• Um eine neue Clubway-ID erstellen zu können, muss der Vereinsadministrator die alte E-Mail des Mitglieds durch die neue ersetzen und die alte Clubway-ID unter dem Tab "Benutzer" löschen. Dannach kann der Administrator den Aktivierungslink neu schicken.

Problemsituationen

Beim Hinzufügen von Mitgliedern durch Vereinsverantwortliche kann das Speichern beispielsweise aus dem Grund fehlschlagen, dass das Mitglied bereits im System des Vereins vorhanden ist.

Speicherung nicht möglich: „Die Person ist bereits im Verein angemeldet.“

Erscheint beim Hinzufügen eines neuen Mitglieds die Fehlermeldung „Die Person [Vorname] [Nachname] ist bereits im Verein angemeldet“, so hat diese Person bereits ein Mitgliedskonto. Es ist nur möglich, zwei Mitglieder mit demselben Namen zu erstellen, wenn dies entsprechend in den Einstellungen ermöglicht wurde. Der Grund dafür ist, dass Duplikate zu Unklarheiten in Statistik, Kommunikation, Rechnungswesen, Nutzungsrechteverwaltung und beim Löschen von Mitgliedsdaten führen können.

Die Einstellung kann wie folgt vorgenommen werden:

1. Gehe zu Einstellungen > Mitglieder.

2. Klicke dort auf den Reiter "Allgemein".

3. Dort kannst du, indem du auf den Bleistift klickst einstellen, ob in deinem Verein nur eindeutige Namen für Mitglieder genutzt werden dürfen oder nicht.

   • Ja: Jede Namenskombination kann nur einmal verwendet werden, Dopplungen sind nicht möglich.

   • Nein: Es können mehrere Personen mit der gleichen Namenskombination hinzugefügt werden.

4. Klicke im Anschluss auf Speichern.

Falls versehentlich mehrere Konten für dasselbe Mitglied erstellt wurden, können diese in der Mitgliederverwaltung mithilfe der Funktion "Zusammenführen" zu einem Konto vereint werden. Mithilfe des Filters "Mitglieder mit gleichem Namen" können diese schnell gefunden werden.

Falls diese Fehlermeldung erscheint, suche die Person aus dem Verzeichnis der bereits registrierten Mitglieder und füge sie der Gruppe hinzu.

Verschieben in eine andere Gruppe

Falls du ein Mitglied aus einer Gruppe oder Mannschaft in eine andere verschieben möchtest, gehe wie folgt vor:

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Stammgruppe. (Falls deine Zugriffsrechte hierzu nicht ausreichen, bitte den Administrator um Hilfe.)

3. Wähle das zu verschiebende Mitglied aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Einer Gruppe zuordnen“.

4. Ein neues Fenster öffnet sich. Wähle in diesem die Gruppe aus, der das Mitglied zugeordnet werden soll. Für Personen, die mehreren Gruppen angehören, bietet dir das Programm die Option „Behalte die Mitglieder auch in der bisherigen Gruppe“.

In den allgemeinen Einstellungen kannst du Hintergrundinformationen, Datenschutzerklärung und eigene Bedingungen des Vereins bearbeiten sowie Clubway-Vertragsangelegenheiten und -Servicerechnungen einsehen.

Allgemein

Logo und Themenfarbe des Vereins

Logo und Themenfarbe des Vereins können vom oberen Seitenrand aus geändert werden. Das Logo erscheint beispielsweise auf Rechnungen und Mitteilungen des Vereins sowie in der mobilen Clubway-App für Mitglieder.

Die Themenfarbe des Vereins erscheint in der Clubway-App wie im Beispiel illustriert. Du kannst die Farbe aus der Palette auswählen oder als Hexadezimalwert eingeben.

Basisdaten des Vereins

Um die Basisdaten zu ändern, klicke neben der betreffenden Angabe auf „Bearbeiten“.

Auf dem ersten Tab findest du allgemeine Informationen wie Vereinsnamen, Kontaktinformationen, Körperschafts-/VR-Nummer und Standardsprache. Benutzeroberfläche und Rechnungen sind in dieser Sprache, sofern der Benutzer keine andere wählt.

Auf dem zweiten Tab kannst du die Clubway-Adresse des Vereins (z.B. ballsportvereinigung.clubway.de) ändern und Adresse eurer eigenen Homepage ergänzen.

Auf der Clubway-Seite anzuzeigende Informationen

Hier legst du fest, welche Informationen auf der Login-Seite des Vereins und auf clubway.de erscheinen.

Im Hinblick auf potenzielle künftige Mitglieder empfiehlt sich beispielsweise eine Übersicht über die von eurem Verein angebotenen Sportarten.

Denke auch an eine knappe Beschreibung, die über euren Verein informiert und für ihn wirbt.

Vereinsbedingungen

Verfasse hier die Bedingungen, zu deren Kenntnisnahme die Mitglieder beim Clubway-Login aufgefordert werden. Sie sind am unteren Rand des Browserfensters unter „Bedingungen und Voraussetzungen“ zu finden.

Wenn du „Vor Gebrauchsfreigabe das Mitglied zum Akzeptieren der Vertragsbedingungen auffordern“ markierst, müssen Mitglieder den Bedingungen zustimmen, um Clubway nutzen zu können.

Kontoaktivierungsmitteilung

Verfasse hier die Aktivierungsnachricht, die durch den Administrator oder die Administratorin zusammen mit dem Clubway-Aktivierungslink an Mitglieder gesendet werden soll. Du kannst hierbei zwischen der Clubway-Standardnachricht und einer benutzerdefinierten Nachricht wählen.

Nachricht zur Clubanmeldung

Verfasse hier die Registrierungsnachricht, die an Mitglieder gesendet werden soll, die sich selbstständig, z. B. über die Anmeldung zu Kursen oder Terminen, registrieren. Du kannst hierbei zwischen der Clubway-Standardnachricht und einer benutzerdefinierten Nachricht wählen.

Bildergalerie

Der Administrator kann Bilder hochladen, die zur Illustration von Termininformationen und Rundschreiben verwendet werden können. Dies ermöglicht die persönlichere Gestaltung dieser Informationen.

1. Gehe zu Einstellungen > Allgemein.

2. Gehe zu Bildergalerie und wähle unter „Bilder des Vereins“ die Option "Neues Bild“..

3. Klicke im nächsten Fenster auf „Wechseln“ und wähle ein neues Bild von deiner Festplatte.

4. Durch Ein-/Auszoomen und Verschieben kannst du den Bildausschnitt ändern.

5. Klicke zum Schluss auf „Speichern“.

Die Zahlen unter „Anzahl der Bilder“ informieren über derzeit hochgeladene Bilder/maximal hochladbare Bilder.

Clubway bietet auch allgemeine Illustrationen an, die zu euren Sportarten passen und nach Belieben verwendet werden dürfen. Um festzulegen, ob ihr diese Bilder nutzen möchtet, klicke auf Bearbeiten.

Videoanleitung

Schaue dir einfach dieses Video an und stoppe es an den Stellen, wo du noch ein wenig Hilfe benötigst.

Über die mobile Clubway Coach-App können Vereinsverantwortliche – z.B. Trainer – Termine verwalten und die Anwesenheit kontrollieren.

Die App zeigt auf einen Blick, ob jemand beispielsweise beim Training fehlt. Der Trainer oder die Trainerin kann die Anwesenheit des Mannschaftsmitglieds durch Antippen bestätigen oder durch Scannen des QR-Codes der Mitgliedskarte registrieren.

Die Anwesenheitsvermerke werden automatisch in die Clubway-Statistik übertragen sowie in die persönlichen Aktivitätsübersichten der Mitglieder.

Download-Link

Die folgenden Links können auch verwendet werden

Videoanleitungen

Termininformationen einsehen

Erstelle einen neuen Termin

Termin bearbeiten und Mitglieder hinzufügen

Kopiere Termine und füge Mitglieder hinzu

Ein bestehendes Mitglied einem Termin zuordnen

Neues Mitglied zu dem Termin hinzufügen

Bearbeite die Daten eines neuen Mitglieds

Profilbild für Mitglieder hinzufügen

Entferne Mitglieder von Terminen

Mitglieder organisieren

Filtere nach Gruppen

manuelle Anwesenheitskontrolle

Sortiere deine Teilnehmer nach Anmeldungen

Kommentiere im Chat

So entfernst du ein Vereinsmitglied aus einer bestimmten Gruppe:

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Gruppe, aus der du das Mitglied löschen möchtest.

2. Filtere das zu löschende Mitglied und markiere es in der linken Tabellenspalte.

3. Wähle die Option „Aus Gruppe entfernen“.

Nachdem das Mitglied aus einer Gruppe entfernt wurde, erscheinen die Termine und Benachrichtigungen dieser Gruppe nicht länger auf seiner Mitgliedsseite. Durch das Entfernen aus einer Gruppe wird die Person nicht aus dem System gelöscht, und sie kann weiterhin Mitglied in anderen Gruppen sein. Vereinsmitglieder, die keiner Gruppe angehören, werden im Archiv gespeichert.

Archiv (Mitglieder ohne Gruppenzugehörigkeit)

Hier werden Vereinsmitglieder aufgelistet, die in keiner Gruppe mehr aktiv sind. Du findest diese Liste unter Mitglieder > Archiv.

Die Informationen des Mitglieds bleiben somit trotz seiner Inaktivität weiter gespeichert, stehen aber nicht mehr für die allgemeine Datenverarbeitung zur Verfügung. Aus der Datenschutzerklärung des Vereins geht hervor, wie lange die Mitgliedsdaten in dem Fall aufbewahrt werden, dass das Mitglied aus dem Verein austritt.

Archivierte Mitglieder können vom Administrator endgültig aus dem System gelöscht werden oder aber nach vorübergehender Inaktivität wieder einer Gruppe zugeordnet werden:

1. Wähle das Mitglieder in der linken Spalte aus.

2. Wähle die gewünschte Option, d.h. „Einer Gruppe zuordnen“ ODER „Mitglieder löschen“.

Einzelne Mitglieder können in Clubway zu Familien zusammengefasst werden. Die zusammengefassten Familien können dann gefiltert werden, z. B. nach bestimmten Familien oder nach Mitgliedern, die mindestens ein Familienmitglied haben.

Erstellen einer Familie

Jeder Mitarbeiter, dem entweder die Rolle eines Administrators, Account-Managers oder Coach zugewiesen wurde, kann Mitglieder zu einer Familie zusammenführen. Der Vereinsverantwortliche kann nur Mitglieder zusammenführen, auf die er Zugriff hat. Beispiel: Ein Account-Manager, der Admin-Rechte in der Gruppe A-Junioren hat, kann nur Familien innerhalb der A-Junioren Gruppe erstellen.

1. Öffne die Mitgliedskarte des ersten Mitglieds, das zusammengeführt werden soll, und wähle den Tab "Familie".

2. Klicke auf "Familienmitglieder hinzufügen". Suche die Mitglieder, die du mit dem offenen Mitglied zu einer Familie zusammenführen möchtest, und wähle sie aus. Klicke dann auf "Auswählen". Die Familie wird nun erstellt. Der Familienname ist der Nachname aller Mitglieder der Familie. Wenn die Mitglieder unterschiedliche Nachnamen haben, werden diese zusammengeführt, zum Beispiel "Müller/Schulze".

3. Familien können bearbeitet werden, indem du die Mitgliedskarte eines der Familienmitglieder öffnest und den Tab "Familie" auswählst. Du kannst Familienmitglieder entfernen oder neue Mitglieder zur Familie hinzufügen, indem du "Weitere Familienmitglieder" wählst.

Filtern von Familien

Es ist möglich, Familien entweder einzeln oder mehrere Familien auf einmal zu filtern. Die angezeigten Mitglieder können massenweise bearbeitet werden, z. B. um Rechnungen zu erstellen, Nachrichten zu versenden oder Mitgliederfelder zu bearbeiten. Um Familien zu filtern, gehe zu Mitglieder > Verwaltung und gehe wie folgt vor:

1. Klicke auf "FILTER HINZUFÜGEN" und wähle "Familie" in der Spalte "Mitglieder".

2. Wenn du den Wert "ist" wählst, werden die Mitglieder einer bestimmten Familie oder Familien herausgefiltert. Wenn du den Wert "ist nicht" auswählst, werden alle Mitglieder, die nicht zu den ausgewählten Familien gehören, herausgefiltert.

3. Wähle die Familie(n) aus, die du herausfiltern möchtest.

Filtern von Familienmitgliedern

Es können auch Mitglieder herausgefiltert werden, die zumindest ein Familienmitglied haben oder z. B. ein Mitglied von einer Familie mit mindestens 3 Mitgliedern sind. Dies kann auf der Seite Mitglieder > Verwaltung wie folgt durchgeführt werden:

1. Klicke auf "FILTER HINZUFÜGEN" und wähle die Anzahl der Familienmitglieder in der Spalte "Mitglieder".

2. Wähle die Zahlen, nach denen gefiltert werden soll. Beispiel: Die Filterung 2-2 Familienmitglieder zeigt Mitglieder an, die zu einer Familie mit zwei Mitgliedern gehören. Mit der Filterung "Familienmitgliedschaft 3-" werden Mitglieder angezeigt, die zu einer Familie mit drei oder mehr Mitgliedern gehören.

Eigene Ansicht der Mitglieder

Mitglieder können niemanden als Familienmitglied hinzufügen, nur Vereinsverantwortliche können Familien verknüpfen. Mitglieder können in ihren eigenen Datensätzen, sowohl über den Browser als auch in der Clubway-App, sehen, wer zu der Familie gehört, die ihnen zugewiesen wurde. Die Informationen werden anonymisiert, wenn die Mitglieder nicht mit demselben Clubway-Konto verbunden sind.

Festlegen der Reihenfolge von Familienmitgliedern

Die Reihenfolge der Familienmitglieder kann jetzt vom Vereinsverantwortlichen angepasst werden. Standardmäßig werden Familienmitglieder in Clubway nach ihrem Alter sortiert (vom ältesten bis zum jüngsten). Dies bietet die Möglichkeit, spezielle Rabatte basierend auf der Position der Mitglieder innerhalb der Familie zu gewähren, beispielsweise für das zweite oder dritte Familienmitglied.

Zusätzlich wurde ein neuer Filter mit dem Namen „Reihenfolge in der Familie“ eingeführt. Dieser Filter ermöglicht es, gezielt nach der Position eines Mitglieds innerhalb der Familie zu suchen.

Beispiel: Rabattstaffelung für Familien

• 1. Familienmitglied: zahlt den vollen Preis

• 2. Familienmitglied: erhält einen Rabatt (z. B. zahlt 50 %)

• 3. Familienmitglied: zahlt 0 €

So funktioniert die Anpassung der Reihenfolge

1. Öffne die Mitgliedskarte eines Familienmitglieds und wechsle zum Tab „Familie“.

2. Die aktuelle Reihenfolge der Familienmitglieder wird angezeigt. Diese basiert standardmäßig auf dem Alter.

3. Um die Reihenfolge zu ändern, klicke auf „Reihenfolge bearbeiten“ und verschiebe die Mitglieder entsprechend deiner gewünschten Position (z. B. per Drag & Drop).

Der Administrator kann CSS-Stilvorlagen für Web-Veröffentlichungen wie beispielsweise Terminankündigungen definieren. Alternativ kann auf eine externe CSS-Stildatei verwiesen oder der CSS-Stil direkt in der Ansicht kodiert werden.

Klicke auf „Neuer Stil“ und gib einen Namen für den Stil sowie die Adresse der Vorlagendatei ein.

Stile können auch nachträglich zugewiesen werden, indem du eine die betreffende Veröffentlichung zur Bearbeitung öffnest und die gewünschte Stilvorlage auswählst.

