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Datenschutzerklärung

Diese Information beschreibt die grundsätzlichen Anforderungen an das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für Verantwortliche gemäß Art. 30 Abs. 1 EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und bietet im Anschluss ein Muster für eine in einem Sportverein anwendbare Datenschutzerklärung zur Erfüllung der Informationspflichten gemäß Art. 13, 14 DSGVO (Teil 2).
Die Datenschutzerklärung kann in Clubway unter Einstellungen > Datenschutz > Datenschutzerklärung hinzugefügt werden.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Ein Sportverein (als der Verantwortliche) muss ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen und führen für die in seine Verantwortlichkeit fallende Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies ist ein grundlegendes Element zur Erfüllung der Dokumentations- und Rechenschaftspflicht. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten kann dazu beitragen, dass der Verantwortliche nachweisen kann, dass seine Verarbeitungstätigkeiten datenschutzkonform sind. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten kann schriftlich oder elektronisch geführt werden und ist den Datenschutzaufsichtsbehörden auf Verlangen ggf. in Papierform vorzulegen.
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss die folgenden Angaben enthalten:
  1. 1.
    Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten;
  2. 2.
    die Zwecke der Verarbeitung;
  3. 3.
    eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten;
  4. 4.
    die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen;
  5. 5.
    gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, einschließlich der Angabe des betreffenden Drittlands oder der betreffenden internationalen Organisation, sowie bei den in Art. 49 Abs. 1 UAbs. 2 DSGVO genannten Datenübermittlungen die Dokumentierung geeigneter Garantien;
  6. 6.
    wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien;
  7. 7.
    wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO.

Informationen zur Datenschutzerklärung

Verantwortliche sind verpflichtet den Betroffenen, wie z. B. Mitgliedern eines Sportvereins, bei der Erhebung personenbezogener Daten klar und verständlich die Verarbeitung personenbezogener Daten zu erläutern. Außerdem muss diese Information (die Datenschutzerklärung) für den Betroffenen immer leicht zugänglich sein.
Datenschutzerklärung - „Verständlich, aktuell, leicht zugänglich, unentgeltlich“
Clubway unterstützt Sportvereine bei der Erstellung, Aufbewahrung und Veröffentlichung der Datenschutzerklärung

Muster für Datenschutzerklärung

Clubway hat, um Sportvereine bei der Erstellung einer Datenschutzerklärung zu unterstützen, zusammen mit Datenschutzsachverständigen ein Muster für eine Datenschutzerklärung erstellt, die strukturell die Bedingungen der DSGVO erfüllt. Ein Sportverein kann dieses Muster als Grundlage verwenden und die den eigenen Verein betreffenden Daten und Methoden bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ergänzen. Nach der Erstellung der Datenschutzerklärung muss der Sportverein die Datenschutzerklärung in Clubway speichern und den Betroffenen zur Verfügung stellen. Die Datenschutzerklärung muss die tatsächlichen Verarbeitungstätigkeiten des Sportvereins beschreiben.
Das untenstehende Muster für eine Datenschutzerklärung dient zur Information der registrierten Vereinsmitglieder, der ehrenamtlichen Mitarbeiter und Kooperationspartner. Es ist sinnvoll, eine Datenschutzerklärung für die personenbezogenen Daten des gesamten Mitglieder- und Kooperationspartnerregisters zu erstellen, nicht ausschließlich für den Clubway-Service.
Ergänze in den eckigen Klammern die erbetenen Daten für deine eigene Erklärung und lösche in den eckigen Klammern entsprechend überflüssige Hinweise.
Muster für Datenschutzerklärung

[Sportverein e. V.], Datenschutzerklärung für das Mitglieder- und Kooperationspartnerregister

Erstellungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
1. Der Verantwortliche
[Name des Verantwortlichen, und Kontaktangaben (ladungsfähige Anschrift, E-Mail, Telefon]
2. Ggf. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
[Name des Datenschutzbeauftragten, E-Mail und Telefon]
3. Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
[Welche Rechtsgrundlage zum Tragen kommt ist insbesondere von dem Zweck der Verarbeitung abhängig. Erforderlich ist eine Prüfung im Einzelfall]
Mit Bezug auf die Mitglieder des Vereins [Sportverein e. V.] verarbeitet der Verein [Sportverein e. V.] die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:
  • Entlohnung, Turniertätigkeit, Verwaltung der Mitgliedsbeiträge und disziplinarische Maßnahmen, Organisation von Vereinstätigkeit, vertragsrelevante Mitgliederinformation oder Kommunikation
    Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich zur Durchführung des Mitgliedsvertrages, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Entwicklung der Vereinstätigkeit, Statistik, Pflege der Mitgliedschaft, Durchführung von Aktionen sowie Diskussions- und Schulungsveranstaltungen und Berichterstattung
    Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Vereins [Sportverein e. V.] an der Verarbeitung.
  • Pflege der Mitgliedschaft mittels werblicher Information bzw. Kommunikation
    Der Verein [Sportverein e. V.] lässt den Mitgliedern werbliche Information bzw. Kommunikation zu [bitte mögliche Inhalte angeben] per [bitte genutzte Kontaktwege eingeben (E-Mail, Telefon…)] zukommen. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
    [Das Verfahren wie die Einwilligung eingeholt wird muss hier beschrieben werden, auch wie der Nachweis der Einwilligung erbracht wird, z.B. Double-Opt-In Verfahren]
    Das Mitglied kann die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem [bitte angeben, wie der Widerruf erfolgen kann]. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
    [Zusätzlich zu diesen Angaben in der Datenschutzerklärung muss der Sportverein, die erforderliche Einwilligung entsprechend bei den Mitgliedern einholen.]
    Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
    [Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetischen und biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person. Diese Daten unterliegen einem besonders hohen Schutz und dürfen in der Regel nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Betroffenen verarbeitet werden. Ausnahmen gibt es aber z.B. im Arbeitsverhältnis.]
    Der Verein [Sportverein e. V.] verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten, wenn die Verarbeitung für die Aktivitäten des Vereins an der die betroffene Person teilnimmt relevant sind. Dies kann z.B. dann der Fall sein, wenn sie Angaben zu ihrer gesundheitlichen Situation machen oder körperliche Einschränkungen mitteilen, die Verein [Sportverein e. V.] bei der Gestaltung der Aktivitäten berücksichtigen muss.
    Rechtsgrundlage ist die ausdrückliche Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO
    [Das Verfahren wie die Einwilligung eingeholt wird muss hier beschrieben werden, auch wie der Nachweis der Einwilligung erbracht wird, z.B. Unterschrift]
    Das Mitglied kann die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem [bitte angeben, wie der Widerruf erfolgen kann]. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
    [Zusätzlich zu diesen Angaben in der Datenschutzerklärung muss der Sportverein, die erforderliche Einwilligung entsprechend bei den Mitgliedern einholen.]
  • Gesetzliche Verpflichtung
    [wenn eine gesetzliche Pflicht für den Sportverein besteht, z.B. ein Mitgliederregister zu führen oder zur Berichterstattung gegenüber den Mitgliedern, kann dies hier ergänzt werden.]
    Die Verarbeitung zu den vorgenannten Zwecken ist erforderlich zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c. Der Verein [Sportverein e. V.] unterliegt den folgenden gesetzlichen Verpflichtungen [bitte hier die gesetzlichen Verpflichtungen angeben inkl. der konkreten Rechtsvorschrift]
Mit Bezug auf die ehrenamtlichen Mitarbeiter (inkl. Mannschaftskapitän, Betreuer, Trainer, Berichterstatter) des Vereins [Sportverein e. V.] verarbeitet der Verein [Sportverein e. V.] die personenbezogenen Daten über die unter dem vorangehenden Abschnitt aufgeführten Zwecke hinaus auch zu den folgenden Zwecken:
  • Durchführung der vereinbarten Zusammenarbeit
    Die Verarbeitung ist zu dem vorgenannten Zweck erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesem Zweck liegt auch das berechtigte Interesse des Vereins [Sportverein e. V.] an der Verarbeitung.
[Wenn der ehrenamtliche Mitarbeiter im Verein als Angestellter tätig ist, muss ein anderes Personenregister und eine andere Datenschutzerklärung für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit Bezug auf die Anstellung beinhalten.]
Mit Bezug auf die Kooperationspartner des Vereins [Sportverein e. V.] verarbeitet der Verein [Sportverein e. V.] die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:
  • Durchführung der Kooperation
    Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich zur Durchführung des Kooperationsvertrages, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Pflege, Entwicklung und Statistik der Kooperationstätigkeit und der Beziehung zwischen den Kooperationspartnern des Vereins
    Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Vereins [Sportverein e. V.] an der Verarbeitung.
  • Pflege der der Kooperationstätigkeit mittels werblicher Information bzw. Kommunikation
    Der Verein [Sportverein e. V.] lässt den Kooperationspartnern werbliche Information bzw. Kommunikation zu [bitte mögliche Inhalte angeben] per [bitte genutzte Kontaktwege eingeben (E-Mail, Telefon…)] zukommen. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO]
    [Das Verfahren wie die Einwilligung eingeholt wird muss hier beschrieben werden, auch wie der Nachweis der Einwilligung erbracht wird, z.B. Double-Opt-In Verfahren]
    Der Kooperationspartner kann die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem [bitte angeben, wie der Widerruf erfolgen kann]. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
    [Zusätzlich zu diesen Angaben in der Datenschutzerklärung muss der Sportverein, die erforderliche Einwilligung entsprechend bei den Kooperationspartnern einholen.]
Mit Bezug auf Daten der Vertreter minderjähriger Vereinsmitglieder verarbeitet der Verein [Sportverein e. V.] die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:
  • Die Verarbeitung ist erforderlich, um die notwendigen Genehmigungen und Einwilligungen der Eltern bzw. gesetzlichen Vertreter, z. B. im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft, Veröffentlichung von Informationen, Freizeit- und Vereinstätigkeiten und Nutzung von Diensten einzuholen und zu dokumentieren.
  • Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Vereins [Sportverein e. V.] an der Verarbeitung.
Mit Bezug auf Mitglieder, ehrenamtliche Mitarbeiter, Kooperationspartner des Vereins [Sportverein e. V.] sowie ggf. der gesetzlichen Vertreter minderjähriger Vereinsmitglieder verarbeitet der Verein [Sportverein e. V.] die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:
  • Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
    Die Verarbeitung zu den vorgenannten Zwecken ist erforderlich zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c. Der Verein [Sportverein e. V.] unterliegt den folgenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten [bitte hier die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten angeben inkl. der konkreten Rechtsvorschrift, z. B. § 257 Handelsgesetzbuch oder § 149 Abgabenordnung]
  • Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen
    Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Vereins [Sportverein e. V.] an der Verarbeitung.
4. Bereitstellung der Daten
[Als Beispiel, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten besteht]
Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten.
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist jedoch in einem gewissen Umfang erforderlich, damit der Verein [Sportverein e. V.] die oben genannten Leistungen und Services bereitstellen sowie die genannten Aufgaben erfüllen kann. Soweit die Angabe der Daten zur Bereitstellung der Leistung oder zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist, weist der Verein [Sportverein e. V.] bei der Erhebung darauf hin. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung dieser Daten zur Folge, dass der Verein [Sportverein e. V.] die entsprechenden Leistungen nicht bereitstellen oder die Aufgaben nicht erfüllen kann. Soweit freiwillige Angaben betroffen sind, führt die Nichtbereitstellung dazu, dass der Verein [Sportverein e. V.] die entsprechenden Leistungen und Services nicht oder nicht in dem üblichen Umfang erbringen kann.
5. Kategorien personenbezogener Daten und Kategorien der Betroffenen
[Für eine transparente Datenschutzerklärung sollten die personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien, die verarbeitet werden aufgezählt werden. In Fällen in denen die Daten nicht bei dem Betroffenen selbst, sondern bei Dritten erhoben werden, z.B. aus öffentlichen Quellen (sog. Dritterhebung) ist diese Angabe verpflichtend. Eine Möglichkeit ist, soweit wie möglich die Individualangaben der Person gesondert aufzuführen (z. B. Name, Personenkennziffer, Geburtsdatum, Kontaktangaben). Im Übrigen genügt eine Beschreibung der Datentypen und/oder -kategorien. Sofern die Daten nach Kategorien der Betroffenen variieren, kann es sinnvoll sein auch die Kategorien der Betroffenen zu nennen z. B. Mitglied eines Sportvereins, Leitungsperson oder Kontaktperson eines Kooperationspartners, Mitarbeiter usw. Soweit erforderlich, können die untenstehenden Angaben noch weiter konkretisiert werden.]
Das Register beinhaltet folgende personenbezogene Daten über die als Vereinsmitglieder registrierten natürlichen Personen, bei minderjährigen Mitgliedern enthält es zusätzlich noch die gekennzeichneten personenbezogenen Daten der Eltern, bzw. gesetzlichen Vertreter:
  • Name und Wohnsitz des Mitglieds
  • Identifikationsdaten (falls zutreffend): Geburtsdatum, persönliche Identifikationsnummer
  • für ein minderjähriges Mitglied [bitte beachten grundsätzlich können Kinder unter 16 Jahren keine datenschutzrechtliche Einwilligung in die Verarbeitung ihrer Daten geben]
    • erforderliche Einwilligungen des Erziehungsberechtigten mit Bezug auf Mitgliedschaft, Veröffentlichung der Daten, Freizeittätigkeit und Nutzung der Dienstleistungen
