Überfällige Rechnungen

Auf der Mitgliedsseite werden dem Mitglied alle eigenen Rechnungen angezeigt, die noch nicht bezahlt wurden. Vereinsverantwortliche können säumige Mitglieder bei Bedarf per E-Mail, durch erneutes Senden der Rechnung oder mittels einer separaten Mahnungsnachricht, an die die Rechnung angefügt wird, an die Zahlung erinnern. Der Verein kann zudem festlegen, ob bei überfälligen Rechnungen automatisch eine Erinnerungsnachricht verschickt werden soll oder bei Bedarf auch die Rechnungen im Namen des Vereins einziehen.

Rechnung erneut senden

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und wähle die gewünschte Gruppe.

2. Filtere die Rechnungen nach dem Status „Fällige“.

3. Wenn du die Spalten und „Verspätet“ und „Gesendet (Male)“ einblendest, siehst du, um wie viele Tage die Rechnung verspätet ist und wie oft sie dem Empfänger bereits gesendet wurde.

4. Markiere in der linken Tabellenspalte die Rechnungen, deren Empfängern du eine Erinnerung senden möchtest.

5. Wähle die Aktion „Zustellen“ und bestätige den Versand im nächsten Fenster.

Automatische Mahnungen für überfällige Rechnungen

1. Gehe zu Einstellungen > Finanzen.

2. Wähle unter dem Reiter "Einstellungen für Zahlungserinnerung" die Option "Bearbeiten".

3. Setze die Automatische Zahlungserinnerung auf "Ja".

4. Wähle unter "Versand der Zahlungserinnerung", wann die Erinnerungsnachricht gesendet werden soll. Du kannst eine Frist zwischen 5 und 14 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum wählen. Wenn der Verein über den Zusatzdienst Debitorenmanagement verfügt, wird Visma Finacial die Rechnung ab diesem Zeitpunkt weiterverfolgen.

5. Gib die gewünschte Standardnachricht in das Feld "Begleittext für Zahlungserinnerung" ein. Diese Nachricht wird als Rechnungsreferenz automatisch an alle ausgewählten Rechnungen gesendet, die angemahnt wurden.

Manuelle Mahnungen für überfällige Rechnungen

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und wähle die gewünschte Gruppe aus.

2. Wähle über den Filter zunächst den "Rechnungsstatus" und anschließend die Präzisierung "überfällige" aus.

3. Füge in der Tabelle über das Zahnrad auf der linken Seite die Spalten "Verspätet (Tage)" und "Gesendet (Mal)" hinzu, um zu sehen, wie viele Tage die Rechnung überfällig ist und wie oft die Rechnung an den Empfänger gesendet wurde.

4. Wähle in der linken Spalte der Tabelle die Rechnungen aus, für die Du eine Mahnung senden möchtest.

5. Wähle die Funktion "Zahlungserinnerung senden".

6. In dem Feld "Begleittext für Zahlungserinnerungen" kannst du die Nachricht eingeben, um die Mahnungsrechnung zu versenden und die Rechnungen einzureichen. Standardmäßig wird die Nachricht für den automatischen Versand der Mahnungsrechnung bereitgestellt.

Hinweis

Die Originalrechnung mit dem ursprünglichen Betrag und dem Fälligkeitsdatum wird mit der Mahnung an den Empfänger gesendet. Wenn der Verein eine Zahlungserinnerung hat, werden Mahnungen und eventuelle Einziehungsmaßnahmen automatisch im Namen des Vereins durchgeführt.

Fehlermeldungen beim Senden der Rechnung

Falls beim Senden der Rechnung eine Fehlermeldung neben einem Empfängernamen erscheint, sind dessen Informationen unvollständig.

Zeige mit der Maus auf den Namen, um herauszufinden, wo das Problem liegt. Rote Fehlermeldung: Die ausgewählten Rechnungen können nicht gesendet werden. Mögliche Ursachen:

• Rechnung ist noch nicht veröffentlicht

• Rechnung wurde gutgeschrieben

• Rechnung wurde bereits geschlossen

• Rechnung hat keinen Empfänger

• Mitglied hat keine Zustellungsart (E-Mail, eInvoicing) für Rechnungen definiert

Separate E-Mail senden

1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen und wähle die gewünschte Gruppe.

2. Filtere die Rechnungen nach dem Status „Fällige“.

3. Wenn du die Spalten und „Verspätet“ und „Gesendet (Male)“ einblendest, siehst du, um wie viele Tage die Rechnung verspätet ist und wie oft sie dem Empfänger bereits gesendet wurde.

4. Markiere in der linken Tabellenspalte die Rechnungen, deren Empfängern du die Erinnerungsmail senden möchtest.

5. Wähle die Aktion „Mitteilung senden“.

6. Formuliere die Mitteilung und klicke auf „Senden“.