Die Erstellung und Bearbeitung von CSS-Dateien erfordert Programmierkenntnisse.

In der Clubway-Mitgliederverwaltung werden auch Geschäftspartner des Vereins als Mitglieder registriert. Dadurch können die Managementfunktionen für Mitgliedskonten auch zum Speichern von Partnerinformationen und z.B. zum Erstellen von Sponsorenrechnungen genutzt werden.

Um die Verwaltung übersichtlich zu halten, empfiehlt es sich, Partner in der Organisationsstruktur als eigene Gruppe zu speichern. Dadurch geraten sie nicht mit den eigentlichen Mitgliedern durcheinander.

Definition der Organisationsstruktur

Die Organisationsstruktur wird vom Administrator über Einstellungen > Gruppen definiert.

• Ordentliche Mitglieder

  • Junioren

    • Jungen 08

    • Jungen 09

  • Erwachsene

    • Damenmannschaft

    • Herrenmannschaft

• Vorstand

• Partner

Somit werden Sponsoren und andere Partner des Vereins in eine separate Gruppe eingeordnet. Dadurch können sie mit allen für reguläre Mitglieder verfügbaren Funktionen verwaltet werden, ohne die Mitgliederstatistiken zu verfälschen.

Eigenes Mitgliedschaftslevel für Partner

Es empfiehlt sich, über Einstellungen > Mitgliedschaftslevel ein eigenes Level für Partner zu definieren, um sie leichter filtern und von gewöhnlichen Mitglieds- und Mannschaftskonten zu unterscheiden. Gib dem Level einen aussagekräftigen Namen, z.B. „Partner“.

Mitgliedskonto für einen Partner anlegen

1. Gehe zur Mitglieder-Seite und aktiviere die Partner-Gruppe.

2. Klicke auf „Neues Mitglied“ und erstelle das Partnerkonto mit passenden Informationen:

   • Vorname: Vorname der Kontaktperson

   • Nachname: Nachname der Kontaktperson

   • Unternehmen/Körperschaft: Beispiel GmbH

   • E-Mail: E-Mail der Kontaktperson

   • Login erlaubt: Nein (verhindert, dass Partner sich einloggen oder E-Mails und andere Benachrichtungen des Vereins erhalten)

3. Speichere die Eingaben und öffne die Mitgliedskarte, um zu prüfen, ob die Kommunikationseinstellungen stimmen. So stellst du sicher, dass Sponsorenrechnungen an die richtige Adresse gehen.

Veranstaltungsorte

Der Administrator des Vereins kann Veranstaltungsorte wie folgt definieren:

1. Klicke auf „Neuer Veranstaltungsort“.

2. Gebe den Namen der Veranstaltungsstätte ein.

3. Du kannst auch die genaue Adresse und ggf. einen Link (z.B. Homepage des Fußballstadions) hinzufügen.

4. Zum Schluss auf „Speichern“ klicken.

Veranstaltungsorte können auch bei der Terminerstellung definiert werden, z.B. falls das Training auf einen Ausweichplatz verlegt werden muss.

Löschen oder zusammenführen

Veranstaltungsorte können nur vom Administrator gelöscht werden (in der linken Tabellenspalte markieren und auf „Ausgewählte löschen“ klicken). Die Löschung ist nur möglich, solange die betreffende Veranstaltungsstätte nicht genutzt wird, d.h. keinem aktiven Termin zugeordnet ist.

Anstatt der vollständigen Löschung kannst du einen nicht mehr benötigten Veranstaltungsort auch mit einem anderen zusammenfügen, wodurch die veraltete Ortsangabe aus der Liste entfernt wird, aber ihre Nutzungsstatistiken erhalten bleiben.

Wähle die hierzu den/die Veranstaltungsort/-e aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Zusammenführen“. Ein neues Fenster öffnet sich, indem du den Ort auswählen kannst, mit dem die nicht mehr benötigten zusammengeführt werden sollen.

Terminkategorien

Terminkategorien (z.B. Training, Match, Kurs usw.) helfen bei der Erstellung von Statistiken und beim Filtern und Gruppieren der Termine. Dies erleichtert auch die Erstellung von Vereinsberichten.

Klicke auf „Neue Terminkategorie“ und gib einen Namen und eine Farbe für die Kategorie ein.

Zwecks übersichtlicher Organisation können die Terminkategorien nach Nutzungshäufigkeit sortiert werden, sodass beim Erstellen eines neuen Termins die üblichste Kategorie (z.B. Training) an erster Stelle erscheint. Klicke dazu auf „Terminkategorien organisieren“, organisiere die Kategorien über das Listensymbol am rechten Rand des neuen Fensters und klicke auf „Speichern“.

Löschen

Um eine oder mehrere Terminkategorien zu löschen, markiere sie in der linken Tabellenspalte und wähle „Ausgewählte löschen“ aus dem Funktionsmenü.

Bitte beachte, dass zu gelöschten Kategorien zählende Termine nach deren Löschung keiner Kategorie mehr angehören, was sich auf die Berichtsfunktionen auswirkt.

Videoanleitung

Hier kannst du dir die Anleitung zu den Veranstaltungsorten und den terminkategorieren nochmal anschauen. Stoppe bei Bedarf.

Zusatzfelder für den Termin

Der Administrator kann auf Vereinsebene Zusatzfelder für individuelle Termine definieren, um beispielsweise die Anmeldung zu vereinfachen. Die in diese Felder eingegebenen Informationen werden nur für den spezifischen Termin genutzt und gehen nicht ins Vereinsregister ein.

Dies ist nützlich, um beispielsweise bei der Anmeldung zum Trainingslager nach möglichen Lebensmittelallergien zu fragen. Die Inhalte der Zusatzfelder werden nach Ablauf des definierten Zeitraums automatisch gelöscht.

1. Klicke auf „Neues Zusatzfeld für den Termin“.

2. Gib dem Feld einen Titel, formuliere bei Bedarf einen Hilfstexts und definiere Kategorie, Status (erforderlich/optional) und die Dauer bis zur Löschung der Daten (in Tagen ab Ende des Termins).

3. Vergewissere dich, dass das Kästchen „In Verwendung“ markiert ist. Nur so kann das Zusatzfeld bei der Erstellung künftiger Termine dem Formular hinzugefügt werden.

Löschen

Um das Zusatzfeld zu löschen, klicke auf die drei Punkte und wähle die Menüoption „Löschen“.

Falls das Feld bereits für einen oder mehrere Termine verwendet wurde und von mindestens einem Mitglied ausgefüllt wurde, kann es nicht mehr vollständig gelöscht werden. Es kann jedoch deaktiviert werden, damit es künftig bei der Terminerstellung nicht mehr zur Verfügung steht.

Klicke dazu auf die drei Punkte und wähle die Menüoption „Bearbeiten“. Entferne im Bearbeitungsfenster das Häkchen aus dem Kästchen „In Verwendung“ und speichere die Änderung.

Videoanleitung zu den Zusatzfeldern

Schaue dir an, wie du die Zusatzfelder bestimmst und löschen kannst. Gerne kannst du das Video jederzeit stoppen.

Sonstige Einstellungen

Du kannst festlegen, dass Mitglieder einen Hinderungsgrund angeben können, wenn sie bei einem Termin die Option „Ich nehme nicht teil“ wählen.

1. Klicke auf „Bearbeiten“.

2. Wähle den Status „In Verwendung“.

3. Lege fest, ob der Hinderungsgrund frei zu formulieren oder aus einer Liste auszuwählen ist. Die Listenalternativen kannst du nach Belieben bearbeiten.

4. Zum Schluss auf „Speichern“ klicken. Die Einstellung ist für alle künftigen Vereinstermine verfügbar.

Videoanleitung

Schaue dir an, welche sonstigen Einstellugen du bei den Terminen machen kannst.

Mit der Funktion "Kollektionen" können die Vereinsverantwortlichen ausgewählte oder automatisch aktualisierte Mitgliederlisten zur späteren Verwendung speichern. Die Verwendung einer Kollektion erleichtert und beschleunigt die Verwaltung eines Vereins, wenn ein Admin immer wiederkehrende Aufgaben für dieselbe Gruppe von Mitgliedern ausführen muss. Diese Aufgaben können sich auf die Kommunikation, die Rechnungsstellung, die Pflege der Mitgliederdaten und die Berichterstattung beziehen.

Die Kollektion enthält eine vorgefilterte und gespeicherte Mitgliederliste, auf die der Admin einfach und schnell zugreifen kann. Die Verantwortliche können die Kollektionen auch als Filterkriterien in den Mitgliederlisten verwenden.

Im Folgenden findest du Beispiele für verschiedene Kollektionen, die von einem Admin erstellt werden können:

• Eine Kollektion aller Mitglieder des Vereins mit einer gültigen Mitgliedschaft.

• Eine Kollektion von Personen, die die Vereinszeitschrift bzw. den Newsletter des Vereins erhalten möchten.

• Eine Kollektion von Personen, die bald ihr 20-jähriges Vereinsjubiläum haben werden.

• Eine Kollektion von Personen, die im laufenden Jahr ihren 50-jährigen Geburtstag haben.

• Eine Kollektion von Personen, die die erforderliche Anzahl an Trainingsstunden für die nächste Gürtelprüfung haben.

• Eine Kollektion der Personen, die die diesjährige Lizenzgebühr bezahlt haben.

• Eine Kollektion von Personen, die aktiv an Trainingseinheiten teilnehmen, aber den Mitgliedsbeitrag nicht bezahlt haben.

Die Kollektion kann auch mit anderen Vereinsverantwortlichen geteilt werden, die die gleichen Zugriffsrechte auf das System haben.

Erstellung und Einstellungen

1. Gehe zu Mitglieder > Kollektionen und wähle die Gruppe aus, die du aktivieren möchtest.

2. Klicke auf "+Neue Kollektion". Basisdaten-Tab Füge einen Kollektionsnamen hinzu und lege die Sichtbarkeit der Kollektion fest.

   • Privat: Nur der Ersteller der Kollektion kann auf die Kollektion zugreifen.

   • Freigegeben: Vereinsverantwortliche, die Zugang zu der Gruppe haben, in der die Kollektion gespeichert ist, können auf die Kollektion zugreifen.

   Einstellungen-Tab Stelle unter "Mitglieder automatisch aktualisieren" ein, wie die Mitglieder zu der Kollektion hinzugefügt werden.

   • Ja: Die Mitglieder der Kollektion werden automatisch täglich gemäß den Filterkriterien aktualisiert. Aktiviere hierfür die gewünschten Filter.

   • Nein: Die Mitglieder werden der Kollektion manuell hinzugefügt.

   Lege fest, ob automatisch ein Bericht erstellt werden soll. Wenn hier die Option "Ja" ausgewählt wird, wird der Bericht automatisch am letzten Tag des Monats erstellt.

3. Auf "Bestätigen" klicken.

Videoanleitung zur Erstellung von Kollektionen

Manuelles Hinzufügen von Mitgliedern zur Kollektion

Du kannst Personen wie folgt manuell zur Kollektion hinzufügen.

1. Öffne die gewünschte Kollektion.

2. Klicke auf "+Mitglieder hinzufügen".

3. Wähle die Mitglieder, die du hinzufügen möchtest, indem du die Kästchen ankreuzt und auf die Schaltfläche "Auswählen" klickst.

Manuell hinzugefügte Mitglieder werden nicht automatisch aktualisiert. Ein manuell hinzugefügtes Mitglied wird nur dann aus der Kollektion entfernt, wenn das Mitglied aktiv vom Admin aus der Kollektion herausgenommen wird, das Konto des Mitglieds in das Archiv verschoben oder das Konto des Mitglieds aus dem System gelöscht wird.

Kollektionen bearbeiten

1. Öffne die Kollektion, die du bearbeiten möchtest.

2. Klicke auf "Kollektion bearbeiten".

3. Nimm Änderungen in den "Basisinformationen und Einstellungen" vor und klicke auf "Bestätigen".

Entfernen von Mitgliedern

1. Gehe zu Mitglieder > Kollektionen.

2. Klicke auf die drei Punkte neben der Kollektion, die du löschen möchtest.

3. Klicke auf "Löschen".

Änderungen an Kollektionen einsehen

Um bei allen Kollektionen auf dem neuesten Stand zu bleiben, können über den Reiter "Änderungen" sämtliche Updates der jeweiligen Kollektion eingesehen werden. Dazu muss lediglich die entsprechende Kollektion aufgerufen werden und im Anschluss der Reiter "Änderungen" geöffnet werden. In der folgenden Übersicht kann genau eingesehen werden, wann welches Mitglied automatisch oder manuell hinzugefügt oder entfernt wurde.

Berichterstellung auf Grundlage von Kollektionen

Die Kollektionen können ebenfalls bei der Erstellung von Berichten von Nutzen sein, um z. B. die Erstellung von Mitgliedermeldungen zu erleichtern. Die Admins können Meldekategorien erstellen, auf Grundlage derer automatisch oder manuell Berichte für die jeweilige Kollektion erstellt werden können. Die Berichte gruppieren die Mitglieder nach den entsprechenden Meldekategorien und zeigen die Mitgliederzahl, das Geschlecht, das Alter und die Verteilung der Mitglieder auf die Geburtsjahre an. Berichte können in eine Excel-Datei oder für Clubway in das DOSB-XML-Format exportiert werden.

Wenn in den Einstellungen die Option "Bericht automatisch erstellen" aktiviert wurde, wird automatisch am letzten Tag des Monats ein Bericht erstellt. Die Berichterstellung kann aber auch jederzeit manuell eingeleitet werden, indem der Reiter "Berichte" geöffnet und auf den Button "+Bericht erstellen" geklickt wird.

Erstellung des DOSB-XML-Format

Dieses Format kannst du verwenden, um eine Mitgliedermeldung Bestandserhebung zu generieren.

1. Gehe zu Einstellungen > Gruppen > Meldekategorien.

2. Klicke auf "Neue Meldekategorie".

Im nächsten Schritt müssen die unterschiedlichen Meldekategorien, den Clubway Gruppen zugeordnet werden.

1. Gehe zu Einstellungen > Gruppen.

2. Klicke auf die Gruppe, der du die Meldekategorie zuordnen möchtest. z.B. Schwimmen (Meldekategorie) wird der Schwimmen U18 Gruppe zugefügt.

3. Wähle die passende Meldekategorie aus und Klicke auf Speichern.

Videoanleitung zu dem Hinzufügen der Meldekategorien

Jetzt kannst du einen Bericht erstellen und diesen entweder in Excel oder in einem DOSB-XML Format exportieren.

1. Gehe zu Mitglieder > Kollektionen.

2. Klicke auf die Kollektion, von der du einen Bericht erstellen willst.

3. Klicke auf Berichte.

4. Klicke auf "+ Berich erstellen".

5. Nachdem der Bericht erstellt wurde, klicke auf den Bericht und dann auf "in Datei exportieren".

6. Hier kannst du wählen zwischen "Excel" und "XML (SV-LSB)".

7. Wenn das "XML (SV-LSB)" Format ausgewählt wird, müssen der offizielle Name und die offizielle Kennung des Vereins ausgefüllt werden.

Videoanleitung zur Erstellung der Bestandserhebungen mit dem DOSB Format

Verwendung von Kollektionen in Filtern

Kollektionen können bei allen Mitgliedersuchen als Filterkriterium verwendet werden, vorausgesetzt, der Benutzer hat Zugriff auf die Kollektion.

Beispiel:

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung.

2. Klicke auf "Filter hinzufügen" in Mitglieder > Kollektion.

3. Wähle die gewünschten Kollektionen zum Filtern der Mitgliederliste aus.

In der Regel aktualisieren die Mitglieder die Benutzer- und Kontaktinformationen sowie Kommunikations- und Datenschutzeinstellungen ihres Kontos selbst. So entsteht den Vereinsverantwortlichen keine zusätzliche Arbeit dadurch, diese Daten auf dem neuesten Stand zu halten. Es ist jedoch auch diesen möglich, Mitgliedsdaten über die Mitglieder-Seite zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern.

