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Buchhaltung

Systematische Finanzverwaltung ohne Kopfzerbrechen
Buchhaltung ist ein Muss für Sportvereine, aber sie muss nicht schlecht sein oder zu viel Arbeit machen. Das Zusatzmodul Buchhaltung unterstützt die Finanzverantwortlichen bei der Buchhaltung und reduziert die Zahl der grauen Haare auf ein Minimum!
Die Finanzen deines Vereins bleiben in Ordnung und die Vereinsführung hat immer einen klaren und aktuellen Überblick über die finanzielle Situation. Zahlungen und ausstehende Rechnungen können einfach erstellt und in zusammengefasster Form an die Buchhaltung geschickt werden – die kostengünstigste Option für Vereine. Die Berichte sind zuverlässig und genau – niemand kann Rechnungen nach der Veröffentlichung rückwirkend ändern.

Aktivierung und Einstellungen

  1. 1.
    Bestelle das Buchhaltung-Zusatzmodul unter dem Menüpunkt Zusatzmodule
  2. 2.
    Im Grundeinstellungen-Reiter
    • Wähle den Buchhaltungstyp (entweder Zahlungs- oder Rechnungsbasiert)
    • Definiere das Standard-Sollkonto (Vorgabewert 1700)
      • Dieses Konto wird für alle Bankkonten verwendet, die kein eigenes Buchhaltungskonto definiert haben
    • Definiere das Standard-Habenkonto (Vorgabewert 3000)
      • Dieses Konto wird für alle Rechnungskategorien verwendet, die kein eigenes Buchhaltungskonto definiert haben
    • Definiere das Forderungsausfallkonto (Vorgabewert 8700, wird nur bei rechnungsbasierter Buchhaltung verwendet)
    • Definiere das Forderungskonto (Vorgabewert 1700, wird nur bei rechnungsbasierter Buchhaltung verwendet)
    • Wähle, ob die Buchhaltungsunterlagen automatisch erstellt werden
      • Wähle das Intervall (entweder monatlich oder wöchentlich)
      • Wähle den Erstellungstag (bei monatlicher Erstellung, werden die Unterlagen an diesem Tag für den Vormonat erstellt).
  3. 3.
    Im Kostenstellen-Reiter können die Grundeinstellungen für Kostenstellen vorgenommen werden
    • Eine Kostenstelle kann auf Grundlage der Gruppe oder Rechnungskategorie festgelegt werden
    • Der Name der Kostenstelle muss eindeutig sein
    • Wähle, wie der Wert der Kostenstelle ermittelt wird
      • Manuell: für jede Gruppe oder Rechnungskategorie muss manuell ein Wert festgelegt werden
      • Automatisch: der Wert wird automatisch von der Gruppe oder Rechnungskategorie übernommen. Bei Bedarf kann dieser Wert aber auch manuell überschrieben werden.
  4. 4.
    Im Buchhaltungskonten-Reiter können die einzelnen Buchhaltungskonten und Werte für Kostenstellen festgelegt werden
    • Definiere die gewünschten Buchhaltungskonten für die Rechnungskategorien und Bankkonten
    • Es können auch eigene Buchhaltungskonten für Zahlungsarten festgelegt werden (z. B. für Barzahlungen, Gutscheine)
    • Wenn du Kostenstellen definiert hast, kannst du hier die Werte für die einzelnen Gruppen und Rechnungskategorien festlegen.

Buchhaltungsunterlagen

Erstellung und Übertragung

Die Unterlagen werden automatisch erstellt, wenn du dies in den Einstellungen ausgewählt hast. Es ist auch möglich, Unterlagen manuell für einen frei wählbaren Zeitraum (maximal 1 Jahr) zu erstellen. Die manuelle Erstellung der Unterlagen erfolgt über Finanzen > Buchhaltung > Neue Buchhaltungsunterlagen.
Die Unterlagen können in eine Excel-Datei exportiert werden, um dann in einer Buchhaltungssoftware weiterverwendet zu werden.

