Erstellung und Einstellungen
Diese Funktion ist für die Pakete Silber und Gold verfügbar.
Für den Kurs müssen bestimmte Grund- und Anmeldeinformationen angegeben werden. Außerdem ist es möglich, Zahlungen, Zusatzfelder und Produkte für Kurse zu definieren.
Kurse sind in der Regel mit einer Reihe von Veranstaltungen verbunden, zu denen die Kursteilnehmer automatisch hinzugefügt werden. Diese Veranstaltungen werden festgelegt, nachdem die grundlegenden Kurseinstellungen erstellt wurden.
Gehe auf die Seite Kurse > Verwaltung und wähle die gewünschte Gruppe aus für die du einen Kurs erstellen möchtest.
Klicke auf Neuer Kurs.
Konfiguriere die Basis Daten. (erster Reiter):
Terminkategorie: Wähle die am besten geeignete Terminkategorie aus der Liste aus. Die Festlegung der richtigen Kategorie hilft beim Filtern und bei Statistiken.
Name
Ort: Du kannst hier manuell den Veranstaltungsort festlegen. Wenn keine Angabe gemacht wird, wird der Veranstaltungsort der Termine genutzt.
Dauer: Bestimme die Dauer deines Kurses. Du kannst manuell die Kursdauer festlegen. Wenn keine Angabe gemacht wird, werden die Zeiten der Termine angezeigt.
Beschreibung: Zusätzliche Anweisungen für die Teilnehmenden, z. B. zur Ausrüstung.
Trainer Du kannst hier den Trainer oder die Trainerin des Kurses hinzufügen und einstellen, ob dieser oder diese den Teilnehmenden des Kurses angezeigt werden soll. Zu diesem Zweck kann ausgewählt werden, wer in der jeweiligen Gruppe Adminrechte hat. Ein Mitglied, das sich für diesen Kurs anmeldet, sieht den Namen und die Kontaktdaten, sofern der Kursleiter oder die Kursleiterin dies in den eigenen Datenschutzeinstellungen zugelassen hat und die Einstellungen so vorgenommen wurden, dass die Kursleitenden für Teilnehmende sichtbar sind. Dadurch können Mitglieder die Trainerinnen und Trainer direkt kontaktieren, wenn sie bspw. zu spät kommen.
Die Trainerinnen und Trainer können in der Clubway Coach App die Veranstaltungen filtern, bei denen sie selbst als Kursleitende hinzugefügt wurden.
Der Verein kann auch in der Adminschnittstelle Veranstaltungen nach Trainern und Trainerinnen filtern.
Bild: Du kannst das Kursbild hinzufügen/ändern, indem du auf "ändern" klickst. Du kannst ein allgemeines Bild auswählen oder dein eigenes Bild von deinem Gerät hochladen. Das Bild wird auf der Kursseite für die Teilnehmer/innen angezeigt.
Interne Kommentare:
Du kannst eine interne Notiz hinzufügen, die nur für Verantwortliche und Trainer sichtbar ist (im Gegensatz zur Beschreibung). Zum Beispiel eine Anleitung für den Kursleiter zu den Übungen, die im Kurs durchgeführt werden sollen.
Konfiguriere die Einstellungen für Anmeldung und Sichtbarkeit (zweiter Reiter):
Anmeldung:
Wähle aus, wer sich für den Kurs anmelden darf:
Offen für alle: Jeder kann sich für den Kurs anmelden, z. B. für offene Kurse oder Sommerfreizeiten im Verein.
Für Gruppenmitglieder: Nur Mitglieder dieser Gruppe können sich einschreiben, z.B. für einen Auffrischungskurs.
Für ausgewählte Personen: Der Administrator kann festlegen, wer sich anmelden kann. Mitglieder, die sich einschreiben dürfen, müssen ausgewählt werden, indem ein Kurs eröffnet und sie als Teilnehmende hinzugefügt werden.
Keine Anmeldung
Sichtbarkeit: Lege fest, wie und für wen der erstellte Kurs sichtbar sein soll. Beachte, dass die Einschreibeoptionen im vorherigen Abschnitt eine (empfohlene) Standardoption für die Sichtbarkeit haben, die du auf Wunsch ändern kannst.