Aktualisierung der Mitgliedsdaten

In der Administrationsschnittstelle kannst du auf einen Namen in der Mitgliederliste klicken, um die Mitgliedskarte der betreffenden Person zu öffnen und ihre Daten zu bearbeiten. Die Mitgliedskarte umfasst mehrere Tabs mit bearbeitbaren Informationen.

• Gruppen können die Gruppenzugehörigkeit des Mitglieds und das Mitgliedslevel der Gruppen geändert werden.

• Mitteilungseinstellungen In den Mitteilungseinstellungen wird festgelegt, an welche Adresse Benachrichtigungen und Rechnungen gesendet werden.

• Benutzer Falls das Mitglied das Nutzungsrecht für sein Konto mit anderen Personen teilt, erscheinen diese ebenfalls auf diesem Tab. Nicht mehr benötigte Nutzerangaben können durch Anklicken des Papierkorb-Symbols entfernt werden.

• Familie Hier können die Familienmitglieder des Mitglieds hinzugefügt und eingesehen werden. Dies bietet sich vor allem für die Erteilung von Familienrabatten an.

• SEPA-Mandate Hier können die SEPA-Mandate des Mitglieds manuell angelegt und eingesehen werden.

Massenhafte Aktualisierung von Mitgliedsdaten

Über die Administrationsschnittstelle können die Daten mehrerer Mitglieder gleichzeitig aktualisiert werden.

1. Gehe zu „Mitglieder“ und wähle die gewünschten Mitglieder aus der linken Tabellenspalte.

2. Wähle die Aktion „Mitglieder bearbeiten“.

3. Ein neues Fenster öffnet sich. Wähle in diesem das zu bearbeitende Feld aus uns gib dein neuen Wert ein.

Überprüfung der Mitgliedsdaten

Über die Administrationsschnittstelle kannst du Mitgliedskarten einsehen, indem du auf die drei Punkte links neben dem Mitgliedsnamen klickst und die Option „Anzeigen“ wählst. Die Mitgliedskarten enthält Basis-, Aktivitäts- und administrative Informationen.

Auf dem Basisdaten-Tab findest du die Kontaktinformationen des Mitglieds und ggf. seiner Erziehungsberechtigten, die vom Verein möglicherweise definierten Zusatzinformationen und die Gruppen, denen das Mitglied angehört.

Auf dem Administrationstab siehst du alle Nutzer des Mitgliedskontos, die Kommunikationseinstellungen des Mitglieds und dessen Einwilligungen bezüglich der Sichtbarkeit seiner persönlichen Informationen (Datenschutzeinstellungen).

Der Aktivität-Tab zeigt, an welchen Vereinsaktivitäten das Mitglied teilgenommen hat.

Eltern als Benutzer der Mitgliedskonten ihrer Kinder hinzufügen

Über die Administrationsschnittstelle kannst du Erziehungsberechtigte als Benutzer der Mitgliedskonten ihrer Kinder definieren und sie zur Verwaltung des Kontos einladen.

1. Gehe zur Mitglieder-Seite und öffne die Mitgliedskarte des Kindes.

2. Aktualisiere die Angaben auf dem Erziehungsberechtigte-Tab und speichere sie.

3. Wähle zum Schluss den Namen des Kindes aus der linken Spalte der Mitgliederliste und wähle die Option „Aktivierungslink senden“.

Der oder die Erziehungsberechtigte erhält per E-Mail-Adresse die Einladung zum Verwalten des Mitgliedskontos und somit zum Zugriff auf die das Kind betreffenden Rechnungen, Termine und Informationen.

Benutzer vom Mitgliedskonto entfernen

Über die Administrationsschnittstelle kannst du Benutzern das Zugriffsrecht auf das verwaltete Mitgliedskonto entziehen.

1. Gehe zur Mitglieder-Seite und öffne die gewünschte Mitgliedskarte.

2. Gehe zum Benutzer-Tab, klicke neben dem Namen der zu entfernenden Person auf das Papierkorb-Symbol und speichere die Änderung.

Paket

Auf diesem Tab siehst du, welches Clubway-Paket dein Verein derzeit nutzt. Das Paket kann durch den Administrator gewechselt werden. Hierzu entweder auf „Aktivieren“, klicken (Bronze > Silber und Silber > Gold) oder den Clubway-Support benachrichtigen (Gold > Silber und Silber > Bronze).

Verfügbare Pakete

• Kostenloser Test ist die Testversion von Clubway. In dieser Phase können alle Funktionen und Zusatzmodule kostenfrei getestet werden. Die Standard-Dauer der Testphase beträgt 14 Tage und kann dreimal mit einem Klick auf "Testphase verlängern" um jeweils 7 Tage verlängert werden. Insgesamt kann Clubway also für 5 Wochen getestet werden.

• Bronze ist eine Light-Version für Hobbymannschaften und kleine Vereine. Eingeschränkter Funktionsumfang. Für dieses Paket kann das Zusatzmodul ePayment abonniert werden.

• Silber ist eine gute Wahl für die meisten Vereine. Umfasst alle standardmäßigen Clubway-Funktionen. Außerdem können sämtliche Zusatzmodule abonniert werden (Einstellungen > Zusatzmodule). Inklusive E-Mail-Support für die Administratoren.

• Gold ist auf Großvereine mit hoher Mitgliederzahl zugeschnitten. All-inclusive-Paket zum Festpreis. Umfasst alle standardmäßigen Clubway-Funktionen. Außerdem können sämtliche Zusatzmodule abonniert werden (Einstellungen > Zusatzmodule). Inklusive E-Mail-Support und jährlich zwei Fernschulungen (1h) für die Administratoren.

Clubway-Servicerechnungen

Die Clubway-Servicerechnungen können jederzeit eingesehen werden.

Die Rechnung wird monatlich per E-Mail an diejenige Person gesendet, die das Clubway-Abonnement bestellt hat (erster Administrator). Die Rechnungsadresse wird durch den Verein definiert. Der Status der Rechnungen wird täglich gegen 18:30 Uhr automatisch aktualisiert.

Die Rechnungssumme gründet sich auf die maximale Mitgliederzahl des Vormonats und die verwendeten Zusatzmodule. Mitgezählt werden sowohl in den Gruppen des Vereins aktive als auch archivierte Mitglieder.

Clubway-Vertragsangelegenheiten

Du kannst Kontaktinformationen und Körperschaftsnummer (z.B. VR-Nummer) des Vereins bearbeiten und nach Bedarf eInvoicing- und E-Mail-Adresse für Servicerechnungen ergänzen.

Die folgenden Anweisungen richten sich an Verantwortungspersonen des Vereins, die Zugriff auf die Administrationsschnittstelle und die Clubway Coach-App haben. Sie erleichtern den Einstieg in Clubway, helfen beim Definieren der vereinsspezifischen Einstellungen (Administrator) und erläutern Funktionen, Optionen und die verfügbaren Clubway-Zusatzmodule.

Vereinsverantwortliche (Angestellte, Vorstandsmitglieder, Mannschaftsleiter, Trainer, Kursveranstalter, Kassenwarte usw.) können über die Administrationsschnittstelle beispielsweise folgende Aufgaben erledigen:

• Mitgliederverwaltung und Aktualisierung der Mitgliederliste

• Rechnungen, Zahlungsverfolgung und Finanzverwaltung

• Terminmanagement (Terminerstellung und Anwesenheitskontrolle)

• Kommunikation (E-Mails und andere Benachrichtigungen)

Nutzung der Hilfeseiten

Über das Menü am linken Rand findest du die übergeordneten Hilfethemen. Wähle aus dem jeweiligen Dropdown-Menü das gewünschte Unterthema. Am rechten Rand der Hilfeseite siehst du Kapitelüberschriften und Struktur. Durch Anklicken einer Überschrift gelangst du direkt zum gesuchten Thema.

Am unteren Seitenrand kannst du jeweils zur vorigen und nächsten Seite blättern.

Zusätzliche Hilfe

Falls du auf den Hilfeseiten keine Antwort auf deine Frage(n) findest, solltest du den Clubway-Administrator des Vereins fragen. Der Administrator hat beispielsweise direkten Zugriff auf die vereinsspezifischen Einstellungen.

Falls du selbst Administrator bist und/oder es sich um ein technisches Problem handelt, wende dich bitte an support@myclub.de.

Häufig gestellte Fragen

Sichtbarkeit von Mitgliederdaten (Datenschutzeinstellungen)

Aktualisierung von Mitgliederdaten

Aktualisierung von Rechnungsinformationen

Rollen zuweisen

Zu beachten ist, dass Rolle und Mitgliedschaftslevel zwei unterschiedliche Konzepte sind. Auch wenn beispielsweise dein **Mitgliedschaftslevel „Coach“ ** lautet, brauchst du zusätzlich die Rolle „Coach“, um auf die Administrationsschnittstelle zugreifen zu können.

Termin ist für die falschen Mitglieder sichtbar

Zusatzfelder für Termine

Kurse und Termine pausieren

Immer mal wieder müssen Termine und Kurse z.B. aufgrund von Schulferien oder Vereinsexkursionen unterbrochen werden. Wenn einzelne Termine einfach entfernt werden, wird die Terminkette unterbrochen, wodurch Fehler für nach der Pause folgende Termine auftreten können. Wir empfehlen daher, ebendiese Termine, die während einer Pause stattgefunden hätten, bestehen zu lassen und eindeutig umzubenennen. Mit einem eindeutigen Namen wie beispielsweise "ENTFÄLLT" oder "KEIN TRAINING" können Mitglieder direkt auf den ersten Blick erkennen, dass der aktuelle Termin nicht stattfindet.

Rechnungen an Sponsoren und Mannschaften

Gemeinsames Training unterschiedlicher Mannschaften

Falls zwei Mannschaften des Vereins gelegentlich gemeinsam trainieren, kann der Administrator sie zwecks Vereinfachung des Terminmanagements als Untergruppe zusammenfassen.

Die gemeinsamen Trainingstermine werden für die Kombigruppe „Jungen 2010 & 2011“ erstellt. Ansonsten bleiben die beiden Mannschaften separate Untergruppen (Jungen 2010 bzw. Jungen 2011) mit jeweils eigenem Terminkalender, Rechnungswesen usw., wodurch auch den Eltern unnötige Kalendervermerke erspart bleiben.

Mitgliedschaftslevel

Der Administrator kann in Clubway sog. Mitgliedschaftslevel definieren, um die Mitgliederverwaltung übersichtlicher zu gestalten. Die Kategorien sind frei wählbar, beispielsweise: Feldspieler, Torhüter, Trainer, Mannschaftsleiter, Kassenwart, Kursteilnehmer, Vorstandsmitglied, Partner, Inaktiv, Gast usw.

Dadurch wird es einfacher, beispielsweise bei der Trikotbestellung für die Mannschaft nach Feldspielern zu filtern oder eine Rundmail nur an Trainer und Mannschaftsleiter zu schicken.

Die Einteilung erleichtert auch die Einladung zu zielgruppenspezifischen Terminen, z.B. Torwarttraining oder Vorstandssitzung.

Nicht zuletzt bringt sie mehr Übersicht in die Berichterstattung.

Die Mitgliedschaftslevel werden in Listen zusammengefasst. Der Administrator legt in den Gruppeneinstellungen fest, welche dieser Listen in der jeweiligen Gruppe verwendet werden. Beispielsweise können die Leichtathletik- und die Fußballabteilung jeweils eigene Listen verwenden. Falls sich der Verein nur auf eine Sportart konzentriert, reicht oft auch eine einzige Liste.

Neue Mitgliedschaftslevel-Liste

1. Klicke auf „Neue Liste“.

2. Gib einen Namen für die Liste ein.

3. Füge der Liste die gewünschten Mitgliedschaftslevel hinzu und definiere:

   • Farbe Farben helfen bei der schnellen Unterscheidung der Level.

   • Name Wähle einen eindeutige Bezeichnung für das Mitgliedschaftslevel.

   • Beschreibung Hier kannst du z.B. angeben, für welche Mitglieder das Level gedacht ist.

   • Vom Mitglied wählbar Sofern diese Option aktiviert ist, kann das Mitglied beim Gruppenbeitritt sein Level selbst wählen. Hinweis: Nicht empfehlenswert, falls Rechnungen auf Basis des Mitgliedschaftslevels ausgestellt werden.

Mitgliedschaftslevel-Liste bearbeiten

Um ein Element der Liste zu ändern, klicke neben diesem auf „Bearbeiten“. Du kannst Level hinzufügen oder entfernen und Farbe, Name, Beschreibung sowie die Selbstwahl-Option ändern.

Du kannst mit der gleichnamigen Funktion die Liste in die gewünschten Reihenfolge bringen.

Über "+ Vorausgewählte Mitgliedschaftslevel" kannst du die Standard-Mitgliedschaftslevel "Mitglied, Trainer und Vorsitzender", die Clubway standardmäßig bereitstellt, hinzufügen.

Nicht mehr benötigte Level können gelöscht werden.

Videoanleitung zu den Mitgliedschaftsleveln

Schaue dir das passende Video an und stoppe an der gewünschten Stelle.

Mitgliederfelder

In die Mitgliederfelder werden auf der Mitgliedskarte erscheinende Informationen eingetragen (vom Mitglied selbst oder der zuständigen Person).

Sie werden in allen Gruppen verwendet und können daher nicht gruppenspezifisch definiert werden.

Beim Definieren der anzugebenden Informationen sind die Datenschutzgesetze zu beachten.

Status

Definiert, wie das jeweilige Feld auszufüllen ist und durch wen. Um den Status direkt in der Tabelle zu ändern, klicke auf die gewünschte Spalte in der betreffenden Zeile.

• Erforderlich Das Mitglied muss einen Wert in dieses Feld eingeben, um Clubway verwenden zu können.

• Auf dem Formular Das Feld muss auf dem Anmeldeformular ausgefüllt werden und kann später vom Mitglied geändert werden.

• Bearbeitbar Feldwert kann vom Mitglied geändert werden, erscheint aber nicht im Anmeldeformular.

• Sichtbar Mitglied sieht den Feldwert, kann ihn aber nicht bearbeiten.

• In Verwendung Feldwert kann nur von Vereinsverantwortlichen geändert werden. Das Feld ist für das Mitglied nicht sichtbar.

• Nicht in Verwendung Feld ist nicht in Verwendung.

Standardfelder

Der Verein kann wählen, welche Standardfelder er verwenden möchte. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind stets obligatorisch, denn ohne sie kann das Mitglied sich nicht in Clubway einloggen.

• Vorname Vorname des Mitglieds. Obligatorisches Feld.

• Nachname Nachname des Mitglieds. Obligatorisches Feld.

• E-Mail E-Mail-Adresse des Mitglieds. Obligatorisches Feld.

• Geburtsdatum Datumsfeld. Kann nicht deaktiviert werden, da es für Mitgliederberichte benötigt wird. (Empfehlung: Erforderlich)

• Geschlecht Männlich oder weiblich. Kann nicht deaktiviert werden, da es für Mitgliederberichte benötigt wird. (Empfehlung: Erforderlich)

• Mobiltelefon In dieses Feld können nur Mobiltelefonnummern eingegeben werden. Wird für die Kommunikation benötigt. (Empfehlung: Auf dem Formular)

• Postanschrift Auf der .pdf-Rechnung erscheinende Straße und Hausnummer. (Empfehlung: Auf dem Formular)

• Postleitzahl Auf der .pdf-Rechnung erscheinende Postleitzahl. Ermöglicht die Mitgliedersuche nach Postleitzahlen. (Empfehlung: Auf dem Formular)

• Ort Auf der .pdf-Rechnung erscheinende Ortsangabe. Ermöglicht die Mitgliedersuche nach Postbezirken. (Empfehlung: Auf dem Formular)

• Land Auf der .pdf-Rechnung erscheinendes Land. (Empfehlung: Nicht in Verwendung)

• Eigene Rechnungsadresse Es kann eine separate Rechnungsadresse angegeben werden, diese erscheint auf Rechnungen für das Mitglied. (Empfehlung: Auf dem Formular)

• Gewicht Ermöglicht die Mitgliedersuche nach Gewicht (kg), z.B. für Kampfsportarten.