    • Name und Kontaktangaben (Postanschrift, E-Mail, Telefon)
  • Angaben zur Mitgliedschaft wie Mitgliedsnummer, Art der Mitgliedschaft, Angaben zu Mitgliedsbeiträgen und anderen Rechnungen
  • Einwilligung und Widerruf sowie Widerspruch, z.B. für werbliche Information und Kommunikation
  • Kontaktangaben (Postanschrift, E-Mail, Telefon)
  • Foto
  • Teilnahme an Mitglieds- und Freizeittätigkeit sowie Diskussions- und Schulungsveranstaltungen
  • ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten
  • weitere Daten, die von der betroffenen Person selbst erhoben wurden
Das Register beinhaltet über die unter dem vorangehenden Abschnitt aufgeführten personenbezogenen Daten zusätzlich folgende personenbezogene Daten der Mitarbeiter:
  • Angaben zur Rechnungsstellung
  • Nutzerkennungen und Passwörter für digitale Dienstleistungen
Das Register beinhaltet folgende personenbezogene Daten der Leitungs- und Kontaktpersonen der Unternehmen und Institutionen:
  • Name, Titel, Unternehmen, Postanschrift, E-Mail, Telefon
  • Information zur Teilnahme an Veranstaltungen
  • Einwilligungen, Widerruf sowie Widerspruch, z.B. in Bezug auf Direktmarketing
6. Rechtmäßige Datenquellen
[Diese Angabe ist nur erforderlich, wenn die Daten nicht bei dem Betroffenen selbst, sondern bei Dritten erhoben werden, z.B. aus öffentlichen Quellen (sog. Dritterhebung): Beschreibung aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und gegebenenfalls ob sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen. Nach Möglichkeit sollte die Quelle so konkret benannt werden, dass der Betroffene nachvollziehen kann, wo die Daten erhoben wurden. Bitte beachte, dass Du auch in Fällen der Dritterhebung die Betroffenen informieren musst.]
7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, sowie Übermittlungen personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU oder dem EWR
[Informationspflicht über Empfänger oder Kategorien von Empfängern – das können z.B. andere Verantwortliche sein oder Auftragsverarbeiter.]
[Darüber besteht eine Informationspflicht hinsichtlich Übermittlungen von Daten in Länder außerhalb der EU/EWR. Dabei muss über den verwendeten Mechanismus für die Rechtfertigung der Übermittlung informiert werden und darüber, wie der Betroffene Informationen in Form einer Kopie von diesen Mechanismen erhalten kann oder wo eine solche Kopie verfügbar ist.]
[Als Beispiel, sofern die Verarbeitung ausschließlich in der EU bzw. dem EWR erfolgt]
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich in der EU bzw. dem EWR.
Der Verantwortliche nutzt die Dienstleistung Clubway-Service, einen elektronischen Mitgliederservice der Taikala Oy, Taikala Oy, Linnoitustie 4 A, 02600 ESPOO, Finnland. Der Verantwortliche verwaltet darüber das Mitglieder- und Kooperationspartnerregister, die Rechnungsstellung, Anmeldungen zu Veranstaltungen, Anwesenheits-Follow-up und Mitgliederkommunikation. Der Verantwortliche hat zu diesem Zweck mit der Taikala Oy einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
8. Fristen der Datenspeicherung
[Informationspflicht über die Speicherdauer der Daten des betr. Registers und wenn dies nicht möglich ist, über die Bedingungen der Speicherdauer.]
Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie sie für die Zwecke, für die der Verantwortliche sie nach den in Ziffer 3 genannten Zwecken verarbeitet hat, nicht mehr erforderlich sind.
  • Personenbezogene Daten eines Mitarbeiters werden gespeichert [bestimme die Speicherdauer]
  • Personenbezogene Daten eines Vereinsmitglieds werden gespeichert [bestimme die Speicherdauer]
  • Personenbezogene Daten der Eltern bzw. gesetzlichen Vertreter bei minderjährigen Mitglieder werden gespeichert [bestimme die Speicherdauer]
  • Personenbezogene Daten von Leitungs- und Kontaktpersonen in den Unternehmen und Institutionen werden so lange gespeichert wie sie für Rechnungsstellung, Sponsoring und Zusammenarbeit erforderlich sind. Im Übrigen werden personenbezogene Daten laufend aktualisiert.
Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies aus gesetzlichen Gründen, insbesondere aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung auch, wenn die Daten zur Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
9. Rechte der Betroffenen
[Informationen über die Rechte der Betroffenen gemäß der Datenschutzgrundverordnung]
Nach Maßgabe von Art. 15 DS-GVO hat der Betroffene das Recht, Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten einschließlich eventueller Empfänger und der geplanten Speicherdauer zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht dem Betroffenen gemäß Art. 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so kann der Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie verlangen seine personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder dass diese an einen anderen Verantwortliche übermittelt werden. (Art. 17, 18, 20 DSGVO).
Betroffene haben unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden Daten Widerspruch einzulegen.
Zur Wahrnehmung dieser Rechte können sich Betroffene an die oben genannten Kontaktadressen wenden.
Betroffene haben außerdem das Recht sich bei Beschwerden wegen der Verarbeitung personenbezogener Daten an eine Datenschutzaufsichtsbehörde ihrer Wahl zu wenden.

