Anwendungsbeispiele
Du kannst die Rechnungsfunktionen in vielfältiger Weise an deine Bedürfnisse anpassen. Nachfolgend einige Beispiele und Tipps zur Vereinfachung des Rechnungswesens.
Mitgliedsrechnung erstellen
Die Einzelheiten des Rechnungswesens sind von Verein zu Verein verschieden. Schon der Mitgliedsbeitrag selbst kann variieren, z.B. infolge von Familienrabatten. Nachfolgend einige Beispiele für die Erstellung von Rechnungen in Clubway. Sie erläutern die Grundprinzipien und lassen sich den Bedürfnissen eures Vereins entsprechend abwandeln.
Gleicher Mitgliedsbeitrag für alle
In diesem Beispiel zahlen alle Vereinsmitglieder denselben Mitgliedsbeitrag. Vergewissere dich vor dem Erstellen von Rechnungen, dass in den Vereinseinstellungen die Rechnungskategorie Mitgliedsbeitrag definiert ist. Außerdem empfiehlt es sich, den Mitgliedsbeitrag unter Finanzen > Produkte als Produkt zu definieren, z.B. Mitgliedsbeitrag 2021.
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Stammgruppe.
Filtere die Mitglieder, denen du die Beitragsrechnung senden möchtest.
Beispielsweise findest du mit dem Filter Rechnung > Mitglied hat keine Rechnungen Mitgliedsbeitrag 2021 alle Mitglieder, die noch keine Beitragsrechnung für 2021 erhalten haben.
Mit Filtern kannst du auch Personen ausblenden, die keine Beitragsrechnung erhalten (z.B. Vereinspersonal).
Markiere die Mitglieder in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Rechnung erstellen“.
Gib im Titel-Feld die Produktbezeichnung Mitgliedsbeitrag 2021 und die sonstigen Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“.
Gehe zur Finanzen-Seite und überprüfe die Rechnungen. Markiere die Rechnungen in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.
Unterschiedliche Mitgliedsbeiträge für Jugendliche und Erwachsene
In diesem Beispiel zahlen minderjährige Vereinsmitglieder einen anderen Mitgliedsbeitrag als Erwachsene. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, die Mitgliedsbeiträge für die beiden Altersgruppen als separate Produkte zu definieren, z.B Mitgliedsbeitrag Minderjährige 2021 und Mitgliedsbeitrag Erwachsene 2021.
Erstelle die Rechnung am besten in zwei separaten Durchgängen. Voraussetzung für altersgruppenspezifische Rechnungen ist, dass die Altersinformationen im Mitgliederverzeichnis gespeichert sind.
Beitragsrechnung für Minderjährige
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Stammgruppe.
Filtere die Mitglieder nach Alter, beispielsweise Rechnung > Mitglied hat keine Rechnungen Mitgliedsbeitrag Minderjährige 2021 Alter 0-17 Jahre
Markiere die Mitglieder in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Rechnung erstellen“.
Gib im Titel-Feld die Produktbezeichnung Mitgliedsbeitrag Minderjährige 2021 und die sonstigen Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“.
Gehe zur Finanzen-Seite und überprüfe die Rechnungen. Markiere die Rechnungen in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.
Beitragsrechnung für Erwachsene
In diesem Schritt reicht die Filterung nach nicht erhaltenen Rechnungen, da jetzt nur noch erwachsene Mitglieder übrig sind (auch hier wieder vorausgesetzt, dass das Mitgliederverzeichnis korrekte Altersangaben enthält).
Rechnungen an Sponsoren oder Mannschaften
Neben den gewöhnlichen Rechnungen für Mitgliedschaft und sportliche Aktivitäten kann es auch vorkommen, dass der Verein beispielsweise einer Mannschaft Platzgebühren in Rechnung stellt oder einem Partnerunternehmen eine Rechnung ausstellen muss. Um dies möglichst einfach zu gestalten, werden in Clubway auch für die Verwaltung von Partnern und Mannschaften Mitgliedskonten genutzt.
Um dir die Arbeit zusätzlich zu erleichtern, solltest du in der Organisationsstruktur des Vereins eigene Gruppen für Partner und Mannschaften einrichten, sodass deren Konten nicht mit denen der ordentlichen Mitglieder durcheinander geraten können.