• Größe Ermöglicht die Suche nach Größe (z.B. für Ausflüge mit Kindermannschaften in Freizeitparks mit größenabhängiger Nutzungserlaubnis für Fahrgeschäfte).

• Nr. Ermöglicht die Mitgliedersuche nach Spielernummer.

• Kleidergröße Textfeld.

• Lizenz-ID z.B. ID-Nummer des Verbandes. Ermöglicht die Mitgliedersuche nach Lizenznummer.

• In den Verein eingetreten Datumsfeld.

• Aus dem Verein ausgetreten Datumsfeld.

• Foto-/Videogenehmigung Ja oder Nein. Ermöglicht die Mitgliedersuche nach diesen Kriterien.

• Notizen Textfeld. Dieses Feld kann nicht für die Mitgliedersuche genutzt werden.

• Rechnungsinformation Textfeld. Hier können Admins zusätzliche Informationen zur Rechnungsstellung (z.B. Infos zu Rabatten) eintragen.

• Weitere Informationen für meine Organisation Textfeld.

• Bild Foto des Mitglieds. Wird für Anmeldungen, Diskussionen und die Mitgliedskarte verwendet. Für dieses Feld sind die Statusoptionen „Erforderlich“ und „Auf dem Formular“ nicht verfügbar. (Empfehlung: Bearbeitbar)

Erziehungsberechtigte

Der Verein bestimmt, bis zu welchem Alter für minderjährige Mitglieder mindestens ein Vormund eingetragen werden muss. Du kannst auch festlegen, dass die Erziehungsberechtigten nicht vermerkt werden müssen.

Zusätzliche Felder

Der Verein kann nach Bedarf zusätzliche Felder definieren. Klicke dazu auf „Neues Zusatzfeld“.

Um ein Zusatzfeld nachträglich zu bearbeiten, klicke einfach in der Liste auf das Feld. Hinweis: Der Feldtyp kann nicht nachträglich geändert werden.

Nicht mehr benötigte Zusatzfelder können durch Anklicken des Papierkorb-Symbols entfernt werden, sofern kein Mitglied das betreffende Feld ausgefüllt hat. Falls das Feld von einem oder mehreren Mitgliedern ausgefüllt wurde, kann es nicht mehr gelöscht werden, aber du kannst es auf den betreffenden Mitgliedskarten leeren oder seinen Status zu „Nicht in Verwendung“ ändern.

Es gibt folgende Typen von Zusatzfeldern:

• Kurztext Anwendungsbeispiele: Familienmitglieder im Verein, Tanzpartner/in

• Ausführlicher Text Anwendungsbeispiele: Gürtelhistorie, Absolvierte Kurse und Schulungen, Pokale und Auszeichnungen

• Ganzzahl Anwendungsbeispiele: Spielerpassnummer, Bonuspunkte

• Dezimalzahl Möglich sind ein oder zwei Dezimalstellen.

• Ja / Nein Anwendungsbeispiele: Clubzeitschrift abonniert, Geschwisterrabatt

• Datum Anwendungsbeispiele: Ablauf des Vertrags, Karte gültig bis, Geburtsdatum des Hundes

• Auswahlliste Nur eine Wahlmöglichkeit. Anwendungsbeispiele: Rabattgruppe, Händigkeit, Spielposition, Trikotgröße, Hunderasse

  Die Optionen dürfen nicht nachträglich geändert werden, da sonst die von den Mitgliedern gewählten Felder eventuell nicht mehr auffindbar sind. Es können aber weitere Alternativen hinzugefügt werden.

• Mehrfachauswahl Mehrere Wahlmöglichkeiten. Anwendungsbeispiele: Absolvierte Schiedsrichterkurse, Abgelegte Prüfungen.

  Die Optionen dürfen nicht nachträglich geändert werden, da sonst die von den Mitgliedern gewählten Felder eventuell nicht mehr auffindbar sind. Es können aber weitere Alternativen hinzugefügt werden.

Sensible Daten

Enthält Sensible Daten: Sensible Daten können nicht zur Anzeige für andere Mitglieder ausgewählt werden. Die Daten werden auch in Veröffentlichungen und im Clubway-API ausgeblendet. Dies stellt sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben und nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.

Bei der Veröffentlichung von Daten oder der Nutzung der Clubway-API werden diese sensiblen Informationen automatisch ausgeblendet. Dies bedeutet, dass sie in öffentlichen Berichten, Veröffentlichungen oder anderen Schnittstellen, die auf die Daten zugreifen, nicht angezeigt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sensible Daten nicht versehentlich offengelegt werden und die Privatsphäre der Mitglieder geschützt wird.

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Privatsphäre und der Schutz sensibler Daten gewährleistet sind, insbesondere in Bezug auf geltende Datenschutzgesetze und -richtlinien. Durch die Ausblendung sensibler Daten in Veröffentlichungen und APIs trägt Clubway dazu bei, die Sicherheit und Vertraulichkeit der Mitgliedsdaten zu gewährleisten und potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der Offenlegung persönlicher Informationen zu minimieren.

Videoanleitung zu den Mitgliederfeldern

Schaue dir das passende Video zu den Mitgliederfeldern und Zusatzfeldern an und stoppe, wo du noch ein wenig Hilfe benötigst.

Allgemein

In diesem Reiter kann eingestellt werden, ob mehrere Mitglieder, die den gleichen Vor- und Nachnamen haben, im System registriert werden können. Standardmäßig wird zunächst nach eindeutigen Namen gefragt, wodurch jede Namenskombination nur einmal vertreten sein darf. Wenn diese Funktion allerdings mit einem Klick auf die Option "Nein" deaktiviert wird, können auch mehrere Mitglieder mit den gleichen Namen mit jeweils separaten Mitgliedskonten registriert werden.

Falls versehentlich mehrere Konten für dasselbe Mitglied erstellt wurden, können diese in der Mitgliederverwaltung mit der Funktion "Zusammenführen" zu einem Konto vereint werden.

Mitgliederimporte

Der Administrator des Vereins kann Mitgliedsdaten direkt aus einer Datei in Clubway importieren. Dies ist praktisch bei der Ingebrauchnahme von Clubway oder um eine große Anzahl von Mitgliedern auf einmal hinzuzufügen.

Dateiformat und -inhalt

• Der Import muss aus einer Excel-Datei (.xlsx) erfolgen.

• Die erste Zeile der Datei muss die Spaltenüberschriften enthalten.

• Jedes zu importierende Mitgliedskonto muss in einer eigenen Zeile erscheinen, die sämtliche zugehörige Informationen enthält.

Inhaltsbeispiel:

Datei importieren

1. Gehe zu Einstellungen > Mitglieder > Mitgliederimporte.

2. Wähle „Neuer Mitgliederimport“.

3. Suche die Datei auf deiner Festplatte und klicke auf „Senden“.

Eine Vorschau der importierten Daten öffnet sich.

Definition der Spalten

Clubway erkennt die Spalten automatisch an ihren Titeln. Falls die Spalten in der Datei anders benannt sind als in Clubway, kannst du selbst bestimmen, in welches Tabellenfeld der Spalteninhalt übernommen werden soll.

1. Wähle „Spalten bearbeiten“.

2. Links siehst du die Spalten der Datei.

3. Vergewissere dich, dass auf der rechten Seite das gewünschte Clubway-Feld ausgewählt ist.

4. Falls eine der importierten Spalten in Clubway nicht benötigt wird, lasse das Feld frei.

5. Klicke auf „Speichern“. Eine Vorschau der in Clubway übernommenen Daten öffnet sich.

6. Wenn alles stimmt, klicke auf „Import bestätigen“. Die neuen Mitgliedskonten werden daraufhin erstellt. Wenn die Verarbeitung der Daten abgeschlossen ist, erscheint eine Zusammenfassung des Imports.

Verarbeitung fehlerhafter Daten

Falls der Import fehlerhafte Daten enthält (z.B. Gruppe nicht gefunden, fehlender Vorname) kannst du die betroffenen Zeilen mit „Fehlerhafte laden“ zurück auf deinen PC laden.

Die Fehlermeldungen erscheinen direkt in der Zeile. Korrigiere die Zeilen und lade die berichtigte Datei wieder mit „Neuer Mitgliederimport“ hoch.

Videoanleitung zu dem Mitgliederimport

Schaue dir einfach das Video an und stoppe an gewünschter Stelle.

Mitgliederimport löschen

Deinen Import kannst du so direkt erst einmal nicht löschen. Dennoch gibt es eine Möglichkeit die Teilnehmer, die du durch diesen Import hinzugefügt hast, zu löschen.

1. Dafür klicke auf den Mitgliederimport.

2. Klicke auf "Hinzugefügte Mitglieder anzeigen"

3. Wähle die Mitglieder aus.

4. Klicke auf "Funktion auswählen" und wähle die Funktion "aus der Gruppe entfernen"

5. Hierbei ist es wichtig, dass du die Teilehmer aus allen Untergruppen entfernst.

6. Nachdem du die Teilnehmer entfernt hast, sind diese archiviert. Gehe jetzt zu Mitglieder > Archiv.

7. Hier findest du nun die Mitglieder, die du aus der Gruppe entfernt hast. Wähle diese aus.

8. Klicke auf "Funktion auswählen" und dann auf "Mitglieder löschen"

9. Jetzt sind die Mitglieder von deinem Mitgliederimport gelöscht.

Videoanleitung zum Löschen der Mitglieder

Hier ist es anschaulicher erklärt. Schaue dir das Video an und stoppe zur gewünschten Stelle.

Der Administrator kann den Verantwortungspersonen des Vereins gruppenspezifisch erweiterte Zugriffsrechte (sog. Rollen) erteilen. Sie ermöglichen die Einsicht in und Bearbeitung von Mitgliedsdaten, Terminen, Informationsmitteilungen und Rechnungen. Folgende Rollen sind wählbar:

• Administrator Zugriff auf alle Komponenten (Einstellungs-, Rechnungs-, Termin-, Kommunikations- und Mitgliedermanagement).

• Schatzmeister (=Mannschaftsleiter/in, Kassenwart/in, Schatzmeister/in) Zugriff auf alle Komponenten außer Einstellungsbearbeitung (Rechnungs-, Termin-, Kommunikations- und Mitgliedermanagement).

• Coach Zugriff auf alle Komponenten außer Einstellungs- und Rechnungsbearbeitung (Termin-, Kommunikations- und Mitgliedermanagement).

• Assistent Terminerstellung und -bearbeitung einschließlich Anmeldungen und Anwesenheitskontrolle sowie Mitteilungsversand und Verfassen von Informationen. Der Assistent kann bestimmte Mitgliederdaten einsehen.

• Webshop-Admin Berechtigung zur Verwaltung von Webshop-Bestellungen.

• Karten-Admin Berechtigung zur Verwaltung von Kartenbestellungen.

Rolle hinzufügen

1. Klicke auf „Rolle hinzufügen“ und suche das Mitglied, dem du die Rolle zuteilen möchtest.

2. Klicke auf „Rolle hinzufügen“. (Eventuelle vorhandene Rollen des Mitglieds erscheinen in dieser Ansicht.)

3. Wähle die Gruppe aus, auf die sich die Rolle bezieht. Beachte, dass Gruppenrollen stets auch für Untergruppen gelten.

4. Wähle die Rolle aus dem Menü und klicke auf „Speichern“. Die Rollenvergabe ist sofort wirksam.

Beispielverein

• Schwimmverein e.V.

  • Kursteilnehmer

  • Wettkampfteilnehmer

Falls du einem Mitglied die Schatzmeister-Rolle für die Hauptgruppe Schwimmverein e.V. zuweist, erhält es Schatzmeister-Rechte für alle Gruppen des Vereins.

Falls du ihm die Schatzmeister-Rolle stattdessen für die Wettkampfteilnehmer zuweist, erstrecken sich die Schatzmeister-Rechte nur auf die Gruppe Wettkampfteilnehmer.

Videoanleitung zu den Rollen

Schaue dir das passende Video an und stoppe zur gewünschten Stelle.

Datenschutzgesetz

Es empfiehlt sich, die Verwaltung der Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten genau zu definieren und zu dokumentieren.

Clubway hat das Recht auf Kündigung des Nutzungsrechtes für die Plattform, falls der Dienstabonnent gegen das Personendatenschutzgesetz verstößt.

Das Mitglied hat bereits ein Mitgliedskonto beim Verein

Sofern das Mitglied bereits ein Mitgliedskonto beim Verein hat, brauchst du diesem nur noch die Mitgliedschaft in der gewünschten Gruppe zuordnen.

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Gruppe, der du das Mitglied zuordnen möchtest.

2. Klicke auf „Mitglieder zur Gruppe hinzufügen“.

3. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem du das Mitglied mit Hilfe der Filterfunktion suchen und aus der linken Tabellenspalte auswählen kannst.

4. Klicke zur Bestätigung auf „Auswählen“.

Hierdurch wird das Mitglied der aktiven Gruppe hinzugefügt.

Mitglied in eine andere Gruppe verschieben

Falls du ein Mitglied aus einer Gruppe oder Mannschaft in eine andere verschieben möchtest, gehe wie folgt vor:

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Stammgruppe. (Falls deine Zugriffsrechte hierzu nicht ausreichen, bitte den Administrator um Hilfe.)

3. Wähle das zu verschiebende Mitglied aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Einer Gruppe zuordnen“.

4. Ein neues Fenster öffnet sich. Wähle in diesem die Gruppe aus, der das Mitglied zugeordnet werden soll. Für Personen, die mehreren Gruppen angehören, bietet dir das Programm die Option „Behalte die Mitglieder auch in der bisherigen Gruppe“.

Die einfache Mitgliederverwaltung ist das Herz von Clubway. Über die Mitglieder-Seite der Administrationsschnittstelle kannst du Mitglieder hinzufügen, verschieben und löschen. Die Mitglieder können die meisten ihrer Daten (z.B. Kontaktinformationen) selbst aktualisieren, was den Vereinsverantwortlichen Zeit und Mühe spart. Es ist auch diesen möglich, Mitgliedsdaten über die Mitglieder-Seite zu bearbeiten.

Die Einstellungen für die Mitgliederverwaltung (z.B. auszufüllenden Felder, Mitgliedschaftslevel, Gruppen) werden vom Administrator auf der Einstellungen-Seite definiert.

Begriffserklärungen

• Mitgliedsfeld Vom Mitglied oder seitens des Vereins ausgefülltes Formularfeld für Mitgliedsdaten wie beispielsweise Name, E-Mail, Größe oder Fotogenehmigung.

• Mitgliedschaftslevel Funktion des Mitglieds im Vereinsleben. Relevant für Rechnungen, Kommunikation und die Suche nach Mitgliedern im System. Mögliche Beispiele für Mitgliedschaftslevel sind Feldspieler, Torhüter, Mannschaftsleiter, Trainer oder Kursteilnehmer.

• Mitgliedskonto Das Mitgliedskonto wird (entweder durch das Mitglied selbst oder seitens des Vereins) in der Mitgliederliste des Vereins registriert. Ein Mitgliedskonto kann von mehreren Personen verwaltet werden (z.B. von einem minderjährigen Vereinsmitglied und dessen Eltern). Mehrere Clubway-Konten für dasselbe Mitglied sind dagegen nicht zulässig. Das Mitgliedskonto kann mehreren Gruppen (z.B. Kursen) des Vereins zugeordnet werden.