Rechnungsbasierte Buchhaltung

In den Unterlagen werden alle Rechnungen berücksichtigt, deren Buchungsdatum im Berichtszeitraum liegt. Zusätzlich werden alle Zahlungen, Forderungsausfälle und Gutschriften im Berichtszeitraum berücksichtigt. Die Rechnungen werden nach Sollkonto, Habenkonto, MwSt % und Kostenstelle aufgeschlüsselt. Für die Zahlungen erfolgt eine Aufschlüsselung nach Soll- und Habenkonto.
Beispiel
Der Verein hat das Konto 1700 als Forderungskonto definiert. Für das Bankkonto ist das Buchhaltungskonto 1901 festgelegt. Für die Rechnungskategorie Mitgliedsbeiträge ist das Konto 3001 und für Ausrüstung das Konto 3002 definiert.
Der Verein hat die Kostenstelle Gruppe definiert, die den Wert direkt von der Gruppe erhält.
Der Verein erstellt Rechnungen für 5 Mitglieder der Gruppe C-Junioren. Auf den Rechnungen sind jeweils 2 Zeilen, Jahresbeitrag 50 € (Mitgliedsbeiträge) und T-Shirt 25 € (Ausrüstung).
Ein Mitglied bezahlt die Rechnung sofort, die anderen Rechnung sind zum Zeitpunkt der Unterlagenerstellung noch offen.
Der Inhalt der Unterlagen ist wie folgt:
Summe | Sollkonto | Habenkonto | Konstenstelle - Gruppe
-------|-----------|------------|-----------------------
250 € | 1700 | 3001 | C-Junioren
125 € | 1700 | 3002 | C-Junioren
75 € | 1901 | 1700 |

Zahlungsbasierte Buchhaltung

In den Unterlagen werden alle Zahlungen berücksichtigt, deren Buchungsdatum im Berichtszeitraum liegt. Als Sollkonto wird das Buchhaltungskonto der Zahlungsart oder des Bankkontos verwendet, das Habenkonto richtet sich nach der Rechnungskategorie.
Beispiel
Der Verein hat das Konto 1700 als Forderungskonto definiert. Für das Bankkonto ist das Buchhaltungskonto 1901 festgelegt und für Barzahlung das Buchhaltungskonto 1950. Für die Rechnungskategorie Mitgliedsbeiträge ist das Konto 3001 und für Ausrüstung das Konto 3002 definiert.
Der Verein hat die Kostenstelle Gruppe definiert, die den Wert direkt von der Gruppe erhält.
Der Verein erstellt Rechnungen für 5 Mitglieder der Gruppe C-Junioren. Auf den Rechnungen sind jeweils 2 Zeilen, Jahresbeitrag 50 € (Mitgliedsbeiträge) und T-Shirt 25 € (Ausrüstung).
Vier Mitglieder bezahlen die Rechnung sofort (einer davon in bar), die fünfte Rechnung ist zum Zeitpunkt der Unterlagenerstellung noch offen.
Der Inhalt der Unterlagen ist wie folgt:
Summe | Sollkonto | Habenkonto | Konstenstelle - Gruppe
-------|-----------|------------|-----------------------
150 € | 1901 | 3001 | C-Junioren
75 € | 1901 | 3002 | C-Junioren
50 € | 1950 | 3001 | C-Junioren
25 € | 1950 | 3002 | C-Junioren

Gutschriften

Detaillierte Anweisung zum Erstellen von Gutschriften findest du hier

Rechnungsbasierte Buchhaltung

Gutschriften werden normal, als Rechnung erstellt, haben aber eine negative Summe.
Beispiel
Die Summe der urspünglichen Rechnung ist 50 €, und dafür wurde autmatisch eine Forderung von 50 € erfasst. Wenn die Gutschrift erstellt wird, wir eine Forderung von -50 € erfasst, die Forderungen sind also insgesamt 0 €
Wenn das Mitglied bereits eine Zahlung für die gutgeschriebene Rechnung geleistet hat, wird die Rechnung als "zuviel bezahlt" ausgewiesen. In diesem Fall wird der überschüssige Betrag an das Mitglied zurücküberwiesen, und auf der Rechnung als negative Zahlung erfasst.

Zahlungsbasierte Buchhaltung

Gutschriften selbst werden nicht berücksichtigt, falls noch keine Zahlung für die Rechnung vorgenommen wurde. Falls die Rechnung bereits bezahlt wurde, wird eine negative Zahlung für ursprüngliche Rechnung erfasst.

Offenen Rechnungen zum Stichtag

Unter Finanzen > Buchhaltung > Offenen Rechnungen kannst du überprüfen, welche Rechnungen zu einem gewählten Datum offen waren. Die Rechnungen können nach verschiedenen Kriterien gruppiert werden und du kannst die Daten auch als Excel-Datei exportieren.