Außerdem solltest du für sie zum schnellen Filtern eigene Mitgliedschaftslevel definieren.
Hinweis
Hier findest du eine Anleitung zum Partnerverwaltung mittels Mitgliedskonten.
Auf die dort beschriebene Weise kannst du auch Konten für Mannschaften anlegen. Erstelle beispielsweise eine Gruppe namens Mannschaftsrechnungen. Für einzelne Teams kannst du jeweils eigene Mitgliedskonten erstellen, z.B. *Jungenmannschaft Jg.09“. Das (vom Administrator zu definierende) Mitgliedschaftslevel kann z.B. Mannschaftskonto heißen.
Als E-Mail-Adressen kannst du z.B. an erster Stelle die Adresse des Kassenwarts und an zweiter die des Mannschaftsleiters angeben. Vergewissere dich, dass die E-Mail-Adressen stimmen.
Rechnungen an Partner
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Gruppe Partner.
Suche die gewünschten Partner (ggf. filtern) und markiere sie in der linken Tabellenspalte.
Wähle die Option „Rechnung erstellen“, gib die Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“.
Die Finanzen-Seite öffnet sich. Markiere die Rechnungen in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.
Rechnungen an Mannschaften
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die Gruppe Mannschaftsrechnungen.
Suche die gewünschten Mannschaften (ggf. filtern) und markiere sie in der linken Tabellenspalte.
Wähle die Option „Rechnung erstellen“, gib die Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“.
Die Finanzen-Seite öffnet sich. Markiere die Rechnungen in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.
Ermäßigungen
Es kann vorkommen, dass Mitglieder Ermäßigungen auf ihre Beiträge gewährt werden, z.B. Geschwister- oder Familienrabatte. Am einfachsten ist es, diese der Rechnung vor dem Versand als Zeilen mit negativem Betrag hinzuzufügen.
Gegebenenfalls kann ein Mitgliedsfeld definiert werden, in dem entsprechende Rabatte vermerkt werden können, z.B. Familienmitglied im Verein (Ja/Nein).
Familienrabatt auf den Mitgliedsbeitrag
Vorab empfiehlt es sich, den Mitgliedsbeitrag unter Finanzen > Produkte als Produkt zu definieren, z.B. Mitgliedsbeitrag 2021. Ebenso solltest du den Rabatt als Produkt definieren, aber mit negativem Stückpreis, z.B. Familienrabatt 2021 (Preis z.B. -20 €).
Das oben erwähnte Zusatzfeld Familienmitglied im Verein sollte natürlich für alle Familienmitglieder markiert sein. So erstellst du eine Beitragsrechnung mit Ermäßigung:
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die gewünschte Gruppe.
Filtere die Mitglieder, denen du die Beitragsrechnung senden möchtest.
Beispielsweise findest du mit dem Filter Rechnung > Mitglied hat keine Rechnungen Mitgliedsbeitrag 2021 alle Mitglieder, die noch keine Beitragsrechnung für 2021 erhalten haben.
Mit Filtern kannst du auch Personen ausblenden, die keine Beitragsrechnung erhalten (z.B. Vereinspersonal).
Markiere die Mitglieder in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Rechnung erstellen“.
Gib im Titel-Feld die Produktbezeichnung Mitgliedsbeitrag 2021 und die sonstigen Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“.
Gehe zur Finanzen-Seite, um die Ermäßigung hinzuzufügen.
Füge der Tabelle über das Zahnradsymbol die Spalte Familienmitglied im Verein hinzu und klicke auf „Speichern“.
Klicke auf die Überschrift dieser Tabellenspalte, um alle zum Familienrabatt berechtigten Mitglieder am Beginn der Tabelle zusammenzufassen.
Markiere die ermäßigungsberechtigten Mitglieder in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Zeile hinzufügen“.
Füge das Produkt Familienrabatt 2021 in die neue Zeile ein und klicke auf „Speichern“. Hiermit ist der Rabatt hinzugefügt und alle Rechnungszeilen sind sichtbar.
Markiere zum Schluss alle Rechnungen in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.
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