• Gruppe Einheiten innerhalb des Vereins, denen Mitglieder über Clubway angehören. Ein Vereinsmitglied kann mehreren Gruppen angehören. Typische Beispiele für Gruppen sind Mannschaften und Abteilungen. Als Stammgruppe wird die nach dem Verein selbst benannte Hauptgruppe, der alle anderen Gruppen untergeordnet sind, bezeichnet.

Anweisungen für Mitglieder

Filter vereinfachen die Suche nach Mitgliedern, die bestimmte Kriterien erfüllen, z.B. im Hinblick auf Rechnungen, Kommunikation oder Verwaltung der Mitgliederliste. Zur besonders gezielten Suche können mehrere Filter miteinander kombiniert werden. Es lohnt sich, die Filterfunktionen kennenzulernen und aktiv zu nutzen, denn sinnvoll verwendet sparen sie Zeit und Mühe. Du kannst häufig verwendete Filter als Favoriten abspeichern, um schneller auf sie zugreifen zu können.

Grundfunktionen

Filter hinzufügen:

1. Klicke auf „Filter hinzufügen“, wähle den gewünschten Filter und gib eventuelle Zusatzinformationen ein.

2. Wähle ggf. weitere Filter und/oder klicke auf „Speichern“.

Filter bearbeiten:

1. Klicke auf den Namen des aktiven Filters, um dessen Bearbeitungsfenster zu öffnen.

2. Ändere den Filter nach Bedarf und klicke auf „Speichern“.

Um den aktiven Filter zu deaktivieren, klicke auf das x-Symbol an dessen Rand. Um deine eigenen Filter zu entfernen und zur Standardfilterung zurückzukehren, klicke rechts über der Mitgliederliste auf „Standardeinstellungen“ oder im Filtermenü auf „Standardeinstellungen zurücksetzen“.

Anpassung

Durch Ausprobieren und Kombinieren findest du schnell heraus, welche Filter sich für deine Zwecke am besten eignen. Nachfolgend einige Beispiele für die Anwendung von Filtern.

• Nicht eingeloggt Zeigt alle Mitglieder, die nicht bei Clubway eingeloggt sind. Anwendungsbeispiel: Suche Mitgliedskonten, die noch von niemandem genutzt werden. Prüfe, ob die angegebenen E-Mail-Adressen stimmen und sende den Mitgliedern Aktivierungslinks.

• Mitgliedschaftslevel Zeigt alle Mitglieder mit dem gesuchten Level. Anwendungsbeispiel: Filtere aktive Spielerinnen und Spieler, um ihnen die Rechnung über den Mannschaftsbeitrag zu senden.

• Feld ist leer – Geburtsdatum Zeigt alle Mitglieder, deren Geburtsdatum nicht im System gespeichert ist. Anwendungsbeispiel: Bitte die betreffenden Mitglieder darum, die fehlenden Angaben zu ergänzen.

• Anwesenheit Zeigt alle Mitglieder, die im ausgewählten Zeitraum an vom Verein veranstalteten Terminen teilgenommen haben. Anwendungsbeispiel: Informiere die aktiven Mitglieder über geplante Trainingslager.

• Anmeldung Zeigt, welche Mitglieder sich zum ausgewählten Termin angemeldet haben. Anwendungsbeispiel: Sende Teilnahmeinformationen an die angemeldeten Mitglieder.

• Rechnung – Keine Rechnung vorhanden Zeigt Mitglieder, denen diese Rechnung im ausgewählten Zeitraum nicht gesendet wurde. Anwendungsbeispiel: Prüfe, welche Mitglieder dieses Jahr noch keine Beitragsrechnung erhalten haben.

Favoriten

Es ist eine gute Idee, deine bevorzugten Filterkombinationen als Favoriten zu speichern. So kannst du beim nächsten Mal direkt auf sie zugreifen.

1. Aktiviere in der zu bearbeitenden Tabelle die gewünschten Filter.

2. Klicke auf „Als Favorit speichern“.

3. Gib einen Namen für die Filterkombination ein und klicke auf „Speichern“.

Gespeicherte Favoriten können mit nur zwei Klicks aufgerufen werden: klicke zuerst auf „Filter hinzufügen“ und dann in der Favoritenliste auf den Filternamen.

Falls du einen der gespeicherten Filter nicht mehr brauchst, klicke auf „Filter hinzufügen“ und zeige mit der Maus auf den Filternamen. Neben diesem erscheint ein Papierkorb-Symbol. Klicke darauf, um den Filter aus der Favoritenliste zu löschen.

Suche nach einzelnen Mitgliedern

Du kannst auch gezielt nach einzelnen Mitgliedern suchen: Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und verwende die Suchfunktion. Gib eine der folgenden Informationen in das Suchfeld ein:

• Mitgliedsnummer

• Vorname

• Nachname

• E-Mail-Adresse

• Vorname d. Erziehungsberechtigten

• Nachname d. Erziehungsberechtigten

• E-Mail d. Erziehungsberechtigten

• Unternehmen / Körperschaft

Falls du das Mitglied nicht findest, bitte den Administrator des Vereins darum, in der Stammgruppe nach ihm zu suchen. Falls es auch dort nicht zu finden ist, gehört es vermutlich keiner aktiven Gruppe an. Suche in diesem Fall unter Mitglieder > Archiv.

Mitglieder können ebenfalls nach Jubiläen gefiltert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob nach Mitgliedern gesucht wird, die demnächst Geburtstag haben, oder die Vereinsverantwortlichen überprüfen wollen, wie viele und welche Mitglieder in der nächsten Zeit ein Vereinsjubiläum haben. Die Funktion kann auch auf individuell für den Verein definierte Mitgliederfelder angewendet werden, wodurch z. B. das Datum der letzten Gürtelprüfung herausgefiltert werden kann. Das entsprechende Mitgliederfeld muss allerdings ein Datumsfeld sein.

Der Filter "Mitglieder mit gleichem Namen" ermöglicht zudem das Suchen nach versehentlich doppelt erstellten Mitgliedskonten, damit diese im Anschluss zusammengeführt werden können.

Änderungen in Gruppenmitgliedschaften

Auf der Seite Mitglieder > Änderungen kann eingesehen werden, wie sich Gruppenmitgliedschaften geändert haben und wer die Änderungen vorgenommen hat.

Um die Mitgliedschaftsänderungen nach Gruppe anzuzeigen, muss in der Gruppenübersicht die entsprechende Gruppe ausgewählt werden, um die Änderungen der Gruppe und deren Untergruppen anzuzeigen. Die Änderungen können nach Zeit, Art der Änderung und Gruppe gefiltert werden.

Änderungen können 24 Monate zurückverfolgt werden, danach sind die Daten nicht mehr verfügbar.

Benachrichtigungen über Änderungen

Ein Vereinsverantwortlicher kann sich wie folgt für E-Mail-Benachrichtigungen über archivierte Mitglieder oder Änderungen an Gruppenmitgliedschaften anmelden.

1. Klicke auf das Profilsymbol in der oberen rechten Ecke der Verwaltungsoberfläche.

2. Gehe auf den Menüpunkt “Eigene Einstellungen”.

3. Wähle die Einstellung, die du aktualisieren möchtest, und klicke auf “Bearbeiten”.

4. Archivierte Mitglieder (Personen, die aus allen Gruppen entfernt wurden)

   1. Täglich: zeigt Änderungen vom Vortag an (wird jeden Tag zugestellt)

   2. Wöchentlich: zeigt Änderungen der vorigen Woche an (wird montags zugestellt). Diese Einstellung ist nur für Clubway-Administratoren verfügbar.

Mit der Abzeichen-Funktion kann dein Verein Mitglieder auf eine besonders motivierende und einzigartige Weise anerkennen. Der Verein hat die Möglichkeit, im System eigene visuelle Abzeichen zu erstellen, die den Mitgliedern von Funktionären verliehen werden können. Diese Abzeichen bieten den Funktionären eine einfache Möglichkeit, Mitglieder nach den verliehenen Abzeichen zu filtern und zu durchsuchen. Der Verein hat volle Kontrolle über die Bedeutung und Art der Abzeichen – ob es sich um Auszeichnungen, Ernennungen, absolvierte Schulungen, abgeschlossene Kurse, Diplome oder Ähnliches handelt.

Erhält ein Mitglied ein Abzeichen, wird es direkt über die App benachrichtigt. Auf seiner persönlichen Mitgliederseite kann das Mitglied seine Abzeichen jederzeit einsehen. Diese Abzeichen wirken motivierend, binden die Mitglieder langfristig an den Verein und schaffen eine positive, inspirierende Atmosphäre.

Anwendungsbeispiele für Abzeichen:

• Vereinsauszeichnungen

• Sportler des Jahres

• Gürtelgrade in verschiedenen Disziplinen

• Zertifikate für absolvierte Erste-Hilfe- oder Schiedsrichterausbildungen

• Schwimmabzeichen

• Fair-Play-Karten

Diese Abzeichen unterstützen den Verein dabei, Mitglieder nicht nur zu motivieren, sondern auch ihre Leistungen und ihr Engagement gebührend zu honorieren.

Der gesamte Prozess von Erstellung bis Vergebung eines Abzeichens

1. Kategorien erstellen: Der Verein legt zunächst die erforderlichen Kategorien fest, unter denen die Abzeichen organisiert werden. Kategorien könnten beispielsweise "Vereinsauszeichnungen", "Absolvierte Schulungen", "Gürtelgrade", "Schwimmabzeichen" oder "Kurspreise" sein.

2. Abzeichen erstellen: Innerhalb der definierten Kategorien erstellt der Verein die entsprechenden Abzeichen. Diese können zum Beispiel "Aktivstes Vereinsmitglied des Jahres", "Trainerlizenz", "Gelber Gürtel", "Brauner Gürtel" oder "Abschlusszertifikat des Grundkurses" umfassen.

3. Verleihung der Abzeichen: Nach der Erstellung werden die Abzeichen den Mitgliedern verliehen. Dies kann über verschiedene Wege geschehen, wie die Mitgliederverwaltung, Kollektionen oder direkt über die Abzeichen-Seite.

4. Verwaltung der Abzeichen: Die gesamte Verwaltung der Abzeichen erfolgt zentral unter Einstellungen -> Abzeichen. Hier können Abzeichen erstellt und bearbeitet werden.

Erstellen von Abzeichenkategorien

1. Gehe zu Einstellungen -> Abzeichen.

2. Klicke auf "Neue Kategorie erstellen".

3. Kategorien könnten beispielsweise "Vereinsauszeichnungen", "Absolvierte Schulungen", "Gürtelgrade", "Schwimmabzeichen" oder "Kurspreise" sein.

4. Klick auf "Speichern".

Erstellen der Abzeichen

1. Nachdem du mindestens eine Abzeichenkategorie erstellt hast, kannst du Abzeichen erstellen.

2. Wähle eine Kategorie aus und klicke auf "+Neues Abzeichen erstellen."

3. Abzeichen benennen: Gib dem Abzeichen einen Namen und bestimme, ob es "Bis auf weiteres gültig" oder zeitlich befristet gültig ist. Falls zeitlich befristet, gib die Gültigkeitsdauer an, z.B. 12 Monate ab Vergabe

4. Füge eine Nachricht hinzu -> Die Nachricht wird dem Mitglied im Zusammenhang mit dem Abzeichen angezeigt, kann später noch geändert werden.

5. Füge ein Icon hinzu -> Füge ein passendes Symbol für das Abzeichen hinzu oder wähle eines aus der Galerie aus.

6. Klicke auf "Speichern".

Vergebe ein Abzeichen an Mitglieder

1. Gehe zu Mitglieder > Abzeichen.

2. Klicke auf "+Abzeichen vergeben".

3. Wähle das Abzeichen, das Datum und das Mitglied aus.

   1. Schreibe eine Nachricht dazu (Die Nachricht wird dem Mitglied im Zusammenhang mit dem Abzeichen angezeigt.)

4. Klicke auf "Speichern".

oder Wähle mehrere Mitglieder mit der Massenfunktion aus und klicke auf "Funktion auswählen"

1. Klicke dann auf "Abzeichen vergeben".

2. Wähle Abzeichen, Datum und Nachricht aus.

   • Abzeichen zuweisen: Wähle das Abzeichen aus der Liste der verfügbaren Abzeichen des Vereins aus.

   • Datum festlegen: Bestimme das Datum, an dem das Abzeichen verdient wurde.

3. Klicke auf "Speichern".

Verwaltung der Abzeichen

• Übersicht der Abzeichen: Auf der Seite Mitglieder -> Abzeichen kannst du alle vergebenen Abzeichen des Vereins einsehen. Die Abzeichen lassen sich nach bestimmten Kriterien wie Abzeichenart oder Zeitraum filtern.

• Abzeichen entfernen: Um Abzeichen von Mitgliedern zu entfernen, wähle die entsprechenden Abzeichen in der Liste aus und lösche sie über das Menü Funktion auswählen.

• Abzeichen eines Mitglieds überprüfen: Die Abzeichen eines einzelnen Mitglieds kannst du einsehen, indem du dessen Mitgliedskarte in der Mitglieder -> Verwaltung öffnest und den Abzeichen-Tab auswählst.

• Abzeichen bearbeiten: Um Abzeichen zu bearbeiten, gehst du auf die Seite Einstellungen -> Abzeichen und wählst das zu beabeitende Abzeichen aus.

Gehe beim Löschen des Mitglieds wie folgt vor:

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Stammgruppe.

2. Suche das zu löschende Mitglied (ggf. filtern) und markiere es in der linken Tabellenspalte.

3. Wähle die Option „Aus Gruppe entfernen“.

4. Wähle im nächsten Fenster die Option „Auch aus den Untergruppen der Gruppe entfernen“ und klicke auf „Aus Gruppe entfernen“.

5. Gehe zu Mitglieder > Archiv.

6. Wähle das zu löschende Mitglied aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Mitglieder löschen“.

7. Bestätige die Löschung im nächsten Fenster mit einem Klick auf „Mitglieder löschen“. Hierdurch werden alle persönlichen Daten des Mitglieds gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Seine Rechnungsinformationen stehen jedoch weiterhin für die Buchhaltung zur Verfügung.

Mitglieder beantragen eine Löschung

Wenn ein Mitglied über die App die Löschung seines Kontos beantragt, wird eine Anfrage per E-Mail an die festgelegte Datenschutz-Kontaktadresse gesendet. Falls keine spezielle Datenschutz-Kontaktadresse in der Administration eingestellt wurde, geht die Anfrage an die E-Mail-Adresse der Hauptgruppe. So richtest du die Kontaktadresse für Löschungsanfragen ein:

1. Gehe zu Einstellungen > Datenschutz.

2. Gehe zu "Kontaktinformationen für Registerangelegenheiten".

3. Trage die E-Mail-Adresse der Person oder Abteilung ein, die für Datenschutzanfragen bzw. Mitgliederverwaltung (Löschung der Mitglieder) verantwortlich ist.

4. Speichere die Änderungen.

Die Rechnungserstellung in Clubway basiert auf dem Produktprinzip. Dies bedeutet, dass Rechnungsposten als Produkte klassifiziert werden, beispielsweise Jahresbeitrag 2021, Monatsbeitrag September 2021, Kursgebühr usw. Diese Produkte werden im Voraus definiert und brauchen beim Erstellen der Rechnung nur aus der Liste ausgewählt zu werden.

