E-Mails

Verantwortungspersonen mit entsprechenden Zugriffsrechten können über Clubway bequem E-Mails an den ganzen Verein, einzelne Gruppen oder ausgewählte Mitglieder senden. Die E-Mail-Adressen der Mitglieder werden von diesen selbst auf dem aktuellen Stand gehalten.

Falls ein Mitgliedskonto von mehreren Personen genutzt wird, legen diese selbst fest, an wen von ihnen die Rundschreiben des gesendet werden (beispielsweise nur an einen von zwei Erziehungsberechtigten eines Kindes). Die Mitteilungseinstellungen können auch über die Administrationsschnittstelle geändert werden.

Je nach Situation können Rundmails auf unterschiedliche Art versendet werden. Oft ist es am einfachsten, die zu benachrichtigenden Mitglieder direkt aus der Mitgliederliste zu wählen oder die Mail an alle Teilnehmenden eines Termins zu senden. Es geht aber auch vom Kommunikationsbereich aus.

Hinweis

Falls der ausgewählte Empfängername in Rot erscheint und beim Daraufzeigen mit der Maus die Fehlermeldung „Die Mitteilung konnte nicht zugestellt werden“ eingeblendet wird, ist auf der Mitgliedskarte unter „Clubmitteilungen“ keine Adresse vermerkt.

Dies bedeutet, dass das Mitglied in seinen Mitteilungseinstellungen gewählt hat, keine Vereinsmitteilungen zu empfangen. Falls davon auszugehen ist, dass diese Einstellung versehentlich gewählt wurde, kannst du sie selbst auf Mitgliedskarte unter „Mitteilungseinstellungen “ ändern.

Tipp

Falls E-Mails nicht erwartungsgemäß zugestellt werden, findest du nähere Hinweise unter Probleme beim E-Mail-Empfang

E-Mail-Versand von der Mitglieder-Seite aus

1. Gehe zu „Mitglieder“, wähle die gewünschte Gruppe aus und filtere sie nach den Mitgliedern, die du benachrichtigen möchtest.

2. Wähle die Mitglieder aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Neue E-Mail“.

3. Bei Bedarf kannst du Mitglieder zur Empfängerliste hinzufügen oder aus dieser entfernen.

4. Lege fest, ob die Mitteilung für andere Vereinsverantwortliche sichtbar sein soll.

5. Wähle unter dem Reiter "Abgrenzung der Nachrichtenzustellung" aus, ob die E-Mail an das Mitglied selbst, die Erziehungsberechtigten oder an das Mitglied und die Erziehungsberechtigten geschickt werden soll.

6. Gib Betreff und Inhalt ein, wähle eventuelle Anhänge aus und formatiere ggf. den Text. Nutze bei Bedarf die Vorschau.

7. Klicke auf „Senden“ ODER wähle „Entwurf speichern“, falls du die Mail erst später versenden möchtest. Das Versenden der E-Mail kann auch für einen späteren Zeitpunkt geplant werden. Wähle hierfür einfach die Option „Späterer Zeitpunkt“ und wähle im Anschluss das Datum und die Uhrzeit des Tages aus, an dem die E-Mail verschickt werden soll. Die E-Mail kann bis zu diesem Zeitpunkt bearbeitet werden, bevor sie versendet wird. Wenn dieser Zeitpunkt in der Vergangenheit liegt, wird die E-Mail sofort gesendet.

E-Mail-Versand von der Termine-Seite aus

1. Gehe zur Termine-Seite und öffne den gewünschten Termin.

2. Wähle die Mitglieder aus der linken Tabellenspalte und wähle die Option „Neue E-Mail“.

3. Bei Bedarf kannst du Mitglieder zur Empfängerliste hinzufügen oder aus dieser entfernen.

4. Lege fest, ob die Mitteilung für andere Vereinsverantwortliche sichtbar sein soll.

5. Wähle unter dem Reiter "Abgrenzung der Nachrichtenzustellung" aus, ob die E-Mail an das Mitglied selbst, die Erziehungsberechtigten oder an das Mitglied und die Erziehungsberechtigten geschickt werden soll.

6. Gib Betreff und Inhalt ein, wähle eventuelle Anhänge aus und formatiere ggf. den Text. Nutze bei Bedarf die Vorschau.

7. Klicke auf „Senden“ ODER wähle „Entwurf speichern“, falls du die Mail erst später versenden möchtest. Das Versenden der E-Mail kann auch für einen späteren Zeitpunkt geplant werden. Wähle hierfür einfach die Option „Späterer Zeitpunkt“ und wähle im Anschluss das Datum und die Uhrzeit des Tages aus, an dem die E-Mail verschickt werden soll. Wenn dieser Zeitpunkt in der Vergangenheit liegt, wird die E-Mail sofort gesendet.

E-Mail-Versand von der Kommunikation-Seite aus

1. Gehe zu Kommunikation > Mitteilungen und aktiviere die gewünschte Gruppe.

2. Klicke auf „Neue E-Mail“.

3. Klicke auf „Empfänger hinzufügen“ und wähle die zu benachrichtigenden Mitglieder aus der Liste (evtl. mit Hilfe der Filterfunktion).

4. Lege fest, ob die Mitteilung für andere Vereinsverantwortliche sichtbar sein soll.

5. Wähle unter dem Reiter "Abgrenzung der Nachrichtenzustellung" aus, ob die E-Mail an das Mitglied selbst, die Erziehungsberechtigten oder an das Mitglied und die Erziehungsberechtigten geschickt werden soll.

6. Gib Betreff und Inhalt ein, wähle eventuelle Anhänge aus und formatiere ggf. den Text. Nutze bei Bedarf die Vorschau.

7. Klicke auf „Senden“ ODER wähle „Entwurf speichern“, falls du die Mail erst später versenden möchtest. Das Versenden der E-Mail kann auch für einen späteren Zeitpunkt geplant werden. Wähle hierfür einfach die Option „Späterer Zeitpunkt“ und wähle im Anschluss das Datum und die Uhrzeit des Tages aus, an dem die E-Mail verschickt werden soll. Wenn dieser Zeitpunkt in der Vergangenheit liegt, wird die E-Mail sofort gesendet.

Hinweis

Die Signatur, die am Ende der oben beschriebenen E-Mails erscheint, kann unter "Eigene Einstellungen" (zu finden, indem man in der Browserversion auf das Profilbild klickt) angepasst werden. Sie kann auch im Textfeld der Mitteilung vor dem Versenden angepasst werden.