Rechnung erstellen
Verantwortungspersonen mit entsprechenden Zugriffsrechten (z.B. Schatzmeister) können über Clubway Rechnungen ausstellen, und zwar sowohl über die Mitglieder- und die Finanzen-Seite als auch beim Erstellen von Terminen.
Rechnungserstellung auf der Mitglieder-Seite
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die gewünschte Gruppe. Um beispielsweise die jährlichen Mitgliedsbeitragsrechnungen für den gesamten Verein zu erstellen, muss die Stammgruppe aktiviert werden.
Filtere die Mitglieder, denen du die Rechnung senden möchtest. Mögliche Filterkriterien sind u.a. Mitgliedschaftslevel, Gruppe und Alter.
Wähle die Personen aus der linken Tabellenspalte aus und wähle die Option „Rechnung erstellen“.
Definiere im folgenden Fenster die Rechnungsdaten:
Titel Wähle ein Produkt aus der Liste oder definiere den Rechnungsposten selbst. Bei der Auswahl eines vordefinierten Produkts (z.B. Mitgliedsbeitrag 2021-22) werden Preis und Mehrwertsteuersatz automatisch ergänzt.
Rechnungskategorie Wähle die zutreffende Kategorie aus der Liste.
Anz. Anzahl der in einer Rechnungszeile zusammengefassten identischen Produkte.
Brutto/Netto Preis inklusive/ohne Mehrwertsteuer. Das System berechnet den Steueranteil automatisch anhand des definierten MwSt-Satzes.
MwSt (%) Wähle den zutreffenden Steuersatz aus der Liste.
Gruppenzugehörigkeit der Rechnung Wähle die Gruppe, für welche die Rechnung bestimmt ist.
Zahlungsfrist oder Fälligkeitsdatum Wenn du eine der beiden Angaben definierst, wird die andere automatisch definiert.
Bankkonto Falls der Verein mehrere Konten hat, wähle das gewünschte aus der Liste.
Begleitmitteilung der Rechnung
Interner Kommentar Nur zu Verwaltungszwecken, für den Rechnungsempfänger nicht sichtbar.
Zum Schluss auf „Speichern“ klicken. Danach kannst du den Rechnungsentwurf auf der Finanzen-Seite überprüfen und beispielsweise Ermäßigungen hinzufügen.
Um die Rechnungen zu versenden, markiere sie in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.
Falls nicht alle Empfängeradressen bekannt sind, wird dies in einem separaten Fenster gemeldet. Klicke auf „Bestätigen“, um die Rechnung zu versenden.
Rechnungserstellung auf der Finanzen-Seite
Gehe zu Finanzen > Rechnungen und aktiviere die gewünschte Gruppe. Klicke auf „Neue Rechnung “.
Klicke auf „Empfänger hinzufügen“. Filtere die Mitglieder, denen du die Rechnung senden möchtest. Mögliche Filterkriterien sind u.a. Mitgliedschaftslevel, Gruppe und Alter.
Markiere die Mitglieder aus der linken Tabellenspalte und klicke auf „Auswählen“.
Gib im folgenden Fenster die erforderlichen Angaben ein und veröffentliche die Rechnung.
Rechnung für einen Termin erstellen
Teilnahmerechnungen für Turniere, Kurse, usw. erstellst du am einfachsten direkt von der jeweiligen Terminseite aus.
Gehe zu Termine > Verwaltung und öffne den gewünschten Termin.
Filtere die Personen, denen du die Rechnung senden möchtest. Du kannst z.B. gezielt nach Mitgliedern filtern, die sich angemeldet, aber noch nicht bezahlt haben.
Wähle die Personen aus der linken Tabellenspalte aus und wähle die Option „Rechnung erstellen“.
Gib im nächsten Fenster die erforderlichen Angaben ein und veröffentliche die Rechnung.
Fehlermeldungen beim Veröffentlichen der Rechnung
Falls beim Veröffentlichen der Rechnung eine Fehlermeldung neben einem Empfängernamen erscheint, sind dessen Informationen unvollständig. Die Meldung kann gelb sein (Warnung) oder rot (Fehler).
Zeige mit der Maus auf den Namen, um herauszufinden, wo das Problem liegt.
Gelb (Warnung)
Die Rechnung kann trotz der Warnung gesendet werden. Eine gelbe Warnung erscheint, falls
das Alter des Mitglieds nicht bekannt ist oder das Mitglied unter 13 Jahre alt ist und keine Erziehungsberechtigten angegeben sind
das Mitglied älter ist als 13 Jahre, aber die Namensangabe unvollständig ist
die Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) unvollständig ist
Rot (Fehler)
Die Rechnung kann nicht veröffentlicht werden. Eine rote Fehlermeldung erscheint, falls
die Rechnung bereits veröffentlicht wurde
die Rechnung keine Rechnungszeilen enthält Falls der Verein das Forderungsmanagement-Zusatzmodul nutzt, erscheint sie auch, wenn
die Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) unvollständig ist
das Mitglied minderjährig ist und keine Erziehungsberechtigten angegeben sind
das Fälligkeitsdatum weniger als 14 Tage entfernt ist
ein falscher Mehrwertsteuersatz verwendet wurde (der Administrator kann die zulässigen Steuersätze über Einstellungen > Rechnungen prüfen)
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