So definierst du ein neues Produkt:

1. Gehe zu Finanzen > Produkte.

2. Klicke auf „Neues Produkt“.

3. Gib Namen, Rechnungskategorie, Bruttopreis und Steuersatz für das Produkt ein.

   • Name

   • Rechnungskategorie Aus der Liste auswählen. Falls die gewünschte Kategorie fehlt, bitte den Administrator darum, sie zu erstellen.

   • Preis inklusive/ohne Mehrwertsteuer Gib wahlweise den Brutto- oder den Nettopreis an (der andere wird vom System anhand des MwSt-Satzes automatisch berechnet).

   • MwSt (%) Wähle den Mehrwertsteuersatz aus der Liste. Die auf die Vereinsdienstleistungen anwendbaren MwSt-Sätze werden vom Administrator in den Einstellungen definiert.

4. Zum Schluss auf „Speichern“ klicken.

Danach erscheint das Produkt in der Liste und kann in Rechnung gestellt werden. Falls ein Produkt nicht länger benötigt wird, kannst du es in der linken Tabellenspalte markieren und auf „Löschen“ klicken.

Durch die Funktion "Rabattgruppen" spart der Verein wertvolle Zeit und reduziert Fehler bei der Erstellung von Rechnungen. Mit diesem Feature können verschiedene Rabattgruppen definiert werden - z. B. Junioren, Erwachsene, Senioren, Gäste und Familien - und diesen Gruppen unterschiedliche Preise für Dienstleistungen wie Mitgliedsbeiträge, Anmeldegebühren und Saisongebühren zugewiesen werden.

Wenn für ein Mitglied eine Rechnung erstellt wird, prüft das System automatisch seine potenzielle Rabattgruppe und wendet den ermäßigten Preis an, sodass die Rechnung korrekt ist. Gehört ein Mitglied zu mehr als einer Rabattgruppe, wählt das System automatisch den niedrigsten Preis aus, sodass für jedes Mitglied der bestmögliche Preis erzielt wird.

Rabattgruppen ermöglichen es dem Club, automatisch Rabatte für berechtigte Mitglieder zu gewähren. Diese Rabatte werden direkt in das Rechnungsprodukt implementiert (Rechnungen > Produkte). Somit können überall dort, wo Rechnungsprodukte verwendet werden, Rabatte gewährt werden:

• Rechnungen

• Termine/Kurse

• Monatliche Kosten

Schritte zur Aktivierung der automatischen Rabatte:

1. Rabattgruppen erstellen

2. Rabattgruppen zum Rechnungsprodukt hinzufügen

3. Rabattiertes Rechnungsprodukt verwenden

1. Erstellen von Rabattgruppen (Einstellungen > Finanzen > Rabattgruppen)

Rabattgruppen legen fest, welche Mitglieder für den Rabatt in Frage kommen. Die Auswahl der anspruchsberechtigten Mitglieder funktioniert genauso wie in den Kollektionen. Es können auch hier mittels Filter einfach die berechtigten Mitglieder herausgefiltert werden, die im Anschluss einen bestimmten Rabatt erhalten sollen.

Die berechtigten Mitglieder werden immer dann automatisch berechnet, wenn sie benötigt werden (z.B. bei der Erstellung der Rechnung). Die angezeigten Mitglieder sind also nur die in Frage kommenden Mitglieder, die im Anschluss direkt den Rabatt zugeteilt bekommen.

Rabattgruppen können wie folgt erstellt werden:

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen.

2. Öffne den Reiter "Rabattgruppen".

3. Klicke auf "+ Rabattgruppe hinzufügen".

4. Trage einen eindeutigen Namen für die Rabattgruppe ein - z.B. "Unter 18 Jahre".

5. Füge mit Hilfe von Filtern Rabattbedingungen hinzu (z.B. Alter 0-18 Jahre).

2. Rabattkategorie zum Rechnungsprodukt hinzufügen (Rechnungsstellung > Produkte)

Sobald Rabattgruppen erstellt wurden, können sie zu Rechnungsprodukten hinzugefügt werden. Durch das Hinzufügen von Rabattgruppen werden die automatischen Rabatte für dieses spezifische Produkt aktiviert. Ein Rechnungsprodukt, das einen Rabatt enthält kann entweder durch Bearbeiten eines bestehenden Rechnungsproduktes oder durch Erstellen eines völlig neuen Rechnungsproduktes kreiert werden.

1. Gehe zu Finanzen > Produkte.

2. Wähle das Produkt, das bearbeitet werden soll, oder klicke auf "+ Neues Produkt".

3. Ordne dem Produkt einen Namen (z.B. "Mitgliedsbeitrag") und die Rechnungskategorie zu und lege den Preis fest. Der gewählte Preis ist zu diesem Zeitpunkt der Standard-Preis ohne Rabatte.

4. Füge nun die gewünschte(n) Rabattkategorie(n) für dieses Rechnungsprodukt hinzu, indem du auf "+ Rabatt hinzufügen" klickst.

5. Gib nun die ermäßigten Preise für die einzelnen Rabattkategerien an und speichere deine Einstellungen.

Ein Produkt kann mehrere Rabattgruppen enthalten. So kann ein Rechnungsprodukt für Mitglieder Rabattgruppen enthalten, die sowohl auf dem Alter als auch auf der Anzahl der Familienmitglieder basieren.

3. Rabattiertes Rechnungsprodukt verwenden

Rabattierte Rechnungsprodukte können für Rechnungen, Termine, Kurse und monatliche Gebühren verwendet werden.

Eine Rechnung mit Rabatt wird auf die gleiche Weise erstellt wie eine reguläre Rechnung mit Festpreisen. Dies kann entweder auf der Seite Mitglieder > Verwaltung oder auf der Seite Finanzen > Rechnungen geschehen.

1. Beginne mit der Erstellung der Rechnung nach deinen Wünschen und wähle die gewünschten Empfänger aus.

2. Wähle im Menü "Produkte" das Rechnungsprodukt aus, dem du den Rabatt zuordnen möchtest. Der Rechnungstitel, die Rechnungskategorie und der Preis werden dann automatisch ausgefüllt. HINWEIS! Der Preis kann an dieser Stelle nicht manuell aktualisiert werden, da der Preis für jedes Mitglied einzeln festgelegt wird, je nachdem, wer für den ermäßigten Preis und wer für den vollen Preis in Frage kommt. Wenn du auf den Link "Preisliste anzeigen" klickst, werden die verschiedenen Preise des in Rechnung gestellten Produkts angezeigt, wenn das Produkt verschiedene Preise enthält.

3. Wähle das Bankkonto, das Fälligkeitsdatum, die Rechnungsgruppe und gib die Rechnungsnachricht ein. Klicke abschließend auf "Speichern".

4. Die Rechnungen befinden sich nun im Entwurfsstatus und können veröffentlicht werden. Der Preis wurde anhand der Angaben jedes Rechnungsempfängers ermittelt und ist korrekt. Für diejenigen, die für einen Rabatt in Frage kommen, wird die Rabattgruppe auf jedem Teil der Rechnungszeile angezeigt.

Wenn ein Rechnungsprodukt z. B. zu einer Rechnung hinzugefügt wird, sind die Preise nicht mehr anpassbar. Das liegt daran, dass keine genauen Preise angezeigt werden können, da diese von den Mitgliedern abhängen, die die Rechnung erhalten. Beim Speichern der Rechnung berechnet das System automatisch die Rabatte für jedes Mitglied, das die Rechnung erhält.

Wenn nun die Rechnung mit dem Mitglied existiert, können genaue Preise für jedes Produkt berechnet werden, das der Admin der Rechnung hinzufügt. Wenn der Admin also ein neues rabattiertes Produkt zur Rechnung hinzufügt, wird der rabattierte Preis automatisch in der Rechnung berechnet.

Bei Veranstaltungen und Kursen funktioniert dies auf die gleiche Weise, obwohl es dort keinen Schritt „Entwurf“ gibt. Die Rabatte werden für das sich registrierende Mitglied an Ort und Stelle berechnet und in der anschließend zugestellten Rechnung berücksichtigt.

Bei monatlichen Gebühren funktioniert es genauso, indem der ermäßigte Preis in jeder monatlichen Gebühr verwendet wird.

Was das Mitglied sieht (wenn ermäßigte Rechnungsprodukte in Terminen/Kursen verwendet werden)

Das System zeigt den genauen Preis an, wann immer dies möglich ist.

Auf der Website kann der genaue Preis angezeigt werden, wenn das Mitglied eingeloggt ist, aber in der App ist dies nicht möglich. Das liegt daran, dass ein Nutzer bzw. eine Nutzerin mehrere Mitglieder verwalten kann, die an der Veranstaltung teilnehmen können. Sie können also unterschiedliche Preise haben.

Auf dem Bestätigungsbildschirm (sowohl auf der Website als auch in der App) wird immer der ermäßigte Preis angezeigt, wenn das Mitglied an einer kostenpflichtigen Veranstaltung teilnimmt.

Mitgliederaktivität

Aktivitätsberichte beantworten eine Vielfalt von Fragen. Einige Beispiele:

• Ist für diesen Zeitraum eine Teilnahmegebühr in Rechnung zu erstellen?

• Wurden die Spielerkarten für alle Mannschaftsmitglieder korrekt ausgefüllt?

• Wer hat besonders aktiv trainiert?

• Reicht das Trainingspensum des Mitglieds für die Zulassung zur Gürtelprüfung?

Voraussetzung für die Erstellung und Nutzung solcher Berichte ist, dass die Anmeldungen zu den Terminen des Vereins über Clubway erfolgt.

Um Statistiken über die tatsächliche Teilnahme zu erhalten, ist zusätzlich die Anwesenheitskontrolle über Clubway erforderlich.

Teilnahme eines Mitglieds an Vereinsaktivitäten

1. Öffne die Mitgliedskarte der betreffenden Person.

2. Klicke am oberen Rand der Mitgliedskarte auf „Aktivität“.

3. Filtere die Liste nach Zeitraum (z.B. laufendes Jahr) und ggf. weiteren Kriterien (z.B. Terminkategorie oder Veranstaltungsort).

Klicke auf einen Graphen, um tagesspezifische Zusatzinformationen zum betreffenden Termin aufzurufen. Die durch die verschiedenen Graphen dargestellten Daten kannst du mit einem Klick auf deren Bezeichnungen filtern.

Teilnahme mehrerer Mitglieder an Vereinsaktivitäten

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die gewünschte Gruppe.

2. Filtere die Mitglieder nach dem gewünschten Kriterium (z.B. Mitgliedschaftslevel).

3. Gehe zu Mitglieder > Berichte.

4. Filtere nach Anwesenheit und Anmeldung und wähle den gewünschten Zeitraum.

5. Je nach Bedarf kannst du weitere Filter hinzufügen.

   • Mittels des Filters „Anmeldung“ erfährst du, wie oft sich das Mitglied im ausgewählten Zeitraum zu Terminen angemeldet hat.

   • Mit dem Filter „Anwesenheit“ kannst du prüfen, wie oft im ausgewählten Zeitraum die Teilnahme des Mitglieds an einem Termin registriert wurde.

Die Mitglieder sind nach der Häufigkeit sortiert, mit der sie sich angemeldet bzw. teilgenommen haben. Klicke auf den Namen einer Person, um deren persönlichen Aktivitätsbericht zu öffnen.

Unvollständige Mitgliedsinformationen

Die Aktualität und Richtigkeit der Mitgliederliste ist wichtig für die Mitgliederverwaltung. Es kommt vor, dass ein Mitglied nicht alle Details ausgefüllt hat, die für einen bestimmten Zweck − z.B. Matchprotokoll, Turnieranmeldung, Lizenzerwerb oder Trikotbestellung − gebraucht werden.

In diesem Fall empfiehlt es sich, die Mitglieder mit unvollständigen Registereinträgen zu ermitteln und per E-Mail zur Ergänzung der fehlenden Informationen aufzufordern.

So findest du die Mitglieder, deren Informationen nicht vollständig sind

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die gewünschte Gruppe.

2. Wähle die Filteroption „Feld ist leer“ und wähle die zu prüfenden Felder.

3. Wähle die betreffenden Personen aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Neue E-Mail “.

4. Bitte die Mitglieder in deiner Mitteilung darum, die fehlenden Angaben zu ergänzen.

Bereinigung der Mitgliederliste

Wenn dein Verein Terminanmeldungen und Anwesenheitskontrolle über Clubway organisiert, ist es besonders leicht, die Mitgliederliste auf dem neuesten Stand zu halten. Um die Liste übersichtlich zu halten, kannst du Mitglieder entfernen, die schon lange nicht mehr aktiv waren.

1. Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und wähle die gewünschte Gruppe aus.

2. Filtere nach

   • Anmeldung > Keine früheren Teilnahmen ODER

   • Anwesenheit > War nicht anwesend

   • und definiere den Beginn des Suchzeitraums, z.B. Anfang letzten Jahres. Bestätige die Filterung. Nun siehst du alle Mitglieder, die sich seit Anfang letzten Jahres zu keinem Termin angemeldet bzw. an keinem teilgenommen haben.

3. Wähle die aus der Gruppenliste zu streichenden Mitglieder aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Aus Gruppe entfernen“.

Login-Funktion in die Vereinshomepage einbetten

Über Mitglieder > Veröffentlichungen > Login kannst du ein Login-Formular für Clubway-Nutzer definieren (erweiterte Zugriffsrechte vorausgesetzt). Um dieses in die Website des Vereins zu integrieren, kopiere einfach den angezeigten HTML-Code und füge ihn in die gewünschte Seite ein. So können sich die Mitglieder direkt von der Homepage aus in Clubway einloggen.

Veröffentlichung erstellen

1. Gehe zu Mitglieder > Veröffentlichungen

2. Wähle die Gruppe aus.

3. Klicke auf „Neue Veröffentlichung“.

4. Definiere Einstellungen für die Veröffentlichung.

   • Name Wähle einen beschreibenden Titel für die Veröffentlichung.

   • Gruppe Wähle die Gruppe aus, für welche die Veröffentlichung bestimmt ist.

   • Sprache Wähle die Sprache der Veröffentlichung.

   • Stil Falls der Verein in Clubway einen bestimmten Stil für Veröffentlichungen definiert hat, kannst du ihn hier auswählen.

5. Klicke auf „Speichern“.

6. Klicke auf den Titel der Veröffentlichung, um die Vorschau zu öffnen. Klicke auf „Bearbeiten“, falls du etwas ändern möchtest.

7. Klicke auf „HTML-Code in eigene Website einfügen“.

8. Kopiere den Link und füge ihn in den Quellcode der Vereinswebsite ein.

Veröffentlichung löschen

1. Klicke auf die zu löschende Veröffentlichung.

2. Klicke auf „Löschen“.

Denke daran, auch den HTML-Code der eingebetteten Veröffentlichung aus dem Quellcode der Website zu entfernen.

Videoanleitung zu der Veröffentlichung

Schaue dir das Video an und stoppe an der gewünschten Stelle. Schritt für Schritt zeigen wir dir, wie du das Clubway-login auf deine eigene Vereinswebsite bekommst.

Mitgliederlisten in die Vereinshomepage einbetten

Über Mitglieder > Veröffentlichungen > Mitgliederlisten kannst du Mitgliederlisten auswählen und in die Website des Vereins integrieren. Dabei kannst du Auswahlkriterien definieren, um nur Mitglieder mit dem gewünschten Mitgliedschaftslevel zu veröffentlichen. Die Einbettung erfolgt durch Kopieren des von Clubway generierten HTML-Codes und dessen Einfügung in den Quellcode der gewünschten Internetseite.

Diese Veröffentlichungsoption ist praktisch, um auf der Homepage beispielsweise die Mannschaften und Vorstandsmitglieder des Vereins vorzustellen.

Spätere Änderungen werden automatisch in die öffentlich sichtbare Version übernommen, ohne dass du den HTML-Code erneut eingeben musst.