Öffentlich: Der Kurs ist für alle Clubway-Mitglieder sichtbar und im Internet frei zugänglich.
Verein: Der Kurs ist für alle Vereinsmitglieder sichtbar.
Gruppe: Der Kurs ist nur für die Mitglieder einer bestimmtem Gruppe sichtbar.
Ausgeblendet Der Kurs ist in den Listen nicht sichtbar, kann aber direkt über einen Link geteilt werden.
Zulässige Anmeldungsalternativen: Lege fest, ob das Mitglied auf die Veranstaltung mit "ja" und "nein" oder nur mit "ja" antworten kann. Eine Ja/Nein-Kombination ist z. B. für saisonale Anmeldungen nützlich, wenn du im Voraus Informationen darüber sammeln willst, wer in der nächsten Saison weitermachen wird.
Voreinstellung für Anmeldungen: Wenn sich ein Mitglied für einen Kurs anmeldet, wird es automatisch mit der von dir gewählten Standardanmeldung ("nimmt Teil",”nimmt nicht teil”,, "Keine Antwort") zu den Terminen des Kurses hinzugefügt. Wenn du "Keine Antwort" wählst, kann sich das Mitglied selbst für die Kursveranstaltungen anmelden. Wenn du “nimmt teil” wählst, setzt du vorraus, dass das mitgied bei all den Veranstaltungen dabei ist. Es kann sich zwar abmelden, muss dies aber manuell machen. Diese Funktion ist z.B. gut für Wettkampfsgruppen.
Zusätzliche Einstellungen: Kommentare erlauben in Form einen Chats
Teilnehmeranzahl:
Wenn du möchtest, kannst du ein Limit für die Anzahl der Teilnehmende festlegen. Das Limit kann entweder für alle gemeinsam oder nach Mitgliedschaftslevel festgelegt werden.
Wenn du die Teilnehmeranzahl nach Mitgliedschaftslevel festlegst, können sich nur Mitglieder mit einer der in der Liste ausgewählten Mitgliedschaftslevel für den Kurs anmelden. Beim Erstellen des Kurses kann zum Beispiel festgelegt werden, dass drei Trainer und 15 Spieler an der Veranstaltung teilnehmen können. Das bedeutet, dass die Trainer, die sich anmelden, den Spielern keine Plätze wegnehmen und umgekehrt.
Anmeldefrist: Gib an, wann die Kursanmeldung abläuft. Mitglieder können sich für einen Kurs anmelden, solange dieses Fenster geöffnet ist.
Bestätigung:
Lege fest, ob eine Bestätigungs-E-Mail an den Anmelder gesendet werden soll. Bei Kursanmeldungen ist es oft sinnvoll, die Bestätigung zu aktivieren.
Du kannst dabei zwischen der Clubway-Standardnachricht und einer eigenen, individuell erstellten Nachricht wählen.
Standard-Nachricht: Die "alte" eingespeicherte Nachricht wird verschickt.
Eigene Nachricht: Die E-Mail kann frei formuliert werden. Hierbei werden immer die Teilnahme-Informationen hinzugefügt und auch die Nummer auf der Warteliste wird im Falle einer Teilnehmer-Begrenzung in dieser E-Mail angegeben.
Über angemeldete Personen informieren: Wähle diese Funktion aus, wenn du über angemeldete Personen informiert werden möchtest.
Konfiguriere die Zahlungsoptionen (dritter Reiter):
Keine Zahlungen
Barzahlung: Wähle diese Option, wenn du das Geld nur am Veranstaltungsort einsammeln willst.
Rechnung: Es wird eine Rechnung erstellt und an das Mitglied geschickt, sobald es sich für den Kurs angemeldet hat.
Füge obligatorische Zahlungen (eine oder mehrere) und optionale Zahlungen hinzu (z. B. Lagerprodukt, Merch (Wettkampf-Shirts)), wähle das richtige Bankkonto und gib die Zahlungsfrist an.
Falls du das Zusatzmodul Karten hast (Klicke hier um über Karten zu erfahren), kannst du auch Produkte und Karten hinzufügen, die die Mitglieder brauchen, um bei dem Kurs mit dabei zu sein.
