Anwendungsbeispiele
Clubway bietet vielfältige Anpassungsmöglichkeiten. Mit etwas Ausprobieren findest du schnell heraus, was für dich und deinen Verein am besten funktioniert. Nachfolgend einige Anpassungsbeispiele für die Mitgliederverwaltung. Ein praktisches Anpassungstool sind Filter.
Mitgliederaktivität
Aktivitätsberichte beantworten eine Vielfalt von Fragen. Einige Beispiele:
Ist für diesen Zeitraum eine Teilnahmegebühr in Rechnung zu erstellen?
Wurden die Spielerkarten für alle Mannschaftsmitglieder korrekt ausgefüllt?
Wer hat besonders aktiv trainiert?
Reicht das Trainingspensum des Mitglieds für die Zulassung zur Gürtelprüfung?
Voraussetzung für die Erstellung und Nutzung solcher Berichte ist, dass die Anmeldungen zu den Terminen des Vereins über Clubway erfolgt.
Um Statistiken über die tatsächliche Teilnahme zu erhalten, ist zusätzlich die Anwesenheitskontrolle über Clubway erforderlich.
Teilnahme eines Mitglieds an Vereinsaktivitäten
Öffne die Mitgliedskarte der betreffenden Person.
Klicke am oberen Rand der Mitgliedskarte auf „Aktivität“.
Filtere die Liste nach Zeitraum (z.B. laufendes Jahr) und ggf. weiteren Kriterien (z.B. Terminkategorie oder Veranstaltungsort).
Klicke auf einen Graphen, um tagesspezifische Zusatzinformationen zum betreffenden Termin aufzurufen. Die durch die verschiedenen Graphen dargestellten Daten kannst du mit einem Klick auf deren Bezeichnungen filtern.
Teilnahme mehrerer Mitglieder an Vereinsaktivitäten
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die gewünschte Gruppe.
Filtere die Mitglieder nach dem gewünschten Kriterium (z.B. Mitgliedschaftslevel).
Gehe zu Mitglieder > Berichte.
Filtere nach Anwesenheit und Anmeldung und wähle den gewünschten Zeitraum.
Je nach Bedarf kannst du weitere Filter hinzufügen.
Mittels des Filters „Anmeldung“ erfährst du, wie oft sich das Mitglied im ausgewählten Zeitraum zu Terminen angemeldet hat.
Mit dem Filter „Anwesenheit“ kannst du prüfen, wie oft im ausgewählten Zeitraum die Teilnahme des Mitglieds an einem Termin registriert wurde.
Die Mitglieder sind nach der Häufigkeit sortiert, mit der sie sich angemeldet bzw. teilgenommen haben. Klicke auf den Namen einer Person, um deren persönlichen Aktivitätsbericht zu öffnen.
Unvollständige Mitgliedsinformationen
Die Aktualität und Richtigkeit der Mitgliederliste ist wichtig für die Mitgliederverwaltung. Es kommt vor, dass ein Mitglied nicht alle Details ausgefüllt hat, die für einen bestimmten Zweck − z.B. Matchprotokoll, Turnieranmeldung, Lizenzerwerb oder Trikotbestellung − gebraucht werden.
In diesem Fall empfiehlt es sich, die Mitglieder mit unvollständigen Registereinträgen zu ermitteln und per E-Mail zur Ergänzung der fehlenden Informationen aufzufordern.
So findest du die Mitglieder, deren Informationen nicht vollständig sind
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und aktiviere die gewünschte Gruppe.
Wähle die Filteroption „Feld ist leer“ und wähle die zu prüfenden Felder.
Wähle die betreffenden Personen aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Neue E-Mail “.
Bitte die Mitglieder in deiner Mitteilung darum, die fehlenden Angaben zu ergänzen.
Bereinigung der Mitgliederliste
Wenn dein Verein Terminanmeldungen und Anwesenheitskontrolle über Clubway organisiert, ist es besonders leicht, die Mitgliederliste auf dem neuesten Stand zu halten. Um die Liste übersichtlich zu halten, kannst du Mitglieder entfernen, die schon lange nicht mehr aktiv waren.
Gehe zu Mitglieder > Verwaltung und wähle die gewünschte Gruppe aus.
Filtere nach
Anmeldung > Keine früheren Teilnahmen ODER
Anwesenheit > War nicht anwesend
und definiere den Beginn des Suchzeitraums, z.B. Anfang letzten Jahres. Bestätige die Filterung. Nun siehst du alle Mitglieder, die sich seit Anfang letzten Jahres zu keinem Termin angemeldet bzw. an keinem teilgenommen haben.
Wähle die aus der Gruppenliste zu streichenden Mitglieder aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Aus Gruppe entfernen“.
Tipp
Wenn du die Tabellenspalte „Zuletzt anwesend“ einblendest, siehst du auf einen Blick, wann das Mitglied sich zuletzt zu einem Termin anmeldete oder als anwesend registriert wurde.
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