Veröffentlichung erstellen

1. Gehe zu Mitglieder > Veröffentlichungen > Mitgliederlisten und aktiviere die Gruppe, auf deren Mitgliederliste die geplante Veröffentlichung basiert.

2. Klicke auf „Neue Veröffentlichung“.

3. Definiere Einstellungen für die Veröffentlichung.

   • Name Wähle einen beschreibenden Titel für die Veröffentlichung.

   • Gruppe Um eine Veröffentlichung für eine andere Gruppe zu erstellen, schließe das Fenster und wähle zuerst die betreffende Gruppe. (Das Ändern der Gruppe ist auch beim Bearbeiten einer bereits erstellen Veröffentlichung möglich.)

   • Mitgliedschaftslevel Wähle das Level der in der Veröffentlichung anzuzeigenden Mitglieder.

   • Standardansicht Hier hast du die Auswahl zwischen Anzeige mit oder ohne Bild.

   • Sprache Wähle die Sprache der Veröffentlichung.

   • Nicht mehr anzeigen als Lege fest, wie viele Mitglieder in der Veröffentlichung maximal gezeigt werden. Falls du das Feld freilässt, wird die maximal vom System erlaubte Anzahl angenommen.

   • Stil Falls der Verein in Clubway einen bestimmten Stil für Veröffentlichungen definiert hat, kannst du ihn hier auswählen.

4. Klicke auf „Speichern“.

5. Klicke auf den Titel der Veröffentlichung, um die Vorschau zu öffnen. Klicke auf „Bearbeiten“, falls du etwas ändern möchtest.

6. Klicke auf „HTML-Code in eigene Website einfügen“.

7. Kopiere den Link und füge ihn in den Quellcode der Vereinswebsite ein.

Veröffentlichung löschen

1. Klicke auf den Titel der zu löschenden Veröffentlichung.

2. Klicke auf „Löschen“.

Denke auch daran, den HTML-Code der eingebetteten Veröffentlichung aus dem Quellcode der Website zu entfernen.

Videoanleitung zu der Veröffentlichung der Mitgliederlisten

Schau dir das Video an und stoppe an der gewünschten Stelle. Schritt für Schritt erfährst du, wie du Mitgliederlisten/Trainerlisten etc. auf deine eigene Vereinswebsite integrierst.

Über die Administrationsschnittstelle können Rechnungs- und Zahlungsinformationen in Excel-Dateien exportiert werden, beispielsweise zu Berichtszwecken.

Zahlungsinformationen exportieren

Individuelle Zahlungsbuchungen exportieren

1. Gehe zu Finanzen > Zahlungen und dort zum Bearbeitung-Tab. Aktiviere die gewünschte Gruppe.

2. Grenze den gewünschten Zeitraum mit Filtern ein und wähle, ob als Stichtag der Zahlungs- oder der Buchungstag verwendet werden soll.

3. Klicke auf „In Datei exportieren“.

4. Klicke auf das Zahnradsymbol und wähle die in die Excel-Datei zu exportierenden Spalten und deren Reihenfolge.

5. Klicke auf „Exportieren“ und öffne die Datei. Die individuellen Zahlungen findest du in Excel auf dem Zahlungen-Tab.

Gruppierte Zahlungsbuchungen exportieren

Du kannst die zu exportierenden Zahlungen auch nach unterschiedlichen Kriterien gruppieren. Beispielsweise kannst du die im jeweiligen Monat eingegangenen Mitgliedsbeiträge und Saisongebühren jeweils für sich bündeln.

1. Gehe zu Finanzen > Zahlungen und dort zum Bearbeitung-Tab. Aktiviere die gewünschte Gruppe.

2. Grenze den gewünschten Zeitraum mit Filtern ein und wähle, ob der Zahlungs- oder der Buchungstag als Stichtag verwendet werden soll.

3. Klicke auf „In Datei exportieren“.

4. Wähle unter „Gruppierungsprinzipien auswählen“ die in die Excel-Datei zu exportierenden Spalten und deren Reihenfolge (Zahnradsymbol). Mögliche Gruppierungsprinzipien sind unter anderem *Rechnungskategorien oder Rechnungskonto.

5. Klicke auf „Exportieren“ und öffne die Datei. Die gruppierten Zahlungen findest du in Excel auf dem Zusammenfassung-Tab.

Rechnungen exportieren

Über die Administrationsschnittstelle können Rechnungen in eine externe Datei exportiert werden. Beispielsweise kann der Coach eine Liste offener Rechnungen ausdrucken, um beim Training die säumigen Mannschaftsmitglieder an die Zahlung zu erinnern.

Fällige Rechnungen exportieren

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und aktiviere die gewünschte Gruppe.

2. Filtere die Rechnungen nach dem Status „Überfällig“. Grenze den Zeitraum ein und wähle, ob das Rechnungs- oder das Fälligkeitsdatum als Stichtag verwendet werden soll.

3. Klicke auf „In Datei exportieren“ und definiere, welche Spalten exportiert werden sollen und in welcher Reihenfolge.

4. Klicke zum Schluss auf „Auswählen“.

Falls versehentlich eine gegenstandslose Rechnung an ein Mitglied, einen Sponsor o.a. gesendet wurde, kann der Fehler durch eine Gutschrift behoben werden. Hierdurch wird die ursprüngliche Rechnung/Rechnungszeile nichtig gemacht, ohne dass Fehler in der Buchhaltung zurückbleiben.

Gesamte Rechnung gutschreiben

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die gutzuschreibende Rechnung.

2. Wähle die Rechnung aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Gutschrift erstellen “.

3. Passe bei Bedarf das Buchungsdatum (= das Datum, an dem die Gutschrift verbucht werden soll) an, indem du auf das Datumsfeld klickst und das passende Datum im Kalender auswählst.

4. Um die Gutschrift zuzustellen, markiere die Option „An Empfänger senden“ und klicke auf „Bestätigen“.

Hiermit wird die Rechnung gutgeschrieben. Vergiss nicht, auch die Geldsumme zurück zu überweisen, falls die gegenstandslose Rechnung bereits bezahlt wurde!

Einen Teil der Rechnung gutschreiben

Es ist auch möglich, nur einen Teil der ursprünglichen Rechnungssumme gutzuschreiben.

Hinweis: Falls der eingegebene Gutschriftsbetrag höher ist als die Gesamtsumme der Rechnung, erscheint eine Fehlermeldung.

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die gutzuschreibende Rechnung.

2. Klicke auf die drei Punkte in der Rechnungszeile und wähle die Menüoption „Gutschrift erstellen “.

3. Erstelle die Gutschrift für die fehlerhafte(n) Zeile(n) der ursprünglichen Rechnung.

4. Passe bei Bedarf das Buchungsdatum an, indem du auf das Datumsfeld klickst und das passende Datum im Kalender auswählst.

5. Vermerke bei Bedarf einen internen Kommentar. Um die Gutschrift zuzustellen, aktiviere die Option „An Empfänger senden“.

6. Klicke zum Schluss auf „Speichern“.

Hiermit wird der von dir gewählte Teilbetrag der Rechnung gutgeschrieben. Falls sich der Rechnungsstatus daraufhin in „Zuviel bezahlt“ ändert, bedeutet dies, dass der/die Rechnungsempfänger/-in den fälschlich in Rechnung gestellten Betrag bereits beglichen hat. Verbuche in diesem Fall von Hand die (negative) Korrektursumme, wodurch der Rechnungsstatus in „Bezahlt“ geändert wird. Vergiss nicht, auch den überzähligen Geldbetrag zurück zu überweisen!

Gelegentlich kommt es vor, dass Rechnungen falsch bezahlt oder korrekte Zahlungen falsch verbucht werden, insbesondere bei manueller Buchführung. Nachfolgend findest du Tipps für die Korrektur typischer Fehlersituationen.

Kassenwart vermerkt falschen Betrag

Falls ein eingezahlter Betrag in der Buchführung zu hoch beziffert wurde, kann zur Korrektur eine entsprechende negative Summe für dieselbe Rechnung verbucht werden. (Die nachträgliche Bearbeitung bereits im System gespeicherter Überweisungen ist nicht möglich.)

Mitglied hat zu viel gezahlt

Falls ein Mitglied zu viel bezahlt hat, kann der Verein den überzähligen Betrag zurücküberweisen und als negative Zahlung für die betreffende Rechnung verbuchen.

Rechnung doppelt bezahlt

Falls ein Mitglied dieselbe Rechnung versehentlich doppelt bezahlt hat, kann die überzählige Überweisung aus den Rechnungsdaten gelöscht und das Geld zurücküberwiesen, bzw. im Verwechslungsfall (zwei Rechnungen mit identischer Summe, aber unterschiedlicher Referenznummer) der Betrag der korrekten Rechnung zugeordnet werden.

Aktuelle Informationen über eingegangene und ausstehende Zahlungen sind für den Vereinshaushalt von essentieller Bedeutung. Clubway bietet folgende zwei Möglichkeiten der Zahlungsverfolgung.

Eingegangene Überweisungen importieren

Die Zahlungsinformationen können auch aus externen Dateien in Clubway importiert werden. Der Verein bestellt dazu bei seiner Bank elektronische Belege über die eingegangenen Überweisungen und erhält das Material jeweils für alle Vereinskonten auf einmal. Dadurch kann der/die Schatzmeister/in des Vereins die Zahlungsinformationen für sämtliche Abteilungen und Mannschaften in einem Durchgang in das System laden – mühelos und fehlerfrei.

Die von der Bank erhaltenen Dateien werden zuerst auf der Festplatte des Vereinscomputers abgespeichert und danach von dort aus in Clubway hochgeladen:

1. Gehe zu Finanzen > Zahlungen.

2. Klicke auf „Unterlagen importieren“ und wähle die von der Bank erhaltene Datei aus.

3. Klicke auf „Senden“.

Bestellung der Unterlagen bei der Bank

Die Zusammenfassung der eingegangenen Überweisungen (maschinenlesbarer Kontoauszug) kann bei der Bank bestellt werden. Die Gebühr für diesen Service sowie eventuell damit verbundene Formalitäten sind bei der Bank zu erfragen.

Alle Bankkonten in einer Datei

Falls der Verein separate Abteilungs- oder Mannschaftskonten unterhält, sollte er seine Bank darum bitten, die Zahlungsinformationen für alle Konten in einer Datei zusammenzufassen. Dadurch können die Daten für den gesamten Verein gleichzeitig aktualisiert werden.

Falls dein Verein später zusätzliche Konten eröffnet, bittet die Bank darum, auch deren Überweisungsdaten in die Zusammenfassung aufzunehmen.

Keine persönlichen Referenznummern

Jede Rechnung hat eine eigene Referenznummer, die bei der Überweisung anzugeben ist. Ohne sie kann die Zahlung in der Buchhaltung nicht zugeordnet werden. Die rechnungsspezifische Referenznummer ersetzt eventuelle persönliche Referenznummern, falls der Verein bisher mit solchen arbeitete.

Eingehende Zahlungen von Hand verbuchen

Einzelne Beträge und Zahlungen eintragen

Falls dein Verein weder das Banking- noch das Forderungsmanagement-Zusatzmodul abonniert hat und auch keine importierbaren Überweisungsinformationen von seiner Bank erhält, müssen die eingegangenen Zahlungen im Online-Banking-Portal des Vereins überprüft und manuell in Clubway vermerkt werden. Manuelle Aktualisierung der Zahlungsinformationen:

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen.

2. Suche die Rechnung, die du als bezahlt verbuchen möchtest. Nutze gegebenenfalls Filter oder das Suchfeld.

3. Klicke auf die Rechnungsnummer oder auf die drei Punkte in der Rechnungszeile und wähle "Bearbeiten".

4. Ein neues Fenster öffnet sich. Gehe zum Tab „Eingegangene Zahlungen“.

5. Klicke auf „Zeile hinzufügen“. Gib Zahlungsart, Zahlungs- und Buchungsdatum, ggf. den Verwendungszweck und den Betrag der überwiesenen Geldsumme ein. Bei Bedarf kannst du einen internen Kommentar hinzufügen. Falls du versehentlich einen falschen Betrag eingegeben hast, gib zur Korrektur die gleiche Summe mit negativem Vorzeichen und demselben Zahlungsdatum ein.

6. Zum Schluss auf „Speichern“ klicken.

Der Rechnungsstatus ändert sich in „Bezahlt“, vorausgesetzt, dass Rechnungs- und überwiesener Betrag übereinstimmen. Ist die gezahlte Summe zu hoch, erscheint die Statusmeldung „Zuviel bezahlt“.

Mehrere Rechnungen als bezahlt markieren

Es können auch mehrere Rechnungen mit einem Klick als bezahlt markiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob bereits Teilbeträge für bestimmte Rechnungen eingegangen sind oder nicht - Clubway errechnet in diesem Fall den Restbetrag und markiert diesen als beglichen. Mit dieser Funktion können viele Rechnungen, die z. B. in bar bezahlt wurden, mit einem Mal den Status "Bezahlt" erlangen. Dies kann wie folgt umgesetzt werden:

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen.

2. Suche die Rechnungen, die du als bezahlt verbuchen möchtest. Nutze gegebenenfalls Filter oder das Suchfeld, um die richtigen Rechnungen zu finden.

3. Markiere die Rechnungen, indem du das erste Feld ganz links anklickst und somit mit einem Haken versiehst.

4. Klicke auf "Funktion auswählen" und anschließend auf "als bezahlt markieren".

5. Es öffnet sich ein Fenster, indem noch einmal das Zahlungsdatum (für alle Rechnungen das gleiche) und die Zahlungsart, sowie ggf. der Verwendungszweck bestätigt werden muss.

6. Klicke auf "Speichern"

Die Rechnungen haben nun den Status "Bezahlt".

Es kann eingesehen werden, welche Rechnungen von einem/einer Vereinsverantwortlichen als bezahlt markiert wurden, indem die entsprechende Rechnung geöffnet und der Reiter "Eingegangene Zahlungen" angeklickt wird. Die verbuchte Zahlung besitzt das Aktenzeichen "MARKED-PAID [Datum] [Name des/der verbuchenden Vereinsverantwortlichen]".

Überzahlungen auf andere Rechnungen übertragen

Wenn eine Rechnung überbezahlt wurde, kann der Überzahlungsbetrag auf eine andere Rechnung übertragen werden. Diese Aktion ist über das Drei-Punkte-Menü bei der einzelnen Rechnung verfügbar.

Standardmäßig werden nur Rechnungen desselben Mitglieds zur Auswahl angezeigt. Der Überzahlungsbetrag kann jedoch auf jede offene Rechnung übertragen werden, solange diese noch einen offenen Betrag hat. Es wird maximal der offene Betrag der anderen Rechnung übertragen, der Rest verbleibt bei der ursprünglichen Rechnung.

Auf der Mitgliedsseite werden dem Mitglied alle eigenen Rechnungen angezeigt, die noch nicht bezahlt wurden. Vereinsverantwortliche können säumige Mitglieder bei Bedarf per E-Mail, durch erneutes Senden der Rechnung oder mittels einer separaten Mahnungsnachricht, an die die Rechnung angefügt wird, an die Zahlung erinnern. Der Verein kann zudem festlegen, ob bei überfälligen Rechnungen automatisch eine Erinnerungsnachricht verschickt werden soll oder bei Bedarf auch die Rechnungen im Namen des Vereins einziehen.

Rechnung erneut senden

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und wähle die gewünschte Gruppe.

2. Filtere die Rechnungen nach dem Status „Fällige“.

3. Wenn du die Spalten und „Verspätet“ und „Gesendet (Male)“ einblendest, siehst du, um wie viele Tage die Rechnung verspätet ist und wie oft sie dem Empfänger bereits gesendet wurde.