Definiere auf dem vierten Tab die Kommunikation nach dem Ende des Termins:
Keine Nachricht Nach dem Termin wird keine Nachricht an die Teilnehmenden gesendet.
Eigene Nachricht Die Vereinsverantwortlichen können eine Nachricht verfassen, die am Tag nach dem Termin an alle gesendet wird, die teilgenommen haben. Diese Funktion kann genutzt werden, um sich bei Teilnehmenden zu bedanken oder nach deren Feedback zu fragen (z. B. wie ihnen die Veranstaltung gefallen hat oder was verbessert werden könnte). Es können auch Anhänge beigefügt werden.
Klicke auf Speichern. Du kannst die Kursdetails auch nachträglich bearbeiten, indem du in der Kursliste auf das Drei-Punkte-Menü des betreffenden Kurses klickst und "Bearbeiten" wählst oder indem du den Kurs öffnest.
Beachte: Wenn du beim Speichern die Option "Mitglieder benachrichtigen" auswählst, wird eine Kursbenachrichtigung der Veränderung an die Mitglieder gesendet, die Zugriff auf die Veranstaltung haben.
Diese Option ist verfügbar, wenn eines der folgenden Felder im Formular bearbeitet wurde:
Start- und Endzeit
Ort der Veranstaltung
Name der Veranstaltung/des Kurses
Beschreibung
Start- und Endzeit der Anmeldung
Hinweis
Wenn dein Verein separate Zusatzfelder definiert hat, die an die Kursanmeldung angehängt werden können, kannst du sie auch bei der Erstellung des Kurses definieren (vierter Reiter).
Wenn keine zusätzlichen Felder definiert werden können, ist diese Registerkarte nicht sichtbar.
Hinweis
Wenn dein Verein den Zusatzdienst Produkte/Karten verwendet und du die Kursteilnahme auf diejenigen beschränken möchtest, die ein bestimmtes Produkt gekauft haben (z. B. können nur diejenigen an einem Gymnastikkurs teilnehmen, die eine 10er-Karte oder ein Produkt für die Frühjahrssaison gekauft haben), gibst du die in Frage kommenden Produkte auf der Registerkarte Zahlungen an).
Kopieren eines Kurses
Wenn du einen ähnlichen Kurs einfach nochmal haben willst, lohtn sich die Funktion "Kurs kopieren" Nehmen wir an, du hast einen Grundkurs 1 und willst jetzt einen Grundkurs 2 anbieten, dann lohnt es sich diesen Kurs einfach zu kopieren.
Um einen Kurs kopieren zu können, musst du erst zu dem Kurs gehen, den du kopieren möchtest.
Klicke auf die 3 Punkte und dann auf "kopieren"
Jetzt kannst du die Daten eintragen und den neuen Kurs erstellen
Füge Termine hinzu und fertig
Videoanleitung zum Kopieren eines Kurses
Mit nur wenigen Klicks kannst du einen bestehenden Kurs kopieren und Termine hinzufügen.
In diesem Video erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du das machen kannst.
Kurse in eine andere Gruppe verschieben
Bei der Erstellung eines Kurses sollte am Anfang darauf geachtet werden, dass oben links die richtige Gruppe für den Kurs ausgewählt wird, damit die richtigen Personengruppen und Mannschaften informiert werden. Falls dabei ein Fehler aufgetreten ist, kann der Kurs aber jederzeit in eine andere Gruppe verschoben werden. Wie das genau funktioniert, erfährst du im Folgenden:
Gehe zu Kurse > Verwaltung.
Öffne die für dich passendere Ansicht - die Zeitleiste oder Liste.
Wähle die betroffenen Kurse aus, indem du diese links mit dem Haken markierst.
Klicke auf "Funktion auswählen" und gehe anschließend auf "In Gruppe verschieben".
Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster. Oben links kannst du nun die Gruppe auswählen, der du die gewählten Kurse zuordnen möchtest.
Bestätige deine Einstellung mit einem Klick auf "Einer Gruppe zuordnen".
Die Kurse sind nun in der anderen Gruppe zu finden.
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