Zum System hinzufügen
Das Hinzufügen neuer Mitglieder ist in Clubway auf mehrere einfache Arten möglich. Bei der Hinzufügung (oder eigenen Anmeldung) erhalten sie gleichzeitig die Mitgliedschaft in der gewünschten Gruppe.
Je nach Situation können die Mitglieder sich selbst als Vereinsmitglieder registrieren und ihr Mitgliedskonto in Gebrauch nehmen (z.B. bei Anmeldung zu einem Kurs) oder durch Verantwortungspersonen des Vereins hinzugefügt werden (z.B. durch die Trainerin zum Saisonstart).
Hinweis
Wer bereits ein Mitgliedskonto beim Verein hat, sollte nicht erneut hinzugefügt werden. Siehe Anleitung zum Hinzufügen von Personen mit Mitgliedskonto zu einer Gruppe.
Mitglied von Hand hinzufügen
Vereinssekretär/-in und Mitglieds-/Mannschaftsverantwortliche können Mitgliedsdaten von Hand eingeben (praktisch, wenn es nur um eine oder wenige Personen geht).
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Gruppe, der du das Mitglied hinzufügen möchtest.
Klicke auf „Neues Mitglied“.
Trage mindestens Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse in die Mitgliedskarte ein. Weitere Informationen können von den Mitgliedern selbst ergänzt werden.
Wähle „Aktivierungslink senden“, falls du das Mitglied sofort zur Nutzung seines Kontos einladen möchtest.
Bestätige die Erstellung der Mitgliedskarte mit „Speichern“.
Der Aktivierungslink kann auch später an das/die Mitglied/-er gesendet werden.
Mitglieder melden sich zu einem Termin an und tragen ihre Informationen selbst ein
Die für den Termin verantwortliche Person kann ein Anmeldeformular für die ausgewählte Gruppe erstellen und die Mitglieder einladen, sich anzumelden. Bei der Anmeldung tragen die Mitglieder ihre Daten ein und werden automatisch der Gruppe hinzugefügt, für die der Termin erstellt wurde:
Öffne die Seite „Termine“ und aktiviere die Gruppe, der du Mitglieder hinzufügen möchtest.
Klicke auf „Neuer Termin“, definiere die Anmeldeinformationen und speichere sie.
Einstellungsbeispiel für ein Anmeldeformular
Dauer: 1.8.2020 00:00 - 30.4.2021 00:00
Name: Anmeldung zur Saison 2020-2021
Sichtbarkeit des Termins: Sichtbar für alle
Anmeldung: Offen für alle
Zulässige Anmeldungsalternativen: Ich nehme teil
Beginn und Ende der Anmeldefrist: - 30.8.2020
Mitglieder registrieren sich selbst bei der gewünschten Gruppe
Mitglieder können bei der Eingabe ihrer Mitgliedsinformationen auch direkt der gewünschten Gruppe beitreten. Dies ist über den Link „Als neues Mitglied anmelden“ auf der Homepage des Vereins möglich.
Der direkte Gruppenbeitritt setzt voraus, dass der Administrator dies in den Gruppeneinstellungen ermöglicht hat
Import von Mitgliedsdaten aus externer Datei
Der Administrator des Vereins kann Mitgliedsdaten direkt aus einer Datei in Clubway importieren. Dies ist praktisch, wenn viele Mitglieder auf einmal hinzugefügt werden müssen.
Mehr zum Importieren von Mitgliedsdaten
Aktivierungslink senden
Nach dem Hinzufügen eines neuen Mitglied zum System musst du ihm noch seinen persönlichen Aktivierungslink senden. Dieser ist erforderlich, damit das Mitglied seine Clubway-ID aktivieren, sein Kundenkonto mit ihr verknüpfen und das Konto verwalten kann.
Falls es sich bei dem Mitglied um ein Kind handelt und du dessen Eltern das Nutzungsrecht übertragen und den Aktivierungslink senden möchtest, lies hier weiter.
Aktivierungslink an neue Mitglieder senden
Gehe zu „Mitglieder“ und aktiviere die gewünschte Gruppe.
Filtere oder suche das/die Mitglied/-er, dem/denen du den Aktivierungslink senden möchtest.
Markiere die gefundenen Personen und wähle die Option „Aktivierungslink senden“.
Ein Bestätigungsfenster öffnet sich. Klicke in diesem auf „Senden“.
Hinweis
Der Aktivierungslink wird an alle mit dem Mitgliedskonto assoziierten E-Mail-Adressen des Mitglieds (bzw. seiner Erziehungsberechtigten) gesendet, deren zugehörige Clubway-IDs noch nicht mit dem Konto verknüpft sind.
An bereits verknüpfte Adressen wird somit kein neuer Link gesendet.
Hinweis
Falls dem Mitgliedskonto vom Administrator erweiterte Nutzungsrechte zugewiesen wurden, wird der Link nur an die im E-Mail-Feld der Mitgliedskarte angegebene Adresse gesendet.
Häufig gestellte Fragen: Versenden eines Aktivierungslinks
Das Versenden eines Aktivierungslinks hilft neuen Nutzern, ihr Mitgliedskonto in Betrieb zu nehmen. Sollten alle hinterlegten Mitglieder-E-Mail-Adressen bereits einen Nutzer haben, wird der Aktivierungslink nicht mehr gesendet.
Problem: Das Mitglied kann sich nicht in die Clubway-Seiten des Vereins einloggen. Die Versendung des Aktivierungslinks ist nicht möglich?
Lösung 1
Überprüfe, ob die E-Mail-Adresse der Person zu dem jeweiligen Mitgliedskonto hinzugefügt wurde (E-Mail-Feld oder E-Mail-Feld des Erziehungsberechtigten).
