Kollektionen
Mit der Funktion "Kollektionen" können die Vereinsverantwortlichen ausgewählte oder automatisch aktualisierte Mitgliederlisten zur späteren Verwendung speichern. Die Verwendung einer Kollektion erleichtert und beschleunigt die Verwaltung eines Vereins, wenn ein Admin immer wiederkehrende Aufgaben für dieselbe Gruppe von Mitgliedern ausführen muss. Diese Aufgaben können sich auf die Kommunikation, die Rechnungsstellung, die Pflege der Mitgliederdaten und die Berichterstattung beziehen.
Die Kollektion enthält eine vorgefilterte und gespeicherte Mitgliederliste, auf die der Admin einfach und schnell zugreifen kann. Die Verantwortliche können die Kollektionen auch als Filterkriterien in den Mitgliederlisten verwenden.
Im Folgenden findest du Beispiele für verschiedene Kollektionen, die von einem Admin erstellt werden können:
Eine Kollektion aller Mitglieder des Vereins mit einer gültigen Mitgliedschaft.
Eine Kollektion von Personen, die die Vereinszeitschrift bzw. den Newsletter des Vereins erhalten möchten.
Eine Kollektion von Personen, die bald ihr 20-jähriges Vereinsjubiläum haben werden.
Eine Kollektion von Personen, die im laufenden Jahr ihren 50-jährigen Geburtstag haben.
Eine Kollektion von Personen, die die erforderliche Anzahl an Trainingsstunden für die nächste Gürtelprüfung haben.
Eine Kollektion der Personen, die die diesjährige Lizenzgebühr bezahlt haben.
Eine Kollektion von Personen, die aktiv an Trainingseinheiten teilnehmen, aber den Mitgliedsbeitrag nicht bezahlt haben.
Die Kollektion kann auch mit anderen Vereinsverantwortlichen geteilt werden, die die gleichen Zugriffsrechte auf das System haben.
Erstellung und Einstellungen
Gehe zu Mitglieder > Kollektionen und wähle die Gruppe aus, die du aktivieren möchtest.
Klicke auf "+Neue Kollektion". Basisdaten-Tab Füge einen Kollektionsnamen hinzu und lege die Sichtbarkeit der Kollektion fest.
Privat: Nur der Ersteller der Kollektion kann auf die Kollektion zugreifen.
Freigegeben: Vereinsverantwortliche, die Zugang zu der Gruppe haben, in der die Kollektion gespeichert ist, können auf die Kollektion zugreifen.
Einstellungen-Tab Stelle unter "Mitglieder automatisch aktualisieren" ein, wie die Mitglieder zu der Kollektion hinzugefügt werden.
Ja: Die Mitglieder der Kollektion werden automatisch täglich gemäß den Filterkriterien aktualisiert. Aktiviere hierfür die gewünschten Filter.
Nein: Die Mitglieder werden der Kollektion manuell hinzugefügt.
Lege fest, ob automatisch ein Bericht erstellt werden soll. Wenn hier die Option "Ja" ausgewählt wird, wird der Bericht automatisch am letzten Tag des Monats erstellt.
Auf "Bestätigen" klicken.
Videoanleitung zur Erstellung von Kollektionen
Manuelles Hinzufügen von Mitgliedern zur Kollektion
Du kannst Personen wie folgt manuell zur Kollektion hinzufügen.
Öffne die gewünschte Kollektion.
Klicke auf "+Mitglieder hinzufügen".
Wähle die Mitglieder, die du hinzufügen möchtest, indem du die Kästchen ankreuzt und auf die Schaltfläche "Auswählen" klickst.
Manuell hinzugefügte Mitglieder werden nicht automatisch aktualisiert. Ein manuell hinzugefügtes Mitglied wird nur dann aus der Kollektion entfernt, wenn das Mitglied aktiv vom Admin aus der Kollektion herausgenommen wird, das Konto des Mitglieds in das Archiv verschoben oder das Konto des Mitglieds aus dem System gelöscht wird.
Kollektionen bearbeiten
Öffne die Kollektion, die du bearbeiten möchtest.
Klicke auf "Kollektion bearbeiten".
Nimm Änderungen in den "Basisinformationen und Einstellungen" vor und klicke auf "Bestätigen".