Speicherung und Pflege der Datenschutzerklärung

Euer Verein kann seine eigene Datenschutzerklärung in Clubway unter Einstellungen > Datenschutz > Datenschutzerklärunge speichern und pflegen. Die Datenschutzerklärung des Vereins kann ins Textfeld einfügt oder als PDF-Datei hochgeladen werden. Wenn ein Verein die Datenschutzerklärung in Clubway gespeichert hat, steht sie automatisch zur Verfügung: digital, aktuell, jederzeit leicht zugänglich und unentgeltlich.
Der Link für die vom Verein erstellte Datenschutzerklärung findet sich bei folgenden Nutzungsvorgängen:
  • Formular für Registrierung – Registrierung eines neuen Mitglieds im Clubway-Mitgliedsservice des Vereins
  • Mitgliederseiten – wenn ein Vereinsmitglied den Clubway-Mitgliederservice des Vereins nutzt
  • E-Mail – wenn ein Vereinsmitglied E-Mails vom Clubway-Mitgliederservice des Vereins bekommt
Hinweis
Betroffene müssen bei Erhebung der personenbezogenen Daten informiert werden. Wenn der Verein personenbezogene Daten in den Mitgliederservice per Hand eingibt oder ergänzt, ist es sinnvoll, den Betroffenen die Datenschutzerklärung zur Kenntnis zur Verfügung zu stellen. Dazu können anwesenden Betroffenen die Datenschutzerklärung in Papierform ausgehändigt werden. In anderen Konstellationen kann es sinnvoll sein dem Betroffenen die Datenschutzerklärung als ergänzende Information per E-Mail zukommen zu lassen. Grundsätzlich sollte Betroffene bereits bei der Aufnahme in den Verein über die Datenverarbeitung informiert werden.