Sollte die E-Mail-Adresse nicht im Mitgliedskonto hinterlegt sein, füge sie zu den Basisdaten hinzu und sende den Aktivierungslink erneut.
Lösung 2
Überprüfe im jeweiligen Mitgliedskonto in der Menüleiste unter “Benutzer”, ob der Benutzer bereits mit einer Clubway-Mitgliedskarte verknüpft ist. Überprüfe, welche E-Mail-Adresse für die Verbindung verwendet wurde.
Wenn ein Nutzer bereits mit dem Clubway-Mitgliedskonto verbunden ist, wird der Aktivierungslink nicht erneut gesendet. In diesem Fall muss das Mitglied die Funktion Passwort vergessen? (Passwort zurücksetzen) mit derselben E-Mail-Adresse verwenden, die unter “Benutzer” im Clubway-Mitgliedskonto angezeigt wird.
Problem: Das Mitglied meldet, dass der Aktivierungslink nicht ankommt
Siehe Lösung 1
Lösung 3
Bitte das neue Mitglied, im Spam oder Junk- Ordner nachzusehen. Einige E-Mailprogramme haben auch noch ein Werbung oder Angebote Tab, wo die E-Mail sein könnte.
Wenn die Nachricht weder da noch dort zu finden ist, finde heraus, ob das Mitglied eine Firmen-E-Mail verwendet. Oft sind die Sicherheitsvorkehrungen in Unternehmen so streng, dass Privat-E-Mails nicht einmal im Spam-Ordner landen. In diesem Fall solltest du das Mitglied bitten, eine private E-Mailadresse zu verwenden (z. B. eine Gmail-Adresse).
Problem: Das Mitglied meldet, dass die E-Mail-Adresse deaktiviert wurde und er/sie sich nicht einloggen kann.
Lösung 4
Falls nötig, kann der Administrator des Vereins die E-Mail-Adresse des Mitglieds im Mitgliederregister ändern.
Der Administrator kann allerdings nicht die persönliche Clubway-ID eines Mitglieds verändern. Nur das Mitglied selbst kann die E-Mailadresse für die eigene Clubway-ID unter E-Mail Adresse ändern anpassen.
Sollte sich das Mitglied nicht mehr an das Passwort des eigenen Mitgliederkontos erinnern und kann die Funktion "Passwort vergessen?" nicht nutzen - weil es zum Beispiel keinen Zugriff auf das E-Mail-Postfach mehr hat - muss es einen neuen Clubway-Account für sich erstellen.
Um eine neue Clubway-ID erstellen zu können, muss der Vereinsadministrator die alte E-Mail des Mitglieds durch die neue ersetzen und die alte Clubway-ID unter dem Tab "Benutzer" löschen. Dannach kann der Administrator den Aktivierungslink neu schicken.
Problemsituationen
Beim Hinzufügen von Mitgliedern durch Vereinsverantwortliche kann das Speichern beispielsweise aus dem Grund fehlschlagen, dass das Mitglied bereits im System des Vereins vorhanden ist.
Speicherung nicht möglich: „Die Person ist bereits im Verein angemeldet.“
Erscheint beim Hinzufügen eines neuen Mitglieds die Fehlermeldung „Die Person [Vorname] [Nachname] ist bereits im Verein angemeldet“, so hat diese Person bereits ein Mitgliedskonto. Es ist nur möglich, zwei Mitglieder mit demselben Namen zu erstellen, wenn dies entsprechend in den Einstellungen ermöglicht wurde. Der Grund dafür ist, dass Duplikate zu Unklarheiten in Statistik, Kommunikation, Rechnungswesen, Nutzungsrechteverwaltung und beim Löschen von Mitgliedsdaten führen können.
Die Einstellung kann wie folgt vorgenommen werden:
Gehe zu Einstellungen > Mitglieder.
Klicke dort auf den Reiter "Allgemein".
Dort kannst du, indem du auf den Bleistift klickst einstellen, ob in deinem Verein nur eindeutige Namen für Mitglieder genutzt werden dürfen oder nicht.
Ja: Jede Namenskombination kann nur einmal verwendet werden, Dopplungen sind nicht möglich.
Nein: Es können mehrere Personen mit der gleichen Namenskombination hinzugefügt werden.
Klicke im Anschluss auf Speichern.
Falls versehentlich mehrere Konten für dasselbe Mitglied erstellt wurden, können diese in der Mitgliederverwaltung mithilfe der Funktion "Zusammenführen" zu einem Konto vereint werden. Mithilfe des Filters "Mitglieder mit gleichem Namen" können diese schnell gefunden werden.
Hinweis
Sollte dein Verein wirklich zwei Mitglieder mit identischen Vor- und Nachnamen haben, schreibe als Unterscheidungsmerkmal beispielsweise auch den Zweitnamen in das Vornamensfeld. Dadurch ermöglichst du die Speicherung und vermeidest zudem künftige Verwechslungen.
Verschieben in eine andere Gruppe
Falls du ein Mitglied aus einer Gruppe oder Mannschaft in eine andere verschieben möchtest, gehe wie folgt vor:
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Stammgruppe. (Falls deine Zugriffsrechte hierzu nicht ausreichen, bitte den Administrator um Hilfe.)
Suche oder filtere die zu verschiebende Person. Falls du das Mitglied nicht findest, ist es vermutlich keiner Gruppe zugeordnet. Du findest es in diesem Fall im Archiv.
Wähle das zu verschiebende Mitglied aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Einer Gruppe zuordnen“.
Ein neues Fenster öffnet sich. Wähle in diesem die Gruppe aus, der das Mitglied zugeordnet werden soll. Für Personen, die mehreren Gruppen angehören, bietet dir das Programm die Option „Behalte die Mitglieder auch in der bisherigen Gruppe“.
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