Entfernen von Mitgliedern
Gehe zu Mitglieder > Kollektionen.
Klicke auf die drei Punkte neben der Kollektion, die du löschen möchtest.
Klicke auf "Löschen".
Änderungen an Kollektionen einsehen
Um bei allen Kollektionen auf dem neuesten Stand zu bleiben, können über den Reiter "Änderungen" sämtliche Updates der jeweiligen Kollektion eingesehen werden. Dazu muss lediglich die entsprechende Kollektion aufgerufen werden und im Anschluss der Reiter "Änderungen" geöffnet werden. In der folgenden Übersicht kann genau eingesehen werden, wann welches Mitglied automatisch oder manuell hinzugefügt oder entfernt wurde.
Berichterstellung auf Grundlage von Kollektionen
Die Kollektionen können ebenfalls bei der Erstellung von Berichten von Nutzen sein, um z. B. die Erstellung von Mitgliedermeldungen zu erleichtern. Die Admins können Meldekategorien erstellen, auf Grundlage derer automatisch oder manuell Berichte für die jeweilige Kollektion erstellt werden können. Die Berichte gruppieren die Mitglieder nach den entsprechenden Meldekategorien und zeigen die Mitgliederzahl, das Geschlecht, das Alter und die Verteilung der Mitglieder auf die Geburtsjahre an. Berichte können in eine Excel-Datei oder für Clubway in das DOSB-XML-Format exportiert werden.
Wenn in den Einstellungen die Option "Bericht automatisch erstellen" aktiviert wurde, wird automatisch am letzten Tag des Monats ein Bericht erstellt. Die Berichterstellung kann aber auch jederzeit manuell eingeleitet werden, indem der Reiter "Berichte" geöffnet und auf den Button "+Bericht erstellen" geklickt wird.
Erstellung des DOSB-XML-Format
Dieses Format kannst du verwenden, um eine Mitgliedermeldung Bestandserhebung zu generieren.
Hierfür müssen zuerst Meldekategorien erstellt werden.
Gehe zu Einstellungen > Gruppen > Meldekategorien.
Klicke auf "Neue Meldekategorie".
Fülle "Name" und "Nummer" aus. (Die Nummer für die Sportart findet du z.B. hier: DOSB)
Im nächsten Schritt müssen die unterschiedlichen Meldekategorien, den Clubway Gruppen zugeordnet werden.
Gehe zu Einstellungen > Gruppen.
Klicke auf die Gruppe, der du die Meldekategorie zuordnen möchtest. z.B. Schwimmen (Meldekategorie) wird der Schwimmen U18 Gruppe zugefügt.
Wähle die passende Meldekategorie aus und Klicke auf Speichern.
Videoanleitung zu dem Hinzufügen der Meldekategorien
Jetzt kannst du einen Bericht erstellen und diesen entweder in Excel oder in einem DOSB-XML Format exportieren.
Gehe zu Mitglieder > Kollektionen.
Klicke auf die Kollektion, von der du einen Bericht erstellen willst.
Klicke auf Berichte.
Klicke auf "+ Berich erstellen".
Nachdem der Bericht erstellt wurde, klicke auf den Bericht und dann auf "in Datei exportieren".
Hier kannst du wählen zwischen "Excel" und "XML (SV-LSB)".
Wenn das "XML (SV-LSB)" Format ausgewählt wird, müssen der offizielle Name und die offizielle Kennung des Vereins ausgefüllt werden.
Wenn diese Fehlermeldung bei dem Versuch zu exportieren auftritt: "Die Auswahl enthält Berichte, für deren Zeilen keine Meldekategorien oder Codes definiert sind. Diese Berichte können nicht in eine Datei exportiert werden."
Dann erstelle zuerst Meldekategorien und füge diese den Gruppen hinzu.
Videoanleitung zur Erstellung der Bestandserhebungen mit dem DOSB Format
Verwendung von Kollektionen in Filtern
Kollektionen können bei allen Mitgliedersuchen als Filterkriterium verwendet werden, vorausgesetzt, der Benutzer hat Zugriff auf die Kollektion.
Beispiel:
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung.
Klicke auf "Filter hinzufügen" in Mitglieder > Kollektion.
Wähle die gewünschten Kollektionen zum Filtern der Mitgliederliste aus.
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