Benutzung

Aktivierung

1. Gehe zu Einstellungen > Zusatzmodule > Karten und klicke auf „Dienst erwerben“. Der Service ist sofort nutzbar.

2. Gehe zu Karten > Einstellungen und definiere die standardmäßigen Rechnungsinformationen für die Kartenprodukte:

   • Rechnungskonto für Kartenprodukt Gib hier das Vereinskonto an, auf dem die Einkünfte aus Kartenverkäufen verbucht werden.

   • Gruppenzugehörigkeit des Kartenprodukts Definiere die Gruppe, der die Rechnung zugeordnet werden soll.

   • Zahlungsfrist für das Kartenprodukt Lege hier die Zahlungsfrist für die Kartenbestellungen fest.

   • Rechnungskategorie des Kartenprodukts Ordne die Karte der gewünschten Rechnungskategorie zu.

   • Anweisungen für Mitglieder Hier kannst du bei Bedarf Anweisungen zum Kartenkauf formulieren.

   • Gruppenmitgliedschaft erforderlich Falls diese Option angekreuzt ist, kann die Karte nur von Mitgliedern erworben werden, die mindestens einer Gruppe innerhalb des Vereins angehören.

3. Gehe zu Karten > Produktgruppen und ordne den Kartenprodukten die gewünschten Produktgruppen zu. Diese helfen bei der Gruppierung der Nutzungsinformationen in der Berichterstattung. Mögliche Gruppen sind beispielsweise Saisonkarten, Einzelkarten usw.

4. Gehe zu Karten > Produkte, um zusätzliche Kartenprodukte zu ergänzen („Neues Produkt“).

5. Definiere die Einstellungen der einzelnen Kartenprodukte:

   • Name Gib dem Produkt einen beschreibenden, verkaufsfördernden Namen.

   • Status Gib hier an, ob das Produkt derzeit im Verkauf ist oder nicht.

   • Produktgruppe Wähle die zutreffende Produktgruppe aus.

   • Gültigkeitsdauer Du kannst die Gültigkeitsdauer als bestimmten Zeitraum (z.B. Frühjahrssaison) oder Anzahl von Tagen definieren (z.B. 90 Tage).

   • Nutzungseinheiten Hier kannst du festlegen, zu wie vielen Nutzungen die Karte berechtigt (z.B. 10).

   • Rechnungen Definiere hier die Rechnungseinstellungen (sofern es sich nicht um ein kostenloses Produkt handelt).

Beispiele für Kartenprodukte

Nachfolgend findest du einige Beispiele für in Sportvereinen gängige Kartenprodukte und deren typische Einstellungen.

Zehnerkarte – begrenzte Anzahl von Besuchen

• Name 10er-Karte

• Status In Verwendung

• Produktgruppe z.B. Serienkarten

• Gültig ab Ausstellungsdatum 365 Tage

• Nutzungseinheiten Begrenzt – 10 Stk

• Rechnungen Kostenpflichtig

Gutschrift für eine ausgefallene Stunde

• Name Einzelgutschrift

• Status In Verwendung

• Produktgruppe z.B. Serienkarten

• Gültig ab Ausstellungsdatum 180 Tage

• Nutzungseinheiten Begrenzt – 1 Stk

• Rechnungen Keine Zahlungen

Saisonkarte

• Name Saisonkarte Frühjahr 2021

• Status In Verwendung

• Produktgruppe z.B. Saisonkarten

• Gültigkeitsdauer Gültigkeitszeitraum

• Ab 1.1.2021

• Bis 31.5.2021

• Nutzungseinheiten Unbegrenzt

• Rechnungen Kostenpflichtig

Zeitkarte für einige Monate

• Name Hanteltraining 3 Monate

• Status In Verwendung

• Produktgruppe z.B. Saisonkarten

• Gültig ab Ausstellungsdatum 90 Tage

• Nutzungseinheiten Unbegrenzt

• Rechnungen Kostenpflichtig

Verwaltung und Ausstellung der Karten

Karten können einzeln oder an mehrere Mitglieder gleichzeitig ausgestellt werden:

1. Gehe zu Karten > Verwaltung und klicke auf „Karten ausgeben“.

2. Wähle Kartenempfänger und -produkt aus.

3. Definiere gegebenenfalls den Beginn des Gültigkeitszeitraums („Gültig ab“).

4. Wähle eine Zahlungsalternative:

   • Rechnungen veröffentlichen und zustellen falls die Rechnung zum Zeitpunkt der Kartenausgabe erstellt und dem Mitglied sofort zugestellt werden soll.

   • Rechnungsentwurf erstellen falls die Rechnung zum Zeitpunkt der Kartenausgabe erstellt, aber vorerst nur als Entwurf gespeichert werden soll. In diesem Fall kann die Rechnung später bei Bedarf noch bearbeitet werden, bevor sie dem Mitglied zugestellt wird.

   • Keine Rechnung falls für die Karte keine Rechnung ausgestellt zu werden braucht. Bei Bedarf kann die Karte auch nachträglich in Rechnung gestellt werden.

Zulässige Karten für einen Termin definieren

Um kontrollieren zu können, wer sich für Veranstaltungen anmelden und diese besuchen kann, muss zunächst definiert werden, welche Karten zur Anmeldung und Teilnahme berechtigen:

1. Gehe zu Termine > Verwaltung und öffne den gewünschten Termin zur Bearbeitung.

2. Gehe zum Karten-Tab.

3. Klicke auf „Karte hinzufügen“ und gib alle Karten ein, die zur Teilnahme an diesem Termin berechtigen.

Falls das Mitglied mehrere passende Karten besitzt, wird zur Anmeldung / Teilnahmebestätigung die für das Mitglied günstigste verwendet

(beispielsweise bevorzugt die unbegrenzt gültige Saisonkarte und erst als sekundäre Alternative die begrenzt gültige Zehnerkarte).

Falls das Mitglied keine erforderliche Karte besitzt, kann es sich nicht zu dem Termin anmelden. In diesem Fall erhält das Mitglied einen Hinweis, dass keine gültige Karten vorhanden ist und eine Karte entweder im Web-Shop oder direkt beim Verein erworben werden kann.

Kartenverkauf über den Webshop

Falls dein Verein das Webshop-Zusatzmodul nutzt, kannst du die Karten direkt zum Verkaufssortiment des Webshops hinzufügen. Durch die Automatisierung des Kartenverkaufs spart ihr euch eine Menge Arbeit!

1. Gehe zu Karten > Produkte.

2. Klicke im Zeilenmenü (drei Punkte) des gewünschten Kartenprodukts auf „Neues Webshop-Produkt erstellen“.

3. Ergänze die erforderlichen Produktinformationen und klicke auf „Speichern“.

Überprüfung der Anwesenheit

Um zu überprüfen, wer beispielsweise zu einer von dir geleiteten Trainingseinheit oder Zumba-Stunde erscheint, öffne vor Beginn in Clubway Coach die Seite des betreffenden Termins und

quittiere die Anwesenheit der Mitglieder auf eine der folgenden Weisen:

1. Tippe auf „Karte scannen“ und lies dem QR-Code der Mitgliedskarte mit der Kamera deines Smartphones ab.

2. Tippe in der Teilnehmerliste auf den Namen der Person.

3. Tippe auf „Mitglied hinzufügen“ und suche die Person aus der Mitgliederliste des Vereins.