4. Markiere in der linken Tabellenspalte die Rechnungen, deren Empfängern du eine Erinnerung senden möchtest.

5. Wähle die Aktion „Zustellen“ und bestätige den Versand im nächsten Fenster.

Automatische Mahnungen für überfällige Rechnungen

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen.

2. Wähle unter dem Reiter "Einstellungen für Zahlungserinnerung" die Option "Bearbeiten".

3. Setze die Automatische Zahlungserinnerung auf "Ja".

4. Wähle unter "Versand der Zahlungserinnerung", wann die Erinnerungsnachricht gesendet werden soll. Du kannst eine Frist zwischen 5 und 14 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum wählen. Wenn der Verein über den Zusatzdienst Debitorenmanagement verfügt, wird Visma Finacial die Rechnung ab diesem Zeitpunkt weiterverfolgen.

5. Gib die gewünschte Standardnachricht in das Feld "Begleittext für Zahlungserinnerung" ein. Diese Nachricht wird als Rechnungsreferenz automatisch an alle ausgewählten Rechnungen gesendet, die angemahnt wurden.

Manuelle Mahnungen für überfällige Rechnungen

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und wähle die gewünschte Gruppe aus.

2. Wähle über den Filter zunächst den "Rechnungsstatus" und anschließend die Präzisierung "überfällige" aus.

3. Füge in der Tabelle über das Zahnrad auf der linken Seite die Spalten "Verspätet (Tage)" und "Gesendet (Mal)" hinzu, um zu sehen, wie viele Tage die Rechnung überfällig ist und wie oft die Rechnung an den Empfänger gesendet wurde.

4. Wähle in der linken Spalte der Tabelle die Rechnungen aus, für die Du eine Mahnung senden möchtest.

5. Wähle die Funktion "Zahlungserinnerung senden".

6. In dem Feld "Begleittext für Zahlungserinnerungen" kannst du die Nachricht eingeben, um die Mahnungsrechnung zu versenden und die Rechnungen einzureichen. Standardmäßig wird die Nachricht für den automatischen Versand der Mahnungsrechnung bereitgestellt.

Fehlermeldungen beim Senden der Rechnung

Falls beim Senden der Rechnung eine Fehlermeldung neben einem Empfängernamen erscheint, sind dessen Informationen unvollständig.

Zeige mit der Maus auf den Namen, um herauszufinden, wo das Problem liegt. Rote Fehlermeldung: Die ausgewählten Rechnungen können nicht gesendet werden. Mögliche Ursachen:

• Rechnung ist noch nicht veröffentlicht

• Rechnung wurde gutgeschrieben

• Rechnung wurde bereits geschlossen

• Rechnung hat keinen Empfänger

• Mitglied hat keine Zustellungsart (E-Mail, eInvoicing) für Rechnungen definiert

Separate E-Mail senden

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und wähle die gewünschte Gruppe.

2. Filtere die Rechnungen nach dem Status „Fällige“.

3. Wenn du die Spalten und „Verspätet“ und „Gesendet (Male)“ einblendest, siehst du, um wie viele Tage die Rechnung verspätet ist und wie oft sie dem Empfänger bereits gesendet wurde.

4. Markiere in der linken Tabellenspalte die Rechnungen, deren Empfängern du die Erinnerungsmail senden möchtest.

5. Wähle die Aktion „Mitteilung senden“.

6. Formuliere die Mitteilung und klicke auf „Senden“.

Gegenstandslose Rechnung

Ein Kunde meldet, dass die ihm vom Verein ausgestellte Rechnung gegenstandlos ist, und du stellst fest, dass er recht hat. Stelle ihm in diesem Fall eine Gutschrift aus, welche die ursprüngliche Rechnung nichtig macht.

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die gutzuschreibende Rechnung.

2. Markiere die Rechnung in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Gutschrift erstellen“.

3. Um die Gutschrift an den Kunden zu senden, markiere die Option Wähle „An Empfänger senden“ und klicke auf „Bestätigen“.

Kunde bittet um Verlängerung der Zahlungsfrist

Die Zahlungsfrist für eine oder mehrere Rechnungen kann verlängert werden, falls der Kunde angibt, dass er mehr Zeit braucht. So verschiebst du das Fälligkeitsdatum mehrerer Rechnungen auf einmal:

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und wähle die gewünschte Gruppe aus.

2. Suche die Rechnungen, deren Zahlungsfrist du verlängern möchtest.

3. Markiere die Rechnung in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Zahlungsfrist verlängern“.

4. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem du festlegen kannst, um wie viele Tage (max. 180) du die Frist verlängern möchtest. Das Verlängern der Zahlungsfrist ist nur für veröffentlichte Rechnungen möglich, die sich nicht im Inkasso befinden.

5. Klicke zum Schluss auf „Bestätigen“.

Um das Fälligkeitsdatum einer einzelnen Rechnung zu ändern, klicke einfach auf die drei Punkte in der Rechnungszeile, worauf sie zur Bearbeitung geöffnet wird und du das neue Datum von Hand eingeben kannst.

Kunde bezahlt seine Rechnung nicht

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die fragliche Rechnung.

2. Markiere die Rechnung in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Schließen/Löschen“.

3. Klicke auf „Bestätigen“, um die Rechnung als Kreditverlust zu verbuchen.

Zu viel bezahlt

Falls ein Mitglied versehentlich einen höheren Betrag überwiesen hat als in der Rechnung ausgewiesen, gehe wie folgt vor (Schatzmeister-Zugriffsrechte erforderlich):

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die fragliche Rechnung. Sie ist an der orangefarbenen Statusmarkierung „Zuviel bezahlt“ leicht zu erkennen.

2. Klicke auf die drei Punkte und gehe im Bearbeitungsfenster zum Tab „Eingegangene Zahlungen“.

3. Ergänze einen negativen Betrag, sodass die Endsumme der verbuchten Zahlung mit der Rechnungssumme übereinstimmt. Gib bei Bedarf einen erklärenden Kommentar ein.

4. Zum Schluss auf „Speichern“ klicken. Denke daran, auch das Geld zurück zu überweisen.

Fehler in der Rechnung, aber korrekte Zahlung

Es kann vorkommen, dass die Rechnungssumme versehentlich zu hoch ist, der eingehende Betrag dagegen stimmt. In diesem Fall erscheint die Rechnung im System weiterhin als fällig, obwohl sie im Prinzip bezahlt wurde.

Ein Fallbeispiel: Du hast einem Mitglied den Standardbeitrag von 100 € in Rechnung gestellt und dabei vergessen, dass das Mitglied Anspruch auf 20 € Familienrabatt hat. Das Mitglied überweist wie gewohnt 80 €.

In diesem Fall musst du zuerst eine Gutschrift über die gesamte fehlerhafte Rechnung ausstellen. Erstelle danach eine neue Rechnung über den korrekten Betrag und markiere sie von Hand als bezahlt.

Die Erstellung von Gutschriften in Clubway erfordert das Buchhaltungs-Zusatzmodul.

Gutschrift erstellen

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die gutzuschreibende Rechnung.

2. Markiere die Rechnung in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Gutschrift erstellen“.

3. Um die Gutschrift an den Kunden zu senden, markiere die Option Wähle „An Empfänger senden“ und klicke auf „Bestätigen“.

Korrigierte Ersatzrechnung erstellen

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und wähle die gewünschte Gruppe aus.

2. Klicke auf „Neue Rechnung“, gib die korrekten Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“.

3. Markiere die Rechnung in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.

4. Ein neues Fenster öffnet sich. Deaktiviere hier die Option „An die Empfänger senden“, um die korrigierte Version nur im System zu veröffentlichen, ohne dem Mitglied unnötigerweise eine neue Rechnung zu senden.

5. Klicke auf die drei Punkte neben der Rechnung und gehe im Bearbeitungsfenster zum Tab „Eingegangene Zahlungen“.

6. Gib den überwiesenen Betrag (in diesem Beispiel 80 €), das Zahlungsdatum und eine Erklärung ein und klicke auf „Speichern“.

7. Wenn du möchtest, kannst du das Mitglied mittels der Option „Zustellen“ über die Korrektur informieren. Es erhält in diesem Fall per E-Mail eine Pro-Forma-Rechnung, die auf den Betrag 0,00 € lautet.

Überzahlungen auf andere Rechnungen übertragen

Wenn eine Rechnung überbezahlt wurde, kann der Überzahlungsbetrag auf eine andere Rechnung übertragen werden. Diese Aktion ist über das Drei-Punkte-Menü bei der einzelnen Rechnung verfügbar.

Standardmäßig werden nur Rechnungen desselben Mitglieds zur Auswahl angezeigt. Der Überzahlungsbetrag kann jedoch auf jede offene Rechnung übertragen werden, solange diese noch einen offenen Betrag hat. Es wird maximal der offene Betrag der anderen Rechnung übertragen, der Rest verbleibt bei der ursprünglichen Rechnung.

Die für einen Termin verantwortliche Person kann seitens des Vereins Mitglieder und externe Gäste zu einem Termin anmelden, falls diese nicht selbst dazu imstande sind. Dabei kann es sich z.B. um die als Vertretung einspringende Spielerin einer anderen Mannschaft handeln oder um ein Nichtmitglied, das am vom Verein veranstalteten Sommerlager teilnimmt.

Vorhandenes Mitgliedskonto beim Verein

Sofern die anzumeldende Person bereits ein Clubway-Mitgliedskonto beim Verein hat, brauchst du dieses nur im System zu suchen.

1. Gehe zu Termine > Verwaltung und öffne den gewünschten Termin.

2. Klicke auf „Mitglieder zum Termin hinzufügen“ und suche das gewünschte Mitglied mittels Suchfeld oder Filter. Filtere beispielsweise nach Personen, die nicht Mitglied in der Gruppe sind.

3. Markiere das Mitglied in der linken Tabellenspalte und klicke auf „Auswählen“.

4. Definiere im nächsten Fenster den Anmeldungsstatus der Person (ja/nein/keine Antwort) und klicke auf „Bestätigen“. Falls es sich um einen wiederkehrenden Termin handelt, kannst du wählen, ob sich die Anmeldung nur für einen Einzeltermin gilt oder für die ganze Serie.

Kein Mitgliedskonto beim Verein

Falls die hinzuzufügende Person noch kein Clubway-Mitgliedskonto beim Verein hat, musst du bei der Terminanmeldung zugleich ein neues Konto für sie einrichten.

1. Gehe zu Termine > Verwaltung und wähle den gewünschten Termin.

2. Klicke auf „Mitglieder zum Termin hinzufügen“ und im nächsten Fenster auf „Neues Mitglied“.

3. Trage die erforderlichen Angaben (Name, Kontaktinformationen usw.) in die Mitgliedskarte ein. Wenn du möchtest, kannst du einen Aktivierungslink an das neue Clubway-Mitglied senden, damit es sich in den Service einloggen kann. Zum Schluss auf „Speichern“ klicken.

Normalerweise werden in Clubway erstellte Rechnungen per E-Mail oder eInvoicing zugestellt. Es kann aber auch vorkommen, dass ein Mitglied beispielsweise keine E-Mail-Adresse hat und daher seine Rechnung in Papierform benötigt. In diesem Fall kannst du eine .pdf-Datei der Rechnung erstellen und diese ausdrucken.

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und aktiviere die gewünschte Gruppe.

2. Filtere die Rechnungen, die du ausdrucken möchtest. Verwende beispielsweise die Filter „Zustellung“ und „Keine E-Mail-Adresse“.

3. Markiere die Rechnung in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „PDF ausdrucken“.

   • Falls mehrere Rechnungen ausgewählt sind, musst du die Aktion im nächsten Fenster bestätigen. Der .pdf-Export erfolgt im Hintergrund. Wenn er abgeschlossen ist, findest du die auszudruckenden Rechnungen unter Rechnungen > PDF-Ausdrucke.

   Wenn du nur eine Rechnung ausgewählt hast, öffnet sich die .pdf-Datei sofort und kann abgespeichert und/oder ausgedruckt werden.

Individualisierte Rechnungslayouts ermöglichen es dem Verein, die von Clubway generierten Rechnungen nach den eigenen Bedürfnissen zu gestalten. Durch das Hinzufügen eines benutzerdefinierten Logos und bis zu drei Spalten am Ende der Rechnung, können die entsprechenden Informationen den Vereinswünschen angepasst werden.

Jedem Bankkonto kann ein anderes Layout zugeordnet, das unter Einstellungen > Finanzen > Rechnungslayouts konfiguriert werden kann.

Neue Rechnungslayouts erstellen

Die Rechnungslayouts können wie folgt erstellt werden:

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen > Rechnungslayouts.

2. Klicke auf “+ Neues Rechnungslayout”.

3. Trage im Reiter “Basisdaten” die passenden Informationen ein:

   1. Name: Wähle einen eindeutigen Namen, um das Rechnungslayout wiederzuerkennen.

   2. Bankkonto: Suche in der Liste das Bankkonto heraus, dem du dieses neue Layout zuordnen möchtest.

   3. Zahlungsempfänger: Trage hier den Namen des offiziellen Zahlungsempfängers ein.

   4. Adresse: Überprüfe die Adresse des Zahlungsempfängers.

4. Wechsle nun zum Reiter “Layout” und nimm die gewünschten Einstellungen vor:

   1. Logo: Hier kannst du zwischen dem bereits in Clubway hinterlegten Vereinslogo und einem individuellen anderen Logo wählen, das auf den Rechnungen angezeigt werden soll. Hier wird dir eine Vorschau angezeigt.

      • Wenn du das eigene Logo wählst, musst du im Anschluss auf “Ändern” oder in die Mitte des leeren Rechtecks klicken, um das entsprechende Logo auszuwählen.

      • Hierbei kannst du zwischen allen Dateien auf deinem Gerät wählen.

   2. Datenfelder auf der Rechnung: Die hier aufgeführten Informationen werden auf den generierten Rechnungen angezeigt. Du kannst mit einem Klick aufs Zahnrad rechts festlegen, welche Informationen angezeigt werden sollen, indem du das jeweilige Feld auswählst und mithilfe des Pfeils in der Mitte das Feld auf die entsprechende Seite verschiebst.

      • Mitglied: Name des Mitglieds, an das die Rechnung ausgestellt wird.

      • Mitgliedsnummer: Die in den Basisdaten hinterlegte Mitgliedsnummer zur besseren Zuordnung.

      • Rechnung Nr.: Nummer der Rechnung zur besseren Zahlungsverfolgung.

      • Buchungsdatum: Datum, an dem die Rechnung erstellt bzw. generiert wurde.

      • Fälligkeitsdatum: Fälligkeitsdatum der Rechnung.

      • Zahlungsfrist (Tage): Zeigt die unter Einstellungen > Finanzen > Allgemein festgelegte Zahlungsfrist, berechnet ab dem Buchungsdatum, in Tagen an.

      • Verzugszins (%): Zeigt den unter Einstellungen > Finanzen > Allgemein festgelegten Prozentsatz des Verzugszinses.

      • Referenznummer: Zeigt die Referenznummer der Rechnung an zur Zuordnung der eingegangenen Zahlungen.

      • Ausgedruckt: Zeigt das Datum, an dem die Rechnung als PDF-Datei generiert und heruntergeladen wurde.

      • Zustellungsart: Zeigt an, in welcher Form bereits erhaltene Zahlungen eingegangen sind.

   3. Stil der Fußzeile: Hier kann gewählt werden, ob die Fußzeile in ein, zwei oder drei Spalten unterteilt werden soll.

   4. Inhalt der Fußzeile: Basierend auf dem Stil der Fußzeile kannst du hier die entsprechenden Inhalte in die Spalte(n) einfügen.

5. Um eine Beispielrechnung in diesem Layout anzusehen, kannst du unten auf “Vorschau” klicken.

6. Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, kannst du unten auf “Speichern” klicken, um das Rechnungslayout abzuspeichern.