Anwendungsbeispiele
Nachfolgend einige Anpassungsbeispiele für die Terminverwaltung. Vom Turnier bis zum Trainingslager, Clubway deckt die gesamte Bandbreite der Verwaltungsaufgaben ab: Anmeldungen, Info und Kommunikation sowie die Finanzen.
Organisation einer Turnierreise
Eure Mannschaft nimmt an einem Auswärtsturnier teil? Mit der Clubway-Terminverwaltung erledigst du das Organisatorische im Handumdrehen. In diesem Beispiel wird das Management von Reiseanmeldungen, Kommunikation und Finanzen erklärt.
Anmeldungen entgegennehmen
Gehe zu Termine > Verwaltung.
Klicke auf „Neuer Termin“ und definiere die benötigten Einstellungen. (Bei Mannschaftsreisen sind vermutlich besondere Aspekte wie Verpflegung, Fahrten, Gebühren und Beschränkung der Teilnehmerzahl zu berücksichtigen. Falls du ein benötigtes Feld nicht im Auswahlmenü findest, bitte den Administrator darum, es neu zu erstellen.)
Prüfe die Informationen und klicke auf „Speichern“.
Damit ist der Termin erstellt und für die Mitglieder in Clubway sichtbar.
Tipp
Du kannst auch per E-Mail zur Teilnahme einladen! Öffne dazu den Termin und klicke auf „Als E-Mail senden“.
Tipp
Wenn die Teilnehmenden im Voraus bekannt sind, z.B. in diesem Fall die Mitglieder deiner Mannschaft, kannst du die Teilnehmerliste schon bei der Terminerstellung hinzufügen.
Mitteilungen an die Teilnehmenden
Kommunikation per E-Mail
Du kannst die an der Reise teilnehmenden Mitglieder leicht per E-Mail informieren:
Öffne den Termin, um zur Teilnehmerliste zu gelangen.
Wähle in der linken Spalte alle bzw. die gewünschten Mitglieder aus.
Wähle die Aktion „Neue E-Mail“.
Verfasse deine Mitteilung, wähle eventuelle Anhänge aus (z.B. Programm) und klicke auf „Senden “.
Kommunikation im Kommentarbereich
Der Kommentarbereich der Terminseite ist ein praktisches Forum für den schnellen Informationsaustausch zwischen den Teilnehmenden. Die mobile Clubway-App benachrichtigt die Nutzer automatisch, falls zu einem ihrer Termine ein neuer Kommentar gepostet wird.
Im Browser muss auf der Seite des Termins der Kommentare-Tab geöffnet werden, um Kommentare lesen und beantworten zu können.
Um in der App einen neuen Kommentar zu verfassen, öffne den Termin und tippe auf das Kommentarsymbol am oberen Rand.
Reiserechnungen
So kannst du den Teilnehmenden ihre Anteile an den Reisekosten in Rechnung stellen:
Öffne den Termin.
Wähle in der linken Spalte die gewünschten Mitglieder aus.
Wähle die Aktion „Rechnung erstellen“.
Gebe die Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“. Die Rechnungen werden als Entwürfe gespeichert.
Überprüfe die Rechnungen von der Liste aus und klicke auf „Veröffentlichen“.
Die Empfänger enthalten die Rechnung per E-Mail und finden sie auch in der Clubway-App.
Organisation eines Lagers
Deine Abteilung organisiert ein Sommerlager, das auch Nicht-Vereinsmitgliedern offensteht? Kein Problem − auch in diesem Fall sind Anmeldungen, Kommunikation und Rechnungen über Clubway möglich. Die folgenden Anweisungen lassen sich natürlich auch auf interne Veranstaltungen anwenden.
Lagertermin erstellen
Falls das Lager auch Nichtmitgliedern offensteht, solltest du es als eigene Gruppe definieren. So kannst du interne und externe Teilnehmende leichter auseinander halten. (Handelt es sich dagegen um eine interne Veranstaltung, z.B. das Trainingslager deiner Mannschaft, kannst du den Termin einfach innerhalb der Gruppe erstellen.)
Definiere die Einstellungen in der gleichen Weise wie auch sonst beim Erstellen eines neues Termins:
Gehe zu Termine > Verwaltung.
Wähle die gewünschte Gruppe aus und klicke auf „Neuer Termin“.
Gebe die allgemeinen Informationen des Lagers ein (Name, Beschreibung, Zeitraum, ggf. Anhänge).
Wähle auf dem Tab „Anmeldung und Sichtbarkeit“ folgende Einstellungen:
Anmeldung: Offen für alle
Sichtbarkeit: Sichtbar für alle
Zulässige Anmeldungsalternativen: Ja
Beschränkungen: Definiere ggf. die maximale Teilnehmerzahl und die Möglichkeit, sich im Falle der Ausbuchung auf die Warteliste zu setzen.
Definiere auf dem Zahlungen-Tab die Teilnahmegebühr und ggf. sonstige zu zahlende Beträge.
Auf dem Tab „Zusätzliche Felder“ kannst du bei Bedarf terminspezifische Zusatzfelder definieren (z.B. die Frage nach Allergien).
Zum Schluss auf „Speichern“ klicken. Hiermit ist der Termin erstellt und die Anmeldung kann beginnen.
Ankündigung des Lagers
So bewirbst du das Lager innerhalb und außerhalb des Vereins:
Öffne den Termin und gehe zum Basisdaten-Tab.
Wähle unter „Anmeldelink“ die Option „Link kopieren“.
Den kopierten Link kannst du beispielsweise in den sozialen Medien, im Newsletter oder auf eurer Website posten.
Die Ankündigung eines öffentlichen Lagers kannst du auch direkt in die Vereinshomepage einbetten.
Tipp
Um die eigenen Mitglieder über das Lager zu informieren, kannst du direkt auf der Terminseite auf „Als E-Mail senden“ klicken. Die Mitteilung enthält automatisch einen Anmeldelink. Du brauchst nur noch die Empfänger auszuwählen, einen Begleittext verfassen und auf „Senden“ klicken.
Rechnung über die Teilnahmegebühr
Du kannst bei der Terminerstellung automatische Rechnungen wählen (auf dem Zahlungen-Tab) oder die Rechnung von der Terminseite aus an die Teilnehmenden senden. Wähle die Personen aus der linken Tabellenspalte aus und wähle die Option „Neue Rechnung“.
Mitteilungen an die Lagergäste
Du kannst den Teilnehmenden des Lagers bequem per E-Mail oder SMS Nachrichten senden.
Öffne die Terminseite des Lagers.
Markiere die Teilnehmenden in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Neue E-Mail“ oder „Neue SMS“ (sofern der Verein die SMS-Option abonniert hat).
Verfasse den Mitteilungstext und klicke auf „Senden“.
Anwesenheitsvermerk
Der oder die Lagerleiter/in kann zur Bestätigung der Teilnahme in Clubway Coach die Terminseite des Lagers öffnen und die Namen der Anwesenden markieren. Dadurch erhält der Verein verifizierte Teilnahmestatistiken und kann sicherstellen, dass eventuelle nachträgliche Mitteilungen nur an die Personen gehen, die tatsächlich dabei waren.
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