Import von Terminen
Mithilfe einer Excel-Datei können mehrere Termine mit einem Mal in die Software importiert werden. Hierfür wird eine Excel-Datei mit den essentiellen Daten benötigt, die im Anschluss direkt in die Software hochgeladen wird. Das funktioniert wie folgt:
Erstelle eine Excel-Datei mit den zu importierenden Veranstaltungen oder exportiere diese aus einem anderen System.
Bearbeite die Excel-Datei so, dass die erforderlichen Spaltenüberschriften vorhanden sind und die Namen der Gruppen, Kategorien und Veranstaltungsorte mit denen in Clubway übereinstimmen (lese hierzu den unten folgenden Absatz "Verfügbare Felder").
Gehe in der Verwaltungsoberfläche auf Termine > Termine Importieren.
Klicke auf "Termine Importieren" und wähle die zu importierende Datei aus.
Überprüfe, ob alle Informationen korrekt eingelesen wurden und bearbeite die entsprechenden Felder bei Bedarf.
Klicke auf "Senden".
Hinweis
Damit beim Import keine Fehler auftreten, kannst du vorher unter Termine > Termine importieren mithilfe der entsprechenden Schaltfläche eine Beispieldatei herunterladen. Diese zeigt, welches Format die Excel-Datei haben sollte, damit die Termine korrekt generiert werden können. Hier findest du mehr Informationen zur Beispieldatei.
Verfügbare Felder
Es gibt bestimmte Felder, die für den Import von Ereignissen verwendet werden können. Bei der Erstellung gibt es in der Software Übereinstimmungen für fast alle Überschriften und Werte. Es reicht dabei aus, dass die Zelle die genannte Zeichenfolge an einer beliebigen Stelle des Textes enthält (z. B. "Nur für ausgewählte Mitglieder" würde "ausgewählt" entsprechen). Bei der Zuordnung wird die Groß- und Kleinschreibung nicht beachtet, sodass es keine Rolle spielt, ob der Text groß oder klein geschrieben ist.
Name des Termins: Dieses Feld ist erforderlich. Die Kopfzeile sollte "Name" lauten.
Name der Gruppe: Dieses Feld ist erforderlich und muss in der Bezeichnung mit einer bestehenden Gruppe übereinstimmen. Die Kopfzeile sollte "Gruppe" lauten.
Name der Terminkategorie: Das Feld muss mit einer bestehenden Terminkategorie übereinstimmen. Die Kopfzeile sollte "Terminkategorie" lauten.
Name des Veranstaltungsortes: Die Bezeichnung muss mit einem bestehenden Veranstaltungsort übereinstimmen. Die Kopfzeile sollte "Veranstaltungsort" lauten.
Beschreibung: Die Kopfzeile sollte "Beschreibung" lauten.
Anmeldung: Die Kopfzeile sollte "Anmeldung" lauten. Für die Anmeldung kann einer der vier folgenden Werte eingetragen werden:
Keine Anmeldung
Für ausgewählte Mitglieder
Offen für alle
Gruppe: Automatisch gewählter Wert. Dieser kann genutzt werden, wenn keine der oberen Optionen passt.
Sichtbarkeit: Die Kopfzeile sollte "Sichtbarkeit" lauten. Für die Sichtbarkeit kann einer der vier folgenden Werte eingetragen werden:
Ausgeblendet
Verein
Öffentlich
Gruppe: Automatisch gewählter Wert. Dieser kann genutzt werden, wenn keine der oberen Optionen passt.
Kennung: Hierbei handelt es sich um einen Identifikator aus einem anderen System. Dieser wird für mögliche Aktualisierungen bei späteren Importen verwendet. Die Kopfzeile sollte "Identifikator" lauten oder mit "ID" beginnen.
Zeitfelder: Start- und Endzeiten können auf verschiedene Weise importiert werden: Über Datumsspalten mit separaten Zeitspalten, über Spalten für Start- und Endzeiten oder über die Startzeit und die Dauer.
Datum: In dieses Feld darf nur der Datumswert eingetragen werden (z. B. 24.12.2023, 2024-01-15). Die Zeit muss in eine andere Zelle eingetragen werden.
Beginn/Startzeit: Dies kann eine normale Uhrzeit sein, wenn das Datum bereits festgelegt wurde (z. B. 13:45). Es kann aber auch das Datum und die Uhrzeit enthalten (z. B. 24.12.2023 13:45).
Ende/Endzeit: Dies kann eine normale Uhrzeit sein, wenn das Datum bereits festgelegt wurde (z. B. 15:15). Es kann aber auch das Datum und die Uhrzeit enthalten (z. B. 24.12.2023 15:15).
Dauer: Die Dauer des Termins in Minuten. Das Feld benötigt die Startzeit und berechnet anschließend die Endzeit automatisch.
Termine mit externer Kennung
Termine aus einem anderen System können eine eigene Kennung haben. Diese ID kann verwendet werden, um bereits importierte Veranstaltungen in Clubway zu aktualisieren.
Bearbeitung
Nachdem die Excel-Datei hochgeladen wurde, können die gelesenen Zeilen überprüft und bei Bedarf geändert bzw. angepasst werden.
In der Statusspalte wird angezeigt, ob beim Import Probleme aufgetreten sind. Wenn du mit der rechten Maustaste auf die Zeile klickst und "Fehler anzeigen" wählst, erhältst du weitere Informationen zu den Fehlern.
Änderungen können sowohl für einzelne Zeilen als auch für mehrere Zeilen gleichzeitig vorgenommen werden. Wenn du z. B. alle Zeilen in dieselbe Gruppe einordnen möchtest, ist es am einfachsten, eine Massenaktion durchzuführen, und wenn du die Anfangs- und Endzeiten ändern möchtest, solltest du dies für jeweils eine Zeile tun.
In Termine importieren
Wenn alles fertig ist, können die Zeilen in Ereignisse importiert werden. Mit der Schaltfläche "Als Termine importieren" werden Termine für alle Zeilen erstellt, die keine Fehler aufweisen.
Du kannst auch die Zeilen auswählen, die du importieren möchtest. Die übrigen Zeilen können später importiert werden.
Importierte Termine anzeigen
Nachdem die Termine importiert wurden, können sie geöffnet werden, indem die Zeilen ausgewählt und die Massenaktion 'Termine öffnen' verwendet wird. Das Anzeigen von mehreren Ereignissen ist nur möglich, wenn das Mitglied eine Rolle in der Hauptgruppe hat.
Dasselbe gilt für einzelne Zeilen, wenn man dort auf auf den Link zum Anzeigen des jeweiligen Termins in der Spalte "Zu ändernder Termin" klickt.
Wenn die Zeile eine externe ID hat und es bereits ein Ereignis für diese Kennung gibt, verweist der Link auf das Ereignis, noch bevor es importiert wird.
Erzeugen einer Beispieldatei
Auf der Seite für den Ereignisimport (zu erreichen unter Termine > Termine importieren ODER Termine > Verwaltung > Von Datei importieren) gibt es die Schaltfläche 'Beispieldatei herunterladen'. Damit werden einige Beispielzeilen aus den vereinseigenen Daten von bereits existierenden Terminen generiert.
Dabei werden zufällige Gruppen, zu denen die Mitglieder Zugang haben, zufällige Veranstaltungskategorien und -orte und zufällige Zeiten ausgewählt und zusammengestellt. Dies sollte das Ändern anderer Excel-Dateien erleichtern, damit diese die richtigen Überschriften und Inhalte haben.
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