Kollektionen
Mit der Funktion "Kollektionen" können die Vereinsverantwortlichen ausgewählte oder automatisch aktualisierte Mitgliederlisten zur späteren Verwendung speichern. Die Verwendung einer Kollektion erleichtert und beschleunigt die Verwaltung eines Vereins, wenn ein Admin immer wiederkehrende Aufgaben für dieselbe Gruppe von Mitgliedern ausführen muss. Diese Aufgaben können sich auf die Kommunikation, die Rechnungsstellung, die Pflege der Mitgliederdaten und die Berichterstattung beziehen.
Die Kollektion enthält eine vorgefilterte und gespeicherte Mitgliederliste, auf die der Admin einfach und schnell zugreifen kann. Die Verantwortliche können die Kollektionen auch als Filterkriterien in den Mitgliederlisten verwenden.
Im Folgenden findest du Beispiele für verschiedene Kollektionen, die von einem Admin erstellt werden können:
Eine Kollektion aller Mitglieder des Vereins mit einer gültigen Mitgliedschaft.
Eine Kollektion von Personen, die die Vereinszeitschrift bzw. den Newsletter des Vereins erhalten möchten.
Eine Kollektion von Personen, die bald ihr 20-jähriges Vereinsjubiläum haben werden.
Eine Kollektion von Personen, die im laufenden Jahr ihren 50-jährigen Geburtstag haben.
Eine Kollektion von Personen, die die erforderliche Anzahl an Trainingsstunden für die nächste Gürtelprüfung haben.
Eine Kollektion der Personen, die die diesjährige Lizenzgebühr bezahlt haben.
Eine Kollektion von Personen, die aktiv an Trainingseinheiten teilnehmen, aber den Mitgliedsbeitrag nicht bezahlt haben.
Die Kollektion kann auch mit anderen Vereinsverantwortlichen geteilt werden, die die gleichen Zugriffsrechte auf das System haben.
Erstellung und Einstellungen
Gehe zu Mitglieder > Kollektionen und wähle die Gruppe aus, die du aktivieren möchtest.
Klicke auf "+Neue Kollektion". Basisdaten-Tab Füge einen Kollektionsnamen hinzu und lege die Sichtbarkeit der Kollektion fest.
Privat: Nur der Ersteller der Kollektion kann auf die Kollektion zugreifen.
Freigegeben: Vereinsverantwortliche, die Zugang zu der Gruppe haben, in der die Kollektion gespeichert ist, können auf die Kollektion zugreifen.
Einstellungen-Tab Stelle unter "Mitglieder automatisch aktualisieren" ein, wie die Mitglieder zu der Kollektion hinzugefügt werden.
Ja: Die Mitglieder der Kollektion werden automatisch täglich gemäß den Filterkriterien aktualisiert. Aktiviere hierfür die gewünschten Filter.
Nein: Die Mitglieder werden der Kollektion manuell hinzugefügt.
Lege fest, ob automatisch ein Bericht erstellt werden soll. Wenn hier die Option "Ja" ausgewählt wird, wird der Bericht automatisch am letzten Tag des Monats erstellt.
Auf "Bestätigen" klicken.
Manuelles Hinzufügen von Mitgliedern zur Kollektion
Du kannst Personen wie folgt manuell zur Kollektion hinzufügen.
Öffne die gewünschte Kollektion.
Klicke auf "+Mitglieder hinzufügen".
Wähle die Mitglieder, die du hinzufügen möchtest, indem du die Kästchen ankreuzt und auf die Schaltfläche "Auswählen" klickst.
Manuell hinzugefügte Mitglieder werden nicht automatisch aktualisiert. Ein manuell hinzugefügtes Mitglied wird nur dann aus der Kollektion entfernt, wenn das Mitglied aktiv vom Admin aus der Kollektion herausgenommen wird, das Konto des Mitglieds in das Archiv verschoben oder das Konto des Mitglieds aus dem System gelöscht wird.
Kollektionen bearbeiten
Öffne die Kollektion, die du bearbeiten möchtest.
Klicke auf "Kollektion bearbeiten".
Nimm Änderungen in den "Basisinformationen und Einstellungen" vor und klicke auf "Bestätigen".
Entfernen von Mitgliedern
Gehe zu Mitglieder > Kollektionen.
Klicke auf die drei Punkte neben der Kollektion, die du löschen möchtest.
Klicke auf "Löschen".
Änderungen an Kollektionen einsehen
Um bei allen Kollektionen auf dem neuesten Stand zu bleiben, können über den Reiter "Änderungen" sämtliche Updates der jeweiligen Kollektion eingesehen werden. Dazu muss lediglich die entsprechende Kollektion aufgerufen werden und im Anschluss der Reiter "Änderungen" geöffnet werden. In der folgenden Übersicht kann genau eingesehen werden, wann welches Mitglied automatisch oder manuell hinzugefügt oder entfernt wurde.
Berichterstellung auf Grundlage von Kollektionen
Die Kollektionen können ebenfalls bei der Erstellung von Berichten von Nutzen sein, um z. B. die Erstellung von Mitgliedermeldungen zu erleichtern. Die Admins können Meldekategorien erstellen, auf Grundlage derer automatisch oder manuell Berichte für die jeweilige Kollektion erstellt werden können. Die Berichte gruppieren die Mitglieder nach den entsprechenden Meldekategorien und zeigen die Mitgliederzahl, das Geschlecht, das Alter und die Verteilung der Mitglieder auf die Geburtsjahre an. Berichte können in eine Excel-Datei oder für Clubway in das DOSB-XML-Format exportiert werden.
Wenn in den Einstellungen die Option "Bericht automatisch erstellen" aktiviert wurde, wird automatisch am letzten Tag des Monats ein Bericht erstellt. Die Berichterstellung kann aber auch jederzeit manuell eingeleitet werden, indem der Reiter "Berichte" geöffnet und auf den Button "+Bericht erstellen" geklickt wird.
Verwendung von Kollektionen in Filtern
Kollektionen können bei allen Mitgliedersuchen als Filterkriterium verwendet werden, vorausgesetzt, der Benutzer hat Zugriff auf die Kollektion.
Beispiel:
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung.
Klicke auf "Filter hinzufügen" in Mitglieder > Kollektion.
Wähle die gewünschten Kollektionen zum Filtern der Mitgliederliste aus.
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