Textvorlagen

Textvorlagen sind eine Funktion, die es den Administratoren erleichtert, Standardnachrichten schnell und einfach zu versenden.

Beim Verfassen einer Nachricht wählt der Administrator eine vorhandene Textvorlage aus, und der gespeicherte Text wird angezeigt, ohne dass er jedes Mal von Anfang an geschrieben werden muss. Textvorlagen können entweder persönlich sein oder für andere Administratoren zur Verfügung stehen.

Sichtbarkeit, Erstellung und Bearbeitung von Textvorlagen

Die Bearbeitung von Textvorlagen erfolgt über Kommunikation -> Textvorlagen.

Die Sichtbarkeit einer Textvorlage hängt davon ab, in welcher Gruppe die Vorlage erstellt wird. Wenn die Vorlage in der Hauptgruppe des Vereins erstellt wird, steht sie für die Kommunikation in allen Gruppen zur Verfügung. Wenn die Vorlage in einer Untergruppe erstellt wird, ist sie nur in dieser Gruppe und ihren Untergruppen verfügbar. Wenn beispielsweise viele identische Nachrichten an die Juniorenabteilung des Vereins gesendet werden, aber diese Nachrichten nicht in der Hauptgruppe angezeigt werden sollen, kann die Textvorlage für die Juniorenabteilung erstellt werden. Auf diese Weise kann die Vorlage nur in der Juniorenabteilung oder ihren Untergruppen verwendet werden.

Um vorhandene Textvorlagen zu bearbeiten, klicke einfach auf den Namen der angezeigten Vorlage.

Eine Textvorlage wird wie folgt erstellt:

1. Gehe zu Kommunikation -> Textvorlagen

2. Klicke auf "Neue Textvorlage erstellen", um eine neue Vorlage zu erstellen.

3. Du kannst den Typ der Vorlage auswählen:

   • Email-Vorlage: Nur für E-Mails verfügbar.

   • Allgemeine Vorlage: Auch für andere Kommunikation verfügbar.

   • Textvorlagen für Rechnungen: Nur für Rechnungen verfügbar.

4. Titel: Der Titel wird verwendet, um die Vorlage einfacher auszuwählen und so zu wissen, worum es sich handelt.

5. Inhalt: Bearbeite die Vorlage nach deinen Wünschen.

6. Sichtbarkeit:

   • Die Vorlage ist privat: Niemand außer dem Ersteller der Vorlage kann sie verwenden oder bearbeiten.

   • Die Textvorlage kann von anderen verwendet werden: Administratoren, die Berechtigungen für die Gruppe haben, können die Vorlage bearbeiten. Die Vorlage kann von allen Administratoren der Gruppe und ihren Untergruppen in der Kommunikation verwendet werden.

Verwendung von Textvorlagen

Textvorlagen können im Nachrichteneditor verwendet werden. Die verfügbaren Vorlagen findest du über das Dokumentensymbol in der Symbolleiste des Nachrichteneditors auf der rechten Seite. Wenn eine Vorlage ausgewählt wird, wird der Inhalt der Vorlage in das Textfeld kopiert. Anschließend kann der Inhalt weiter bearbeitet werden.

Versende eine Email mit Textvorlage

1. Gehe zu Kommunikation -> Mitteilungen.

2. Klicke auf "Neue Email".

3. Wähle bei dem Feld "Inhalt" das Dokumentensymbol mit dem Titel "Textvorlage".

4. Wähle die Textvorlage aus, die du in dieser Email benutzen möchtest.