Einführung
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Vereinsverantwortlicher
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Die folgenden Anweisungen richten sich an Verantwortungspersonen des Vereins, die Zugriff auf die Administrationsschnittstelle und die Clubway Coach-App haben. Sie erleichtern den Einstieg in Clubway, helfen beim Definieren der vereinsspezifischen Einstellungen (Administrator) und erläutern Funktionen, Optionen und die verfügbaren Clubway-Zusatzmodule.
Vereinsverantwortliche (Angestellte, Vorstandsmitglieder, Mannschaftsleiter, Trainer, Kursveranstalter, Kassenwarte usw.) können über die Administrationsschnittstelle beispielsweise folgende Aufgaben erledigen:
Mitgliederverwaltung und Aktualisierung der Mitgliederliste
Rechnungen, Zahlungsverfolgung und Finanzverwaltung
Terminmanagement (Terminerstellung und Anwesenheitskontrolle)
Kommunikation (E-Mails und andere Benachrichtigungen)
Über das Menü am linken Rand findest du die übergeordneten Hilfethemen. Wähle aus dem jeweiligen Dropdown-Menü das gewünschte Unterthema. Am rechten Rand der Hilfeseite siehst du Kapitelüberschriften und Struktur. Durch Anklicken einer Überschrift gelangst du direkt zum gesuchten Thema.
Am unteren Seitenrand kannst du jeweils zur vorigen und nächsten Seite blättern.
Falls du auf den Hilfeseiten keine Antwort auf deine Frage(n) findest, solltest du den Clubway-Administrator des Vereins fragen. Der Administrator hat beispielsweise direkten Zugriff auf die vereinsspezifischen Einstellungen.
Falls du selbst Administrator bist und/oder es sich um ein technisches Problem handelt, wende dich bitte an support@myclub.de.
Zu beachten ist, dass Rolle und Mitgliedschaftslevel zwei unterschiedliche Konzepte sind. Auch wenn beispielsweise dein **Mitgliedschaftslevel „Coach“ ** lautet, brauchst du zusätzlich die Rolle „Coach“, um auf die Administrationsschnittstelle zugreifen zu können.
Immer mal wieder müssen Termine und Kurse z.B. aufgrund von Schulferien oder Vereinsexkursionen unterbrochen werden. Wenn einzelne Termine einfach entfernt werden, wird die Terminkette unterbrochen, wodurch Fehler für nach der Pause folgende Termine auftreten können. Wir empfehlen daher, ebendiese Termine, die während einer Pause stattgefunden hätten, bestehen zu lassen und eindeutig umzubenennen. Mit einem eindeutigen Namen wie beispielsweise "ENTFÄLLT" oder "KEIN TRAINING" können Mitglieder direkt auf den ersten Blick erkennen, dass der aktuelle Termin nicht stattfindet.
Falls zwei Mannschaften des Vereins gelegentlich gemeinsam trainieren, kann der Administrator sie zwecks Vereinfachung des Terminmanagements als Untergruppe zusammenfassen.
Die gemeinsamen Trainingstermine werden für die Kombigruppe „Jungen 2010 & 2011“ erstellt. Ansonsten bleiben die beiden Mannschaften separate Untergruppen (Jungen 2010 bzw. Jungen 2011) mit jeweils eigenem Terminkalender, Rechnungswesen usw., wodurch auch den Eltern unnötige Kalendervermerke erspart bleiben.
Der Administrator legt in den fest, ob Gruppenmitglieder gegenseitig ihre Kontaktinformationen sehen können. Welche Kontaktinformationen tatsächlich für andere sichtbar sind, wird vom Mitglied selbst in seinen festgelegt.
Die Mitglieder aktualisieren ihre Daten in der Regel selbst, was den Vereinsverantwortlichen Zeit und Mühe spart. Über die Administrationsschnittstelle kannst du aber auch in der Mitgliederliste auf den Namen der gewünschten Person klicken, um deren .
Falls sich Rechnungsinformationen des Vereins (z. B. E-Mail-Adresse des Kassenwarts) ändern, können sie in den aktualisiert werden. Auf derselben Seite kannst du auch eure Zahlungsinformationen bearbeiten.
Vereinsmitglieder mit besonderen Verantwortungsbereichen erhalten in Clubway entsprechende Rollen (Schatzmeister, Coach, Assistent), die mit erweiterten Zugriffsrechten verbunden sind. Die Zuweisung wird vom Administrator über vorgenommen.
Falls du einen Termin für eine bestimmte Gruppe von Mitgliedern erstellt hast, diese ihn aber nicht sehen können, prüfe, ob du ihn für die richtige Gruppe definiert hast (Änderung über Gruppen-Navigator links oben). Vergewissere dich auch, dass die richtigen gewählt sind und die Möglichkeit zur Anmeldung aktiviert wurde.
Falls für einen Termin besondere Teilnehmerinformationen erforderlich sind, können dem Anmeldeformular entsprechende hinzugefügt werden. Diese Informationen werden nach Ablauf eines vordefinierten Zeitraums automatisch gelöscht. Beispielsweise kannst du über ein Zusatzfeld die Teilnehmenden an einer Turnierreise nach möglichen Allergien fragen.
Auch für die Verwaltung von Partnern und Mannschaften (einschließlich Rechnungswesen) werden Mitgliedskonten genutzt. (ggf. ohne Login-Möglichkeit) und sende die Rechnungen in gleicher Weise wie an reguläre Mitglieder.