Ausnahmesituationen
Gegenstandslose Rechnung
Ein Kunde meldet, dass die ihm vom Verein ausgestellte Rechnung gegenstandlos ist, und du stellst fest, dass er recht hat. Stelle ihm in diesem Fall eine Gutschrift aus, welche die ursprüngliche Rechnung nichtig macht.
Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die gutzuschreibende Rechnung.
Markiere die Rechnung in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Gutschrift erstellen“.
Um die Gutschrift an den Kunden zu senden, markiere die Option Wähle „An Empfänger senden“ und klicke auf „Bestätigen“.
Kunde bittet um Verlängerung der Zahlungsfrist
Die Zahlungsfrist für eine oder mehrere Rechnungen kann verlängert werden, falls der Kunde angibt, dass er mehr Zeit braucht. So verschiebst du das Fälligkeitsdatum mehrerer Rechnungen auf einmal:
Gehe zu Finanzen > Rechnungen und wähle die gewünschte Gruppe aus.
Suche die Rechnungen, deren Zahlungsfrist du verlängern möchtest.
Markiere die Rechnung in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Zahlungsfrist verlängern“.
Ein neues Fenster öffnet sich, in dem du festlegen kannst, um wie viele Tage (max. 180) du die Frist verlängern möchtest. Das Verlängern der Zahlungsfrist ist nur für veröffentlichte Rechnungen möglich, die sich nicht im Inkasso befinden.
Klicke zum Schluss auf „Bestätigen“.
Um das Fälligkeitsdatum einer einzelnen Rechnung zu ändern, klicke einfach auf die drei Punkte in der Rechnungszeile, worauf sie zur Bearbeitung geöffnet wird und du das neue Datum von Hand eingeben kannst.
Kunde bezahlt seine Rechnung nicht
Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die fragliche Rechnung.
Markiere die Rechnung in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Schließen/Löschen“.
Klicke auf „Bestätigen“, um die Rechnung als Kreditverlust zu verbuchen.
Zu viel bezahlt
Falls ein Mitglied versehentlich einen höheren Betrag überwiesen hat als in der Rechnung ausgewiesen, gehe wie folgt vor (Schatzmeister-Zugriffsrechte erforderlich):
Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die fragliche Rechnung. Sie ist an der orangefarbenen Statusmarkierung „Zuviel bezahlt“ leicht zu erkennen.
Klicke auf die drei Punkte und gehe im Bearbeitungsfenster zum Tab „Eingegangene Zahlungen“.
Ergänze einen negativen Betrag, sodass die Endsumme der verbuchten Zahlung mit der Rechnungssumme übereinstimmt. Gib bei Bedarf einen erklärenden Kommentar ein.
Zum Schluss auf „Speichern“ klicken. Denke daran, auch das Geld zurück zu überweisen.
Fehler in der Rechnung, aber korrekte Zahlung
Es kann vorkommen, dass die Rechnungssumme versehentlich zu hoch ist, der eingehende Betrag dagegen stimmt. In diesem Fall erscheint die Rechnung im System weiterhin als fällig, obwohl sie im Prinzip bezahlt wurde.
Ein Fallbeispiel: Du hast einem Mitglied den Standardbeitrag von 100 € in Rechnung gestellt und dabei vergessen, dass das Mitglied Anspruch auf 20 € Familienrabatt hat. Das Mitglied überweist wie gewohnt 80 €.
In diesem Fall musst du zuerst eine Gutschrift über die gesamte fehlerhafte Rechnung ausstellen. Erstelle danach eine neue Rechnung über den korrekten Betrag und markiere sie von Hand als bezahlt.
Die Erstellung von Gutschriften in Clubway erfordert das Buchhaltungs-Zusatzmodul.
Gutschrift erstellen
Gehe zu Finanzen > Rechnungen und suche die gutzuschreibende Rechnung.
Markiere die Rechnung in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Gutschrift erstellen“.
Um die Gutschrift an den Kunden zu senden, markiere die Option Wähle „An Empfänger senden“ und klicke auf „Bestätigen“.
Korrigierte Ersatzrechnung erstellen
Gehe zu Finanzen > Rechnungen und wähle die gewünschte Gruppe aus.
Klicke auf „Neue Rechnung“, gib die korrekten Rechnungsinformationen ein und klicke auf „Speichern“.
Markiere die Rechnung in der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Veröffentlichen“.
Ein neues Fenster öffnet sich. Deaktiviere hier die Option „An die Empfänger senden“, um die korrigierte Version nur im System zu veröffentlichen, ohne dem Mitglied unnötigerweise eine neue Rechnung zu senden.
Klicke auf die drei Punkte neben der Rechnung und gehe im Bearbeitungsfenster zum Tab „Eingegangene Zahlungen“.
Gib den überwiesenen Betrag (in diesem Beispiel 80 €), das Zahlungsdatum und eine Erklärung ein und klicke auf „Speichern“.
Wenn du möchtest, kannst du das Mitglied mittels der Option „Zustellen“ über die Korrektur informieren. Es erhält in diesem Fall per E-Mail eine Pro-Forma-Rechnung, die auf den Betrag 0,00 € lautet.
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